Mục lục
Trong khi tạo báo cáo cho tập dữ liệu lớn, người đọc báo cáo có thể muốn xem phần tóm tắt thay vì các hàng chi tiết và có thể muốn mở rộng các nhóm cụ thể nếu cần. Có một số cách tuyệt vời để làm điều đó trong Excel. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số cách nhanh chóng để nhóm các hàng trong Excel với tùy chọn mở rộng hoặc thu gọn.
Tải xuống Sổ làm việc thực hành
Bạn có thể tải xuống mẫu Excel miễn phí từ đây và tự thực hành.
Nhóm các hàng bằng Mở rộng hoặc Thu gọn.xlsx
Cách Nhóm các hàng trong Excel
Để khám phá các quy trình, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau đại diện cho doanh thu và lợi nhuận của một số nhân viên bán hàng ở các khu vực khác nhau. Tôi đã tính toán tổng doanh thu và lợi nhuận của khu vực bằng cách sử dụng hàm SUM . Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách nhóm các hàng trong Excel, bắt đầu nào.
Phương pháp 1: Sử dụng Phím tắt để Nhóm các Hàng trong Excel bằng Mở rộng hoặc Thu gọn
Trong phương pháp đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách nhóm các hàng bằng phím tắt.
Nếu bạn muốn nhóm các khu vực của Canada trước thì hãy chọn các hàng có chứa Canada.
Sau đó, chỉ cần nhấn Shift+Alt+Phím mũi tên phải .
Ngay sau đó, bạn sẽ thấy các hàng được nhóm lại với tùy chọn mở rộng hoặc thu gọn.
Bây giờ, hãy làm theo quy trình tương tự để nhóm các khu vực khác với tùy chọn mở rộng hoặc thu gọn.
Đọc thêm: Cách nhómHàng trong Excel (5 cách dễ dàng)
Phương pháp 2: Sử dụng lệnh nhóm để nhóm các hàng trong Excel với Mở rộng hoặc Thu gọn
Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng Nhóm lệnh từ tab Dữ liệu để nhóm các hàng trong excel bằng cách mở rộng hoặc thu gọn.
Chọn các hàng có khu vực Canada.
Sau đó nhấp vào sau: Dữ liệu > Phác thảo > Nhóm
Sau đó, làm theo các bước tương tự cho các khu vực khác và sau đó, bạn sẽ có tùy chọn mở rộng hoặc thu gọn cho tất cả các khu vực.
Đọc thêm: Cách nhóm các hàng theo giá trị ô trong Excel (3 cách đơn giản)
Phương pháp 3: Sử dụng Lệnh Auto Outline để Nhóm các Hàng trong Excel bằng Mở rộng hoặc Thu gọn
Trong các phương pháp trước đây, chúng tôi phải tạo các nhóm riêng biệt cho các vùng khác nhau. Nhưng khi sử dụng phương pháp này, chúng tôi sẽ có thể nhóm tất cả các vùng dựa trên hàng cùng một lúc.
Chọn bất kỳ dữ liệu nào từ tập dữ liệu.
Sau đó, hãy nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Nhóm > Auto Outline
Bây giờ hãy xem chúng tôi đã tạo các nhóm cho các khu vực khác nhau cùng một lúc.
Đọc thêm: Ẩn hàng và cột trong Excel: Phím tắt & Các kỹ thuật khác
Bài đọc tương tự:
- [Khắc phục]: Không thể bỏ ẩn các hàng trong Excel (4 giải pháp)
- Cách cố định hàng trong Excel (6 phương pháp đơn giản)
- Bỏ ẩn tất cả hàng trong Excel (Tất cả các cách có thể)
- Cách thay đổi kích thước tất cả các hàng trongExcel (6 phương pháp khác nhau)
- VBA để ẩn hàng trong Excel (14 phương pháp)
Phương pháp 4: Tạo các nhóm lồng nhau trong Excel với Mở rộng hoặc Thu gọn
Nhóm lồng nhau có nghĩa là chúng ta có thể tạo các nhóm con trong một nhóm. Để thể hiện điều đó tôi đã thêm một cột mới để hiển thị các mặt hàng bán chạy. Hãy xem có những mặt hàng bán máy in và máy tính xách tay ở Canada. Bây giờ, chúng ta sẽ tạo một nhóm cho các mục máy in trong khu vực Canada.
Vì vậy, hãy chọn các hàng chứa Máy in trong nhóm đã tạo trước đó cho khu vực Canada.
Sau đó, chỉ cần nhấn Shift+Alt+Phím mũi tên phải hoặc nhấp vào Dữ liệu > Phác thảo > Nhóm .
Bây giờ, nhóm hoặc nhóm con lồng nhau đã được tạo thành công. Nếu bạn có một tập dữ liệu lớn thì bạn có thể tạo các nhóm con trong một nhóm theo cách này.
Nội dung có liên quan: Lối tắt để bỏ ẩn các hàng trong Excel (3 phương pháp khác nhau)
Phương pháp 5: Tạo nhóm có tổng phụ tự động trong Excel
Đối với tập dữ liệu, tôi đã tính tổng doanh thu và lợi nhuận sử dụng hàm SUM . Nhưng có một cách mà bạn không cần phải tính toán, lệnh sẽ tính tổng dựa trên các vùng và tạo nhóm cho các hàng tại một thời điểm. Hãy xem cách thực hiện.
Nhấp vào bất kỳ dữ liệu nào trên tập dữ liệu.
Sau đó, nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Tổng phụ .
Và ngay sau đó bạn sẽ nhận được một hộp thoạihộp có tên Tổng phụ .
Bây giờ chọn Vùng từ Tại mỗi thay đổi trong phần , Tính tổng từ phần Sử dụng hàm và đánh dấu Doanh số và Lợi nhuận từ phần Thêm tổng phụ vào phần .
Cuối cùng , chỉ cần nhấn OK .
Bây giờ hãy xem, chúng ta đã tạo đồng thời các nhóm và tổng phụ dựa trên các khu vực.
Nội dung liên quan: Màu hàng thay thế trong Excel với định dạng có điều kiện [Video]
Cách mở rộng hoặc thu gọn hàng trong Excel
Hy vọng bạn đã học cách nhóm các hàng đúng cách từ phần trước. Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu cách mở rộng hoặc thu gọn các nhóm. Tôi nghĩ bạn đã nhận thấy rằng có một dấu Dấu trừ ở phần dưới của mỗi nhóm. Chỉ cần nhấp vào nó và do đó, nhóm sẽ bị sập. Tôi đã nhấp cho khu vực Canada.
Hoặc bạn có thể thực hiện việc này bằng lệnh.
Chọn bất kỳ dữ liệu nào từ nhóm mà bạn muốn thu gọn.
Sau đó nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Ẩn chi tiết .
Bây giờ hãy xem nhóm có khu vực Canada bị thu gọn và nó đang hiển thị dấu cộng.
Nếu bạn muốn mở rộng nhóm đó ngay bây giờ, không có gì chỉ cần nhấp vào dấu cộng.
Hoặc nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Hiển thị chi tiết .
Nhóm được mở rộng lại-
Thu gọn hoặc mở rộng toàn bộ phác thảo đểmột Mức nhất định
Nếu tập dữ liệu của bạn quá lớn thì sẽ khả thi nếu bạn có thể thu gọn hoặc mở rộng toàn bộ phác thảo tại một thời điểm. Đừng lo, Excel có thể làm được.
Hãy xem có một số con số phía trên tùy chọn mở rộng/thu gọn. Đó là hiển thị cấp độ nhóm.
- Cấp độ đầu tiên của nhóm giống như nhóm dành cho khu vực.
- Cấp độ thứ hai của nhóm giống như nhóm dành cho các mặt hàng trong khu vực.
- Không có nhóm, hiển thị tất cả các hàng.
Nhấn vào 1 và bạn sẽ thấy rằng tất cả các nhóm cho khu vực được thu gọn cùng một lúc.
Đầu ra sau khi nhấn 1.
Để mở rộng toàn bộ đường viền, hãy nhấn 3.
Tất cả các nhóm được mở rộng.
Cách xóa đường viền và tách các hàng
Sau khi tạo đường viền hoặc nhóm, bạn có thể muốn tìm hiểu cách để xóa đường viền hoặc tách nhóm các hàng. Điều đó khá dễ dàng. Trước tiên, hãy để tôi chỉ cách xóa đường viền.
Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn rồi nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Bỏ nhóm > Xóa đường viền .
Sau đó, bạn sẽ thấy rằng Excel đã xóa toàn bộ đường viền khỏi tập dữ liệu.
Để hủy nhóm, hãy chọn các hàng của nhóm rồi nhấp vào như sau: Dữ liệu > Phác thảo > Rã nhóm .
Các hàng hiện đã được rã nhóm.
Hãy nhớ rằng, bạn sẽ phải thực hiện việc này cho từng nhóm riêng lẻ.
Những điều nên làmHãy nhớ
- Đảm bảo bạn đã nhấn phím tắt bên phải- Shift + ALT + Phím mũi tên phải .
- Tổng phụ lệnh có thể được áp dụng cho dữ liệu được sắp xếp.
- Lệnh Tự động phác thảo sẽ nhóm tất cả các hàng phía trên hàng tổng phụ.
Kết luận
Tôi hy vọng các quy trình được mô tả ở trên sẽ đủ tốt để nhóm các hàng trong Excel bằng cách mở rộng hoặc thu gọn. Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi nào trong phần nhận xét và vui lòng gửi phản hồi cho tôi.
