જાણતા નથી એક્સેલમાં સરળ ડેટાબેઝ કેવી રીતે બનાવવો ? આ લેખમાં, અમે તમને બતાવીશું કે તમે કેવી રીતે એક્સેલમાં ફક્ત 7 સરળ પગલાંમાં ડેટાબેઝ બનાવી શકો છો.

શું તમને ડેટાબેઝ તરીકે ઉપયોગ કરવા માટે MS Access એક જટિલ સાધન લાગે છે? તેથી, તે કરવા માટે એક્સેલ એક સરસ સાધન છે.

ચાલો ટેકનિક શીખીએ.

પ્રેક્ટિસ વર્કબુક ડાઉનલોડ કરો

નીચેની પ્રેક્ટિસ વર્કબુક ડાઉનલોડ કરો. તે તમને વિષયને વધુ સ્પષ્ટ રીતે સમજવામાં મદદ કરશે.

Excel માં ડેટાબેઝ બનાવવાના 8 પગલાં

જો તમે તમારી એક્સેલ વર્કબુકને યોગ્ય રીતે ડિઝાઇન કરો છો, તો તમે તેનો ડેટાબેઝ તરીકે સરળતાથી ઉપયોગ કરી શકો છો. મુખ્ય મુખ્ય મુદ્દો એ છે કે તમારે તમારી વર્કબુકને યોગ્ય રીતે ડિઝાઇન કરવી પડશે. તમે ઘણી રીતે ડેટાને સૉર્ટ કરી શકો છો; અમુક ચોક્કસ માપદંડો સાથે મેળ ખાતો ડેટા જોવા માટે તમે ડેટાબેઝને ફિલ્ટર કરી શકો છો.

તેથી, આ પોસ્ટમાં, અમે એક ઉદાહરણ લઈશું અને સ્ટેપ્સનો ડેમો કરીશું જેમાં તમે એક્સેલ-આધારિત ડેટાબેઝ બનાવી શકશો. .

પગલું 1: ડેટા દાખલ કરો

ડેટાબેઝમાંના કૉલમને ફીલ્ડ કહેવામાં આવે છે. તમે જરૂરી હોય તેટલું ઉમેરી શકો છો.

તેથી, આ ડેટાબેઝમાં ફીલ્ડ્સ છે StdID , StdName , State , Age , અને વિભાગ .

તમે હવે ડેટાબેઝમાં સરળતાથી ડેટા દાખલ કરી શકો છો. ફીલ્ડ્સ પછી પ્રથમ ખાલી પંક્તિમાં દરેક નવું ઇનપુટ ઉમેરવામાં આવશે.

અમે કેટલાક કર્યા. ચાલો અમે તમને બતાવીએ કે અમે બીજી એન્ટ્રી કેવી રીતે દાખલ કરીએ છીએ.

કહો કે આ તે ઇનપુટ છે જેમાં દાખલ કરવું પડશે.ડેટાબેઝ:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

રાજ્ય: ફ્લોરિડા,<12

વિદ્યાર્થીની ઉંમર: 23,

વિભાગ: ME

તેથી, તમે જુઓ છો કે એક્સેલ ડેટાબેઝમાં ડેટા દાખલ કરવો ખૂબ જ મૂળભૂત છે.

પગલું 2: કોઈપણ પંક્તિ ખાલી ન છોડો

• જ્યારે તમે ડેટાબેઝમાં ડેટા દાખલ કરો છો, ત્યારે તમે એક પંક્તિ છોડી શકતા નથી ખાલી.

છેલ્લી પંક્તિ પછી કહો, મેં તેમાંથી 2જી પંક્તિમાં કેટલોક ડેટા મૂક્યો છે:

StdID: 1510060,

ધોરણનું નામ: જીમી,

રાજ્ય ફ્લોરિડા છે,

વિદ્યાર્થીની ઉંમર 23,

વિભાગ ME,

આ આ ડેટાબેઝનું સ્પષ્ટ ભંગાણ છે. જોકે એવું બની શકે છે કે સળંગ કેટલાક કોષો ખાલી હોઈ શકે છે. ચાલો કહીએ કે આ કાયદેસર છે.

• તે જ લીટીઓ સાથે, બીજો નિયમ એ છે કે ડેટાબેઝમાં કોઈ સંપૂર્ણ ખાલી કૉલમ રહેશે નહીં.

એક્સેલ સંપૂર્ણ ખાલી પંક્તિ અથવા કૉલમનો સામનો કરે કે તરત જ શું થાય છે કે તે ડેટાબેઝમાં તે પંક્તિ અથવા કૉલમનો સમાવેશ કરવામાં અસમર્થ છે. એક્સેલ માટે, આ ડેટાબેઝ હવે બે ભાગોમાં વિભાજિત થયેલ છે, માહિતીનો સંપૂર્ણ નવો અને અનકનેક્ટેડ સમૂહ. તમે જે પણ કાર્યો કરવાની યોજના ઘડી રહ્યા છો, તે આ ડિસ્કનેક્ટ કરેલી માહિતી પર તમારો ડેટા કરશે નહીં. ઉદાહરણ તરીકે, ફિલ્ટરિંગ જેટલું સરળ કંઈક અસફળ રહેશે, કારણ કે તમે અનુભવ દ્વારા કહી શકો છો.

પગલું 3: બે આવશ્યક શરતોનું અન્વેષણ કરો

આગળની વસ્તુતમારે જાણવું છે કે ડેટાબેઝમાં દરેક વ્યક્તિગત પંક્તિ રેકોર્ડ્સ તરીકે ઓળખાય છે.

તમામ પંક્તિઓ રેકોર્ડ્સ છે. અમે સ્પષ્ટતા માટે અહીં કેટલાક ચિહ્નિત કર્યા છે.

વધુમાં, આ તમામ કૉલમ્સ ફિલ્ડ્સ છે. કૉલમના મથાળાઓ ફિલ્ડ નેમ્સ તરીકે ઓળખાય છે.

તેથી, StdID , StdName , રાજ્ય , ઉંમર, અને વિભાગ આ ડેટાબેઝના પાંચ ક્ષેત્રના નામ છે

પગલું 4: એક્સેલ બનાવો કોષ્ટક

કોષ્ટક બનાવવા માટે, નીચેના પગલાંઓ અનુસરો.

• સૌપ્રથમ, શામેલ કરો ટેબ પર જાઓ અને કોષ્ટક પર ક્લિક કરો. આદેશ.

• આગળ, કોષ્ટક બનાવો નામની વિન્ડો દેખાશે. હવે, કર્સરને ખાલી ખેંચીને સેલ શ્રેણી એટલે કે $B$4:$F$10 પસંદ કરો.
• મારા કોષ્ટકમાં હેડર છે<2 પહેલા બૉક્સને ચેક કરવાનું ભૂલશો નહીં> વિકલ્પ.

તત્કાલ, એક ટેબલ બનાવવામાં આવે છે. Tada!!!

ઉપરાંત, તમે દરેક કૉલમના હેડિંગ પર દેખાતા ડ્રોપ-ડાઉન એરોનો ઉપયોગ કરીને ડેટા ફિલ્ટર કરી શકો છો.

પગલું 5: ઉપયોગ કરો ડેટાબેઝ ટૂલ્સ

ડેટાબેઝ ટૂલ્સ તમારા ડેટા વિશ્લેષણ અને અર્થઘટન સાથે કામમાં આવી શકે છે. તમે ડેટાબેઝ ટૂલ્સ વિશે વધુ જાણી શકો છો અને જોઈએ.

પગલું 6: ડેટાબેઝને વિસ્તૃત કરો

હવે જ્યારે બધું તૈયાર છે અને ચાલી રહ્યું છે, તમે વધુ ફીલ્ડ ઉમેરવાનું શરૂ કરી શકો છો અને તમારા ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ્સ (અમે ત્યાં શું કર્યું તે તમે જુઓ છો). તે પગલું 1 જેટલું મૂળભૂત છે.

પગલું 7:સંપૂર્ણ ડેટાબેઝ ફોર્મેટિંગ

છેલ્લું અને અંતિમ પગલું એ ડેટાબેઝ કૉલમનું ફોર્મેટિંગ છે. ડેટાબેઝમાં કોષોને ફોર્મેટ કરવા માટે ઘણા બધા સાધનો છે. તમે સેલ શૈલીઓ સાથે કામ કરી શકો છો, તમે " ટેબલ તરીકે ફોર્મેટ કરો " ડ્રોપ-ડાઉન હેઠળની શૈલીઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો, અને તમે કોષોને ફોર્મેટ કરો<માં આદેશો સાથે કામ કરી શકો છો. 2> સંવાદ બોક્સ. તમે કસ્ટમ નંબર ફોર્મેટ નો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ બધી તકનીકોનું વર્ણન અમારા અગાઉના લેક્ચર્સમાં કરવામાં આવ્યું છે.

તો, તમે આગળ વધો! તમે એક્સેલમાં તમારો પોતાનો ડેટાબેઝ બનાવ્યો છે (જ્યાં સુધી તમે એક્સેસમાં માસ્ટર ન થાઓ, અથવા તમારી પાસે એક્સેલ સ્પેસ અને પ્રોસેસર્સ સમાપ્ત ન થાય ત્યાં સુધી).

વધુ વાંચો: માં કર્મચારી ડેટાબેઝ કેવી રીતે બનાવવો એક્સેલ (સરળ પગલાઓ સાથે)

એક્સેલમાં શોધી શકાય એવો ડેટાબેસ કેવી રીતે બનાવવો

ક્યારેક, આપણે વિશાળ ડેટા સ્ત્રોતમાંથી આપણો અપેક્ષિત ડેટા શોધવાની જરૂર પડે છે. આ કારણોસર, અમને શોધી શકાય તેવા ડેટાબેસની જરૂર પડી શકે છે જ્યાંથી અમે સરળતાથી અમારો ડેટા મેળવી શકીએ. શોધવા યોગ્ય ડેટાબેસ બનાવવા માટે, તમારે કેટલાક સરળ પગલાંને અનુસરવાની જરૂર છે.

📌 પગલાં:

• સૌ પ્રથમ, સેલ F5 પસંદ કરો અને સૂત્ર લખો.

ફોર્મ્યુલા બ્રેકડાઉન:

SEARCH કાર્ય → સામાન્ય રીતે, તે ચોક્કસ મૂલ્યની શોધ કરે છે જે તમે માગો છો.

ISNUMBER ફંક્શન → તે એક લોજિકલ ફંક્શન છે જે જો <1 નું આઉટપુટ TRUE આપે છે> શોધો ફંક્શન એ સંખ્યા છે. નહિંતર, તે False પરત કરશે.

FILTER કાર્ય → મૂળભૂત રીતે, તે તમારા ઇચ્છિત માપદંડ અનુસાર આઉટપુટ મૂલ્યને ફિલ્ટર કરે છે.

• ENTER દબાવો અને ફિલ હેન્ડલ ટૂલનો ઉપયોગ કરો.
• પછી, તમારું આઉટપુટ નીચે ચિત્રની જેમ જ બતાવવામાં આવશે.

• તે પછી, સેલ C4 પસંદ કરો અને ડેટા ટેબ >> પર જાઓ. ડેટા ટૂલ્સ >> ડેટા વેલિડેશન .

• એક ડાયલોગ બોક્સ ડેટા નામથી પોપ આઉટ થશે માન્યતા . પસંદ કરો સેટિંગ્સ >> પછી મંજૂરી આપો વિભાગમાં સૂચિ પસંદ કરો >> સ્રોત બોક્સમાં તમારો ફિલ્ટર કરેલ કોષ દાખલ કરો. તેથી, નીચેના સૂત્રને સ્રોત બોક્સમાં મૂકો.

• ભૂલ ચેતવણી વિકલ્પ પર જાઓ.

• ભૂલ ચેતવણી માં, બોક્સને અનચેક કરો નામ આપવામાં આવ્યું છે અમાન્ય ડેટા દાખલ થયા પછી ભૂલ ચેતવણી બતાવો .
• ઓકે દબાવો.

• છેલ્લે, તમારા માટે શોધવા યોગ્ય ડેટાબેઝ તૈયાર છે! હવે, જો તમે B4 સેલમાં “P” ટાઈપ કરો છો, તો તમને સંપૂર્ણ કર્મચારીનું નામ “પીટર” આપમેળે દેખાશે.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં ડેટાબેઝ ફંક્શનનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો (ઉદાહરણો સાથે)

માં ડેટાબેઝ કેવી રીતે બનાવવો એક્સેલ જે આપમેળે અપડેટ થાય છે

ડેટાબેઝમાં આપણે જે ડેટા દાખલ કરીએ છીએ તે અપડેટ કરવાની જરૂર છેઆપોઆપ . આના માટે, અમે સોર્સ ડેટાસેટ માટે PivotTable બનાવીશું. તાજું કરો સુવિધાને સક્ષમ કર્યા પછી, અમે અમારા અગાઉ બનાવેલ PivotTable માં નવા દાખલ કરેલા ડેટાને આપમેળે અપડેટ કરી શકીએ છીએ. તે કરવા માટે સ્ટેપ્સ ફોલો કરો.

📌 સ્ટેપ્સ:

• સૌ પ્રથમ, સેલમાંથી તમામ ડેટા પસંદ કરો. શામેલ કરો ટેબ >> પર જાઓ પીવટ ટેબલ >> કોષ્ટક/શ્રેણીમાંથી પસંદ કરો.

• A પીવટ ટેબલ બનાવવામાં આવશે. ત્યાંથી, તમે અપડેટ કરવા માટે ઉપયોગ કરવા માંગતા હો તે કૉલમ પસંદ કરી શકો છો.

• છેવટે, કોઈપણ સેલ પર જમણું-ક્લિક કરો, પછી <1 પસંદ કરો>તાજું કરો આદેશ, અને જો તમે તમારા ડેટાને તમારી મુખ્ય વર્કશીટમાં બદલો તો PivotTable આપોઆપ અપડેટ કરશે.

પણ, તમે PivotTable ને અપડેટ કરવા માટે અન્ય 5 પદ્ધતિઓનું અન્વેષણ કરી શકો છો.

વધુ વાંચો: એક્સેલમાં ગ્રાહક ડેટાબેઝ કેવી રીતે જાળવી શકાય

એક્સેલમાં રિલેશનલ ડેટાબેઝ કેવી રીતે બનાવવો

એ રિલેશનલ ડેટાબેઝ મુખ્યત્વે વિવિધ વર્કશીટ્સ વચ્ચેના સંબંધોને ઓળખે છે. રિલેશનલ ડેટાબેઝ અમને ચોક્કસ માહિતી ઝડપથી શોધવા અને ખેંચવામાં મદદ કરે છે. તે સમાન ડેટા મૂલ્યોને ઘણી રીતે પ્રદર્શિત કરી શકે છે.

ચાલો, આપણી પાસે બે ડેટાબેઝ છે, એટલે કે ડેટાબેઝ1 અને ડેટાબેઝ2 . 1 કર્મચારીઓના ના નામ તેમના હોદ્દા સાથે. હવે, અમે કર્મચારી ફિલ્ડના આધારે બે ડેટાબેઝ વચ્ચે રિલેશનલ ડેટાબેઝ બનાવવા માંગીએ છીએ. તે કરવા માટે કૃપા કરીને નીચેના પગલાંઓ અનુસરો.

📌 પગલાં:

• શરૂઆતમાં, ડેટાસેટ2 માંથી સમગ્ર શ્રેણી પસંદ કરો .

• પછી, ઇનસર્ટ ટેબ >> પીવટ ટેબલ > પર જાઓ ;> કોષ્ટક/શ્રેણીમાંથી .

• તે પછી, ડેટાસેટ1 નામની બીજી વર્કશીટ પર જાઓ અને એક ટેબલ બનાવો જેની આપણે પહેલા ચર્ચા કરી છે.

નોંધ : તમે કીબોર્ડ શોર્ટકટનો ઉપયોગ કરી શકો છો CTRL + T કોષ્ટક બનાવવા માટે.

• પછી, એક પીવટ ટેબલ દેખાશે, અને તમારે પસંદ કરવાનું રહેશે તમે જે ક્ષેત્ર સાથે સંબંધ બનાવવા માંગો છો. ઉદાહરણ તરીકે, અહીં, અમે બે અલગ-અલગ વર્કશીટ્સમાંથી હોદ્દો અને પગાર કૉલમ પસંદ કરીએ છીએ.

• ડેટા પસંદ કર્યા પછી, PivotTable Fields સંવાદ બોક્સમાં All હેઠળ CREATE વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.

• આખરે, અમારું રિલેશનલ ડેટાબેઝ બનાવવામાં આવશે, જે તમે નીચેના ચિત્રમાં જોઈ શકો છો.

વધુ વાંચો: રિલેશનલ ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ (RDBMS) ખ્યાલોનો પરિચય!

પ્રેક્ટિસ વિભાગ

અમે દરેક શીટ પર પ્રેક્ટિસ વિભાગ પ્રદાન કર્યો છે તમારી પ્રેક્ટિસ માટે જમણી બાજુ. કૃપા કરીને તે દ્વારા કરોતમારી જાતને.

નિષ્કર્ષ

આ બધું આજના સત્ર વિશે છે. અને Excel માં ડેટાબેઝ કેવી રીતે બનાવવો તે અંગેના આ કેટલાક સરળ પગલાં છે. જો તમારી પાસે કોઈ પ્રશ્નો અથવા સૂચનો હોય તો કૃપા કરીને અમને ટિપ્પણીઓ વિભાગમાં જણાવો. તમારી સારી સમજ માટે, કૃપા કરીને પ્રેક્ટિસ શીટ ડાઉનલોડ કરો. વિવિધ પ્રકારની એક્સેલ પદ્ધતિઓ શોધવા માટે અમારી વેબસાઇટ ExcelWIKI ની મુલાકાત લો, જે એક-સ્ટોપ એક્સેલ સોલ્યુશન પ્રદાતા છે. આ લેખ વાંચવામાં તમારી ધીરજ બદલ આભાર.