Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε πρότυπα του Excel για την καθημερινή μας χρήση. Αντί να χρησιμοποιούμε Σημειώσεις ή MS Word , η δημιουργία ενός βιβλίου διευθύνσεων στο Excel είναι αρκετά εύκολη και πολύ φιλική προς το χρήστη. Επειδή στο Excel, μπορούμε να εφαρμόσουμε πολλές προσαρμογές. Ελπίζω, αυτό το άρθρο θα είναι ένας χρήσιμος οδηγός για εσάς για να φτιάξετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν βιβλίο εργασίας του Excel από εδώ και να εξασκηθείτε μόνοι σας.

Τι είναι ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel;

Όπως ο τηλεφωνικός κατάλογος στο τηλέφωνό μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν κατάλογο διευθύνσεων στο Excel. Όπου μπορούμε να αποθηκεύσουμε πολλά δεδομένα σε διάφορες κατηγορίες για πρόσωπα. Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορούμε να τα ταξινομήσουμε και να τα φιλτράρουμε και να τα τροποποιήσουμε με διάφορους τρόπους εύκολα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel

Τώρα, ακολουθώντας μερικά εύκολα βήματα, θα μάθουμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel.

Βήματα:

• Πρώτα, εισάγετε τις απαραίτητες επικεφαλίδες κατά μήκος μιας γραμμής. σειρά 4 .
• Στη συνέχεια, για να επισημάνετε τις επικεφαλίδες, να τις επισημάνετε με έντονη γραφή, να τις γεμίσετε με χρώμα και να χρησιμοποιήσετε την κεντρική και μεσαία στοίχιση.

Οι επικεφαλίδες επισημαίνονται τώρα με τις επιλεγμένες μορφές μας.

• Στη συνέχεια, εισάγετε τα αντίστοιχα δεδομένα κάτω από τις επικεφαλίδες.

• Με τον ίδιο τρόπο, εισάγετε περισσότερα δεδομένα κάτω από τις επικεφαλίδες. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες επικεφαλίδες αν θέλετε.

Πώς να διαχειριστείτε ένα βιβλίο διευθύνσεων

Σε αυτή την ενότητα, θα μάθουμε μερικές λειτουργίες του Excel για τη διαχείριση του βιβλίου διευθύνσεων.

Ταξινόμηση & φίλτρο στο βιβλίο διευθύνσεων

Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του βιβλίου διευθύνσεων του Excel είναι ότι μπορούμε εύκολα να ταξινομήσουμε και να φιλτράρουμε τα δεδομένα σε αυτό, γεγονός που θα μας βοηθήσει να βρούμε γρήγορα οποιαδήποτε συγκεκριμένα δεδομένα.

Ταξινόμηση

Αρχικά, θα μάθουμε πώς να ταξινομούμε σε μια στήλη του βιβλίου διευθύνσεων.

Βήματα:

• Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε δεδομένο στη στήλη όπου θέλετε να ταξινομήσετε. Θα ταξινομήσω την πρώτη στήλη στο Από το Α έως το Ω Αλφαβητική σειρά.
• Στη συνέχεια κάντε κλικ ως εξής: Αρχική σελίδα> Επεξεργασία> Ταξινόμηση & Φίλτρο> Ταξινόμηση από το Α έως το Ω .

Τώρα ρίξτε μια ματιά, το Όνομα η στήλη ταξινομείται με αυτή τη σειρά.

Φιλτράρισμα

Εφαρμόζοντας ένα φίλτρο σε μια στήλη του βιβλίου διευθύνσεων, μπορούμε εύκολα να λάβουμε οποιοδήποτε είδος συγκεκριμένων δεδομένων.

Βήματα:

• Επιλέξτε οποιαδήποτε δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεων.
• Αργότερα, κάντε ξανά κλικ ως εξής: Αρχική σελίδα> Επεξεργασία> Ταξινόμηση & Φίλτρο> Φίλτρο .

Σύντομα, θα εμφανιστεί το εικονίδιο του φίλτρου σε κάθε κεφαλίδα. Ας φιλτράρουμε στο Στήλη Επώνυμο .

• Κάντε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου του Στήλη Επώνυμο.
• Στη συνέχεια, απλά μαρκάρετε τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε και στη συνέχεια πατήστε OK . σημείωσα Smith .

Τώρα εμφανίζονται τα δεδομένα που έχουν το επώνυμο- Smith .

Αναζήτηση στο βιβλίο διευθύνσεων

Για να αναζητήσουμε οποιαδήποτε δεδομένα στο βιβλίο διευθύνσεων, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Εργαλείο εύρεσης και αντικατάστασης.

Βήματα:

• Τύπος CTRL + F για να ανοίξετε το Βρείτε το τμήμα του Εργαλείο εύρεσης και αντικατάστασης.
• Πληκτρολογήστε τα δεδομένα που θέλετε να αναζητήσετε στο πεδίο Βρείτε ποιο κουτί . έψαξα για Robert .
• Μετά από αυτό, απλά πατήστε Βρείτε τον επόμενο .

• Θα επισημάνει το αποτέλεσμα με ένα πράσινο πλαίσιο κελιού.
• Εάν τα δεδομένα σας έχουν περισσότερα αποτελέσματα, τότε πατήστε Βρείτε τον επόμενο Αν θέλετε να τα δείτε όλα μαζί, τότε θα πρέπει να πατήσετε το πλήκτρο Βρείτε όλα .

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Τύπος για τη δημιουργία διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Excel (2 κατάλληλα παραδείγματα)
• Διαχωρίστε τον αριθμό διεύθυνσης από το όνομα της οδού στο Excel (6 τρόποι)
• Πώς να χωρίσετε ασυνεπείς διευθύνσεις στο Excel (2 αποτελεσματικοί τρόποι)
• Δημιουργία διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το πρώτο αρχικό και το επώνυμο χρησιμοποιώντας τον τύπο του Excel
• Πώς να διαχωρίσετε την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα από τη διεύθυνση χρησιμοποιώντας τον τύπο του Excel

Πώς να διαμορφώσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel

Διαμορφώνοντας το βιβλίο διευθύνσεων, μπορούμε να κάνουμε την εμφάνισή του πολύ καλύτερη.

Μορφή ως πίνακας

Αν διαμορφώσουμε το βιβλίο διευθύνσεων ως πίνακα, τότε είναι ευκολότερη η διαχείριση του βιβλίου διευθύνσεων.

Βήματα:

• Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεών σας.
• Στη συνέχεια κάντε κλικ ως εξής: Home> Μορφή ως πίνακας .

• Στη συνέχεια, από το εμφανιζόμενο μενού, μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε στυλ πίνακα. Εγώ επέλεξα το στυλ πίνακα- Ανοιχτό πορτοκαλί .

• Αμέσως μετά, θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για να βεβαιωθείτε για το εύρος του πίνακα. Απλά πατήστε OK αυτή τη στιγμή.

Το βιβλίο διευθύνσεων έχει πλέον μετατραπεί σε πίνακα. Έτσι, τώρα, θα μπορούμε να εφαρμόσουμε όλες τις λειτουργίες του πίνακα στο βιβλίο διευθύνσεών μας, όπως, Ταξινόμηση & φίλτρο, χρώμα πίνακα, κλπ.

Εδώ βλέπετε- το ίδιο Ταξινόμηση & φίλτρο χαρακτηριστικό που εφαρμόσαμε προηγουμένως.

Αλλαγή μορφής κελιού

Μπορούμε να ορίσουμε συγκεκριμένες μορφές κελιών. Όπως, ο ταχυδρομικός κώδικας ή ο αριθμός τηλεφώνου έχει διαφορετικές μορφές. Εδώ, θα σας δείξω πώς να ορίσετε το Αριθμός τηλεφώνου μορφή .

Βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα κελιά από το Στήλη τηλεφώνου .
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Μορφή αριθμού εικονίδιο συντόμευσης από το Αριθμός τμήμα του Κορδέλα Home .

• Αργότερα, κάντε κλικ στην επιλογή Special από το Τμήμα κατηγορίας .
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Αριθμός τηλεφώνου από το Τμήμα τύπου .
• Τέλος, απλά πατήστε OK .

Τώρα δείτε, οι αριθμοί είναι τώρα διαμορφωμένοι στην προεπιλεγμένη μορφή τηλεφωνικών αριθμών του ΗΠΑ .

Γραμματοσειρές μορφοποίησης

Αν αλλάξουμε τη γραμματοσειρά του βιβλίου διευθύνσεων, εξαιρουμένων των επικεφαλίδων, τότε μπορεί να φαίνεται καλύτερη και διαφορετική.

Βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεων εκτός από τις επικεφαλίδες.
• Στη συνέχεια, από το πλαίσιο επιλογής γραμματοσειράς, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο εικονίδιο και επιλέξτε τη γραμματοσειρά που επιθυμείτε. Έχω ορίσει Calibri Light .

Τώρα ρίξτε μια ματιά, φαίνεται πολύ ωραίο, έτσι δεν είναι;

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μορφοποιήσετε διευθύνσεις στο Excel (4 εύκολες μέθοδοι)

Συμπέρασμα

Ελπίζω ότι οι διαδικασίες που περιγράφονται παραπάνω θα είναι αρκετά καλές για να φτιάξετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο excel. Μη διστάσετε να κάνετε οποιαδήποτε ερώτηση στην ενότητα σχολίων και παρακαλούμε να μου δώσετε ανατροφοδότηση. Επίσκεψη. ExcelWIKI για να εξερευνήσετε περισσότερα.