¿Cómo realizar análisis de escenarios en Excel? ¿Cómo generar/ crear un informe de resumen de escenarios utilizando el programa Excel gestor de escenarios En este artículo aprenderá todos estos temas cruciales del análisis de datos.

Así que, empecemos...

Antes de analizar cómo utilizará gestor de escenarios en Excel para realizar análisis de escenarios es mejor que te hagas una idea de las limitaciones de las tablas de datos de una y dos variables.

Limitaciones de las tablas de datos

En nuestros dos últimos artículos hemos hablado de las tablas de datos de una y dos variables. Aquí tienes sus enlaces:

Cómo crear una tabla de datos de una variable en Excel 2013

Cómo crear una tabla de datos de dos variables en Excel 2013

Las tablas de datos son útiles, pero tienen algunas limitaciones:

• En las tablas de datos, sólo puede variar una o dos celdas de entrada a la vez.
• Crear una tabla de datos no es muy fácil.
• Una tabla de dos entradas muestra los resultados de una sola celda de fórmula. Para obtener los resultados de más celdas de fórmula, podemos crear tablas de datos adicionales.
• En la mayoría de los casos, nos interesa ver los resultados de las combinaciones seleccionadas, no toda la tabla, donde la tabla mostrará todas las combinaciones posibles de dos celdas de entrada.

Presentación de Excel Scenario Manager

El Gestor de escenarios es una forma sencilla de automatizar algunas entradas de nuestros modelos hipotéticos. Podemos almacenar diferentes conjuntos de valores de entrada (se denominan celdas cambiantes en el Gestor de escenarios) para cualquier número de variables y dar un nombre a cada conjunto. A continuación, podemos seleccionar un conjunto de valores por su nombre y Excel muestra la hoja de cálculo utilizando esos valores. También podemos generar un informe resumido que muestre el efecto deEstos informes resumidos pueden ser un esquema o una tabla dinámica.

Por ejemplo, usted tiene una empresa y la previsión de ventas anuales de su empresa puede depender de varios factores. Además, puede definir tres escenarios: el mejor de los casos, el peor de los casos y el caso más probable. A continuación, puede cambiar a cualquiera de estos escenarios seleccionando el escenario nombrado de una lista. Excel sustituirá los valores de entrada apropiados en su hoja de cálculo y recalculará las fórmulas de acuerdo conel escenario.

1. Definición del análisis de escenarios

Para presentarle Gestor de escenarios Excel Hemos empezado esta sección con un ejemplo práctico. El ejemplo es un modelo de producción simplificado, como se muestra en la siguiente figura.

Hemos utilizado un modelo de producción sencillo para demostrar Gestor de escenarios .

La hoja de cálculo anterior contiene dos celdas de entrada: la celda coste laboral por hora (celda B2) y el coste unitario de material (celda B3). La empresa fabrica tres productos, y cada producto requiere un número de horas y una cantidad de materiales diferentes para su fabricación.

Las fórmulas calculan el beneficio total por producto (fila 13) y el beneficio total combinado (celda B15). La dirección de la empresa intenta predecir el beneficio total, pero se encuentra en una situación incierta cuando el coste horario de la mano de obra y los costes de material serán diferentes. La empresa ha identificado tres escenarios que se enumeran en la siguiente tabla.

2. Tabla: La producción de la empresa puede enfrentarse a los tres escenarios siguientes

Como era de esperar, en el El mejor caso la empresa tendrá el menor coste por hora y el menor coste de materiales. El El peor caso tendrá los valores más altos tanto para el Coste Laboral por Hora como para el Coste de Material. El tercer escenario es el Lo más probable Tendrá valores intermedios tanto para el Coste de la Mano de Obra como para el Coste de los Materiales. Sin embargo, los directivos de la empresa deben estar preparados para el peor de los casos y optimizarán su rendimiento controlando el escenario en el Mejor de los Casos.

Procedimiento paso a paso para realizar el análisis de escenarios

Elija Datos ➪ Herramientas de datos ➪ Análisis de suposición Y si... ➪ Gestor de escenarios . Gestor de escenarios Cuando abrimos por primera vez este cuadro de diálogo, se muestra que No hay escenarios definidos. Seleccione Añadir para añadir escenarios. Cuando añadamos escenarios con nombre, aparecerán en la lista Escenarios del cuadro de diálogo.

Muestra que no hay ningún escenario definido. Usando el botón Añadir, podemos generar el escenario.

Paso 1: Añadir un escenario

Haga clic en el botón Añadir en el botón Gestor de escenarios para añadir un escenario. Excel mostrará el cuadro de diálogo Añadir escenario que se muestra en la figura siguiente.

Utilice este cuadro de diálogo Añadir escenario para crear un escenario.

En Añadir escenario consta de cuatro partes:

• Nombre del escenario: Puede dar cualquier nombre a este campo Nombre del escenario. El nombre dado debe ser algo significativo.
• Cambio de células: Estas son las celdas de entrada para el escenario. Puede introducir las direcciones de las celdas directamente o señalarlas. Si ha dado nombres a las celdas, escriba el nombre. En este campo se permiten celdas no adyacentes. Si tiene que señalar varias celdas, pulse la tecla CTRL de su teclado mientras hace clic en las celdas. No necesariamente, cada escenario utilizará el mismo conjunto de celdas cambiantes. Una diferenteEl número de celdas cambiantes no es ilimitado para un escenario; está limitado a 32.
• Comentario: Por defecto, Excel muestra el nombre de la persona que creó el escenario y la fecha en que se creó. Pero puedes cambiar este texto, añadirle otro nuevo o eliminarlo por completo.
• Protección: Las dos opciones de Protección son impedir cambios y ocultar un escenario. Estas dos sólo tienen efecto cuando se protege la hoja de cálculo y se elige la opción Escenario en el Hoja de protección Cuando proteja un escenario, impedirá que nadie lo modifique; un escenario oculto no aparece en el cuadro de diálogo Gestor de escenarios cuadro de diálogo.

Más información: Cómo crear escenarios en Excel (con sencillos pasos)

Paso 2: Añadir valores a los escenarios

En nuestro ejemplo, definiremos los tres escenarios que figuran en la Tabla anterior. Las celdas que cambian son Costo_horario (B2) y Costo_de_materiales (B3).

Por ejemplo, introducimos la siguiente información en el campo Añadir escenario para introducir el escenario del mejor caso. Introduzca "Best Case" en el cuadro de diálogo Nombre del escenario y, a continuación, seleccionó las celdas B2 y B3 pulsando CTRL para introducir valores en el campo Cambio de células y, a continuación, edite "Creado por ExcelWIKI.com el 20/01/2014" en el cuadro Comentario. Por defecto, Evitar cambios está marcada en la casilla Protección opción.

Después de introducir la información en el Añadir escenario haga clic en OK Excel mostrará ahora el Valores del escenario que se muestra en la figura siguiente. Este cuadro de diálogo muestra todos los campos que hemos introducido en la celda cambiante que hemos especificado en el cuadro de diálogo anterior. Introduzca los valores de cada celda del escenario.

Introducimos los valores del escenario en el cuadro de diálogo Valores del escenario.

Como tenemos más escenarios que añadir, pulsamos Añadir Cuando hayamos terminado de introducir todos los escenarios haremos clic en Aceptar y Excel nos devolverá a la pantalla Gestor de escenarios que mostrará en su lista los escenarios introducidos.

Visualización de la lista de escenarios.

Más información: Cómo crear un escenario con celdas cambiantes en Excel

Paso 3: Visualización de escenarios

Ahora tenemos tres escenarios (el mejor de los casos, el peor de los casos y el más probable) enumerados en el Gestor de escenarios Seleccione uno de los escenarios de la lista y haga clic en el botón Mostrar (o haga doble clic en el nombre del Escenario) para mostrar los resultados del escenario. Excel inserta los valores correspondientes en las celdas cambiantes y los resultados de ese escenario se muestran en la hoja de trabajo. Las dos figuras siguientes muestran el ejemplo de selección de dos escenarios (Mejor Caso y Peor Caso).

En el mejor de los casos

Escenario óptimo seleccionado

En el peor de los casos

Escenario del peor caso seleccionado.

Paso 4: Modificar los escenarios

Es posible modificar el escenario después de haberlos creado. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Desde el Escenarios seleccione el escenario que desea modificar y haga clic en el botón Editar El botón Editar escenario aparecerá un cuadro de diálogo.
2. Cambia lo que tengas que hacer en el Editar escenario Puede cambiar el nombre del escenario. También puede cambiar el campo Cambio de celdas según sus necesidades. Si ha terminado, haga clic en OK . Valores del escenario aparecerá un cuadro de diálogo.
3. Realice los cambios en Valores del escenario y haga clic en OK para volver a la Gestor de escenarios Observe que Excel actualiza automáticamente el Comentarios con un nuevo texto que muestra cuándo se modificó el escenario.

Paso 5: Fusión de escenarios

La empresa puede tener a varias personas trabajando en un modelo de hoja de cálculo, y varias personas pueden haber definido varios escenarios. Por ejemplo, el departamento de marketing puede tener su opinión sobre cuáles serían las celdas de entrada, el departamento financiero puede tener otra opinión, y el CEO de la empresa puede tener otra opinión.

Excel facilita la fusión de estos distintos escenarios en un único libro de trabajo. Antes de fusionar escenarios, hay que asegurarse de que el libro de trabajo desde el que estamos fusionando está abierto:

• Haga clic en el botón Fusión en el botón Gestor de escenarios cuadro de diálogo. Escenarios de fusión aparecerá un cuadro de diálogo.
• Desde el Escenarios de fusión elija el libro de trabajo desde el que desea añadir los escenarios de Reserve lista desplegable.
• Seleccione la hoja que contiene los escenarios que desea fusionar de la lista Hoja Observe que el cuadro de diálogo muestra el número de escenarios de cada hoja a medida que se desplaza por la lista. Hoja lista desplegable.

La hoja de trabajo Hoja1 del libro de producción-modelo-marketing contiene 3 escenarios. Haga clic en Aceptar para seleccionar estos 3 escenarios y fusionarlos con el libro de trabajo existente.

• Haga clic en OK Volverá al cuadro de diálogo anterior, que ahora muestra los nombres de los escenarios que ha fusionado desde el otro libro de trabajo.

Paso 6: Generación del informe de resumen del escenario

Si ha creado varios escenarios, es posible que desee documentar su trabajo creando un informe de resumen de escenarios. Cuando haga clic en el botón Resumen en el botón Gestor de escenarios Excel muestra el cuadro de diálogo Resumen del escenario cuadro de diálogo.

Tiene dos opciones para crear un informe:

• Resumen del escenario: Este informe resumido aparece en forma de esquema de hoja de cálculo.
• Escenario PivotTable: Este informe resumido aparece en forma de tabla dinámica.

Para casos sencillos de gestión de escenarios, un Resumen del escenario Sin embargo, si tiene muchos escenarios definidos con varias celdas de resultados, es posible que necesite un informe Escenario PivotTable proporciona más flexibilidad.

En Resumen del escenario también le pide que mencione las celdas de resultado (las celdas que contienen las fórmulas que le interesan). Para este ejemplo, hemos seleccionado B13: D13 y B15 (selecciones múltiples) para que el informe muestre el beneficio de cada producto, más el beneficio total.

Nota: Cuando trabaje con Gestor de escenarios Si lo intentas, descubrirás su principal limitación: un escenario no puede utilizar más de 32 celdas cambiantes. Si intentas utilizar más celdas, recibirás un mensaje de error.

Excel crea automáticamente una nueva hoja de cálculo para almacenar la tabla resumen. Las dos figuras siguientes muestran la Resumen del escenario y Escenario PivotTable Si ha asignado nombres a las celdas cambiantes y a las celdas de resultados, la tabla utilizará estos nombres; de lo contrario, mostrará las referencias de las celdas.

a. Informe de resumen del escenario

Informe de resumen de escenarios

b. Informe de tabla dinámica de escenarios

Informe de tabla dinámica de escenarios

Más información: Cómo realizar análisis de suposición Y si... utilizando el Gestor de Escenarios en Excel

Conclusión

Si tiene alguna duda sobre cómo utilizar Gestor de escenarios en Excel 2013 para hacer análisis de escenarios Déjelo en la sección de comentarios y responderé encantado a su pregunta.

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