Kuidas luua andmebaas Excelis (lihtsate sammudega)

Hugh West

18-10-2023 Täiustatud Excel
  • Jaga Seda
Hugh West

Ei tea kuidas luua lihtne andmebaas Excelis ? Selles artiklis näitame teile, kuidas saate Excelis andmebaasi teha vaid 7 lihtsad sammud.

Kas MS Accessi kasutamine andmebaasina on teie arvates keeruline? Nii et Excel on selleks suurepärane vahend.

Õpime tehnikat.

Lae alla praktiline töövihik

Laadige alla järgmine harjutustööraamat. See aitab teil teemat selgemalt mõista.

Andmebaasi loomine.xlsx

8 sammu andmebaasi loomiseks Excelis

Kui kujundate oma Exceli töövihiku õigesti, saate seda hõlpsasti kasutada andmebaasina. Peamine punkt on see, et peate oma töövihiku õigesti kujundama. Te saate andmeid sorteerida mitmel viisil; saate andmebaasi filtreerida, et näha ainult neid andmeid, mis vastavad teatud kindlatele kriteeriumidele.

Nii et selles postituses võtame näite ja demonstreerime samme, mille abil saate luua Exceli-põhise andmebaasi.

Samm 1: Andmete sisestamine

Andmebaasis olevaid veerge nimetatakse väljadeks. Saate lisada nii palju kui vaja.

Niisiis, selle andmebaasi väljad on järgmised StdID , StdName , Riik , Vanus ja Osakond .

Nüüd saate andmebaasi hõlpsasti andmeid sisestada. Iga uus sisestus lisatakse esimesele tühjale reale pärast välju.

Me tegime mõned. Näitame teile, kuidas me sisestame teise kirje.

Ütleme, et see on sisend, mis tuleb sisestada andmebaasi:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Osariik: Florida,

Õpilase vanus: 23,

Osakond: ME

Nii et näete, andmete sisestamine Exceli andmebaasi on üsna lihtne.

Samm 2: Ära jäta ühtegi rida tühjaks

  • Andmebaasi andmeid sisestades ei tohi ühtegi rida tühjaks jätta.

Ütleme, et pärast viimast rida panen mõned andmed 2. reale sellest:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Osariik on Florida,

Õpilane vanuses 23 aastat,

osakond ME,

See on selle andmebaasi selge jaotus. Kuigi võib juhtuda, et mõned lahtrid reas võivad olla tühjad. Ütleme, et midagi sellist on seaduslik.

  • Samamoodi on teine reegel, et andmebaasis ei ole ühtegi täiesti tühja veergu.

See, mis juhtub, kui Excel kohtab täiesti tühja rida või veergu, on see, et ta ei suuda seda rida või veergu andmebaasi lisada. Exceli jaoks on see andmebaas nüüd jagatud kaheks, täiesti uueks ja ühendamata teabekogumiks. Ükskõik, milliseid funktsioone te kavatsete täita, ei saa ta teie andmeid selle ühendamata teabekogumi kohta täita. Näiteks midagi nii lihtsat kuifiltreerimine ei õnnestu, nagu te kogemuse põhjal teate.

3. samm: Uurige kahte vajalikku terminit

Järgmine asi, mida te peate teadma, on see, et iga üksikut rida andmebaasis tuntakse kui Rekordid .

Kõik read on Rekordid Selguse huvides oleme siinkohal mõned neist ära märkinud.

Lisaks on kõik need veerud Väljad Veergude pealkirjad on tuntud kui Välja nimed .

Niisiis, StdID , StdName , Riik , Vanus, ja Osakond on viis Välja nimed selle andmebaasi

4. samm: Exceli tabeli loomine

Tabeli loomiseks järgige alljärgnevaid samme.

  • Esiteks, minge Sisesta vahekaart ja klõpsa Tabel käsk.

  • Seejärel avatakse aken nimega Tabeli loomine Nüüd valige lahtrite vahemik, st. $B$4:$F$10 lohistades kursorit lihtsalt.
  • Ärge unustage kontrollida ruutu enne Minu tabelis on pealkirjad võimalus.

Kohe luuakse tabel. Tada!!!

Samuti saate andmeid filtreerida, kasutades iga veeru pealkirjade juures olevaid rippmenüü nooli.

Samm 5: Kasutage andmebaasi tööriistu

Andmebaasi tööriistad võivad tulla kasuks teie andmete analüüsimisel ja tõlgendamisel. Te saate ja peaksite rohkem teada saama andmebaasi tööriistad .

6. samm: Andmebaasi laiendamine

Nüüd, kui kõik on valmis ja töötab, võite hakata andmebaasi lisama rohkem välju ja kirjeid (näete, mida me seal tegime). See on nii lihtne kui 1. samm .

Samm 7: Täielik andmebaasi vormindamine

Viimane ja viimane samm on andmebaasi veergude vormindamine. Andmebaasi lahtrite vormindamiseks on olemas väga palju vahendeid. Saate tööd teha Raku stiilid , saate kasutada stiilide all " Vorming kui tabel " rippmenüüst ja saate töötada käskudega, mis on esitatud jaotises Lahtrite vormindamine dialoogiaknas. Saate kasutada Kohandatud Numbrite formaat Kõiki neid tehnikaid on kirjeldatud meie eelmistes loengutes.

Nii, nüüd ongi kõik korras! Sa oled loonud oma andmebaasi Excelis (kuni sa omandad Accessi või sul on Exceli ruum ja protsessorid otsas).

Loe edasi: Kuidas luua töötajate andmebaas Excelis (lihtsate sammudega)

Kuidas luua Excelis otsitav andmebaas

Mõnikord on meil vaja otsida oma oodatud andmeid tohutust andmeallikast. Selleks võib meil olla vaja otsinguvõimalusega andmebaasi, kust me saame hõlpsasti oma andmed kätte. Selleks, et luua otsitav andmebaas , peate järgima mõningaid lihtsaid samme.

📌 Sammud:

  • Kõigepealt valige lahter F5 ja kirjutage valem üles.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Valemite jaotamine:

Otsingu funktsioon → Üldiselt otsib see teatud väärtust, mida te nõuate.

ISNUMBER funktsioon → See on loogiline funktsioon, mis tagastab TÕELINE kui väljund OTSIMINE funktsioon on number. Vastasel juhul tagastab see funktsiooni Vale .

FILTER funktsioon → Põhimõtteliselt filtreerib see väljundväärtuse vastavalt teie soovitud kriteeriumidele.

  • Press SISESTA ja kasutada Täitmise käepide tööriist.
  • Seejärel kuvatakse teie väljund nagu alloleval pildil.

  • Pärast seda valige lahter C4 ja minna Andmed tab>> Andmetöötlusvahendid >> Andmete valideerimine .

  • Avaneb dialoogiaken nimega Andmete valideerimine . valige Seaded >> seejärel valige Loetelu aastal Luba lõik>> sisestage oma Filtreeritud rakk Allikas Pange järgmine valem kasti Allikas kast.
=$F$5#

  • minna Veahoiatus võimalus.

  • In the Veahoiatus , eemaldage märkeruut nimega Näita veateadet pärast vigaste andmete sisestamist .
  • Press OK .

  • Lõpuks on Otsitav Andmebaas on teie jaoks valmis! Nüüd, kui te kirjutate "P" aastal B4 lahtrisse, näete töötaja täielikku nime "Peeter" automaatselt.

Loe edasi: Kuidas kasutada andmebaasi funktsioone Excelis (koos näidetega)

Kuidas luua Excelis andmebaas, mis uuendab automaatselt

Andmed, mida me sisestame andmebaasi, peavad olema automaatselt ajakohastatud Nende jaoks loome me PivotTable jaoks Allikate andmekogum . Pärast seda, kui on lubatud Värskenda funktsiooniga saame automaatselt uuendatud andmeid uuestisõnastatud andmeid meie eelnevalt loodud PivotTable Järgige selleks vajalikke samme.

📌 Sammud:

  • Kõigepealt valige kõik andmed lahtrist välja. Minge lahtrisse Sisesta tab>> valige PivotTable >> Alates tabelist/vahemikust .

  • A PivotTable sealt saate valida veerud, mida soovite kasutada ajakohastamiseks.

  • Lõpuks tehke paremklõps ükskõik millisel lahtril, seejärel valige käsk Värskenda käsk ja PivotTable ajakohastab automaatselt teie andmeid, kui muudate neid oma põhitöölehel.

Samuti võite uurida teist 5 meetodit PivotTable'i uuendamiseks .

Loe edasi: Kuidas hallata klientide andmebaasi Excelis

Kuidas luua relatsiooniline andmebaas Excelis

A Relatsiooniline andmebaas tuvastab peamiselt seoseid mitme erineva töölehe vahel. Relatsiooniline andmebaas aitab meil kiiresti otsida ja välja tõmmata teatud teavet. See võib kuvada samu andmeväärtusi mitmel viisil.

Oletame, et meil on kaks andmebaasi, st. Andmebaas1 ja Andmebaas2 . Andmekogum1 sisaldab Töötaja nimed koos nende Palk arvestades, et andmebaas2 koosneb järgmistest elementidest Töötaja nimed koos nende Nimetus Nüüd tahame me luua relatsiooniline andmebaas kahe andmebaasi vahel, mis põhineb Töötaja valdkonnas. Palun järgige selleks alljärgnevaid samme.

📌 Sammud:

  • Algselt valige kogu vahemik alates Andmekogum2 .

  • Seejärel minge Sisesta tab>> PivotTable >> Alates tabelist/vahemikust .

  • Pärast seda minge teisele töölehele nimega Andmekogum1 ja luua tabel, mida me eelnevalt arutasime.

Märkus : Saate kasutada klaviatuurikombinatsiooni CTRL + T tabeli loomiseks.

  • Siis on PivotTable ilmub ja te peate valima välja, millega soovite luua seose. Näiteks siin valime välja Nimetus ja Palk veerud kahest erinevast töölehest.

  • Pärast andmete valimist klõpsake nuppu LOODA võimalus all Kõik aastal PivotTable väljad dialoogiaknas.

  • Lõpuks, meie Relatsiooniline andmebaas luuakse, nagu näete alloleval pildil.

Loe edasi: Sissejuhatus relatsioonilise andmebaasi haldussüsteemi (RDBMS) kontseptsioonidesse!

Praktika sektsioon

Igale lehele on lisatud harjutamise osa paremal pool. Palun tehke seda ise.

Kokkuvõte

See on kõik tänasest seansist. Ja need on mõned lihtsad sammud, kuidas luua andmebaasi Excelis. Palun andke meile kommentaarides teada, kui teil on küsimusi või ettepanekuid. Teie paremaks arusaamiseks, palun laadige alla harjutusvoldik. Külastage meie veebilehte ExcelWIKI , ühe peatuse Exceli lahenduse pakkuja, et leida erinevaid Exceli meetodeid. Tänan teid kannatlikkuse eest selle artikli lugemisel.

Eelmine postitus Väärtuse esimese esinemise leidmine Exceli vahemikus (3 võimalust)
Järgmine postitus Kuidas otsida Excelis mitme kriteeriumiga otsingut (2 lihtsat võimalust)

Hugh West on suurte kogemustega Exceli koolitaja ja analüütik, kellel on selles valdkonnas üle 10-aastane kogemus. Tal on raamatupidamise ja rahanduse bakalaureusekraad ning ärijuhtimise magistrikraad. Hugh’l on kirg õpetamise vastu ning ta on välja töötanud ainulaadse õpetamisviisi, mida on lihtne järgida ja mõista. Tema Exceli ekspertteadmised on aidanud tuhandetel õpilastel ja spetsialistidel üle maailma oma oskusi parandada ja karjääris silma paista. Oma ajaveebi kaudu jagab Hugh oma teadmisi maailmaga, pakkudes tasuta Exceli õpetusi ja veebikoolitusi, mis aitavad üksikisikutel ja ettevõtetel oma potentsiaali täielikult ära kasutada.