Indholdsfortegnelse
Når du laver en rapport for et stort datasæt, kan rapportlæseren ønske at se resuméet i stedet for detaljerede rækker og kan ønske at udvide specifikke grupper, hvis det er nødvendigt. Der er nogle fantastiske måder at gøre det på i Excel. Denne artikel vil give dig nogle hurtige måder at gruppere rækker i Excel med mulighed for at udvide eller kollapse.
Download arbejdsbog til øvelser
Du kan downloade den gratis Excel-skabelon her og øve dig på egen hånd.
Grupper rækker med Expand eller Collapse.xlsxSådan grupperer du rækker i Excel
For at undersøge procedurerne bruger vi følgende datasæt, som repræsenterer nogle sælgers salg og overskud i forskellige regioner. Jeg har beregnet regionernes samlede salg og overskud ved hjælp af funktionen SUM Først skal vi lære at gruppere rækker i Excel, lad os starte.
Metode 1: Brug genvejstasten til at gruppere rækker i Excel med Expand eller Collapse
I vores allerførste metode lærer vi, hvordan vi grupperer rækker ved hjælp af en genvejstast.
Hvis du vil gruppere Canada-regioner først, skal du vælge de rækker, der indeholder Canada.
Senere skal du blot trykke på Shift+Alt+Højre piletast .
Kort efter vil du se, at rækkerne er grupperet med mulighed for at udvide eller lukke.
Følg nu de samme procedurer for de andre regioner for at gruppere dem med ekspandere eller kollapse.
Læs mere: Sådan grupperer du rækker i Excel (5 nemme måder)
Metode 2: Brug gruppekommandoen til at gruppere rækker i Excel med Expand eller Collapse
Nu skal vi bruge Gruppe kommando fra den Data fanebladet for at gruppere rækker i Excel med ekspandere eller kollapse.
Vælg de rækker med Canada-regioner.
Klik derefter som følger: Data> Outline> Gruppe
Følg derefter de samme trin for de andre regioner, og derefter får du mulighed for at udvide eller lukke alle regionerne.
Læs mere: Sådan grupperes rækker efter celleværdi i Excel (3 enkle måder)
Metode 3: Brug kommandoen Auto Outline til at gruppere rækker i Excel med Expand eller Collapse
I de tidligere metoder var vi nødt til at lave grupper separat for forskellige regioner. Men ved hjælp af denne metode kan vi gruppere alle rækker baseret på regioner på én gang.
Vælg data fra datasættet.
Senere skal du klikke som følger: Data> Outline> Group> Auto Outline
Se nu, at vi har lavet grupper for forskellige regioner samtidig.
Læs mere: Skjul rækker og kolonner i Excel: Genvej & Andre teknikker
Lignende læsninger:
- [Løsning]: Ude af skjulte rækker i Excel (4 løsninger)
- Sådan fryser du rækker i Excel (6 nemme metoder)
- Skjul alle rækker i Excel (alle mulige måder)
- Sådan ændrer du størrelsen på alle rækker i Excel (6 forskellige metoder)
- VBA til at skjule rækker i Excel (14 metoder)
Metode 4: Opret indlejrede grupper i Excel med Expand eller Collapse
En nestet gruppe betyder, at vi kan lave undergrupper inden for en gruppe. For at vise det har jeg tilføjet en ny kolonne for at vise de sælgende varer. Se, at der er printere og bærbare computere, der sælges i Canada. Nu laver vi en gruppe for printervarer inden for Canada-regionen.
Vælg derfor de rækker, der indeholder Printeren i den tidligere oprettede gruppe for den canadiske region.
Derefter skal du blot trykke på Shift+Alt+Højre piletast eller klik på Data> Oversigt> Gruppe .
Nu er den indlejrede gruppe eller undergruppe oprettet med succes. Hvis du har et stort datasæt, kan du lave undergrupper inden for en gruppe på denne måde.
Relateret indhold: Genvej til at fjerne skjulte rækker i Excel (3 forskellige metoder)
Metode 5: Opret gruppe med automatiske subtotaler i Excel
For datasættet har jeg beregnet summen af salg og overskud ved hjælp af SUM Men der er en måde, hvorpå du ikke behøver at beregne den, kommandoen vil beregne summen baseret på regioner og lave grupper for rækker ad gangen. Lad os se, hvordan du gør det.
Klik på en hvilken som helst data i datasættet.
Klik derefter som følger: Data> Oversigt> Subtotal .
Og kort efter får du en dialogboks med navnet Subtotal .
Vælg nu Region fra Ved hver ændring i sektion, Sum fra Brug funktion sektion og mærkning Salg og Overskud fra Tilføj subtotal til sektion.
Til sidst skal du blot trykke på OK .
Se nu, at vi har oprettet grupper og subtotaler baseret på regioner samtidigt.
Relateret indhold: Excel vekslende rækkefarve med betinget formatering [Video]
Sådan udvider eller lukker du rækker i Excel
Jeg håber, at du har lært at gruppere rækker korrekt fra det foregående afsnit. Nu skal vi lære at udvide eller lukke grupper. Jeg tror, at du allerede har bemærket, at der er en Minus nederst i hver gruppe. Klik på det, og gruppen vil derefter blive lukket sammen. Jeg har klikket for den canadiske region.
Eller du kan gøre det ved hjælp af en kommando.
Vælg de data fra gruppen, som du vil lukke ned.
Klik derefter som følger: Data> Oversigt> Skjul detaljer .
Nu kan du se, at gruppen med Canada-regionen er klappet sammen, og at den viser et plustegn.
Hvis du vil udvide denne gruppe nu, skal du blot klikke på plustegnet.
Eller klik som følger: Data> Oversigt> Vis detaljer .
Gruppen er udvidet igen-
Luk eller udvid hele oversigten til et bestemt niveau
Hvis dit datasæt er så stort, ville det være praktisk, hvis du kunne klappe eller udvide hele oversigten ad gangen. Bare rolig, Excel kan gøre det.
Se, at der er nogle tal over indstillingen for at udvide/kollapse, som viser gruppeniveauet.
- Første niveau i gruppen som gruppen for regioner.
- Andet niveau i gruppen som gruppen for emner inden for regionen.
- Ingen gruppe, viser alle rækker.
Tryk på 1, og du vil se, at alle grupper for regioner klappes sammen på én gang.
Udgang efter tryk på 1.
Tryk på 3 for at udvide hele konturen.
Alle grupper er udvidet.
Sådan fjernes kontur og gruppering af rækker
Når du har lavet en kontur eller gruppe, vil du måske gerne vide, hvordan du fjerner konturerne eller fjerner grupperingen af rækker. Det er ret nemt. Lad mig først vise, hvordan du fjerner konturerne.
Vælg en celle i datasættet og klik derefter som følger: Data> Overblik> Fjern gruppering> Ryd overblik .
Derefter vil du se, at Excel har fjernet hele konturen fra datasættet.
Hvis du vil fjerne grupperingen, skal du vælge gruppens rækker og derefter klikke som følger: Data> Outline> Afgruppering .
Rækkerne er nu ikke længere grupperet.
Husk, at du skal gøre det for hver gruppe for sig.
Ting at huske
- Sørg for, at du har trykket på den rigtige genvejstast - Shift + ALT + højre piletast .
- Deltotal Kommandoen kan anvendes til sorterede data.
- Automatisk skitse kommandoen grupperer alle rækker over subtotalrækken.
Konklusion
Jeg håber, at de procedurer, der er beskrevet ovenfor, vil være gode nok til at gruppere rækker i Excel med expand eller collapse. Du er velkommen til at stille spørgsmål i kommentarfeltet og giv mig venligst feedback.
