Sådan oprettes en database i Excel (med nemme trin)

Hugh West

18-10-2023 Avanceret Excel
  • Del Dette
Hugh West

Ved ikke hvordan man opretter en simpel database i Excel ? I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du kan lave en database i Excel på bare 7 enkle trin.

Hvis du synes, at MS Access er et kompliceret værktøj til at bruge som database, er Excel et godt værktøj til det.

Lad os lære teknikken.

Download arbejdsbog til øvelser

Download den følgende øvelsesarbejdsbog, som vil hjælpe dig med at få et bedre indblik i emnet.

Oprettelse af en database.xlsx

8 trin til at oprette en database i Excel

Hvis du udformer din Excel-arbejdsbog korrekt, kan du nemt bruge den som en database. Det vigtigste er, at du skal udforme din arbejdsbog korrekt. Du kan sortere data på mange måder; du kan filtrere databasen for kun at se de data, der matcher nogle bestemte kriterier.

Så i dette indlæg vil vi tage et eksempel og demonstrere de trin, hvor du kan oprette en Excel-baseret database.

Trin 1: Indtast data

Kolonnerne i databasen kaldes felter. Du kan tilføje så mange felter som nødvendigt.

Felterne i denne database er således følgende StdID , StdName , Staten , Alder , og Afdeling .

Du kan nu nemt indtaste data i databasen. Hver ny indtastning vil blive tilføjet til den første tomme række efter felterne.

Vi har gjort nogle. Lad os vise dig, hvordan vi indtaster en anden post.

Lad os sige, at dette er det input, der skal indsættes i databasen:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stat: Florida,

Elevens alder: 23 år,

Afdeling: ME

Det er altså ret grundlæggende at indtaste data i en Excel-database.

Trin 2: Lad ikke nogen række være tom

  • Når du indtaster data i en database, kan du ikke lade en række være tom.

Lad os sige, at jeg efter den sidste række sætter nogle data i den anden række efter den:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staten er Florida,

Studerende på 23 år,

Afdeling ME,

Dette er en klar opdeling af denne database. Selv om det kan ske, at nogle celler i en række kan være tomme. Lad os sige, at noget som dette er lovligt.

  • På samme måde er en anden regel, at der ikke kan være nogen helt tom kolonne i en database.

Det, der sker, så snart Excel støder på en helt tom række eller kolonne, er, at den ikke kan inkludere denne række eller kolonne i databasen. For Excel er denne database nu delt i to dele, et helt nyt og usammenhængende sæt af oplysninger. Uanset hvilke funktioner du planlægger at udføre, vil den ikke udføre dine data på dette usammenhængende stykke information. For eksempel, noget så simpelt somfiltrering vil ikke lykkes, som du kan se af erfaring.

Trin 3: Udforsk to nødvendige begreber

Det næste, du skal vide, er, at hver enkelt række i en database er kendt som Optegnelser .

Alle rækker er Optegnelser Vi har markeret nogle få af dem her for at skabe klarhed.

Desuden er alle disse kolonner Felter . kolonnernes overskrifter er kendt som Feltnavne .

Så, StdID , StdName , Staten , Alder, og Afdeling er de fem Feltnavne af denne database

Trin 4: Opret Excel-tabellen

Du kan oprette en tabel ved at følge nedenstående trin.

  • Først skal du gå til Indsæt og klik på fanen Tabel kommando.

  • Derefter åbnes et vindue kaldet Opret tabel vises. Vælg nu celleområdet, dvs. $B$4:$F$10 ved at trække markøren ved at trække den.
  • Glem ikke at afkrydse feltet før Min tabel har overskrifter mulighed.

Der oprettes straks en tabel. Tada!!!!

Du kan også filtrere data ved hjælp af drop-down-pilene, der vises ved overskrifterne for hver kolonne.

Trin 5: Brug databaseværktøjer

Databaseværktøjer kan være nyttige i forbindelse med din dataanalyse og fortolkning. Du kan og bør lære mere om de databaseværktøjer .

Trin 6: Udvid databasen

Nu hvor alt er i gang, kan du begynde at tilføje flere felter og poster (du kan se, hvad vi gjorde der) til din database. Det er så simpelt som at Trin 1 .

Trin 7: Færdiggør databaseformatering

Det sidste og sidste trin er formatering af databasens kolonner. Der findes mange værktøjer til at formatere cellerne i en database. Du kan arbejde med Celle stilarter , kan du bruge stilarter under " Format som tabel ", og du kan arbejde med kommandoerne i Formater celler dialogboksen. Du kan bruge dialogboksen Tilpasset Nummerformat Alle disse teknikker er beskrevet i vores tidligere foredrag.

Så har du oprettet din helt egen database i Excel (indtil du mestrer Access, eller du løber tør for plads og processorer i Excel).

Læs mere: Sådan oprettes en medarbejderdatabase i Excel (med nemme trin)

Sådan oprettes en søgbar database i Excel

Nogle gange skal vi søge efter de forventede data fra en stor datakilde. Derfor har vi måske brug for en søgbar database, hvorfra vi nemt kan hente vores data. oprette en søgbar database , skal du følge nogle enkle trin.

📌 Trin:

  • Først og fremmest skal du vælge celle F5 og skriv formlen ned.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Ikke fundet")

Opdeling af formler:

SØG-funktion → Generelt søger den efter en bestemt værdi, som du kræver.

ISNUMBER-funktion → Det er en logisk funktion, der returnerer TRUE hvis resultatet af SØG funktionen er et tal, ellers returnerer den Falsk .

FILTER-funktion → Den filtrerer i princippet outputværdien i henhold til de ønskede kriterier.

  • Tryk på INDTAST og bruge den Håndtag til påfyldning værktøj.
  • Derefter vises dit output som på billedet nedenfor.

  • Derefter skal du vælge celle C4 og gå til den Data faneblad>> Dataværktøjer >> Validering af data .

  • Der vises en dialogboks med navnet Validering af data . Vælg Indstillinger >> vælg derefter Liste i den Tillad afsnit>> indtast din Filtreret celle i den Kilde Så indsæt følgende formel i feltet Kilde boks.
=$F$5#

  • gå til Fejlmeddelelse mulighed.

  • I den Fejlmeddelelse , fjerne markeringen af feltet med navnet Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data .
  • Tryk på OK .

  • Endelig er der en Søgbar Database er klar til dig! Hvis du nu skriver "P" i den B4 celle, vises medarbejderens fulde navn "Peter" automatisk.

Læs mere: Sådan bruger du databasefunktioner i Excel (med eksempler)

Sådan oprettes en database i Excel, der opdateres automatisk

De data, som vi indtaster i en database, skal være opdateres automatisk Til disse vil vi oprette en PivotTable for den Kildedatasæt . Efter aktivering af Opdater funktionen kan vi automatisk opdatere de nyligt indtastede data i vores tidligere oprettede PivotTable . Følg trinene for at gøre det.

📌 Trin:

  • Først og fremmest skal du vælge alle data fra cellen. Gå til Indsæt faneblad>> vælg PivotTable >> Fra tabel/område .

  • A PivotTable Derfra kan du vælge de kolonner, du vil bruge til at opdatere.

  • Endelig skal du højreklikke på en celle og derefter vælge den Opdater kommandoen, og PivotTable opdaterer automatisk dine data, hvis du ændrer dem i dit primære regneark.

Du kan også udforske en anden 5 metoder til at opdatere PivotTable .

Læs mere: Sådan vedligeholder du kundedatabase i Excel

Sådan oprettes en relationel database i Excel

A Relationel database identificerer hovedsageligt relationer mellem flere forskellige regneark. Relationel database hjælper os med hurtigt at finde og udtrække bestemte oplysninger. Den kan vise de samme dataværdier på flere forskellige måder.

Lad os sige, at vi har to databaser, dvs. Database1 og Database2 . Databasesæt1 indeholder Medarbejder navne med deres Løn mens Database2 består af Medarbejder navne med deres Betegnelse Vi ønsker nu at oprette en relationel database mellem de to databaser på grundlag af de Medarbejder Følg nedenstående trin for at gøre det.

📌 Trin:

  • I første omgang skal du vælge hele området fra Datasæt2 .

  • Derefter skal du gå til Indsæt faneblad>> PivotTable >> Fra tabel/område .

  • Derefter skal du gå til et andet regneark ved navn Datasæt1 og opretter en tabel, som vi diskuterede før.

Bemærk : Du kan bruge tastaturgenvejen CTRL + T til oprettelse af en tabel.

  • Derefter skal en PivotTable vises, og du skal vælge det felt, som du ønsker at oprette en relation med. Her vælger vi f.eks. Betegnelse og Løn kolonner fra to forskellige regneark.

  • Når du har valgt dataene, skal du klikke på CREATE under Alle i den PivotTable-felter dialogboksen.

  • Endelig, vores Relationel database vil blive oprettet, som du kan se på billedet nedenfor.

Læs mere: Introduktion til begreberne i relationelle databaseadministrationssystemer (RDBMS)!

Øvelsesafsnit

Vi har lavet en øvelsesdel på hvert ark i højre side, så du kan øve dig. Du kan gøre det selv.

Konklusion

Det er alt om dagens session. Og dette er nogle enkle trin til at oprette en database i Excel. Lad os vide i kommentarfeltet, hvis du har spørgsmål eller forslag. For bedre forståelse kan du downloade øvelsesarket. Besøg vores hjemmeside ExcelWIKI , en one-stop Excel-løsningsudbyder, for at finde ud af forskellige former for Excel-metoder. Tak for din tålmodighed med at læse denne artikel.

Forrige indlæg Find den første forekomst af en værdi i et område i Excel (3 måder)
Næste indlæg Sådan Opslag med flere kriterier i Excel (2 nemme måder)

Hugh West er en meget erfaren Excel-træner og analytiker med over 10 års erfaring i branchen. Han har en bachelorgrad i regnskab og finans og en kandidatgrad i Business Administration. Hugh har en passion for undervisning og har udviklet en unik undervisningstilgang, der er nem at følge og forstå. Hans ekspertviden om Excel har hjulpet tusindvis af studerende og fagfolk verden over med at forbedre deres færdigheder og udmærke sig i deres karriere. Gennem sin blog deler Hugh sin viden med verden og tilbyder gratis Excel-tutorials og onlinetræning for at hjælpe enkeltpersoner og virksomheder med at nå deres fulde potentiale.