Mục lục
Trong Microsoft Excel, có một số phương pháp để đặt tên cho một phạm vi và làm cho nó cũng động đồng thời. Các phạm vi được đặt tên rất dễ chuẩn bị. Chúng rất thú vị khi sử dụng vì chúng lưu trữ một mảng các chuỗi mà chúng ta không cần chỉ định bằng các tham chiếu ô theo cách thủ công. Trong bài viết này, bạn sẽ biết tất cả các phương pháp có thể và phù hợp để đặt tên cho một phạm vi trong Excel với các ví dụ và giải thích đơn giản.
Tải Sổ bài tập thực hành xuống
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.
Đặt tên cho một phạm vi trong Excel.xlsx
Phạm vi được đặt tên là gì trong Excel?
Dải ô đã đặt tên là một dải ô hoặc một mảng được gán tên do người dùng xác định. Có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên trong một hàm hoặc công thức thay vì chọn phạm vi ô tương ứng theo cách thủ công.
Sau đây là ví dụ về cách sử dụng phạm vi đã đặt tên. Phạm vi ô, B3:B7 đã được đặt tên bằng Dữ liệu . Trong đầu ra Ô D6 , chúng tôi đã thực hiện một tổng đơn giản của tất cả các giá trị có trong phạm vi được đặt tên đó. Chúng tôi có thể đã nhập công thức bằng “=SUM(B3:B7)” , nhưng chúng tôi đã sử dụng phạm vi được đặt tên Dữ liệu thay vào đó ở đây. Trong khi xử lý các công thức lớn, phạm vi được đặt tên là một toán tử tiện dụng ở đó để nhập phạm vi ô cụ thể một cách dễ dàng.
Lợi ích của việc sử dụng Phạm vi được đặt tên trong Excel
Hãy điểm qua những điểm sau đây có thể thuyết phục chúng tacần.
Để đảm bảo phạm vi động được đặt tên mới được tạo, chúng tôi có thể chèn các giá trị cụ thể vào một hàng bổ sung (13) . Vì chúng tôi đã nhập số lượng bán hàng là 1233 trong Ô C13 nên nó sẽ được thêm vào mảng phạm vi đã đặt tên ngay lập tức được hiển thị ở bên phải trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Chỉnh sửa hoặc xóa dải ô đã đặt tên sau khi tạo
Sau khi tạo dải ô đã đặt tên, chúng tôi có thể cần chỉnh sửa hoặc thậm chí xóa dải ô đã đặt tên . Và để thực hiện việc này, chúng ta phải mở Trình quản lý tên từ dải băng Công thức . Trước tiên, hãy xem cách chỉnh sửa phạm vi đã đặt tên trong các bước bên dưới. Chúng tôi sẽ thay thế tên 'Sales_Array' bằng 'Bonus_Amount' tại đây và phạm vi ô mới sẽ bao gồm tất cả dữ liệu từ cột Tiền thưởng .
📌 Bước 1:
➤ Khởi chạy cửa sổ Trình quản lý tên trước từ tab Công thức .
➤ Nhấp vào hàng chứa dữ liệu cho Sales_Array .
➤ Nhấn tùy chọn Chỉnh sửa . Hộp thoại có tên Chỉnh sửa tên sẽ xuất hiện.
📌 Bước 2:
➤ Nhập tên mới Số tiền thưởng vào hộp Tên .
➤ Nhập công thức sau vào hộp Tham khảo :
=OFFSET(Sheet7!B4,1,2,COUNTA(Sheet7!B5:B100),1) ➤ Nhấn OK .
Trình quản lý tên cửa sổ sẽ tự xuất hiện lại nơi bạn sẽ tìm thấy dải tên mới được chỉnh sửa như được hiển thị trong hình ảnh sau.
Bây giờquay lại trang tính của bạn và cho phép chỉnh sửa trong bất kỳ ô nào. Nhấn dấu Bằng (=) và nhập tên đã chỉnh sửa của phạm vi mới được chọn.
Nhấn Nhập và phần thưởng số tiền sẽ được hiển thị trong một mảng ngay lập tức.
Và cuối cùng, nếu bạn muốn xóa một dải ô đã đặt tên, thì chỉ cần chọn hàng tương ứng từ Trình quản lý tên và nhấn nút Xóa . Phạm vi dữ liệu cùng với tên được chỉ định của nó sẽ bị xóa khỏi Trình quản lý tên .
Từ kết luận
Tôi hy vọng tất cả các phương pháp được đề cập trong bài viết này giờ đây sẽ giúp bạn áp dụng chúng trong bảng tính Excel của mình khi bạn chỉ cần đặt tên cho một phạm vi hoặc thậm chí làm cho nó động sau này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến hàm Excel trên trang web này.
để sử dụng phạm vi đã đặt tên thường xuyên trong bảng tính Excel.- Trong khi sử dụng phạm vi đã đặt tên trong công thức hoặc hàm, chúng ta có thể tránh sử dụng tham chiếu ô.
- Do việc sử dụng phạm vi đã đặt tên phạm vi, chúng tôi không phải quay lại tập dữ liệu của mình mỗi khi nhập một phạm vi ô.
- Sau khi được tạo, phạm vi đã đặt tên có thể được sử dụng trong bất kỳ trang tính nào trong sổ làm việc. Phạm vi đã đặt tên không bị giới hạn chỉ sử dụng trong một trang tính.
- Dải ô đã đặt tên làm cho công thức trở nên động, nghĩa là nếu chúng ta xác định một công thức có tên, thì chúng ta cũng có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên đó để thực hiện các phép tính thay thế của việc nhập một công thức lớn và kết hợp.
- Excel cho phép một dải ô được đặt tên trở nên động với các đầu vào bổ sung từ người dùng.
Một số quy tắc để đặt tên cho một dải ô Excel
Có một số quy ước để đặt tên cho một dải ô. Chúng ta có thể xem qua các quy tắc đó để lưu chúng trong bộ nhớ trong khi xác định tên cho các phạm vi đã chọn.
- Không được phép sử dụng ký tự khoảng trắng trong tên của một phạm vi.
- Tên không được đi kèm với địa chỉ ô (ví dụ: C1, R1C1).
- Bạn không thể đặt tên cho một dải ô chỉ có 'R' hoặc 'C' . Đây là các chỉ số của hàng và cột trong Excel.
- Tên không phân biệt chữ hoa chữ thường. Điều đó có nghĩa là cả 'Sales' và 'SALES' sẽ hoạt động như một dải ô được đặt tên tương tự.
- Tên của một dải ô không được vượt quá 255ký tự.
- Ngoại trừ dấu gạch chéo ngược (\) hoặc dấu gạch dưới (_), hầu như không có dấu chấm câu nào khác được phép sử dụng khi đặt tên cho một dải ô.
5 Nhanh Các phương pháp đặt tên cho một dãy trong Excel
1. Sử dụng lệnh 'Xác định tên' để đặt tên cho một dải ô
Bây giờ chúng ta sẽ xem một số ví dụ nơi chúng ta sẽ tìm hiểu cách đặt tên một dải ô dễ dàng trong bảng tính Excel. Tập dữ liệu trong hình sau đại diện cho một số tên ngẫu nhiên của nhân viên bán hàng, số tiền bán hàng của họ và số tiền thưởng 15% cho doanh số bán hàng tương ứng của họ.
Giả sử, chúng tôi muốn đặt tên cho phạm vi ô, C5 đến C12 với 'Doanh số' . Và trong phương pháp đầu tiên của chúng tôi, chúng tôi sẽ áp dụng lệnh Xác định tên từ các tùy chọn dải băng Excel .
📌 Bước 1:
➤ Đầu tiên, chọn phạm vi ô, C5 đến C12 .
➤ Trong Công thức , chọn tùy chọn Xác định tên từ trình đơn thả xuống Tên xác định . Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
📌 Bước 2:
➤ Nhập 'Bán hàng ' trong Hộp Tên hoặc bạn có thể nhập bất kỳ tên nào khác mà bạn muốn. Vì chúng ta đã chọn phạm vi ô (C5:C12) trước đó nên chúng sẽ hiển thị trong hộp Refers to .
➤ Nhấn OK và phạm vi được đặt tên của bạn hiện đã sẵn sàng để sử dụng.
Bây giờ nếu chúng tôi chọn phạm vi ô C5 đến C12 , chúng tôi sẽ tìm tên mới được tạo của phạm vi đó trong TênHộp ở góc trên cùng bên trái như minh họa trong hình bên dưới.
Giờ đây, chúng tôi có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên đó ở bất kỳ đâu trong trang tính của mình. Chúng ta chỉ cần chèn dấu bằng (=) vào một ô và nhập tên đã tạo của một dải ô.
Và sau khi nhấn Enter , phạm vi đã đặt tên sẽ trả về một mảng bao gồm tất cả các giá trị có trong phạm vi ô: C5 đến C12 .
Đọc thêm: Cách chỉnh sửa dải ô đã đặt tên trong Excel
2. Đặt tên cho một dải ô bằng cách sử dụng ‘Trình quản lý tên’
Chúng ta cũng có thể sử dụng tính năng Trình quản lý tên từ dải băng Công thức . Nó sẽ cho phép bạn xem hoặc tùy chỉnh một phạm vi được đặt tên với nhiều tùy chọn. Các bước thực hiện rất đơn giản như sau:
📌 Bước 1:
➤ Chọn dải dữ liệu mà bạn muốn đặt tên cụ thể.
➤ Trong tab Công thức , chọn tùy chọn Trình quản lý tên từ trình đơn thả xuống Tên được xác định . Một hộp thoại sẽ mở ra.
📌 Bước 2:
➤ Nhấp vào Tab mới.
📌 Bước 3:
Bây giờ quy trình tương tự như được hiển thị trong phương pháp đầu tiên để xác định tên của phạm vi ô đã chọn. Vì vậy, hãy tham khảo phạm vi dữ liệu của bạn và đặt tên cụ thể cho nó trong các hộp cụ thể.
Cửa sổ Trình quản lý tên sẽ xuất hiện lại ngay bây giờ, nơi bạn sẽ tìm tên mới được đặt cho ô của bạnphạm vi.
📌 Bước 4:
➤ Nhấn Đóng và bạn đã hoàn tất.
Bây giờ nếu bạn chọn phạm vi dữ liệu của mình trong bảng tính Excel , bạn sẽ thấy tên được gán cho phạm vi dữ liệu đó trong Hộp tên .
3. Áp dụng Công cụ 'Tạo từ vùng chọn' để Đặt tên cho một Phạm vi Excel
Bằng cách sử dụng hai phương pháp trước đó, bạn có thể chọn các ô tham chiếu trước hoặc sau khi chọn các công cụ từ Dải băng Excel . Bây giờ nếu bạn không muốn đặt tên cho một dãy ô theo cách thủ công thì phương pháp này phù hợp với bạn. Tại đây, bạn phải chọn một dải dữ liệu cùng với tiêu đề của nó và công cụ Tạo từ lựa chọn sẽ xác định tên cho dải bằng cách phát hiện tiêu đề của nó.
Phương pháp này thực sự tiết kiệm thời gian và khá linh hoạt để đặt tên cho một dãy ô trong bảng tính Excel. Các bước cần thiết như sau:
📌 Bước 1:
➤ Chọn phạm vi ô (C4:C12) mà bạn muốn đặt tên cùng với tiêu đề của nó. Trong tập dữ liệu của chúng tôi, Ô C4 chứa tiêu đề mà chúng tôi sẽ sử dụng làm tên cho phạm vi dữ liệu của mình (C5:C12) .
➤ Trong tab Công thức, chọn lệnh Tạo từ lựa chọn từ nhóm lệnh hoặc trình đơn thả xuống Tên được xác định . Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
📌 Bước 2:
➤ Đánh dấu vào tùy chọn đầu tiên 'Hàng trên cùng' vì tên tiêu đề của chúng tôi nằm ở đầu cột đã chọn.
➤Nhấn OK và chúng ta vừa tạo dải ô được đặt tên!
Bây giờ, chúng ta có thể chọn dải dữ liệu của mình và tìm tên của dải ô đã chọn trong Hộp tên .
4. Chỉnh sửa 'Hộp tên' để đặt tên cho một dãy trong Excel
Sử dụng Hộp tên để chỉ định một dãy ô có tên khá dễ dàng hơn so với tất cả các phương pháp trước đó. Nhưng một vấn đề khi sử dụng phương pháp này là bạn không thể chỉnh sửa tên nữa hoặc thậm chí bạn sẽ không thể xóa tên sau khi đã tạo. Vì vậy, sau đó, bạn phải khởi chạy Trình quản lý tên để chỉnh sửa hoặc xóa phạm vi đã đặt tên đã chỉ định.
Chúng tôi có thể sử dụng Hộp tên để xác định phạm vi ô đã chọn chỉ với một tên.
📌 Các bước:
➤ Đầu tiên, Chọn phạm vi ô sẽ được xác định bằng một tên cụ thể.
➤ Bây giờ, hãy chuyển đến Hộp tên và nhập tên cho dải ô đã chọn.
➤ Cuối cùng, nhấn Enter và bạn đã hoàn tất.
Bây giờ hãy mở danh sách thả xuống trong Hộp Tên và bạn sẽ tìm thấy tên mới được tạo ở đó cho phạm vi ô đã chọn.
5. Tạo Phạm vi được đặt tên động trong Excel
Trong tất cả các phương pháp được mô tả cho đến nay, chúng tôi đã đặt tên cho một phạm vi cho một phạm vi ô cố định. Bây giờ, giả sử, chúng tôi muốn đặt tên cho một phạm vi không tĩnh, có nghĩa là chúng tôi có thể nhập thêm dữ liệu sẽ tạo một phạm vi ô động. Và phạm vi đã đặt tên sẽ được mở rộng dựa trênđầu vào dữ liệu.
Ví dụ: chúng tôi đã đặt tên cho một dải ô (C5:C12) trong Cột C . Nhưng bây giờ chúng ta phải nhập thêm dữ liệu từ dưới cùng của Ô C12 . Nhưng nếu phạm vi đã đặt tên của chúng ta không được đặt thành động, thì các đầu vào bổ sung sẽ không được tính cho phạm vi đã đặt tên sau khi đã xác định.
Vì vậy, để làm cho phạm vi đã đặt tên ở dạng động, chúng ta có hai tùy chọn thú vị. Chúng ta có thể sử dụng Bảng Excel hoặc chúng ta có thể sử dụng công thức với hàm OFFSET . Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của cả hai phương pháp trong các phần sau.
5.1 Sử dụng Bảng Excel
Trước hết, chúng ta sẽ chèn một Bảng Excel để làm cho phạm vi ô của chúng ta trở nên động. Trong tập dữ liệu của mình, chúng tôi có các tiêu đề ở Hàng 4 cho phạm vi bảng chứa các ô bắt đầu từ B4 đến D12 .
📌 Bước 1:
➤ Trước tiên, chọn phạm vi ô (B4:D12) .
➤ Từ dải băng Chèn , hãy chọn tùy chọn Bảng .
📌 Bước 2:
➤ Trong hộp thoại Tạo bảng , chỉ nhấn OK vì tất cả các tham số được đặt tự động mà chúng ta không cần phải thay đổi ngay bây giờ.
Như minh họa trong hình bên dưới, phạm vi dữ liệu của chúng ta hiện đã chuyển thành một bảng. Tên mặc định của bảng mới được tạo này thường trở thành Table1 nếu không có bảng nào khác chưa được tạo trong sổ làm việc đó trước đó. Trong Hộp Tên , chúng ta có thể đổi tên dải dữ liệu này bằngmột cái gì đó khác theo sở thích của chúng tôi. Giả sử, chúng ta đã xác định bảng có tên Sales_Data .
Bây giờ, chúng ta sẽ tìm hiểu xem điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta nhập bất kỳ giá trị nào vào Ô B13 trong phạm vi bảng. Chúng tôi đã nhập một tên ngẫu nhiên 'Mike' trong Ô B13 .
Sau khi nhấn Enter , chúng ta sẽ thấy rằng bảng đã mở rộng đến hàng dưới cùng ngay lập tức.
Vì tất cả các ô trong cột Tiền thưởng đều được gán với 15% số tiền bán hàng, bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu xem nó có thực sự hoạt động hay không với thông tin đầu vào bổ sung trong Ô C13 .
Vì vậy, nếu chúng tôi nhập số tiền bán hàng (6420 ) trong Ô C13 , số tiền thưởng trong Ô D13 sẽ được hiển thị cùng một lúc. Điều đó có nghĩa là phạm vi bảng của chúng tôi đã mở rộng với định dạng và công thức được xác định.
Nếu chúng tôi muốn chắc chắn hơn về phạm vi bảng được mở rộng, thì chúng tôi có thể bật chỉnh sửa Ô D13 . Và chúng ta sẽ thấy công thức được chỉ định mà chúng ta đã sử dụng trước đây cho các ô còn lại trong cột Tiền thưởng .
Chúng ta cũng có thể nhập nhiều dữ liệu hơn sau đó từ cuối bảng và phạm vi bảng đã xác định sẽ được mở rộng tương ứng.
5.2 Kết hợp Hàm OFFSET và COUNTA
Phương pháp đầu tiên với Bảng khá dễ dàng để chuẩn bị một dải ô được đặt tên động. Nhưng chúng ta cũng có thể sử dụng công thức kết hợp OFFSET và COUNTA các hàm để tạo phạm vi được đặt tên cho tập dữ liệu của chúng tôi. Hàm OFFSET trả về một tham chiếu đến một phạm vi là một số hàng và cột nhất định từ một tham chiếu đã cho. Và hàm COUNTA đếm tất cả các ô không trống trong một phạm vi. Bây giờ, hãy xem cách chúng ta có thể sử dụng các hàm này cùng nhau để tạo một dải động được đặt tên theo các bước sau.
📌 Bước 1:
➤ Trong tab Công thức , chọn lệnh Xác định Tên từ trình đơn thả xuống Tên đã xác định . Một hộp thoại sẽ mở ra.
📌 Bước 2:
➤ Giả sử chúng ta muốn để mở rộng phạm vi được đặt tên của chúng tôi lên đến 100 ô theo chiều dọc. Vì vậy, công thức bắt buộc trong Hộp tham chiếu sẽ là:
=OFFSET(B4,1,1,COUNTA(B5:B100),1) ➤ Xác định phạm vi ô này bằng tên, Sales_Array .
➤ Nhấn OK và phạm vi động được đặt tên của chúng tôi hiện đã sẵn sàng để sử dụng tiếp.
Nhưng với phương pháp này, tên của dải động sẽ không hiển thị trong Hộp tên .
Một lần nữa chúng ta có thể sử dụng dải ô đã đặt tên này bằng cách nhấn Bằng (=) trong bất kỳ ô nào và nhập tên của dải ô đã xác định đó.
Và sau khi nhấn Enter , kết quả trả về mảng sẽ trông giống như sau. Vì chúng tôi đã tạo một phạm vi được đặt tên cho tất cả dữ liệu bán hàng nên những giá trị đó sẽ chỉ xuất hiện chứ không tồn tại định dạng được chỉ định trước trong mảng. Sau này, chúng ta có thể định dạng các dữ liệu trả về đó theo cách thủ công nếu chúng ta
