نحوه ایجاد پایگاه داده در اکسل (با مراحل آسان)

Hugh West

18-10-2023 اکسل پیشرفته
  • این را به اشتراک بگذارید
Hugh West

آیا نمی دانید چگونه یک پایگاه داده ساده در Excel ایجاد کنید ؟ در این مقاله، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه می توانید یک پایگاه داده در اکسل تنها در 7 گام ساده بسازید.

آیا MS Access را ابزار پیچیده ای برای استفاده به عنوان پایگاه داده می دانید؟ بنابراین، اکسل یک ابزار عالی برای انجام این کار است.

بیایید این تکنیک را یاد بگیریم.

دانلود کتاب تمرین تمرین

کتاب تمرین زیر را دانلود کنید. این به شما کمک می کند تا موضوع را واضح تر درک کنید.

ایجاد پایگاه داده.xlsx

8 مرحله برای ایجاد پایگاه داده در اکسل

اگر کتاب کار اکسل خود را به درستی طراحی کنید، می توانید به راحتی از آن به عنوان پایگاه داده استفاده کنید. نکته کلیدی اصلی این است که شما باید کتاب کار خود را به درستی طراحی کنید. شما می توانید داده ها را به روش های مختلفی مرتب کنید. شما می‌توانید پایگاه داده را فیلتر کنید تا فقط داده‌هایی را ببینید که با برخی معیارهای خاص مطابقت دارند.

بنابراین، در این پست، مراحلی را که در آن می‌توانید یک پایگاه داده مبتنی بر اکسل ایجاد کنید، نمونه‌ای و نمایشی می‌کنیم. .

مرحله 1: داده ها را وارد کنید

به ستون های پایگاه داده فیلد می گویند. شما می توانید هر مقدار که لازم است اضافه کنید.

بنابراین، فیلدهای این پایگاه داده عبارتند از: StdID ، StdName ، State ، Age و Department .

اکنون می توانید داده ها را به راحتی در پایگاه داده وارد کنید. هر ورودی جدید بعد از فیلدها به اولین ردیف خالی اضافه می شود.

ما تعدادی را انجام دادیم. اجازه دهید به شما نشان دهیم که چگونه ورودی دیگری را وارد می کنیم.

بگویید این ورودی است که باید در آن درج شود.پایگاه داده:

StdID: 1510060،

StdName: Jimmy،

ایالت: فلوریدا،

سن دانش آموز: 23،

گروه: ME

بنابراین، می بینید که وارد کردن داده ها در پایگاه داده اکسل بسیار ابتدایی است.

مرحله 2: هیچ ردیفی را خالی نگذارید

  • وقتی داده ها را در پایگاه داده وارد می کنید، نمی توانید یک ردیف را ترک کنید خالی است.

بگویید بعد از آخرین ردیف، من مقداری داده را در ردیف دوم از آن قرار دادم:

StdID: 1510060،

StdName: جیمی،

ایالت فلوریدا است،

سن دانشجو 23،

Department ME,

این یک تفکیک واضح از این پایگاه داده است. اگرچه ممکن است برخی از سلول‌ها در یک ردیف خالی باشند. بیایید بگوییم چیزی شبیه به این قانونی است.

  • در همین راستا، قانون دیگر این است که هیچ ستونی کاملاً خالی در پایگاه داده وجود نخواهد داشت.

<. 3>

چیزی که به محض اینکه اکسل با یک سطر یا ستون کاملاً خالی روبرو می شود این است که نمی تواند آن سطر یا ستون را در پایگاه داده قرار دهد. برای اکسل، این پایگاه داده اکنون به دو بخش تقسیم شده است، مجموعه ای کاملاً جدید و غیر مرتبط از اطلاعات. هر کارکردی که قصد انجام آن را دارید، داده های شما را روی این قطعه اطلاعات قطع شده انجام نمی دهد. به عنوان مثال، چیزی به سادگی فیلتر کردن ناموفق خواهد بود، همانطور که با تجربه می توانید بگویید.

مرحله 3: دو اصطلاح ضروری را بررسی کنید

موضوع بعدیباید بدانید که هر ردیف در یک پایگاه داده به عنوان رکوردها شناخته می شود.

همه ردیف ها رکوردها هستند. ما چند مورد را در اینجا برای وضوح علامت گذاری کرده ایم.

علاوه بر این، همه این ستون ها Fields هستند. عنوان ستون ها به عنوان نام فیلدها شناخته می شوند.

بنابراین، StdID ، StdName ، State ، Age، و Department پنج نام فیلد این پایگاه داده هستند

مرحله 4: ایجاد Excel جدول

برای ایجاد جدول، مراحل زیر را دنبال کنید.

  • ابتدا به برگه Insert بروید و روی جدول کلیک کنید. دستور.

  • بعد، پنجره ای به نام ایجاد جدول ظاهر می شود. اکنون، محدوده سلولی را انتخاب کنید، یعنی $B$4:$F$10 را با کشیدن مکان نما به سادگی انتخاب کنید.
  • فراموش نکنید که کادر قبل از جدول من سرصفحه دارد<2 را علامت بزنید> گزینه.

بلافاصله یک جدول ایجاد می شود. تادا!!!

همچنین، می‌توانید داده‌ها را با استفاده از فلش‌های کشویی که در سرفصل‌های هر ستون ظاهر می‌شوند فیلتر کنید.

مرحله 5: استفاده کنید ابزارهای پایگاه داده

ابزارهای پایگاه داده می توانند در تجزیه و تحلیل و تفسیر داده های شما مفید باشند. شما می توانید و باید درباره ابزارهای پایگاه داده اطلاعات بیشتری کسب کنید.

مرحله 6: پایگاه داده را گسترش دهید

اکنون که همه چیز آماده است، می توانید شروع به افزودن فیلدهای بیشتر کنید و رکوردها (شما می بینید که ما در آنجا چه کردیم) به پایگاه داده شما. به اندازه مرحله 1 اساسی است.

مرحله 7:قالب بندی کامل پایگاه داده

آخرین و آخرین مرحله قالب بندی ستون های پایگاه داده است. ابزارهای زیادی برای قالب بندی سلول ها در پایگاه داده وجود دارد. می‌توانید با Cell Styles کار کنید، می‌توانید از سبک‌های زیر کشویی « Format As Table » استفاده کنید، و می‌توانید با دستورات موجود در Format Cells<کار کنید. 2> کادر محاوره ای می توانید از Custom Number Format استفاده کنید. همه این تکنیک ها در سخنرانی های قبلی ما توضیح داده شده است.

بنابراین، شما بروید! شما پایگاه داده خودتان را در اکسل ایجاد کردید (تا زمانی که به Access مسلط شوید، یا فضای اکسل و پردازنده شما تمام شود).

بیشتر بخوانید: چگونه یک پایگاه داده کارمندان در اکسل (با مراحل آسان)

چگونه یک پایگاه داده قابل جستجو در اکسل ایجاد کنیم

گاهی اوقات، ما باید داده های مورد انتظار خود را از یک منبع داده عظیم جستجو کنیم. به همین دلیل، ممکن است به یک پایگاه داده قابل جستجو نیاز داشته باشیم که بتوانیم به راحتی داده های خود را از آنجا دریافت کنیم. برای ایجاد پایگاه داده قابل جستجو ، باید چند مرحله ساده را دنبال کنید.

📌 مراحل:

  • اول از همه، سلول F5 را انتخاب کنید و فرمول را یادداشت کنید.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5 :C10))، "یافت نشد")

تجزیه فرمول:

عملکرد جستجو → به طور کلی، مقدار خاصی را که شما درخواست می کنید جستجو می کند.

عملکرد ISNUMBER → این یک تابع منطقی است که اگر خروجی <1 باشد TRUE را برمی گرداند> جستجو تابع یک عدد است. در غیر این صورت، False را برمی گرداند.

عملکرد FILTER → اساساً، مقدار خروجی را مطابق با معیارهای مورد نظر شما فیلتر می کند.

  • ENTER را فشار دهید و از ابزار Fill Handle استفاده کنید.
  • سپس، خروجی شما درست مانند تصویر زیر نشان داده می شود.

  • پس از آن، سلول C4 را انتخاب کنید و به برگه داده >> بروید ابزارهای داده >> تأیید اعتبار داده .

  • یک کادر محاوره ای با نام داده ظاهر می شود اعتبارسنجی . تنظیمات >> سپس List را در Allow بخش >> سلول فیلتر شده خود را در کادر منبع وارد کنید. بنابراین، فرمول زیر را در کادر منبع قرار دهید.
=$F$5#

  • به گزینه Error Alert بروید.

  • در Error Alert ، علامت کادر را بردارید. با نام نمایش هشدار خطا پس از وارد کردن داده های نامعتبر .
  • OK را فشار دهید.

  • در نهایت، قابل جستجو پایگاه داده برای شما آماده است! اکنون، اگر "P" را در سلول B4 تایپ کنید، نام کامل کارمند "Peter" را به‌طور خودکار خواهید دید.

بیشتر بخوانید: نحوه استفاده از توابع پایگاه داده در اکسل (با مثال)

نحوه ایجاد یک پایگاه داده در Excel که به طور خودکار به روز می شود

داده هایی که در پایگاه داده وارد می کنیم باید به روز شوندبه طور خودکار . برای این موارد، یک PivotTable برای داده داده منبع ایجاد می کنیم. پس از فعال کردن ویژگی Refresh ، می‌توانیم به‌طور خودکار داده‌های وارد شده جدید را در PivotTable ایجاد شده قبلی به‌روزرسانی کنیم. برای انجام این کار مراحل را دنبال کنید.

📌 مراحل:

  • ابتدا همه داده ها را از سلول انتخاب کنید. به برگه درج بروید >> PivotTable >> از Table/Range را انتخاب کنید.

  • A PivotTable ایجاد خواهد شد. از آنجا، می‌توانید ستون‌هایی را که می‌خواهید برای به‌روزرسانی استفاده کنید، انتخاب کنید.

  • در نهایت، روی هر سلولی کلیک راست کنید، سپس <1 را انتخاب کنید. دستور>Refresh ، و PivotTable به طور خودکار داده های شما را در صورت تغییر در کاربرگ اصلی خود به روز می کند.

همچنین، می توانید 5 روش دیگر برای به روز رسانی PivotTable کاوش کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه پایگاه داده مشتری را در اکسل نگهداری کنیم

نحوه ایجاد یک پایگاه داده رابطه ای در اکسل

یک پایگاه داده رابطه ای عمدتاً روابط بین چندین کاربرگ مختلف را مشخص می کند. پایگاه داده رابطه‌ای به ما کمک می‌کند تا سریعاً اطلاعات خاصی را جستجو کرده و از آن خارج کنیم. می‌تواند مقادیر داده‌های یکسانی را به روش‌های مختلف نمایش دهد.

بیایید فرض کنیم، ما دو پایگاه داده داریم، یعنی Database1 و Database2 . Databaset1 شامل نام کارمندان به همراه حقوق است در حالی که Database2 شاملنام کارمند با تخصیص . اکنون، می خواهیم یک پایگاه داده رابطه ای بین دو پایگاه داده بر اساس فیلد Employee ایجاد کنیم. لطفاً مراحل زیر را برای انجام این کار دنبال کنید.

📌 مراحل:

  • در ابتدا، کل محدوده را از Dataset2 انتخاب کنید .

  • سپس، به برگه Insert >> PivotTable > بروید ;> از Table/Range .

  • پس از آن، به کاربرگ دیگری به نام Dataset1 بروید و جدولی را ایجاد کنید که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم.

توجه : می توانید از میانبر صفحه کلید استفاده کنید. CTRL + T برای ایجاد جدول.

  • سپس، PivotTable ظاهر می شود و شما باید انتخاب کنید زمینه ای که می خواهید با آن رابطه برقرار کنید. به عنوان مثال، در اینجا، ستون های تعیین و حقوق را از دو کاربرگ مختلف انتخاب می کنیم.

  • پس از انتخاب داده‌ها، روی گزینه CREATE در زیر همه در کادر گفتگوی PivotTable Fields کلیک کنید.

  • در نهایت، پایگاه داده رابطه ای ما ایجاد خواهد شد، همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید.

بیشتر بخوانید: مقدمه ای بر مفاهیم سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه ای (RDBMS)!

بخش تمرین

ما یک بخش تمرین در هر برگه ارائه کرده ایم سمت مناسب برای تمرین شما لطفا این کار را انجام دهیدخودتان.

نتیجه‌گیری

این همه مربوط به جلسه امروز است. و این چند گام ساده در مورد نحوه ایجاد پایگاه داده در اکسل است. لطفا در صورت داشتن هرگونه سوال یا پیشنهاد در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید. برای درک بهتر، لطفا برگه تمرین را دانلود کنید. از وب سایت ما ExcelWIKI ، یک ارائه دهنده راه حل اکسل یک مرحله ای، دیدن کنید تا انواع روش های اکسل را بیابید. با تشکر از صبر شما در خواندن این مقاله.

پست قبلی یافتن اولین وقوع یک مقدار در یک محدوده در اکسل (3 روش)
پست بعدی نحوه جستجو با چند معیار در اکسل (2 راه آسان)

هیو وست یک مربی و تحلیلگر اکسل بسیار با تجربه با بیش از 10 سال تجربه در این صنعت است. وی دارای مدرک لیسانس در رشته حسابداری و امور مالی و مدرک کارشناسی ارشد در رشته مدیریت بازرگانی است. هیو علاقه زیادی به تدریس دارد و یک رویکرد آموزشی منحصر به فرد ایجاد کرده است که به راحتی قابل پیگیری و درک است. دانش تخصصی او از اکسل به هزاران دانش آموز و متخصص در سراسر جهان کمک کرده تا مهارت های خود را بهبود بخشند و در حرفه خود برتری پیدا کنند. هیو از طریق وبلاگ خود دانش خود را با جهان به اشتراک می گذارد و آموزش های رایگان اکسل و آموزش آنلاین ارائه می دهد تا به افراد و مشاغل کمک کند تا به پتانسیل کامل خود دست یابند.