Al hacer un informe para un gran conjunto de datos, el lector del informe puede querer ver el resumen en lugar de las filas detalladas y puede querer expandir grupos específicos si es necesario. Hay algunas maneras increíbles de hacerlo en Excel. Este artículo le proporcionará algunas formas rápidas de agrupar filas en Excel con la opción de expandir o contraer.

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Cómo agrupar filas en Excel

Para explorar los procedimientos, utilizaremos el siguiente conjunto de datos que representa las ventas y beneficios de algunos vendedores en diferentes regiones. He calculado las ventas y beneficios totales de las regiones utilizando la función SUMA En primer lugar, vamos a aprender cómo agrupar filas en Excel, vamos a empezar.

Método 1: Usar tecla de acceso directo para agrupar filas en Excel con Expandir o Contraer

En nuestro primer método, aprenderemos a agrupar filas utilizando una tecla de acceso directo.

Si desea agrupar primero las regiones de Canadá, seleccione las filas que contengan Canadá.

Después, basta con pulsar Mayús+Alt+Tecla de flecha derecha .

Poco después, verá que las filas se agrupan con la opción de expandir o contraer.

Ahora sigue los mismos procedimientos para las otras regiones a agrupar con la opción expandir o colapsar.

Más información: Cómo agrupar filas en Excel (5 maneras fáciles)

Método 2: Usar el Comando Agrupar para Agrupar Filas en Excel con Expandir o Contraer

Ahora utilizaremos el Grupo desde el Datos pestaña para agrupar filas en excel con expandir o contraer.

Seleccione las filas con regiones de Canadá.

A continuación, haga clic como se indica a continuación: Datos> Esquema> Grupo

A continuación, siga los mismos pasos para las otras regiones y después de eso, obtendrá expandir o contraer opción para todas las regiones.

Más información: Cómo Agrupar Filas por Valor de Celda en Excel (3 Formas Simples)

Método 3: Usar el Comando Contorno Automático para Agrupar Filas en Excel con Expandir o Contraer

En los métodos anteriores, teníamos que hacer grupos por separado para las diferentes regiones. Pero usando este método podremos agrupar todas las regiones basadas en filas a la vez.

Seleccione cualquier dato del conjunto de datos.

Más tarde, haga clic como se indica a continuación: Datos> Contorno> Grupo> Contorno automático

Ahora mira que hemos hecho grupos para diferentes regiones simultáneamente.

Más información: Ocultar filas y columnas en Excel: atajos y otras técnicas

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Método 4: Crear Grupos Anidados en Excel con Expandir o Contraer

Un grupo anidado significa que podemos hacer subgrupos dentro de un grupo. Para demostrarlo he añadido una nueva columna para mostrar los artículos de venta. Fíjate que hay impresoras y ordenadores portátiles que se venden en Canadá. Ahora haremos un grupo para los artículos de impresora dentro de la región de Canadá.

Por lo tanto, seleccione las filas que contienen la impresora dentro del grupo creado anteriormente para la región de Canadá.

A continuación, pulse Mayús+Alt+Tecla de flecha derecha o haga clic en Datos> Esquema> Grupo .

Ahora el grupo o subgrupo anidado se ha creado correctamente. Si tiene un conjunto de datos grande, puede crear subgrupos dentro de un grupo de esta forma.

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Método 5: Crear Grupo con Subtotales Automáticos en Excel

Para el conjunto de datos, he calculado la suma de las ventas y los beneficios utilizando la función SUM Pero hay una forma por la cual no necesitas calcularla, el comando calculará la suma basado en regiones y hará grupos por filas a la vez. Veamos como hacerlo.

Haga clic en cualquier dato del conjunto de datos.

A continuación, haga clic en Datos> Esquema> Subtotal .

Y poco después aparecerá un cuadro de diálogo llamado Subtotal .

Seleccione ahora Región de En cada cambio de sección, Suma de Función de uso sección y marque Ventas y Beneficios de Añadir subtotal a sección.

Por último, basta con pulsar OK .

Ahora eche un vistazo, hemos creado los grupos y subtotales basados en regiones simultáneamente.

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Cómo expandir o contraer filas en Excel

Espero que hayas aprendido a agrupar filas correctamente en la sección anterior. Ahora aprenderemos a expandir o colapsar grupos. Creo que ya te habrás dado cuenta de que hay un botón Menos en la parte inferior de cada grupo. Basta con hacer clic en él y, en consecuencia, el grupo se colapsará. He hecho clic para la región canadiense.

O puedes hacerlo mediante un comando.

Seleccione los datos del grupo que desee contraer.

A continuación, haga clic como se indica a continuación: Datos> Esquema> Ocultar detalle .

Ahora vea que el grupo con la región de Canadá está colapsado y muestra un signo más.

Si quieres ampliar ese grupo ahora, nada, haz clic en el signo más.

O haga clic como se indica a continuación: Datos> Esquema> Mostrar detalle .

El grupo se amplía de nuevo-

Contraer o expandir todo el esquema hasta un determinado nivel

Si su conjunto de datos es tan grande, sería factible que pudiera contraer o expandir todo el esquema a la vez. No se preocupe, Excel puede hacerlo.

Mira que hay unos números encima de la opción expandir/contraer. Eso es mostrar el nivel de grupo.

• Primer nivel del grupo como el grupo para las regiones.
• Segundo nivel del grupo como el grupo para artículos dentro de la región.
• Sin grupo, muestra todas las filas.

Pulse en 1 y verá que todos los grupos de regiones se contraen a la vez.

Salida tras pulsar 1.

Para ampliar todo el esquema, pulse 3.

Todos los grupos están ampliados.

Cómo eliminar el esquema y desagrupar filas

Después de hacer un esquema o un grupo, puede que quieras aprender cómo eliminar un esquema o desagrupar filas. Eso es bastante fácil. Primero, déjame mostrarte cómo eliminar un esquema.

Seleccione cualquier celda de su conjunto de datos y haga clic como se indica a continuación: Datos> Esquema> Desagrupar> Borrar Esquema .

Entonces verá que Excel ha eliminado todo el contorno del conjunto de datos.

Para desagrupar, seleccione las filas del grupo y haga clic como se indica a continuación: Datos> Esquema> Desagrupar .

Ahora las filas están desagrupadas.

Recuerda que tendrás que hacerlo para cada grupo individualmente.

Cosas para recordar

• Asegúrate de que has pulsado la tecla de acceso directo correcta. Mayúsculas + ALT + Flecha derecha .
• El subtotal puede aplicarse a los datos ordenados.
• En Contorno automático agrupará todas las filas por encima de la fila del subtotal.

Conclusión

Espero que los procedimientos descritos anteriormente sean lo suficientemente buenos para agrupar filas en Excel con expandir o contraer. Siéntase libre de hacer cualquier pregunta en la sección de comentarios y por favor deme su opinión.