Hur man skapar en databas i Excel (med enkla steg)

Hugh West

18-10-2023 Avancerad Excel
  • Dela Detta
Hugh West

Vet inte hur man skapar en enkel databas i Excel ? I den här artikeln visar vi hur du kan skapa en databas i Excel på bara några minuter. 7 enkla steg.

Tycker du att MS Access är ett komplicerat verktyg att använda som databas? Excel är ett utmärkt verktyg för att göra det.

Låt oss lära oss tekniken.

Ladda ner övningsboken

Ladda ner följande arbetsbok för övning, som hjälper dig att förstå ämnet tydligare.

Skapa en databas.xlsx

8 steg för att skapa en databas i Excel

Om du utformar din Excel-arbetsbok på rätt sätt kan du enkelt använda den som en databas. Det viktigaste är att du utformar arbetsboken på rätt sätt. Du kan sortera data på många olika sätt; du kan filtrera databasen så att du bara ser de data som motsvarar vissa specifika kriterier.

I det här inlägget tar vi ett exempel och visar hur du kan skapa en Excel-baserad databas.

Steg 1: Ange uppgifter

Kolumnerna i databasen kallas fält och du kan lägga till så mycket som du behöver.

Fälten i denna databas är alltså följande StdID , StdName , Stat , Ålder , och Avdelning .

Du kan nu enkelt skriva in data i databasen. Varje ny inmatning läggs till i den första tomma raden efter fälten.

Vi har gjort en del. Låt oss visa dig hur vi lägger in en ny post.

Säg att detta är den indata som ska föras in i databasen:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stat: Florida,

Elevens ålder: 23,

Avdelning: ME

Att skriva in data i en Excel-databas är alltså ganska enkelt.

Steg 2: Lämna ingen rad tom

  • När du matar in data i en databas får du inte lämna en rad tom.

Säg att jag efter den sista raden lägger in data i den andra raden efter den:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staten är Florida,

Student 23 år gammal,

Institutionen ME,

Detta är en tydlig uppdelning av denna databas. Även om det kan hända att vissa celler i en rad är tomma kan det hända att något sådant här är lagligt.

  • På samma sätt är en annan regel att det inte finns någon helt tom kolumn i en databas.

Vad som händer när Excel möter en helt tom rad eller kolumn är att den inte kan inkludera den raden eller kolumnen i databasen. För Excel är databasen nu uppdelad i två delar, en helt ny och osammanhängande uppsättning information. Vilka funktioner du än planerar att utföra, kommer den inte att utföra dina data på denna osammanhängande del av informationen. Till exempel, något så enkelt somFiltrering kommer att misslyckas, vilket du kan se av erfarenhet.

Steg 3: Utforska två nödvändiga termer

Nästa sak du måste veta är att varje enskild rad i en databas kallas för Register .

Alla rader är Register Vi har markerat några av dem för tydlighetens skull.

Dessutom är alla dessa kolumner Fält Rubrikerna för kolumnerna kallas för Fältnamn .

Så, StdID , StdName , Stat , Ålder, och Avdelning är de fem Fältnamn i denna databas.

Steg 4: Skapa Excel-tabellen

Följ stegen nedan för att skapa en tabell.

  • Först går du till Infoga och klicka på fliken Tabell kommandot.

  • Därefter öppnas ett fönster som heter Skapa en tabell visas. Välj nu cellområdet, dvs. $B$4:$F$10 genom att dra markören helt enkelt.
  • Glöm inte att kryssa i rutan innan du Min tabell har rubriker alternativ.

En tabell skapas omedelbart. Tada!!!!

Du kan också filtrera data med hjälp av de rullgardins-pilar som visas vid rubrikerna för varje kolumn.

Steg 5: Använd databasverktyg

Databasverktyg kan vara till stor hjälp vid analys och tolkning av data. Du kan och bör lära dig mer om Databasverktyg. .

Steg 6: Utöka databasen

Nu när allt är igång kan du börja lägga till fler fält och poster (du ser vad vi gjorde där) i din databas. Det är så enkelt som att Steg 1 .

Steg 7: Slutföra formateringen av databasen

Det sista och sista steget är att formatera databasens kolumner. Det finns så många verktyg för att formatera cellerna i en databas. Du kan arbeta med Stilar för celler kan du använda stilarna under " Format som tabell " och du kan arbeta med kommandona i rullgardinsmenyn Formatera celler dialogrutan. Du kan använda dialogrutan Anpassad Format för nummer Alla dessa tekniker beskrivs i våra tidigare föreläsningar.

Så där ja, du har skapat din egen databas i Excel (tills du behärskar Access eller får slut på Excel-utrymme och processorer).

Läs mer: Hur man skapar en databas för anställda i Excel (med enkla steg)

Hur man skapar en sökbar databas i Excel

Ibland behöver vi söka efter förväntade data från en stor datakälla. Av den anledningen kan vi behöva en sökbar databas där vi enkelt kan hämta våra data. skapa en sökbar databas Du måste följa några enkla steg.

📌 Steg:

  • Välj först och främst cell F5 och skriv ner formeln.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Uppdelning av formel:

SÖK-funktionen → Generellt sett söker den efter ett visst värde som du begär.

ISNUMBER-funktionen → Det är en logisk funktion som returnerar TRUE om utgången av SÖKNING funktionen är ett tal. Annars returnerar den Falskt .

FILTER-funktion → Filtrerar i princip utgångsvärdet enligt önskade kriterier.

  • Tryck på ENTER och använda Handtag för fyllning verktyg.
  • Därefter visas resultatet precis som i bilden nedan.

  • Därefter väljer du cell C4 och gå till Uppgifter flik>> Verktyg för data >> Validering av data .

  • En dialogruta öppnas med namnet Validering av data . Välj Inställningar >> välj sedan Lista i den Tillåt avsnitt>> ange din Filtrerad cellen i den Källa Så, sätt in följande formel i rutan Källa box.
=$F$5#

  • gå till Felvarning alternativ.

  • I Felvarning avmarkera rutan som heter Visa en felvarning när ogiltiga uppgifter har angetts .
  • Tryck på OK .

  • Slutligen kan en Sökbar Databas är redo för dig! Om du nu skriver "P" i den B4 cellen ser du den anställdes fullständiga namn. "Peter" automatiskt.

Läs mer: Hur man använder databasfunktioner i Excel (med exempel)

Skapa en databas i Excel som uppdateras automatiskt

De uppgifter som vi lägger in i en databas måste vara uppdateras automatiskt För dessa skapar vi en PivotTable för Källdataset . Efter att ha aktiverat Uppdatera funktionen kan vi automatiskt uppdatera de nyligen inmatade uppgifterna i vår tidigare skapade PivotTable Följ stegen för att göra det.

📌 Steg:

  • Först och främst markerar du alla data från cellen. Gå till Infoga flik>> välj PivotTable >> Från tabell/intervall .

  • A PivotTable Där kan du välja de kolumner som du vill använda för att uppdatera.

  • Slutligen högerklickar du på en cell och väljer sedan Uppdatera kommandot och PivotTable uppdaterar automatiskt dina data om du ändrar dem i huvudarbetsbladet.

Du kan också utforska en annan 5 metoder för att uppdatera PivotTable .

Läs mer: Hur man upprätthåller en kunddatabas i Excel

Hur man skapar en relationsdatabas i Excel

A Relationell databas identifierar huvudsakligen relationer mellan flera olika arbetsblad. Relationell databas hjälper oss att snabbt leta efter och ta fram viss information och kan visa samma datavärden på flera olika sätt.

Låt oss säga att vi har två databaser, dvs. Databas1 och Databas2 . Databaset1 innehåller Anställda namn med deras Lön medan Database2 består av Anställda namn med deras Benämning Nu vill vi skapa en relationsdatabas mellan de två databaserna baserat på den Anställda Följ stegen nedan för att göra det.

📌 Steg:

  • Till att börja med väljer du hela intervallet från Dataset2 .

  • Gå sedan till Infoga flik>> PivotTable >> Från tabell/intervall .

  • Därefter går du till ett annat arbetsblad som heter Dataset1 och skapar en tabell som vi diskuterade tidigare.

Obs : Du kan använda tangentbordsgenvägen CTRL + T för att skapa en tabell.

  • Därefter kan en PivotTable visas och du måste välja det fält som du vill skapa en relation med. Här väljer vi till exempel fältet Benämning och Lön kolumner från två olika arbetsblad.

  • När du har valt data klickar du på SKAPA alternativ under Alla i den PivotTable-fält dialogrutan.

  • Slutligen, vår Relationell databas kommer att skapas, som du kan se i bilden nedan.

Läs mer: Introduktion till koncept för relationsdatabashanteringssystem (RDBMS)!

Övningssektionen

Vi har gjort ett övningsavsnitt på varje blad på höger sida för att du ska kunna öva dig.

Slutsats

Det är allt om dagens session. Och detta är några enkla steg för att skapa en databas i Excel. Låt oss veta i kommentarsfältet om du har några frågor eller förslag. För bättre förståelse, ladda ner övningsbladet. Besök vår webbplats ExcelWIKI , en leverantör av Excel-lösningar, för att hitta olika typer av Excel-metoder. Tack för ditt tålamod när du läser den här artikeln.

Tidigare inlägg Hitta första förekomsten av ett värde i ett intervall i Excel (3 sätt)
Nästa inlägg Hur man söker med flera kriterier i Excel (2 enkla sätt)

Hugh West är en mycket erfaren Excel-tränare och analytiker med över 10 års erfarenhet i branschen. Han har en kandidatexamen i redovisning och ekonomi och en magisterexamen i företagsekonomi. Hugh har en passion för undervisning och har utvecklat ett unikt undervisningssätt som är lätt att följa och förstå. Hans expertkunskap om Excel har hjälpt tusentals studenter och yrkesverksamma över hela världen att förbättra sina färdigheter och utmärka sig i sina karriärer. Genom sin blogg delar Hugh med sig av sin kunskap med världen, och erbjuder gratis Excel-handledning och onlineutbildning för att hjälpa individer och företag att nå sin fulla potential.