Si të krijoni një bazë të dhënash në Excel (me hapa të thjeshtë)

Hugh West

18-10-2023 Excel i avancuar
  • Shperndaje Kete
Hugh West

Nuk e dini si të krijoni një bazë të dhënash të thjeshtë në Excel ? Në këtë artikull, ne do t'ju tregojmë se si mund të krijoni një bazë të dhënash në Excel në vetëm 7 hapa të thjeshtë.

A e gjeni MS Access një mjet kompleks për t'u përdorur si bazë të dhënash? Pra, Excel është një mjet i shkëlqyeshëm për ta bërë këtë.

Le të mësojmë teknikën.

Shkarkoni Librin e Punës Praktike

Shkarkoni librin e mëposhtëm të praktikës. Kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni më qartë temën.

Krijimi i një baze të dhënash.xlsx

8 hapa për të krijuar një bazë të dhënash në Excel

Nëse e dizajnoni saktë librin tuaj të punës në Excel, mund ta përdorni lehtësisht si bazë të dhënash. Pika kryesore kryesore është që ju duhet të hartoni saktë librin tuaj të punës. Ju mund të renditni të dhënat në shumë mënyra; ju mund të filtroni bazën e të dhënave për të parë vetëm të dhënat që përputhen me disa kritere specifike.

Pra, në këtë postim, ne do të marrim një shembull dhe demonstrim hapat në të cilët do të jeni në gjendje të krijoni një bazë të dhënash të bazuar në Excel .

Hapi 1: Futni të dhënat

Kollonat në bazën e të dhënave quhen fusha. Mund të shtoni aq sa është e nevojshme.

Pra, fushat në këtë bazë të dhënash janë StdID , StdName , State , Mosha dhe Departamenti .

Tani mund të futni të dhëna në bazën e të dhënave me lehtësi. Çdo hyrje e re do të shtohet në rreshtin e parë bosh pas fushave.

Ne bëmë disa. Le t'ju tregojmë se si futemi në një hyrje tjetër.

Thuaj se kjo është hyrja që duhet të futet nëbaza e të dhënave:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Shteti: Florida,

Mosha e studentit: 23,

Departamenti: ME

Pra, ju shikoni që futja e të dhënave në një bazë të dhënash Excel është mjaft themelore.

Hapi 2: Mos lini asnjë rresht bosh

  • Kur futni të dhëna në një bazë të dhënash, nuk mund të lini një rresht bosh.

Thuaj pas rreshtit të fundit, kam vendosur disa të dhëna në rreshtin e dytë prej tij:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Shteti është Florida,

Mosha e studentit 23,

Departamenti ME,

Kjo është një përmbledhje e qartë e kësaj baze të dhënash. Edhe pse mund të ndodhë që disa qeliza në një rresht mund të jenë bosh. Le të themi se diçka e tillë është e ligjshme.

  • Në të njëjtën linjë, një rregull tjetër është se nuk do të ketë asnjë kolonë plotësisht bosh në një bazë të dhënash.

Ajo që ndodh sapo Excel ndeshet me një rresht ose kolonë krejtësisht të zbrazët është se ai nuk është në gjendje të përfshijë atë rresht ose kolonë në bazën e të dhënave. Për Excel, kjo bazë të dhënash tani është e ndarë në dy pjesë, një grup informacioni krejtësisht i ri dhe i palidhur. Çfarëdo funksioni që planifikoni të kryeni, ai nuk do të kryejë të dhënat tuaja në këtë pjesë informacioni të shkëputur. Për shembull, diçka aq e thjeshtë sa filtrimi do të jetë i pasuksesshëm, siç mund ta dalloni nga përvoja.

Hapi 3: Eksploroni dy terma të nevojshëm

Gjëja tjetërju duhet të dini është se çdo rresht individual në një bazë të dhënash njihet si Regjistrime .

Të gjitha rreshtat janë Rekorde . Ne kemi shënuar disa këtu për qartësi.

Për më tepër, të gjitha këto kolona janë Fushat . Titujt e kolonave njihen si Emrat e fushave .

Pra, StdID , StdName , Shteti , Mosha, dhe Departamenti janë pesë Emrat e fushave të kësaj baze të dhënash

Hapi 4: Krijo Excel Tabela

Për të krijuar një tabelë, ndiqni hapat e mëposhtëm.

  • Së pari, shkoni te skeda Fut dhe klikoni në Tabela komandën.

  • Më pas, do të shfaqet një dritare e quajtur Krijo tabelën . Tani, zgjidhni gamën e qelizave, p.sh. $B$4:$F$10 duke zvarritur thjesht kursorin.
  • Mos harroni të kontrolloni kutinë përpara Tabela ime ka tituj opsion.

Menjëherë krijohet një tabelë. Tada!!!

Gjithashtu, ju mund të filtroni të dhënat duke përdorur shigjetat me rënie që shfaqen në titujt e secilës kolonë.

Hapi 5: Përdorni Mjetet e bazës së të dhënave

Mjetet e bazës së të dhënave mund të jenë të dobishme me analizën dhe interpretimin e të dhënave tuaja. Ju mund dhe duhet të mësoni më shumë rreth veglat e bazës së të dhënave .

Hapi 6: Zgjeroni bazën e të dhënave

Tani që gjithçka është në funksionim, mund të filloni të shtoni më shumë fusha dhe regjistroni (ju shihni se çfarë bëmë atje) në bazën tuaj të të dhënave. Është po aq bazë sa Hapi 1 .

Hapi 7:Formatimi i plotë i bazës së të dhënave

Hapi i fundit dhe i fundit është formatimi i kolonave të bazës së të dhënave. Ka kaq shumë mjete për të formatuar qelizat në një bazë të dhënash. Ju mund të punoni me Stilet e qelizave , mund të përdorni stilet nën listën rënëse " Format si tabelë " dhe mund të punoni me komandat në Formatoni qelizat kutia e dialogut. Ju mund të përdorni Custom Format Numri . Të gjitha këto teknika janë përshkruar në leksionet tona të mëparshme.

Pra, ja ku shkoni! Keni krijuar bazën tuaj të të dhënave në Excel (derisa të zotëroni Access-in, ose t'ju mbarojë hapësira dhe procesorët në Excel).

Lexo më shumë: Si të krijoni një bazë të të dhënave të punonjësve në Excel (me hapa të thjeshtë)

Si të krijoni një bazë të dhënash të kërkueshme në Excel

Ndonjëherë, ne duhet të kërkojmë për të dhënat tona të pritura nga një burim i madh të dhënash. Për këtë arsye, mund të kemi nevojë për një bazë të dhënash të kërkueshme nga ku mund të marrim lehtësisht të dhënat tona. Për të krijuar një bazë të dhënash të kërkueshme , duhet të ndiqni disa hapa të thjeshtë.

📌 Hapat:

  • Para së gjithash, zgjidhni qelizën F5 dhe shkruani formulën.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Baza e të dhënave!C5,C5 :C10)),”Nuk u gjet”)

Zbërthimi i formulës:

Funksioni KËRKO → Në përgjithësi, ai kërkon një vlerë të caktuar që ju kërkoni.

Funksioni ISNUMBER → Është një funksion logjik që kthen TRUE nëse dalja e KËRKONI funksioni është një numër. Përndryshe, ai do të kthejë E gabuar .

Funksioni FILTER → Në thelb, ai filtron vlerën e daljes sipas kritereve tuaja të dëshiruara.

  • Shtypni ENTER dhe përdorni mjetin Plotësoni dorezën .
  • Më pas, dalja juaj shfaqet ashtu si në foton më poshtë.

  • Pas kësaj, zgjidhni qelizën C4 dhe shkoni te skeda Të dhënat >> Veglat e të dhënave >> Vleresimi i të dhënave .

  • Do të shfaqet një kuti dialogu me emrin Të dhënat Vleresimi . Zgjidhni Cilësimet >> pastaj zgjidhni Lista në seksionin Lejo >> futni qelizën tuaj Ftruar në kutinë Burimi . Pra, vendosni formulën e mëposhtme në kutinë Burimi .
=$F$5#

  • shkoni te opsioni Error Alert .

  • Në Error Alert , zgjidhni kutinë me emrin Shfaq sinjalizimin e gabimit pas futjes së të dhënave të pavlefshme .
  • Shtypni OK .

  • Më në fund, një Kërkueshme Bazë e të Dhënave është gati për ju! Tani, nëse shkruani "P" në qelizën B4 , do të shihni emrin e plotë të punonjësit "Peter" automatikisht.

Lexo më shumë: Si të përdorni funksionet e bazës së të dhënave në Excel (me shembuj)

Si të krijoni një bazë të dhënash në Excel që përditësohet automatikisht

Të dhënat që ne futim në një bazë të dhënash duhet të përditësohenautomatikisht . Për këto, ne do të krijojmë një Tabela Pivot për Të dhënat e burimit . Pas aktivizimit të funksionit Rifresko , ne mund të përditësojmë automatikisht të dhënat e futura rishtazi në Tabela Pivot e krijuar më parë. Ndiqni hapat për ta bërë këtë.

📌 Hapat:

  • Së pari, zgjidhni të gjitha të dhënat nga qeliza. Shkoni te skeda Fut >> zgjidhni Tabela kryesore >> Nga tabela/vargu .

  • A Tabela kryesore do të krijohet. Nga atje, ju mund të zgjidhni kolonat që dëshironi të përdorni për të përditësuar.

  • Më në fund, kliko me të djathtën në çdo qelizë, më pas zgjidhni <1 Komanda>Rifresko dhe Tabela Pivot do të përditësojë automatikisht të dhënat e tua nëse i ndryshon ato në fletën kryesore të punës.

Gjithashtu, ju mund të eksploroni një 5 metoda të tjera për të përditësuar Tabelën Pivot .

Lexo më shumë: Si të mbash bazën e të dhënave të klientit në Excel

Si të krijoni një bazë të dhënash relacionale në Excel

Një Bazë e të dhënave relacionale kryesisht identifikon marrëdhëniet midis disa fletëve të ndryshme të punës. Baza e të dhënave Relacionale na ndihmon të kërkojmë dhe nxjerrim shpejt informacione të caktuara. Mund të shfaqë të njëjtat vlera të dhënash në disa mënyra.

Le të themi se kemi dy baza të të dhënave, d.m.th. Baza e të dhënave1 dhe Baza e të dhënave2 . Baza e të dhënave1 përmban emrat punonjësve me pagën e tyre ndërsa Baza e të dhënave2 përbëhettë emrave Punonjës me Emërtimin e tyre . Tani, ne duam të krijojmë një bazë të dhënash relacionale ndërmjet dy bazave të të dhënave bazuar në fushën Punonjësi . Ju lutemi ndiqni hapat e mëposhtëm për ta bërë këtë.

📌 Hapat:

  • Fillimisht, zgjidhni të gjithë gamën nga Dataset2 .

  • Më pas, shkoni te skeda Fut >> Tabela kryesore > ;> Nga tabela/vargu .

  • Pas kësaj, shkoni te një fletë tjetër pune me emrin Setimi i të dhënave1 dhe krijoni një tabelë që diskutuam më parë.

Shënim : Mund të përdorni shkurtoren e tastierës CTRL + T për krijimin e një tabele.

  • Më pas, do të shfaqet një Tabela Pivot dhe ju duhet të zgjidhni fushën me të cilën dëshironi të krijoni një lidhje. Për shembull, këtu, ne zgjedhim kolonat Përcaktimi dhe Paga nga dy fletë të ndryshme pune.

  • Pasi të zgjidhni të dhënat, klikoni në opsionin KRIJO nën Të gjitha në kutinë e dialogut PivotTable Fields .

  • Më në fund, Baza jonë e të dhënave Relacionale do të krijohet, siç mund ta shihni në foton më poshtë.

Lexo më shumë: Hyrje në Konceptet e Sistemit të Menaxhimit të Bazave të të Dhënave Relacionale (RDBMS)!

Seksioni i praktikës

Ne kemi ofruar një seksion praktik në secilën fletë në anën e duhur për praktikën tuaj. Ju lutemi bëjeni deriveten.

Përfundim

Kjo ka të bëjë me seancën e sotme. Dhe këta janë disa hapa të thjeshtë se si të krijoni një bazë të dhënash në Excel. Ju lutemi na tregoni në seksionin e komenteve nëse keni ndonjë pyetje ose sugjerim. Për të kuptuar më mirë, ju lutemi shkarkoni fletën e praktikës. Vizitoni faqen tonë të internetit ExcelWIKI , një ofrues zgjidhjesh me një ndalesë të Excel, për të zbuluar lloje të ndryshme të metodave të Excel. Faleminderit për durimin tuaj në leximin e këtij artikulli.

Postimi i mëparshëm Gjeni shfaqjen e parë të një vlere në një interval në Excel (3 mënyra)
Postimi i radhës Si të kërkoni me shumë kritere në Excel (2 mënyra të thjeshta)

Hugh West është një trajner dhe analist me përvojë të lartë në Excel me mbi 10 vjet përvojë në industri. Ai ka një diplomë Bachelor në Kontabilitet dhe Financë dhe një Master në Administrim Biznesi. Hugh ka një pasion për mësimdhënien dhe ka zhvilluar një qasje unike të mësimdhënies që është e lehtë për t'u ndjekur dhe kuptuar. Njohuritë e tij eksperte të Excel-it kanë ndihmuar mijëra studentë dhe profesionistë në mbarë botën të përmirësojnë aftësitë e tyre dhe të shkëlqejnë në karrierën e tyre. Nëpërmjet blogut të tij, Hugh ndan njohuritë e tij me botën, duke ofruar mësime falas në Excel dhe trajnime në internet për të ndihmuar individët dhe bizneset të arrijnë potencialin e tyre të plotë.