Nu știu cum să creați o bază de date simplă în Excel În acest articol, vă vom arăta cum puteți face o bază de date în Excel în doar câteva minute. 7 pași simpli.

Considerați că MS Access este un instrument complex pentru a fi utilizat ca bază de date? Excel este un instrument excelent pentru a face acest lucru.

Să învățăm tehnica.

Descărcați caietul de practică

Descărcați următorul caiet de exerciții practice, care vă va ajuta să vă dați seama mai clar de subiect.

8 pași pentru a crea o bază de date în Excel

Dacă vă proiectați corect registrul de lucru Excel, îl puteți utiliza cu ușurință ca bază de date. Principalul punct cheie este că trebuie să vă proiectați corect registrul de lucru. Puteți sorta datele în mai multe moduri; puteți filtra baza de date pentru a vedea doar datele care corespund unor criterii specifice.

Așadar, în această postare, vom lua un exemplu și vom demonstra pașii prin care veți putea crea o bază de date bazată pe Excel.

Pasul 1: Introduceți datele

Coloanele din baza de date se numesc câmpuri. Puteți adăuga atât cât este necesar.

Astfel, câmpurile din această bază de date sunt StdID , StdName , Stat , Vârsta , și Departamentul .

Acum puteți introduce cu ușurință date în baza de date. Fiecare intrare nouă va fi adăugată la primul rând gol după câmpuri.

Am făcut câteva. Să vă arătăm cum introducem o altă intrare.

Să spunem că aceasta este intrarea care trebuie introdusă în baza de date:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stat: Florida,

Vârsta studentului: 23 de ani,

Departamentul: ME

Deci, vedeți că introducerea datelor într-o bază de date Excel este destul de simplă.

Pasul 2: Nu lăsați niciun rând gol

• Atunci când introduceți date într-o bază de date, nu puteți lăsa un rând gol.

Să zicem că după ultimul rând, pun niște date în al doilea rând de la acesta:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Statul este Florida,

Student în vârstă de 23 de ani,

Departamentul ME,

Aceasta este o defalcare clară a acestei baze de date. Deși se poate întâmpla ca unele celule dintr-un rând să fie goale. Să spunem că așa ceva este legal.

• În aceeași ordine de idei, o altă regulă este că nu va exista nicio coloană complet goală într-o bază de date.

Ceea ce se întâmplă de îndată ce Excel întâlnește un rând sau o coloană complet goală este că nu poate include acel rând sau acea coloană în baza de date. Pentru Excel, această bază de date este acum împărțită în două părți, un set de informații complet nou și neconectat. Indiferent de funcțiile pe care intenționați să le efectuați, nu va efectua datele pe această bucată de informații deconectată. De exemplu, ceva la fel de simplu ca șifiltrarea nu va avea succes, după cum puteți spune din experiență.

Pasul 3: Explorați doi termeni necesari

Următorul lucru pe care trebuie să îl știți este că fiecare rând individual dintr-o bază de date este cunoscut sub numele de Înregistrări .

Toate rândurile sunt Înregistrări Am marcat câteva dintre ele aici pentru claritate.

În plus, toate aceste coloane sunt Domenii Titlurile coloanelor sunt cunoscute sub denumirea de Nume de câmpuri .

Deci, StdID , StdName , Stat , Vârsta, și Departamentul sunt cele cinci Nume de câmpuri a acestei baze de date

Pasul 4: Creați tabelul Excel

Pentru a crea un tabel, urmați pașii de mai jos.

• În primul rând, mergeți la Introduceți și faceți clic pe butonul Tabelul comandă.

• În continuare, o fereastră numită Creați tabelul Acum, selectați intervalul de celule, adică. $B$4:$F$10 prin simpla tragere a cursorului.
• Nu uitați să bifați căsuța înainte de Tabelul meu are anteturi opțiune.

Imediat, se creează un tabel. Tada!!!

De asemenea, puteți filtra datele utilizând săgețile derulante care apar la titlurile fiecărei coloane.

Pasul 5: Utilizați instrumentele de baze de date

Instrumentele de baze de date vă pot fi de folos la analiza și interpretarea datelor. Puteți și ar trebui să aflați mai multe despre instrumente de baze de date .

Pasul 6: Extindeți baza de date

Acum că totul este funcțional, puteți începe să adăugați mai multe câmpuri și înregistrări (ați văzut ce am făcut acolo) la baza de date. Este la fel de simplu ca și cum Pasul 1 .

Pasul 7: Finalizați formatarea bazei de date

Ultimul și ultimul pas este formatarea coloanelor bazei de date. Există atât de multe instrumente pentru a formata celulele unei baze de date. Puteți lucra cu Stiluri de celule , puteți utiliza stilurile din secțiunea " Format ca tabel ", și puteți lucra cu comenzile din fereastra de comandă Formatarea celulelor Puteți utiliza caseta de dialog Personalizat Formatul numerelor Toate aceste tehnici sunt descrise în prelegerile noastre anterioare.

Deci, iată că v-ați creat propria bază de date în Excel (până când veți stăpâni Access sau până când veți rămâne fără spațiu și procesoare Excel).

Citește mai mult: Cum să creați o bază de date a angajaților în Excel (cu pași simpli)

Cum să creați o bază de date care poate fi căutată în Excel

Uneori, trebuie să căutăm datele pe care le așteptăm dintr-o sursă de date imensă. Din acest motiv, este posibil să avem nevoie de o bază de date care să poată fi căutată și din care să putem obține cu ușurință datele. Pentru a să creeze o bază de date care poate fi căutată , trebuie să urmați câțiva pași simpli.

📌 Pași:

• Mai întâi de toate, selectați celula F5 și scrieți formula.

Repartizarea formulei:

Funcția SEARCH → În general, se caută o anumită valoare pe care o solicitați.

Funcția ISNUMBER → Este o funcție logică care returnează ADEVĂRAT în cazul în care ieșirea de la CĂUTARE este un număr. În caz contrar, va returna Fals .

Funcția FILTRUL → Practic, filtrează valoarea de ieșire în funcție de criteriile dorite de dumneavoastră.

• Apăsați ENTER și să utilizeze Mâner de umplere instrument.
• Apoi, rezultatul este afișat exact ca în imaginea de mai jos.

• După aceea, selectați celula C4 și mergeți la Date tab>> Instrumente de date >> Validarea datelor .

• Se va deschide o casetă de dialog numită Validarea datelor . Selectați Setări >> apoi selectați Lista în Permiteți secțiune>> introduceți dvs. Filtrat celulă din Sursa Așadar, puneți următoarea formulă în caseta Sursa cutie.

• mergeți la Alertă de eroare opțiune.

• În Alertă de eroare , debifați caseta numită Afișarea unei alerte de eroare după introducerea de date invalide .
• Apăsați OK .

• În cele din urmă, un Căutabil Baza de date este gata pentru tine! Acum, dacă scrii "P" în B4 în celulă, veți vedea numele complet al angajatului "Peter" automat.

Citește mai mult: Cum să utilizați funcțiile de baze de date în Excel (cu exemple)

Cum să creați o bază de date în Excel care se actualizează automat

Datele pe care le introducem într-o bază de date trebuie să fie actualizate automat Pentru acestea, vom crea un fișier PivotTable pentru Set de date sursă După ce ați activat Reîmprospătare putem actualiza automat datele nou introduse în datele create anterior. PivotTable Urmați pașii pentru a face acest lucru.

📌 Pași:

• În primul rând, selectați toate datele din celulă. Accesați fereastra de selectare a datelor. Introduceți tab>> selectați PivotTable >> De la tabel/intervalul .

• A PivotTable De acolo, puteți selecta coloanele pe care doriți să le utilizați pentru actualizare.

• În cele din urmă, dați clic dreapta pe orice celulă, apoi selectați butonul Reîmprospătare și comanda PivotTable va actualiza automat datele dacă le modificați în foaia de calcul principală.

De asemenea, puteți explora un alt 5 metode de actualizare a tabelului pivotant .

Citește mai mult: Cum să menții baza de date a clienților în Excel

Cum să creați o bază de date relațională în Excel

A Baza de date relațională identifică în principal relațiile dintre mai multe foi de calcul diferite. Baza de date relațională ne ajută să căutăm și să extragem rapid anumite informații. Poate afișa aceleași valori de date în mai multe moduri.

Să spunem că avem două baze de date, și anume. Baza de date1 și Baza de date2 . Set de date1 conține Angajat nume cu numele lor Salariu în timp ce Baza de date2 constă în Angajat nume cu numele lor Desemnare Acum, vrem să... crearea unei baze de date relaționale între cele două baze de date pe baza Angajat Vă rugăm să urmați pașii de mai jos pentru a face acest lucru.

📌 Pași:

• Inițial, selectați întregul interval de la Set de date2 .

• Apoi, mergeți la Introduceți tab>> PivotTable >> De la tabel/intervalul .

• După aceea, mergeți la o altă foaie de lucru numită Set de date1 și creați un tabel despre care am discutat anterior.

Notă : Puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură CTRL + T pentru crearea unui tabel.

• Apoi, a PivotTable va apărea și trebuie să selectați câmpul cu care doriți să faceți o relație. De exemplu, aici selectăm câmpul Desemnare și Salariu coloane din două foi de calcul diferite.

• După selectarea datelor, faceți clic pe butonul CREATE opțiune sub Toate în Câmpuri PivotTable caseta de dialog.

• În cele din urmă, a noastră Baza de date relațională va fi creat, așa cum puteți vedea în imaginea de mai jos.

Citește mai mult: Introducere în conceptele sistemului de management al bazelor de date relaționale (RDBMS)!

Secțiunea practică

Am pus la dispoziție o secțiune de practică pe fiecare foaie din partea dreaptă pentru a vă exersa. Vă rugăm să o faceți singur.

Concluzie

Asta e tot despre sesiunea de astăzi. Și aceștia sunt câțiva pași simpli despre cum să creezi o bază de date în Excel. Vă rugăm să ne spuneți în secțiunea de comentarii dacă aveți întrebări sau sugestii. Pentru o mai bună înțelegere, vă rugăm să descărcați fișa de practică. Vizitați site-ul nostru web ExcelWIKI , un furnizor unic de soluții Excel, pentru a afla diverse tipuri de metode Excel. Vă mulțumim pentru răbdarea cu care ați citit acest articol.