Excel дээр өгөгдлийн сан хэрхэн үүсгэх вэ (хялбар алхмаар)

Hugh West

18-10-2023 Дэвшилтэт Excel
  • Үүнийг Хуваалц
Hugh West

Excel дээр энгийн мэдээллийн сан үүсгэх мэдэхгүй байна уу? Энэ нийтлэлд бид Excel дээр хэрхэн өгөгдлийн сан үүсгэхийг ердөө 7 энгийн алхамаар харуулах болно.

Та MS Access-ийг мэдээллийн сан болгон ашиглахад төвөгтэй хэрэгсэл гэж үзэж байна уу? Тэгэхээр Excel бол үүнийг хийх гайхалтай хэрэгсэл юм.

Техникийг сурцгаая.

Дадлага хийх ажлын номыг татаж авах

Дараах дасгалын номыг татаж авна уу. Энэ нь танд сэдвийг илүү тодорхой ойлгоход тусална.

Өгөгдлийн сан үүсгэх.xlsx

Excel дээр мэдээллийн сан үүсгэх 8 алхам

Хэрэв та Excel-ийн ажлын дэвтрээ зөв зохиосон бол үүнийг мэдээллийн сан болгон хялбархан ашиглах боломжтой. Хамгийн гол зүйл бол ажлын дэвтрээ зөв зохиох явдал юм. Та өгөгдлийг олон аргаар ангилж болно; та өгөгдлийн санг шүүж зөвхөн зарим нэг шалгуурт нийцсэн өгөгдлийг харах боломжтой.

Тиймээс бид энэ нийтлэлд жишээ авч, Excel-д суурилсан мэдээллийн сан үүсгэх алхмуудыг харуулах болно. .

1-р алхам: Өгөгдөл оруулах

Өгөгдлийн сангийн багануудыг талбар гэж нэрлэдэг. Та шаардлагатай хэмжээгээр нэмж болно.

Тиймээс энэ мэдээллийн сангийн талбарууд нь StdID , StdName , Төлөв , Нас болон Хэлтэс .

Та одоо мэдээллийн санд хялбархан өгөгдөл оруулах боломжтой. Шинэ оролт бүр талбаруудын дараа эхний хоосон мөрөнд нэмэгдэх болно.

Бид зарим зүйлийг хийсэн. Бид танд өөр оруулга хэрхэн оруулахыг харуулъя.

Энэ бол оруулах ёстой оролт гэж хэлье.мэдээллийн сан:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Муж: Флорида,

Оюутны нас: 23,

тэнхим: МЭ

Тэгэхээр, Excel өгөгдлийн санд өгөгдөл оруулах нь маш энгийн зүйл гэдгийг та харж байна.

Алхам 2: Мөрийг хоосон орхиж болохгүй

  • Өгөгдлийн санд өгөгдөл оруулахдаа мөр үлдээж болохгүй. хоосон.

Сүүлийн эгнээний дараа би 2-р эгнээнд зарим өгөгдлийг орууллаа гэж хэлье:

StdID: 1510060,

StdName: Жимми,

Муж Флорида,

Оюутны нас 23,

МЭ-ийн хэлтэс,

Энэ бол мэдээллийн сангийн тодорхой задаргаа юм. Хэдийгээр дараалсан зарим нүд хоосон байж магадгүй юм. Ийм зүйлийг хууль ёсны гэж хэлье.

  • Ижил мөрийн дагуу бас нэг дүрэм бол мэдээллийн санд бүрэн хоосон багана байхгүй болно.

Excel бүрэн хоосон мөр эсвэл баганатай тулгармагц юу болох вэ гэвэл тухайн мөр, баганыг мэдээллийн санд оруулах боломжгүй болдог. Excel-ийн хувьд энэ мэдээллийн сан нь цоо шинэ, хоорондоо холбоогүй мэдээллийн багц болох хоёр хэсэгт хуваагдсан. Таны хийхээр төлөвлөж буй ямар ч функцээс үл хамааран энэ нь салангид мэдээлэл дээрх таны өгөгдлийг гүйцэтгэхгүй. Жишээлбэл, шүүх шиг энгийн зүйл бүтэлгүйтэх болно гэдгийг та өөрийн туршлагаас харж болно.

Алхам 3: Шаардлагатай хоёр нэр томъёог судлаарай

Дараагийн зүйлӨгөгдлийн сангийн мөр бүрийг Бичлэг гэж мэддэг гэдгийг та мэдэх ёстой.

Бүх мөр нь Бичлэг байна. Бид энд тодорхой болгох үүднээс цөөн хэдэн зүйлийг тэмдэглэсэн.

Цаашилбал, эдгээр бүх багана нь Талбарууд юм. Баганын гарчгийг Талбарын нэр гэж нэрлэдэг.

Тиймээс StdID , StdName , Төлөв , Нас, болон Хэлтэс нь энэ мэдээллийн сангийн таван Талбарын нэр

Алхам 4: Excel үүсгэх Хүснэгт

Хүснэгт үүсгэхийн тулд доорх алхмуудыг дагана уу.

  • Эхлээд Оруулах таб руу очоод Хүснэгт дээр товшино уу. тушаал.

  • Дараа нь Create Table гэсэн цонх гарч ирнэ. Одоо курсорыг зүгээр л чирж $B$4:$F$10 гэсэн нүдний мужийг сонгоно уу.
  • Миний хүснэгтийн толгой хэсэг<2 байхын өмнө нүдийг чагталхаа бүү мартаарай> сонголт.

Шууд хүснэгт үүснэ. Тада!!!

Мөн та багана бүрийн гарчиг дээр гарч ирэх доош унждаг сумыг ашиглан өгөгдлийг шүүж болно.

Алхам 5: Ашиглах Өгөгдлийн сангийн хэрэгслүүд

Өгөгдлийн сангийн хэрэгслүүд нь таны өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийх, тайлбарлахад хэрэг болно. Та мэдээллийн сангийн хэрэгслүүдийн талаар илүү ихийг мэдэх боломжтой бөгөөд мэдэх ёстой.

Алхам 6: Өгөгдлийн санг өргөжүүлэх

Одоо бүх зүйл ажиллаж байгаа тул та илүү олон талбар нэмж эхлэх боломжтой. өгөгдлийн санд бүртгэнэ (бидний юу хийснийг та харж байна). Энэ нь Алхам 1 шиг энгийн.

Алхам 7:Өгөгдлийн сангийн форматыг дуусгах

Сүүлийн бөгөөд эцсийн алхам бол мэдээллийн сангийн баганыг форматлах явдал юм. Өгөгдлийн сангийн нүдийг форматлах маш олон хэрэгсэл байдаг. Та Нүдний хэв маяг -тай ажиллах боломжтой бөгөөд " Хүснэгтээр форматлах " унадаг цэсний хэв маягийг ашиглах ба Нүдэнг форматлах<командуудтай ажиллах боломжтой. 2> харилцах цонх. Та Захиалгат Тооны формат -г ашиглаж болно. Эдгээр бүх техникийг бидний өмнөх лекцүүдэд тайлбарласан болно.

За ингээд яваарай! Та Excel дээр өөрийн өгөгдлийн санг үүсгэсэн (Access-ийг эзэмших хүртэл эсвэл Excel-ийн зай болон процессорууд дуусах хүртэл).

Цааш унших: Ажилтны мэдээллийн санг хэрхэн үүсгэх вэ Excel (Хялбар алхмуудтай)

Excel-д хайх боломжтой мэдээллийн санг хэрхэн үүсгэх вэ

Заримдаа бид асар том мэдээллийн эх сурвалжаас хүлээгдэж буй мэдээллээ хайх хэрэгтэй болдог. Ийм учраас бид мэдээллээ хялбархан олж авах боломжтой хайлт хийх боломжтой мэдээллийн сан хэрэгтэй байж магадгүй юм. Хайлт хийх боломжтой мэдээллийн санг үүсгэхийн тулд та хэдэн энгийн алхмуудыг дагах хэрэгтэй.

📌 Алхам:

  • Юуны өмнө F5 нүдийг сонгоод томьёог бичнэ үү.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Мэдээллийн сан!C5,C5) :C10)),”Олдсонгүй”)

Томъёоны задаргаа:

ХАЙЛТЫН функц → Ерөнхийдөө энэ нь таны хүссэн тодорхой утгыг хайдаг.

ISNUMBER функц → Энэ нь <1-ийн гаралт нь ҮНЭН -г буцаадаг логик функц юм>ХАЙХ функц нь тоо юм. Үгүй бол энэ нь Худал буцаана.

FILTER функц → Үндсэндээ гаралтын утгыг таны хүссэн шалгуурын дагуу шүүдэг.

  • ENTER товчийг дараад Дүүргэх бариул хэрэглүүрийг ашиглана уу.
  • Дараа нь таны гаралт яг доорх зураг шиг харагдана.

  • Үүний дараа C4 нүдийг сонгоод Data таб >> руу очно уу. Өгөгдлийн хэрэгслүүд >> Өгөгдлийн баталгаажуулалт .

  • Өгөгдөл нэртэй харилцах цонх гарч ирнэ. Баталгаажуулалт . Тохиргоо >> дараа нь Зөвшөөрөх хэсэгт Жагсаалт г сонго >> Эх сурвалж талбарт Шүүсэн нүдээ оруулна уу. Тиймээс, дараах томьёог Эх сурвалж хэлбэрт оруулна.
=$F$5#

  • Алдааны дохиолол сонголт руу очно уу.

  • Алдааны дохиолол хэсэгт байгаа нүдийг сонго. нэртэй Буруу өгөгдөл оруулсны дараа алдааны дохиог харуулах .
  • OK товчийг дарна уу.

  • Эцэст нь Хайх боломжтой Мэдээллийн сан танд бэлэн боллоо! Хэрэв та B4 нүдэнд “P” гэж бичвэл та ажилтны бүтэн нэрийг “Питер” автоматаар харах болно.

Дэлгэрэнгүй: Өгөгдлийн сангийн функцийг Excel дээр хэрхэн ашиглах (жишээтэй)

Мэдээллийн санг хэрхэн үүсгэх талаар Автоматаар шинэчлэгддэг Excel

Бидний мэдээллийн санд оруулсан өгөгдлийг шинэчлэх шаардлагатайавтоматаар . Эдгээрийн тулд бид Эх өгөгдлийн багц -д зориулж пивот хүснэгт үүсгэнэ. Сэргээх функцийг идэвхжүүлсний дараа бид өмнө нь үүсгэсэн пивот хүснэгт -д шинээр оруулсан өгөгдлийг автоматаар шинэчлэх боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд алхмуудыг дагана уу.

📌 Алхам:

  • Юуны өмнө нүднээсээ бүх өгөгдлийг сонго. Оруулах таб >> Пивот Хүснэгт >> Хүснэгт/Мужаас -ийг сонгоно уу.

  • А Пивот Хүснэгт үүсгэх болно. Тэндээс та шинэчлэхийг хүсэж буй багануудаа сонгож болно.

  • Эцэст нь дурын нүдэн дээр хулганы баруун товчийг дараад <1-г сонгоно уу>Сэргээх команд ба Пивот Хүснэгт нь таны өгөгдлийг үндсэн ажлын хуудсандаа өөрчилбөл автоматаар шинэчлэх болно.

Мөн, та пивот хүснэгтийг шинэчлэх өөр 5 аргыг судалж болно .

Цааш унших: Excel дээр хэрэглэгчийн мэдээллийн санг хэрхэн хөтлөх вэ

Excel дээр харилцааны мэдээллийн баазыг хэрхэн үүсгэх талаар

A Харилцааны өгөгдлийн сан нь үндсэндээ хэд хэдэн өөр ажлын хуудасны хоорондын харилцааг тодорхойлдог. Харилцааны мэдээллийн сан нь тодорхой мэдээллийг хурдан хайж олоход тусалдаг. Энэ нь ижил өгөгдлийн утгыг хэд хэдэн аргаар харуулах боломжтой.

Бидэнд хоёр мэдээллийн сан байгаа гэж үзье, тухайлбал Өгөгдлийн сан1 болон Өгөгдлийн сан2 . Мэдээллийн сан1 -д Ажилтны нэр, Цалин агуулагддаг бол Database2 нь Ажилтны нэр, Тэмдэглэл . Одоо бид Ажилтан талбар дээр тулгуурлан хоёр мэдээллийн сангийн хооронд харилцааны мэдээллийн санг үүсгэхийг хүсэж байна. Үүнийг хийхийн тулд доорх алхмуудыг дагана уу.

📌 Алхам:

  • Эхлээд Өгөгдлийн багц2-аас бүх мужийг сонгоно уу. .

  • Дараа нь Оруулах таб >> пивот хүснэгт > руу очно уу. ;> Хүснэгт/Мужаас .

  • Үүний дараа Өгөгдлийн багц1 нэртэй өөр ажлын хуудас руу очно уу. мөн бидний өмнө нь хэлэлцсэн хүснэгтийг үүсгэ.

Тэмдэглэл : Та гарын товчлолыг ашиглаж болно CTRL + T хүснэгт үүсгэх.

  • Дараа нь пивот хүснэгт гарч ирэх бөгөөд та сонгох хэрэгтэй. таны харилцаа тогтоохыг хүсч буй талбар. Жишээлбэл, энд бид хоёр өөр ажлын хуудаснаас Зохион байгуулалт ба Цалин баганыг сонгоно.

  • Өгөгдлийг сонгосны дараа Пивот хүснэгтийн талбарууд харилцах цонхны Бүгд доорх CREATE сонголтыг товшино уу.

  • Эцэст нь манай Харилцааны мэдээллийн сан үүсгэгдэх бөгөөд үүнийг доорх зургаас харж болно.

Дэлгэрэнгүй: Харилцан өгөгдлийн сангийн удирдлагын системийн (RDBMS) ойлголтуудын танилцуулга!

Дадлага хийх хэсэг

Бид хуудас бүр дээр дадлага хийх хэсгийг өгсөн. таны дадлага хийх баруун тал. Үүнийг хийөөрөө.

Дүгнэлт

Энэ бол өнөөдрийн хуралдааны тухай юм. Эдгээр нь Excel дээр мэдээллийн сан үүсгэх хялбар алхамууд юм. Хэрэв танд асуулт, санал байвал коммент хэсэгт мэдэгдээрэй. Илүү сайн ойлгохын тулд дасгалын хуудсыг татаж авна уу. Манай ExcelWIKI вэб сайтад зочилно уу, Excel-ийн нэг цэгийн шийдэл нийлүүлэгч, Excel-ийн олон төрлийн аргуудыг олж мэдээрэй. Энэ нийтлэлийг тэвчээртэй уншсанд баярлалаа.

Өмнөх нийтлэл Excel дэх муж дахь утгын анхны илрэлийг олох (3 арга)
Дараагийн бичлэг Excel дээр олон шалгуураар хэрхэн хайх вэ (2 хялбар арга)

Хью Уэст бол салбартаа 10 гаруй жил ажилласан туршлагатай Excel-ийн сургагч багш, шинжээч юм. Нягтлан бодох бүртгэл, санхүүгийн чиглэлээр бакалавр, бизнесийн удирдлагын магистр зэрэгтэй. Хью багшлах сонирхолтой бөгөөд дагаж мөрдөх, ойлгоход хялбар заах өвөрмөц арга барилыг боловсруулсан. Түүний Excel-ийн мэдлэг чадвар нь дэлхий даяарх олон мянган оюутан, мэргэжилтнүүдэд ур чадвараа дээшлүүлж, ажил мэргэжлээрээ амжилт гаргахад тусалсан. Хью өөрийн блогоороо дамжуулан өөрийн мэдлэгээ дэлхийтэй хуваалцаж, Excel програмын үнэгүй зааварчилгаа, онлайн сургалтыг хувь хүмүүс болон бизнесүүдэд бүрэн дүүрэн ашиглахад нь туслах зорилгоор санал болгодог.