Bei der Erstellung eines Berichts für einen großen Datensatz kann es vorkommen, dass der Leser des Berichts die Zusammenfassung anstelle der detaillierten Zeilen sehen möchte und bei Bedarf bestimmte Gruppen erweitern möchte. Es gibt einige erstaunliche Möglichkeiten, dies in Excel zu tun. In diesem Artikel finden Sie einige schnelle Möglichkeiten, Zeilen in Excel mit der Option zum Erweitern oder Reduzieren zu gruppieren.

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Gruppieren von Zeilen in Excel

Um die Verfahren zu erforschen, verwenden wir den folgenden Datensatz, der die Umsätze und Gewinne einiger Verkäufer in verschiedenen Regionen darstellt. Ich habe die Gesamtumsätze und -gewinne der Regionen berechnet, indem ich die Funktion SUMME Zuerst werden wir lernen, wie man Zeilen in Excel gruppiert, fangen wir an.

Methode 1: Verwenden Sie Tastenkombinationen zum Gruppieren von Zeilen in Excel mit Expandieren oder Komprimieren

In unserer allerersten Methode lernen wir, wie man Zeilen mit Hilfe eines Tastenkürzels gruppiert.

Wenn Sie zuerst die kanadischen Regionen gruppieren möchten, wählen Sie die Zeilen aus, die Kanada enthalten.

Später drücken Sie einfach Umschalt+Alt+Rechte Pfeiltaste .

Kurz darauf werden Sie sehen, dass die Zeilen mit der Option "Erweitern" oder "Reduzieren" gruppiert sind.

Folgen Sie nun den gleichen Verfahren für die anderen Regionen, um sie mit der Option "Erweitern" oder "Reduzieren" zu gruppieren.

Lesen Sie mehr: Gruppieren von Zeilen in Excel (5 einfache Möglichkeiten)

Methode 2: Gruppierungsbefehl verwenden, um Zeilen in Excel mit Erweitern oder Komprimieren zu gruppieren

Jetzt verwenden wir die Gruppe Befehl aus dem Daten Registerkarte zum Gruppieren von Zeilen in Excel mit Erweitern oder Reduzieren.

Markieren Sie die Zeilen mit den kanadischen Regionen.

Klicken Sie dann wie folgt: Daten> Gliederung> Gruppe

Führen Sie dann die gleichen Schritte für die anderen Regionen aus. Danach erhalten Sie die Option zum Erweitern oder Verkleinern für alle Regionen.

Lesen Sie mehr: Zeilen nach Zellwert in Excel gruppieren (3 einfache Möglichkeiten)

Methode 3: Verwenden Sie den Befehl Automatische Gliederung, um Zeilen in Excel mit Erweitern oder Komprimieren zu gruppieren

Bei den bisherigen Methoden mussten wir die Gruppen für die verschiedenen Regionen getrennt erstellen, aber mit dieser Methode können wir alle zeilenbasierten Regionen auf einmal gruppieren.

Wählen Sie beliebige Daten aus dem Datensatz aus.

Klicken Sie dann wie folgt: Daten> Gliederung> Gruppe> Automatische Gliederung

Sehen Sie nun, dass wir Gruppen für verschiedene Regionen gleichzeitig erstellt haben.

Lesen Sie mehr: Zeilen und Spalten in Excel ausblenden: Tastaturkürzel & Andere Techniken

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Methode 4: Verschachtelte Gruppen in Excel mit Expandieren oder Komprimieren erstellen

Eine verschachtelte Gruppe bedeutet, dass wir Untergruppen innerhalb einer Gruppe erstellen können. Um das zu zeigen, habe ich eine neue Spalte hinzugefügt, um die verkauften Artikel anzuzeigen. Schauen Sie sich an, dass es Drucker und Laptops gibt, die in Kanada verkauft werden. Jetzt erstellen wir eine Gruppe für Druckerartikel innerhalb der Region Kanada.

Wählen Sie also die Zeilen aus, die den Drucker innerhalb der zuvor erstellten Gruppe für die Region Kanada enthalten.

Dann drücken Sie einfach Umschalt+Alt+Rechte Pfeiltaste oder klicken Sie Daten> Gliederung> Gruppe .

Jetzt ist die verschachtelte Gruppe oder Untergruppe erfolgreich erstellt. Wenn Sie einen großen Datensatz haben, können Sie auf diese Weise Untergruppen innerhalb einer Gruppe erstellen.

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Methode 5: Gruppe mit automatischen Zwischensummen in Excel erstellen

Für den Datensatz habe ich die Summe der Umsätze und Gewinne anhand der SUMME Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Summe nicht berechnen zu müssen: Der Befehl berechnet die Summe auf der Grundlage der Regionen und gruppiert die Zeilen nacheinander. Sehen wir uns an, wie man das macht.

Klicken Sie auf beliebige Daten im Datensatz.

Klicken Sie dann wie folgt: Daten> Gliederung> Zwischensumme .

Und kurz darauf erhalten Sie ein Dialogfeld mit dem Namen Zwischensumme .

Wählen Sie nun Region von Bei jeder Änderung der Abschnitt, Summe von Funktion verwenden Abschnitt und markieren Vertrieb und Gewinn von Zwischensumme hinzufügen zu Abschnitt.

Zum Schluss drücken Sie einfach OK .

Schauen Sie sich nun an, dass wir die Gruppen und Zwischensummen auf der Grundlage von Regionen gleichzeitig erstellt haben.

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Erweitern oder Reduzieren von Zeilen in Excel

Ich hoffe, Sie haben im vorigen Abschnitt gelernt, wie man Zeilen richtig gruppiert. Jetzt werden wir lernen, wie man Gruppen auf- oder zuklappt. Ich denke, Sie haben bereits bemerkt, dass es eine Minus Zeichen am unteren Rand jeder Gruppe. Klicken Sie einfach darauf, und die Gruppe wird dann zusammengeklappt. Ich habe die kanadische Region angeklickt.

Oder Sie können es mit einem Befehl tun.

Markieren Sie alle Daten der Gruppe, die Sie ausblenden möchten.

Klicken Sie dann wie folgt: Daten> Gliederung> Detail ausblenden .

Sie sehen nun, dass die Gruppe mit der Region Kanada zusammengeklappt ist und ein Pluszeichen aufweist.

Wenn Sie diese Gruppe jetzt erweitern möchten, brauchen Sie nur auf das Pluszeichen zu klicken.

Oder klicken Sie wie folgt: Daten> Gliederung> Detail anzeigen .

Die Gruppe wird erneut erweitert.

Den gesamten Umriss bis zu einer bestimmten Ebene ein- oder ausklappen

Wenn Ihr Datensatz so groß ist, wäre es praktisch, wenn Sie die gesamte Gliederung auf einmal ein- und ausklappen könnten. Keine Sorge, Excel kann das auch.

Sehen Sie, dass über der Option zum Erweitern/Verkleinern einige Zahlen stehen, die die Gruppenebene anzeigen.

• Erste Ebene der Gruppe wie bei der Gruppe für Regionen.
• Zweite Ebene der Gruppe wie die Gruppe für Artikel innerhalb der Region.
• Keine Gruppe, zeigt alle Zeilen an.

Drücken Sie auf 1 und Sie werden sehen, dass alle Gruppen für Regionen auf einmal zusammengeklappt werden.

Ausgabe nach Drücken von 1.

Um die gesamte Gliederung zu erweitern, drücken Sie 3.

Alle Gruppen werden erweitert.

Gliederung entfernen und Gruppierung der Zeilen aufheben

Nachdem Sie eine Gliederung oder Gruppe erstellt haben, möchten Sie vielleicht lernen, wie Sie die Gliederung entfernen oder die Gruppierung von Zeilen aufheben können. Das ist ganz einfach. Ich zeige Ihnen zunächst, wie Sie die Gliederung aufheben.

Wählen Sie eine beliebige Zelle Ihres Datensatzes aus und klicken Sie dann wie folgt: Daten> Gliederung> Gruppierung aufheben> Gliederung löschen .

Dann werden Sie feststellen, dass Excel die gesamte Gliederung aus dem Datensatz entfernt hat.

Um die Gruppierung aufzuheben, markieren Sie die Zeilen der Gruppe und klicken dann wie folgt: Daten> Gliederung> Gruppierung aufheben .

Die Zeilen sind nun nicht mehr gruppiert.

Denken Sie daran, dass Sie dies für jede Gruppe einzeln tun müssen.

Dinge zum Merken

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Tastenkombination gedrückt haben. Umschalttaste + ALT + Rechte Pfeiltaste .
• Die Zwischensumme kann für sortierte Daten verwendet werden.
• Die Automatischer Umriss gruppiert alle Zeilen oberhalb der Zwischensummenzeile.

Schlussfolgerung

Ich hoffe, dass die oben beschriebenen Verfahren ausreichen, um Zeilen in Excel mit Expandieren oder Komprimieren zu gruppieren. Sie können mir gerne Fragen im Kommentarbereich stellen und mir Feedback geben.