Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel (με εύκολα βήματα)

Hugh West

18-10-2023 Προχωρημένο Excel
  • Μοιραστείτε Αυτό
Hugh West

Δεν ξέρω πώς να δημιουργήσετε μια απλή βάση δεδομένων στο Excel ? Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel σε μόλις 7 απλά βήματα.

Θεωρείτε ότι η MS Access είναι ένα πολύπλοκο εργαλείο για να χρησιμοποιήσετε ως βάση δεδομένων; Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να το κάνετε αυτό.

Ας μάθουμε την τεχνική.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Κατεβάστε το παρακάτω βιβλίο ασκήσεων που θα σας βοηθήσει να συνειδητοποιήσετε το θέμα με μεγαλύτερη σαφήνεια.

Δημιουργία βάσης δεδομένων.xlsx

8 βήματα για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel

Αν σχεδιάσετε σωστά το βιβλίο εργασίας σας στο Excel, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε εύκολα ως βάση δεδομένων. Το βασικό σημείο κλειδί είναι ότι πρέπει να σχεδιάσετε σωστά το βιβλίο εργασίας σας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με πολλούς τρόπους- μπορείτε να φιλτράρετε τη βάση δεδομένων για να βλέπετε μόνο τα δεδομένα που ταιριάζουν σε κάποια συγκεκριμένα κριτήρια.

Έτσι, σε αυτή τη δημοσίευση, θα πάρουμε ένα παράδειγμα και θα παρουσιάσουμε τα βήματα με τα οποία θα μπορέσετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων βασισμένη στο Excel.

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων

Οι στήλες της βάσης δεδομένων ονομάζονται πεδία. Μπορείτε να προσθέσετε όσα είναι απαραίτητα.

Έτσι, τα πεδία αυτής της βάσης δεδομένων είναι StdID , StdName , Κράτος , Ηλικία , και Τμήμα .

Τώρα μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στη βάση δεδομένων εύκολα. Κάθε νέα εισαγωγή θα προστίθεται στην πρώτη κενή γραμμή μετά τα πεδία.

Κάναμε μερικά. Ας σας δείξουμε πώς εισάγουμε μια άλλη καταχώρηση.

Ας πούμε ότι αυτή είναι η είσοδος που πρέπει να εισαχθεί στη βάση δεδομένων:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Πολιτεία: Φλόριντα,

Ηλικία μαθητή: 23,

Τμήμα: ME

Βλέπετε, λοιπόν, ότι η εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel είναι αρκετά βασική.

Βήμα 2: Μην αφήνετε καμία γραμμή κενή

  • Όταν εισάγετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων, δεν μπορείτε να αφήσετε μια γραμμή κενή.

Ας πούμε ότι μετά την τελευταία γραμμή, βάζω κάποια δεδομένα στη 2η γραμμή από αυτήν:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Πολιτεία είναι η Φλόριντα,

Φοιτητής ηλικίας 23 ετών,

Τμήμα ME,

Αυτή είναι μια σαφής ανάλυση αυτής της βάσης δεδομένων. Αν και μπορεί να συμβεί να είναι κενά κάποια κελιά σε μια σειρά. Ας πούμε ότι κάτι τέτοιο είναι νόμιμο.

  • Στο ίδιο μήκος κύματος, ένας άλλος κανόνας είναι ότι δεν θα υπάρχει καμία εντελώς κενή στήλη σε μια βάση δεδομένων.

Αυτό που συμβαίνει μόλις το Excel συναντήσει μια εντελώς κενή γραμμή ή στήλη είναι ότι δεν είναι σε θέση να συμπεριλάβει αυτή τη γραμμή ή τη στήλη στη βάση δεδομένων. Για το Excel, αυτή η βάση δεδομένων χωρίζεται πλέον σε δύο μέρη, ένα εντελώς νέο και ασύνδετο σύνολο πληροφοριών. Όποιες λειτουργίες και αν σχεδιάζετε να εκτελέσετε, δεν θα εκτελέσει τα δεδομένα σας σε αυτό το αποσυνδεδεμένο κομμάτι πληροφοριών. Για παράδειγμα, κάτι τόσο απλό όσο τοτο φιλτράρισμα θα είναι ανεπιτυχές, όπως μπορείτε να διαπιστώσετε από την εμπειρία σας.

Βήμα 3: Εξερευνήστε δύο απαραίτητους όρους

Το επόμενο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι κάθε μεμονωμένη γραμμή σε μια βάση δεδομένων είναι γνωστή ως Εγγραφές .

Όλες οι γραμμές είναι Εγγραφές Σημειώσαμε μερικά εδώ για λόγους σαφήνειας.

Επιπλέον, όλες αυτές οι στήλες είναι Πεδία Οι επικεφαλίδες των στηλών είναι γνωστές ως Ονόματα πεδίων .

Λοιπόν, StdID , StdName , Κράτος , Ηλικία, και Τμήμα είναι οι πέντε Ονόματα πεδίων αυτής της βάσης δεδομένων

Βήμα 4: Δημιουργία του πίνακα Excel

Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  • Πρώτον, μεταβείτε στο Εισαγωγή και κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακας εντολή.

  • Στη συνέχεια, ένα παράθυρο με την ονομασία Δημιουργία πίνακα Τώρα, επιλέξτε την περιοχή κελιών, δηλ. $B$4:$F$10 σύροντας απλά τον κέρσορα.
  • Μην ξεχάσετε να τσεκάρετε το κουτάκι πριν Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες επιλογή.

Αμέσως, δημιουργείται ένας πίνακας. Τάντα!!!

Επίσης, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τα αναπτυσσόμενα βέλη που εμφανίζονται στις επικεφαλίδες κάθε στήλης.

Βήμα 5: Χρήση εργαλείων βάσης δεδομένων

Τα εργαλεία βάσεων δεδομένων μπορούν να σας φανούν χρήσιμα στην ανάλυση και ερμηνεία των δεδομένων σας. Μπορείτε και πρέπει να μάθετε περισσότερα για τα εργαλεία βάσεων δεδομένων .

Βήμα 6: Επεκτείνετε τη βάση δεδομένων

Τώρα που όλα είναι έτοιμα και λειτουργούν, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε περισσότερα πεδία και εγγραφές (βλέπετε τι κάναμε εκεί) στη βάση δεδομένων σας. Βήμα 1 .

Βήμα 7: Ολοκλήρωση της μορφοποίησης της βάσης δεδομένων

Το τελευταίο και τελικό βήμα είναι η μορφοποίηση των στηλών της βάσης δεδομένων. Υπάρχουν τόσα πολλά εργαλεία για τη μορφοποίηση των κελιών σε μια βάση δεδομένων. Μπορείτε να εργαστείτε με Στυλ κυττάρων , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στυλ κάτω από το " Μορφή ως πίνακας ", και μπορείτε να εργαστείτε με τις εντολές στο παράθυρο Κελιά μορφοποίησης Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένο Μορφή αριθμού Όλες αυτές οι τεχνικές περιγράφονται στις προηγούμενες διαλέξεις μας.

Έτσι, λοιπόν, δημιουργήσατε τη δική σας βάση δεδομένων στο Excel (μέχρι να μάθετε την Access, ή μέχρι να σας τελειώσουν ο χώρος και οι επεξεργαστές του Excel).

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων εργαζομένων στο Excel (με εύκολα βήματα)

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης στο Excel

Μερικές φορές, πρέπει να αναζητήσουμε τα αναμενόμενα δεδομένα μας από μια τεράστια πηγή δεδομένων. Για το λόγο αυτό, μπορεί να χρειαστούμε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης από την οποία μπορούμε εύκολα να πάρουμε τα δεδομένα μας. δημιουργία βάσης δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης , πρέπει να ακολουθήσετε μερικά απλά βήματα.

📌 Βήματα:

  • Πρώτα απ' όλα, επιλέξτε το κελί F5 και γράψτε τον τύπο.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Κατανομή τύπου:

Λειτουργία SEARCH → Γενικά, αναζητά μια συγκεκριμένη τιμή που εσείς ζητάτε.

Συνάρτηση ISNUMBER → Είναι μια λογική συνάρτηση που επιστρέφει ΑΛΗΘΙΝΟ εάν η έξοδος του ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ είναι ένας αριθμός. Διαφορετικά, θα επιστρέψει Ψευδές .

Λειτουργία FILTER → Βασικά, φιλτράρει την τιμή εξόδου σύμφωνα με τα επιθυμητά κριτήρια.

  • Τύπος ENTER και χρησιμοποιήστε το Χειρολαβή πλήρωσης εργαλείο.
  • Στη συνέχεια, η έξοδός σας εμφανίζεται ακριβώς όπως στην παρακάτω εικόνα.

  • Μετά από αυτό, επιλέξτε το κελί C4 και πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>>, Εργαλεία δεδομένων >>, Επικύρωση δεδομένων .

  • Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με το όνομα Επικύρωση δεδομένων . Ρυθμίσεις >> στη συνέχεια επιλέξτε Λίστα στο Επιτρέψτε το τμήμα>> εισάγετε το Φιλτραρισμένο κύτταρο στο Πηγή Έτσι, βάλτε τον ακόλουθο τύπο στο πλαίσιο Πηγή κουτί.
=$F$5#

  • πηγαίνετε στο Ειδοποίηση σφάλματος επιλογή.

  • Στο Ειδοποίηση σφάλματος , καταργήστε την επιλογή του κουτιού με το όνομα Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή άκυρων δεδομένων .
  • Τύπος OK .

  • Τέλος, ένα Αναζήτηση στο Βάση δεδομένων είναι έτοιμο για εσάς! Τώρα, αν πληκτρολογήσετε "P" στο B4 κελί, θα δείτε το πλήρες όνομα του υπαλλήλου "Peter" αυτόματα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις βάσης δεδομένων στο Excel (με παραδείγματα)

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel που ενημερώνεται αυτόματα

Τα δεδομένα που εισάγουμε σε μια βάση δεδομένων πρέπει να είναι ενημερώνεται αυτόματα Για αυτά, θα δημιουργήσουμε ένα PivotTable για το Σύνολο δεδομένων πηγής Μετά την ενεργοποίηση του Ανανέωση χαρακτηριστικό, μπορούμε να ενημερώσουμε αυτόματα τα νεοεισαχθέντα δεδομένα στην προηγουμένως δημιουργηθείσα PivotTable . Ακολουθήστε τα βήματα για να το κάνετε αυτό.

📌 Βήματα:

  • Πρώτα απ' όλα, επιλέξτε όλα τα δεδομένα από το κελί. Πηγαίνετε στο Εισαγωγή tab>> select PivotTable >>, Από πίνακα/περιοχή .

  • A PivotTable Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ενημέρωση.

  • Τέλος, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί και στη συνέχεια επιλέξτε την επιλογή Ανανέωση και η εντολή PivotTable θα ενημερώνει αυτόματα τα δεδομένα σας εάν τα αλλάξετε στο κύριο φύλλο εργασίας σας.

Επίσης, μπορείτε να εξερευνήσετε ένα άλλο 5 μέθοδοι ενημέρωσης του PivotTable .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να διατηρήσετε τη βάση δεδομένων πελατών στο Excel

Πώς να δημιουργήσετε μια σχεσιακή βάση δεδομένων στο Excel

A Σχεσιακή βάση δεδομένων προσδιορίζει κυρίως τις σχέσεις μεταξύ διαφόρων φύλλων εργασίας. Σχεσιακή βάση δεδομένων μας βοηθά να αναζητήσουμε και να ανασύρουμε γρήγορα ορισμένες πληροφορίες. Μπορεί να εμφανίσει τις ίδιες τιμές δεδομένων με διάφορους τρόπους.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δύο βάσεις δεδομένων, δηλ. Βάση δεδομένων1 και Βάση δεδομένων2 . Σύνολο δεδομένων1 περιέχει Εργαζόμενος ονόματα με τα Μισθός ενώ η βάση δεδομένων2 αποτελείται από Εργαζόμενος ονόματα με τα Ονομασία Τώρα, θέλουμε να δημιουργία σχεσιακής βάσης δεδομένων μεταξύ των δύο βάσεων δεδομένων με βάση το Εργαζόμενος Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε αυτό.

📌 Βήματα:

  • Αρχικά, επιλέξτε ολόκληρο το εύρος από Σύνολο δεδομένων2 .

  • Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Εισαγωγή tab>>, PivotTable >>, Από πίνακα/περιοχή .

  • Μετά από αυτό, μεταβείτε σε ένα άλλο φύλλο εργασίας με όνομα Σύνολο δεδομένων1 και δημιουργήστε έναν πίνακα που συζητήσαμε προηγουμένως.

Σημείωση : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + T για τη δημιουργία ενός πίνακα.

  • Στη συνέχεια, ένα PivotTable θα εμφανιστεί και θα πρέπει να επιλέξετε το πεδίο με το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια σχέση. Για παράδειγμα, εδώ, επιλέγουμε το πεδίο Ονομασία και Μισθός στήλες από δύο διαφορετικά φύλλα εργασίας.

  • Αφού επιλέξετε τα δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ επιλογή στο πλαίσιο Όλα στο Πεδία PivotTable παράθυρο διαλόγου.

  • Τέλος, το Σχεσιακή βάση δεδομένων θα δημιουργηθεί, όπως μπορείτε να δείτε στην παρακάτω εικόνα.

Διαβάστε περισσότερα: Εισαγωγή στις έννοιες του Σχεσιακού Συστήματος Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (RDBMS)!

Τμήμα πρακτικής

Σε κάθε φύλλο, στη δεξιά πλευρά, έχουμε προβλέψει ένα τμήμα εξάσκησης για την εξάσκησή σας. Παρακαλώ κάντε το μόνοι σας.

Συμπέρασμα

Αυτά είναι όλα για τη σημερινή συνεδρία. Και αυτά είναι μερικά εύκολα βήματα για το πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel. Παρακαλούμε ενημερώστε μας στα σχόλια αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις. Για την καλύτερη κατανόησή σας, παρακαλούμε κατεβάστε το φύλλο εξάσκησης. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας ExcelWIKI , έναν πάροχο λύσεων Excel μιας στάσης, για να μάθετε διάφορα είδη μεθόδων Excel. Ευχαριστούμε για την υπομονή σας στην ανάγνωση αυτού του άρθρου.

Προηγούμενη ανάρτηση Εύρεση της πρώτης εμφάνισης μιας τιμής σε μια περιοχή στο Excel (3 τρόποι)
Επόμενη ανάρτηση Πώς να κάνετε αναζήτηση με πολλαπλά κριτήρια στο Excel (2 εύκολοι τρόποι)

Ο Hugh West είναι ένας εξαιρετικά έμπειρος εκπαιδευτής και αναλυτής του Excel με πάνω από 10 χρόνια εμπειρίας στον κλάδο. Είναι κάτοχος πτυχίου Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής και μεταπτυχιακού στη Διοίκηση Επιχειρήσεων. Ο Hugh έχει πάθος για τη διδασκαλία και έχει αναπτύξει μια μοναδική προσέγγιση διδασκαλίας που είναι εύκολο να ακολουθηθεί και να κατανοηθεί. Οι εξειδικευμένες γνώσεις του στο Excel έχουν βοηθήσει χιλιάδες φοιτητές και επαγγελματίες παγκοσμίως να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους και να διαπρέψουν στην καριέρα τους. Μέσω του ιστολογίου του, ο Hugh μοιράζεται τις γνώσεις του με τον κόσμο, προσφέροντας δωρεάν μαθήματα Excel και διαδικτυακή εκπαίδευση για να βοηθήσει άτομα και επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές τους.