Jak vytvořit databázi v aplikaci Excel (ve snadných krocích)

Hugh West

18-10-2023 Pokročilý Excel
  • Sdílet Toto
Hugh West

Nevím jak vytvořit jednoduchou databázi v aplikaci Excel ? V tomto článku vám ukážeme, jak si můžete vytvořit databázi v aplikaci Excel za pouhých 10 minut. 7 jednoduché kroky.

Považujete MS Access za složitý nástroj pro použití jako databáze? Excel je k tomu skvělým nástrojem.

Naučme se techniku.

Stáhnout cvičebnici

Stáhněte si následující cvičebnici. Pomůže vám lépe si uvědomit dané téma.

Vytvoření databáze.xlsx

8 kroků k vytvoření databáze v aplikaci Excel

Pokud sešit aplikace Excel navrhnete správně, můžete jej snadno použít jako databázi. Hlavním klíčovým bodem je, že sešit musíte navrhnout správně. Data můžete třídit mnoha způsoby; databázi můžete filtrovat, abyste viděli pouze data, která odpovídají určitým kritériím.

V tomto příspěvku si tedy na příkladu ukážeme kroky, kterými budete moci vytvořit databázi založenou na aplikaci Excel.

Krok 1: Zadání údajů

Sloupce v databázi se nazývají pole. Můžete jich přidat tolik, kolik potřebujete.

Pole v této databázi jsou StdID , StdName , Stát , Věk a Oddělení .

Nyní můžete do databáze snadno zadávat data. Každý nový vstup se přidá do prvního prázdného řádku za poli.

Něco jsme udělali. Ukážeme vám, jak zadáváme další položku.

Řekněme, že toto je vstup, který má být vložen do databáze:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stát: Florida,

Věk studenta: 23 let,

Oddělení: MŽP

Zadávání dat do databáze aplikace Excel je tedy zcela jednoduché.

Krok 2: Nenechávejte žádný řádek prázdný

  • Při zadávání dat do databáze nelze nechat řádek prázdný.

Řekněme, že po posledním řádku vložím nějaká data do druhého řádku od něj:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stát Florida,

Student ve věku 23 let,

Oddělení ME,

Toto je přehledné rozdělení této databáze. I když se může stát, že některé buňky v řádku mohou být prázdné. Řekněme, že něco takového je legální.

  • Stejně tak platí další pravidlo, že v databázi nesmí být žádný zcela prázdný sloupec.

Co se stane, jakmile Excel narazí na zcela prázdný řádek nebo sloupec, je to, že není schopen tento řádek nebo sloupec zahrnout do databáze. Pro Excel je nyní tato databáze rozdělena na dvě části, zcela nový a nepropojený soubor informací. Ať už plánujete provést jakoukoli funkci, neprovede vaše data na této nepropojené části informací. Například něco tak jednoduchého, jako je např.filtrování bude neúspěšné, jak můžete říci ze zkušenosti.

Krok 3: Prozkoumejte dva nezbytné termíny

Další věc, kterou musíte vědět, je, že každý jednotlivý řádek v databázi se nazývá Záznamy .

Všechny řádky jsou Záznamy Pro přehlednost jsme jich zde několik označili.

Všechny tyto sloupce jsou navíc Pole Nadpisy sloupců se označují jako Názvy polí .

Takže, StdID , StdName , Stát , Věk, a Oddělení je pět Názvy polí této databáze

Krok 4: Vytvoření tabulky aplikace Excel

Chcete-li vytvořit tabulku, postupujte podle následujících kroků.

  • Nejprve přejděte na Vložte a klikněte na kartu Tabulka příkaz.

  • Dále se otevře okno s názvem Vytvořit tabulku Nyní vyberte rozsah buněk, tj. $B$4:$F$10 jednoduchým přetažením kurzoru.
  • Nezapomeňte zaškrtnout políčko před Moje tabulka má záhlaví možnost.

Okamžitě se vytvoří tabulka. Tada!!!

Data můžete filtrovat také pomocí rozevíracích šipek, které se zobrazují u nadpisů jednotlivých sloupců.

Krok 5: Použití databázových nástrojů

Databázové nástroje se vám mohou hodit při analýze a interpretaci dat. Můžete a měli byste se dozvědět více o databázové nástroje .

Krok 6: Rozšíření databáze

Nyní, když je vše připraveno a spuštěno, můžete začít přidávat další pole a záznamy (vidíte, co jsme udělali) do své databáze. Krok 1 .

Krok 7: Dokončení formátování databáze

Posledním a závěrečným krokem je formátování sloupců databáze. Existuje mnoho nástrojů pro formátování buněk v databázi. Můžete pracovat s Styly buněk , můžete použít styly v části " Formát jako tabulka " a můžete pracovat s příkazy v rozbalovacím seznamu. Formátování buněk dialogové okno. Můžete použít Vlastní Formát čísla Všechny tyto techniky jsou popsány v našich předchozích přednáškách.

A je to! Vytvořili jste si vlastní databázi v Excelu (dokud nezvládnete Access nebo dokud vám nedojde místo v Excelu a procesory).

Přečtěte si více: Jak vytvořit databázi zaměstnanců v aplikaci Excel (ve snadných krocích)

Jak vytvořit databázi s možností vyhledávání v aplikaci Excel

Někdy potřebujeme vyhledat očekávaná data z rozsáhlého zdroje dat. Z tohoto důvodu můžeme potřebovat databázi s možností vyhledávání, ze které můžeme snadno získat naše data. vytvořit databázi s možností vyhledávání , je třeba provést několik jednoduchých kroků.

📌 Kroky:

  • Nejprve vyberte buňku F5 a zapište vzorec.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Nenalezeno")

Rozdělení vzorců:

Funkce HLEDAT → Obecně hledá určitou hodnotu, kterou požadujete.

Funkce ISNUMBER → Je to logická funkce, která vrací TRUE pokud je výstup HLEDAT je číslo. V opačném případě vrátí funkci False .

Funkce FILTR → V podstatě filtruje výstupní hodnotu podle požadovaných kritérií.

  • Tisk ENTER a použijte Plnicí rukojeť nástroj.
  • Pak se zobrazí výstup jako na obrázku níže.

  • Poté vyberte buňku C4 a přejděte do Data karta>> Datové nástroje >> Ověřování dat .

  • Zobrazí se dialogové okno s názvem Ověřování dat . Nastavení >> pak vyberte Seznam v Povolit sekce>> zadejte svůj Filtrované buňka v Zdroj: Do pole tedy vložte následující vzorec Zdroj: box.
=$F$5#

  • přejít na Upozornění na chybu možnost.

  • V Upozornění na chybu , zrušte zaškrtnutí políčka s názvem Zobrazení chybového upozornění po zadání neplatných údajů .
  • Tisk OK .

  • A konečně, a Vyhledávání na Databáze je pro vás připraven! Pokud nyní zadáte příkaz "P" v B4 zobrazí se celé jméno zaměstnance. "Peter" automaticky.

Přečtěte si více: Jak používat databázové funkce v aplikaci Excel (s příklady)

Jak vytvořit databázi v aplikaci Excel, která se automaticky aktualizuje

Údaje, které zadáváme do databáze, musí být automaticky aktualizováno Pro tyto účely vytvoříme PivotTable pro Zdrojová datová sada . Po povolení Obnovit můžeme automaticky aktualizovat nově zadaná data v dříve vytvořeném souboru. PivotTable . Postupujte podle pokynů.

📌 Kroky:

  • Nejdříve vyberte všechna data z buňky. Přejděte na položku Vložte karta>> vybrat PivotTable >> Z tabulky/rozsahu .

  • A PivotTable Odtud můžete vybrat sloupce, které chcete použít k aktualizaci.

  • Nakonec klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou buňku a vyberte možnost Obnovit a příkaz PivotTable automaticky aktualizuje data, pokud je změníte v hlavním pracovním listu.

Můžete také prozkoumat další 5 metod aktualizace tabulky PivotTable .

Přečtěte si více: Jak udržovat databázi zákazníků v aplikaci Excel

Jak vytvořit relační databázi v aplikaci Excel

A Relační databáze identifikuje především vztahy mezi několika různými pracovními listy. Relační databáze nám pomáhá rychle vyhledat a vytáhnout určité informace. Stejné hodnoty dat může zobrazit několika způsoby.

Řekněme, že máme dvě databáze, tj. Databáze1 a Databáze2 . Datová sada1 obsahuje Zaměstnanci jména s jejich Plat vzhledem k tomu, že Databáze2 se skládá z Zaměstnanci jména s jejich Označení Nyní chceme vytvořit relační databázi mezi oběma databázemi na základě Zaměstnanci pole. Postupujte podle níže uvedených kroků.

📌 Kroky:

  • Zpočátku vyberte celý rozsah z Datová sada2 .

  • Pak přejděte do Vložte karta>> PivotTable >> Z tabulky/rozsahu .

  • Poté přejděte na další pracovní list s názvem Datová sada1 a vytvořte tabulku, o které jsme hovořili dříve.

Poznámka : Můžete použít klávesovou zkratku CTRL + T pro vytvoření tabulky.

  • Pak a PivotTable a je třeba vybrat pole, s nímž chcete vytvořit vztah. Označení a Plat sloupce ze dvou různých pracovních listů.

  • Po výběru dat klikněte na CREATE možnost v rámci Všechny v Pole PivotTable dialogové okno.

  • A konečně, naše Relační databáze bude vytvořen, jak vidíte na obrázku níže.

Přečtěte si více: Úvod do konceptů relačních systémů pro správu databází (RDBMS)!

Praktická část

Na každém listu na pravé straně jsme pro vás připravili část pro procvičování. Provádějte ji prosím sami.

Závěr

To je k dnešnímu sezení vše. A toto je několik jednoduchých kroků, jak vytvořit databázi v Excelu. Pokud máte nějaké dotazy nebo připomínky, dejte nám prosím vědět do komentářů. Pro lepší pochopení si stáhněte cvičný list. Navštivte naše webové stránky. ExcelWIKI , komplexního poskytovatele řešení Excel, zjistit rozmanité druhy metod Excelu. Děkujeme za vaši trpělivost při čtení tohoto článku.

Předchozí příspěvek Zjištění prvního výskytu hodnoty v rozsahu v aplikaci Excel (3 způsoby)
Další příspěvek Jak vyhledávat pomocí více kritérií v aplikaci Excel (2 snadné způsoby)

Hugh West je velmi zkušený školitel a analytik Excelu s více než 10 lety zkušeností v oboru. Má bakalářský titul v oboru Účetnictví a finance a magisterský titul v oboru Business Administration. Hugh má vášeň pro výuku a vyvinul jedinečný přístup k výuce, který lze snadno sledovat a pochopit. Jeho odborné znalosti Excelu pomohly tisícům studentů a profesionálů po celém světě zlepšit své dovednosti a vyniknout ve své kariéře. Prostřednictvím svého blogu Hugh sdílí své znalosti se světem a nabízí bezplatné výukové programy Excelu a online školení, které jednotlivcům a firmám pomohou dosáhnout jejich plného potenciálu.