पता नहीं Excel में एक साधारण डेटाबेस कैसे बनाया जाता है ? इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे आप केवल 7 सरल चरणों में एक्सेल में डेटाबेस बना सकते हैं।

क्या आपको डेटाबेस के रूप में उपयोग करने के लिए एमएस एक्सेस एक जटिल उपकरण लगता है? इसलिए, ऐसा करने के लिए एक्सेल एक बेहतरीन टूल है।

आइए तकनीक सीखें।

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निम्नलिखित अभ्यास कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें। यह आपको विषय को और अधिक स्पष्ट रूप से समझने में मदद करेगा।

Excel में डेटाबेस बनाने के 8 चरण

यदि आप अपनी एक्सेल वर्कबुक को सही तरीके से डिजाइन करते हैं, तो आप इसे डेटाबेस के रूप में आसानी से उपयोग कर सकते हैं। मुख्य मुख्य बिंदु यह है कि आपको अपनी कार्यपुस्तिका को सही ढंग से डिज़ाइन करना होगा। आप डेटा को कई तरीकों से क्रमित कर सकते हैं; आप केवल कुछ विशिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले डेटा को देखने के लिए डेटाबेस को फ़िल्टर कर सकते हैं।

इसलिए, इस पोस्ट में, हम एक उदाहरण लेंगे और उन चरणों को प्रदर्शित करेंगे जिनमें आप एक्सेल-आधारित डेटाबेस बनाने में सक्षम होंगे

चरण 1: डेटा दर्ज करें

डेटाबेस में कॉलम को फ़ील्ड कहा जाता है। आप जितना आवश्यक हो उतना जोड़ सकते हैं।

इसलिए, इस डेटाबेस में फ़ील्ड हैं StdID , StdName , राज्य , आयु , और विभाग ।

अब आप डेटाबेस में आसानी से डेटा दर्ज कर सकते हैं। हर नया इनपुट फ़ील्ड के बाद पहली खाली पंक्ति में जोड़ा जाएगा।

हमने कुछ किया। आइए हम आपको दिखाते हैं कि हम एक और प्रविष्टि कैसे दर्ज करते हैं।

मान लीजिए कि यह वह इनपुट है जिसे डाला जाना हैडेटाबेस:

StdID: 1510060,

StdName: जिमी,

राज्य: फ़्लोरिडा,<12

विद्यार्थी की आयु: 23,

विभाग: ME

तो, आप देखते हैं कि एक्सेल डेटाबेस में डेटा दर्ज करना बहुत ही बुनियादी है।

चरण 2: किसी भी पंक्ति को खाली न छोड़ें

• जब आप किसी डेटाबेस में डेटा दर्ज करते हैं, तो आप एक पंक्ति नहीं छोड़ सकते खाली।

अंतिम पंक्ति के बाद कहें, मैंने इसमें से दूसरी पंक्ति में कुछ डेटा रखा है:

StdID: 1510060,

StdName: जिमी,

राज्य फ्लोरिडा है,

छात्र की उम्र 23,

डिपार्टमेंट एमई,

यह इस डेटाबेस का स्पष्ट ब्रेकडाउन है। हालाँकि ऐसा हो सकता है कि एक पंक्ति में कुछ कोशिकाएँ खाली हो सकती हैं। मान लीजिए कि ऐसा कुछ कानूनी है।

• उसी तर्ज पर, एक और नियम यह है कि डेटाबेस में कोई पूरी तरह से खाली कॉलम नहीं होगा।

जैसे ही एक्सेल पूरी तरह से खाली पंक्ति या कॉलम का सामना करता है, क्या होता है कि यह डेटाबेस में उस पंक्ति या कॉलम को शामिल करने में असमर्थ होता है। एक्सेल के लिए, यह डेटाबेस अब दो भागों में विभाजित है, पूरी तरह से नया और जानकारी का असंबद्ध सेट। आप जो भी कार्य करने की योजना बना रहे हैं, वह इस डिस्कनेक्ट की गई जानकारी पर आपके डेटा का प्रदर्शन नहीं करेगा। उदाहरण के लिए, जैसा कि आप अनुभव से बता सकते हैं, फ़िल्टरिंग जैसी सरल चीज़ असफल हो जाएगी।

चरण 3: दो आवश्यक शर्तों का अन्वेषण करें

अगली चीज़आपको यह जानना होगा कि डेटाबेस में प्रत्येक पंक्ति को रिकॉर्ड्स के रूप में जाना जाता है।

सभी पंक्तियां रिकॉर्ड्स हैं। स्पष्टता के लिए हमने यहां कुछ को चिन्हित किया है।

इसके अलावा, ये सभी कॉलम फ़ील्ड्स हैं। कॉलम के शीर्षकों को फ़ील्ड नाम के रूप में जाना जाता है।

तो, StdID , StdName , राज्य , आयु, और विभाग इस डेटाबेस के पांच फ़ील्ड नाम हैं

चरण 4: एक्सेल बनाएं टेबल

टेबल बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, इन्सर्ट टैब पर जाएं और टेबल पर क्लिक करें आदेश।

• अगला, तालिका बनाएं नामक एक विंडो दिखाई देगी। अब, कर्सर को खींचकर सेल रेंज यानी $B$4:$F$10 चुनें।
• मेरी टेबल में हेडर हैं<2 से पहले बॉक्स को चेक करना न भूलें> विकल्प।

तुरंत, एक तालिका बनाई जाती है। टाडा!!!

इसके अलावा, आप प्रत्येक कॉलम के शीर्षकों पर दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन तीरों का उपयोग करके डेटा को फ़िल्टर कर सकते हैं।

चरण 5: उपयोग करें डेटाबेस उपकरण

डेटाबेस उपकरण आपके डेटा विश्लेषण और व्याख्या के काम आ सकते हैं। आप डेटाबेस टूल के बारे में अधिक सीख सकते हैं और सीखना भी चाहिए।

चरण 6: डेटाबेस का विस्तार करें

अब जब सब कुछ ठीक हो रहा है और चल रहा है, तो आप अधिक फ़ील्ड जोड़ना शुरू कर सकते हैं और रिकॉर्ड (आप देखें कि हमने वहां क्या किया) आपके डेटाबेस में। यह उतना ही बुनियादी है जितना चरण 1 ।

चरण 7:पूर्ण डेटाबेस स्वरूपण

अंतिम और अंतिम चरण डेटाबेस स्तंभों को स्वरूपित करना है। डेटाबेस में सेल को फॉर्मेट करने के लिए बहुत सारे टूल हैं। आप सेल स्टाइल्स के साथ काम कर सकते हैं, आप " फॉर्मेट एज़ टेबल " ड्रॉप-डाउन के तहत स्टाइल्स का उपयोग कर सकते हैं, और आप फॉर्मेट सेल<में कमांड के साथ काम कर सकते हैं। 2> डायलॉग बॉक्स। आप कस्टम संख्या प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं। इन सभी तकनीकों का वर्णन हमारे पिछले व्याख्यानों में किया गया है।

तो, ये रहा! आपने एक्सेल में अपना खुद का डेटाबेस बनाया (जब तक आप एक्सेस मास्टर नहीं करते, या आप एक्सेल स्पेस और प्रोसेसर से बाहर नहीं हो जाते)।

और पढ़ें: कैसे एक कर्मचारी डेटाबेस बनाएँ एक्सेल (आसान चरणों के साथ)

एक्सेल में खोज योग्य डेटाबेस कैसे बनाएं

कभी-कभी, हमें एक विशाल डेटा स्रोत से अपने अपेक्षित डेटा की खोज करने की आवश्यकता होती है। उस कारण से, हमें एक खोज योग्य डेटाबेस की आवश्यकता हो सकती है जहाँ से हम अपना डेटा आसानी से प्राप्त कर सकें। खोज योग्य डेटाबेस बनाने के लिए , आपको कुछ सरल चरणों का पालन करने की आवश्यकता है।

📌 चरण:

• सबसे पहले, सेल F5 का चयन करें और सूत्र लिखें।

फ़ॉर्मूला ब्रेकडाउन:

खोज फ़ंक्शन → आम तौर पर, यह एक निश्चित मूल्य की खोज करता है जिसकी आप मांग करते हैं।

ISNUMBER फ़ंक्शन → यह एक तार्किक फ़ंक्शन है जो TRUE देता है यदि <1 का आउटपुट> खोजें फ़ंक्शन एक संख्या है। अन्यथा, यह गलत वापस आ जाएगा।

फ़िल्टर फ़ंक्शन → मूल रूप से, यह आपके वांछित मानदंड के अनुसार आउटपुट मान को फ़िल्टर करता है।

• ENTER दबाएं और फिल हैंडल टूल का उपयोग करें।
• फिर, आपका आउटपुट नीचे दी गई तस्वीर की तरह दिखाया जाएगा।<16

• उसके बाद, सेल C4 चुनें और डेटा टैब >> पर जाएं डेटा टूल्स >> डेटा वैलिडेशन ।

• एक डायलॉग बॉक्स पॉप आउट होगा जिसका नाम होगा डेटा सत्यापन । सेटिंग्स >> उसके बाद अनुमति दें अनुभाग >> स्रोत बॉक्स में अपना फ़िल्टर किया गया सेल दर्ज करें। इसलिए, निम्नलिखित सूत्र को स्रोत बॉक्स में रखें।

• त्रुटि चेतावनी विकल्प पर जाएं।

• त्रुटि चेतावनी में, बॉक्स को अनचेक करें नामित अमान्य डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं ।
• ठीक दबाएं।

• अंत में, एक खोज योग्य डेटाबेस आपके लिए तैयार है! अब, यदि आप "P" B4 सेल में टाइप करते हैं, तो आपको पूरे कर्मचारी का नाम "पीटर" स्वचालित रूप से दिखाई देगा।

और पढ़ें: Excel में डेटाबेस फ़ंक्शंस का उपयोग कैसे करें (उदाहरणों के साथ)

इसमें डेटाबेस कैसे बनाएँ एक्सेल जो स्वचालित रूप से अपडेट होता है

हम डेटाबेस में जो डेटा दर्ज करते हैं उसे अपडेट करने की आवश्यकता होती हैस्वचालित रूप से । इनके लिए, हम स्रोत डेटासेट के लिए पिवोटटेबल बनाएंगे। ताज़ा करें सुविधा को सक्षम करने के बाद, हम अपने पहले बनाए गए पिवोटटेबल में नए दर्ज किए गए डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए चरणों का पालन करें।

📌 चरण:

• सबसे पहले, सेल से सभी डेटा का चयन करें। सम्मिलित करें टैब >> PivotTable >> तालिका/श्रेणी से चुनें.

• A PivotTable बनाया जाएगा। वहां से, आप उन स्तंभों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप अद्यतन करने के लिए उपयोग करना चाहते हैं।

• अंत में, किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, फिर ताज़ा करें आदेश, और PivotTable स्वचालित रूप से आपके डेटा को अपडेट कर देगा यदि आप इसे अपने मुख्य कार्यपत्रक में बदलते हैं।

इसके अलावा, आप PivotTable को अपडेट करने के लिए अन्य 5 विधियों का पता लगा सकते हैं।

और पढ़ें: Excel में ग्राहक डेटाबेस कैसे बनाए रखें

एक्सेल में रिलेशनल डेटाबेस कैसे बनाएं

ए रिलेशनल डेटाबेस मुख्य रूप से कई अलग-अलग वर्कशीट के बीच संबंधों की पहचान करता है। रिलेशनल डेटाबेस हमें कुछ सूचनाओं को जल्दी से खोजने और निकालने में मदद करता है। यह समान डेटा मानों को कई तरीकों से प्रदर्शित कर सकता है।

मान लीजिए, हमारे पास दो डेटाबेस हैं, यानी डेटाबेस1 और डेटाबेस2 । डेटाबेस 1 में कर्मचारी नाम शामिल हैं, उनके वेतन जबकि डेटाबेस2 में शामिल हैंof कर्मचारी नाम उनके पदनाम के साथ। अब, हम कर्मचारी फ़ील्ड के आधार पर दो डेटाबेस के बीच एक रिलेशनल डेटाबेस बनाना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

📌 चरण:

• शुरुआत में, डेटासेट2 से पूरी रेंज चुनें .

• फिर, इन्सर्ट टैब >> PivotTable > पर जाएं ;> तालिका/श्रेणी से .

• उसके बाद, डेटासेट1 नामक अन्य वर्कशीट पर जाएं और एक टेबल बनाएं जिसकी चर्चा हमने पहले की थी।

नोट : आप कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + T टेबल बनाने के लिए।

• फिर, एक पिवट टेबल दिखाई देगा, और आपको चयन करना होगा जिस क्षेत्र से आप संबंध बनाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यहां हम दो अलग-अलग वर्कशीट से पदनाम और वेतन स्तंभ का चयन करते हैं।

• डेटा का चयन करने के बाद, PivotTable फ़ील्ड्स डायलॉग बॉक्स में सभी के अंतर्गत CREATE विकल्प पर क्लिक करें।

• अंत में, हमारा रिलेशनल डेटाबेस बन जाएगा, जैसा कि आप नीचे चित्र में देख सकते हैं।

और पढ़ें: रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS) अवधारणाओं का परिचय!

अभ्यास अनुभाग

हमने प्रत्येक शीट पर एक अभ्यास अनुभाग प्रदान किया है आपके अभ्यास के लिए दाईं ओर। कृपया करके करेंअपने आप।

निष्कर्ष

आज के सत्र के बारे में बस इतना ही। और ये एक्सेल में डेटाबेस बनाने के कुछ आसान चरण हैं। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं तो कृपया हमें टिप्पणी अनुभाग में बताएं। आपकी बेहतर समझ के लिए, कृपया अभ्यास पत्रक डाउनलोड करें। विभिन्न प्रकार की एक्सेल विधियों का पता लगाने के लिए हमारी वेबसाइट ExcelWIKI पर जाएँ, जो एक-स्टॉप एक्सेल समाधान प्रदाता है। इस लेख को पढ़ने में आपके धैर्य के लिए धन्यवाद।