Мы можем использовать шаблоны Excel для ежедневного использования. Вместо того, чтобы использовать Примечания или MS Word Сделать адресную книгу в excel довольно просто и очень удобно для пользователя, ведь в Excel можно применить множество настроек. Надеюсь, эта статья станет для вас полезным руководством по созданию адресной книги в Excel.

Скачать Практическое пособие

Вы можете скачать бесплатную рабочую тетрадь Excel отсюда и потренироваться самостоятельно.

Что такое адресная книга в Excel?

Подобно телефонной книге в нашем телефоне, мы можем создать адресную книгу в Excel, где мы можем хранить множество данных в различных категориях для людей. Преимущество в том, что мы можем сортировать и фильтровать их, а также легко изменять их различными способами.

Как создать адресную книгу в Excel

Теперь, выполнив несколько простых шагов, мы изучим процедуру создания адресной книги в Excel.

Шаги:

• Сначала вставьте необходимые заголовки вдоль ряда. Я вставил вдоль ряд 4 .
• Затем выделите заголовки, выделите их жирным шрифтом, залейте цветом и используйте выравнивание по центру и посередине.

Теперь заголовки выделены выбранными нами форматами.

• Затем вставьте соответствующие данные под заголовками.

• Таким же образом вставьте дополнительные данные под заголовками. Вы можете добавить больше заголовков, если хотите.

Как управлять адресной книгой

В этом разделе мы изучим некоторые функции Excel для управления адресной книгой.

Сортировка и фильтр в адресной книге

Одной из самых полезных функций адресной книги Excel является то, что мы можем легко сортировать и фильтровать данные в ней, что поможет нам быстро найти любые конкретные данные.

Сортировка

Сначала мы научимся сортировать в столбце адресной книги.

Шаги:

• Нажмите на любые данные в столбце, где вы хотите отсортировать. Я буду сортировать первый столбец в От А до Я в алфавитном порядке.
• Затем щелкните следующим образом: Главная> Редактирование> Сортировка & Фильтр> Сортировать от А до Я .

Теперь взгляните, на Имя столбец сортируется в этом порядке.

Фильтрация

Применяя фильтр в столбце адресной книги, мы можем легко получить любые конкретные данные.

Шаги:

• Выберите любые данные из адресной книги.
• Затем снова щелкните следующим образом: Главная> Редактирование> Сортировка & Фильтр> Фильтр .

Вскоре после этого в каждом заголовке появится значок фильтра. Давайте отфильтруем в Колонка "Фамилия .

• Нажмите на значок фильтра Колонка "Фамилия".
• Далее просто отметьте данные, которые вы хотите отфильтровать, а затем нажмите кнопку OK . Я отметил Смит .

Теперь он показывает данные, которые имеют фамилию-. Смит .

Поиск в адресной книге

Для поиска любых данных в адресной книге мы можем использовать функцию Инструмент "Найти и заменить".

Шаги:

• Нажмите CTRL + F чтобы открыть Найти раздел Инструмент "Найти и заменить".
• Введите данные, которые вы хотите найти, в поле Найдите, какая коробка Я искал Роберт .
• После этого просто нажмите Найти далее .

• Это выделит результат зеленой рамкой ячейки.
• Если ваши данные содержат больше результатов, нажмите Найти далее снова, чтобы увидеть следующий результат. Если вы хотите увидеть их все за один раз, то вам придется просто нажать кнопку Найти все .

Похожие чтения

• Формула для создания адреса электронной почты в Excel (2 подходящих примера)
• Отделите номер адреса от названия улицы в Excel (6 способов)
• Как разделить непоследовательный адрес в Excel (2 эффективных способа)
• Создание адреса электронной почты с именем и фамилией с помощью формулы Excel
• Как отделить город, штат и почтовый индекс от адреса с помощью формулы Excel

Как отформатировать адресную книгу в Excel

Отформатировав адресную книгу, мы можем сделать ее внешний вид намного лучше.

Format As Table

Если мы отформатируем адресную книгу в виде таблицы, то управлять ею будет проще.

Шаги:

• Нажмите на любые данные из вашей адресной книги.
• Затем щелкните следующим образом: Главная> Формат как таблица .

• Затем в появившемся меню можно выбрать любой стиль таблицы. Я выбрал стиль таблицы- Светло-оранжевый .

• Вскоре после этого откроется диалоговое окно для проверки диапазона таблицы. В этот момент просто нажмите OK.

Адресная книга теперь преобразована в таблицу. Теперь мы сможем применить все функции таблицы в нашей адресной книге, такие как, Сортировка & Фильтр, цвет таблицы и т.д.

Вот видите - то же самое Сортировка и фильтр функция, которую мы применяли ранее.

Изменить формат ячеек

Мы можем установить определенные форматы ячеек. Например, почтовый индекс или номер телефона имеют разные форматы. Здесь я покажу, как установить формат ячеек. Номер телефона формат .

Шаги:

• Выберите все ячейки из Телефонная колонка .
• Затем нажмите на Формат номера значок ярлыка из Номер раздел Домашняя лента .

• Позже нажмите кнопку Специальный в Категориальный раздел .
• Далее выберите Номер телефона из Секция типа .
• Наконец, просто нажмите OK .

Теперь посмотрите, номера теперь отформатированы в формат телефонных номеров по умолчанию США .

Форматирование шрифтов

Если изменить шрифт адресной книги, исключив заголовки, то она может выглядеть лучше и по-другому.

Шаги:

• Выберите все данные из адресной книги, исключая заголовки.
• Затем в поле выбора шрифта нажмите на раскрывающуюся иконку и выберите нужный шрифт. Я установил Calibri Light .

А теперь посмотрите, это выглядит довольно круто, правда?

Читать далее: Как форматировать адреса в Excel (4 простых способа)

Заключение

Надеюсь, описанные выше процедуры будут достаточно хороши для создания адресной книги в excel. Не стесняйтесь задавать любые вопросы в разделе комментариев и, пожалуйста, дайте мне обратную связь. Посетите сайт. ExcelWIKI чтобы узнать больше.