Cara Membuat Pangkalan Data dalam Excel (dengan Langkah Mudah)

Hugh West

18-10-2023 Excel Lanjutan
  • Berkongsi Ini
Hugh West

Tidak tahu bagaimana untuk mencipta pangkalan data ringkas dalam Excel ? Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara anda boleh membuat pangkalan data dalam Excel hanya dalam 7 langkah mudah.

Adakah anda mendapati MS Access alat yang kompleks untuk digunakan sebagai pangkalan data? Jadi, Excel ialah alat yang hebat untuk melakukannya.

Mari kita pelajari tekniknya.

Muat Turun Buku Kerja Amalan

Muat turun buku kerja latihan berikut. Ia akan membantu anda merealisasikan topik dengan lebih jelas.

Mencipta Pangkalan Data.xlsx

8 Langkah untuk Mencipta Pangkalan Data dalam Excel

Jika anda mereka bentuk buku kerja Excel anda dengan betul, anda boleh menggunakannya sebagai pangkalan data dengan mudah. Perkara utama ialah anda perlu mereka bentuk buku kerja anda dengan betul. Anda boleh mengisih data dalam pelbagai cara; anda boleh menapis pangkalan data untuk melihat hanya data yang sepadan dengan beberapa kriteria tertentu.

Jadi, dalam siaran ini, kami akan mengambil contoh dan menunjukkan langkah-langkah di mana anda akan dapat mencipta pangkalan data berasaskan Excel .

Langkah 1: Masukkan Data

Lajur dalam pangkalan data dipanggil medan. Anda boleh menambah sebanyak yang perlu.

Jadi, medan dalam pangkalan data ini ialah StdID , StdName , Negeri , Umur dan Jabatan .

Kini anda boleh memasukkan data ke dalam pangkalan data dengan mudah. Setiap input baharu akan ditambahkan pada baris kosong pertama selepas medan.

Kami telah melakukan beberapa. Biar kami tunjukkan kepada anda cara kami memasukkan entri lain.

Katakan ini ialah input yang perlu dimasukkan ke dalampangkalan data:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Negeri: Florida,

Umur Pelajar: 23,

Jabatan: SAYA

Jadi, anda lihat memasukkan data ke dalam pangkalan data Excel adalah agak asas.

Langkah 2: Jangan Biarkan Mana-mana Baris Kosong

  • Apabila anda memasukkan data ke dalam pangkalan data, anda tidak boleh meninggalkan satu baris kosong.

Katakan selepas baris terakhir, saya meletakkan beberapa data dalam baris ke-2 daripadanya:

StdID: 1510060,

Nama Std: Jimmy,

Negeri ialah Florida,

Umur pelajar 23,

Jabatan ME,

Ini ialah pecahan yang jelas bagi pangkalan data ini. Walaupun mungkin berlaku bahawa beberapa sel berturut-turut mungkin kosong. Katakan sesuatu seperti ini adalah sah.

  • Selain itu, peraturan lain ialah tidak akan ada lajur kosong sepenuhnya dalam pangkalan data.

Apa yang berlaku sebaik sahaja Excel menemui baris atau lajur kosong sepenuhnya ialah ia tidak dapat memasukkan baris atau lajur itu dalam pangkalan data. Untuk Excel, pangkalan data ini kini dibahagikan kepada dua bahagian, satu set maklumat yang baharu dan tidak bersambung. Apa sahaja fungsi yang anda rancang untuk melaksanakan, ia tidak akan melaksanakan data anda pada maklumat yang terputus ini. Contohnya, sesuatu yang mudah seperti penapisan tidak akan berjaya, seperti yang anda boleh ketahui melalui pengalaman.

Langkah 3: Teroka Dua Istilah yang Diperlukan

Perkara seterusnyaanda perlu tahu bahawa setiap baris individu dalam pangkalan data dikenali sebagai Rekod .

Semua baris ialah Rekod . Kami telah menandai beberapa di sini untuk kejelasan.

Selain itu, semua lajur ini ialah Medan . Tajuk lajur dikenali sebagai Nama Medan .

Jadi, StdID , StdName , Negeri , Umur, dan Jabatan adalah lima Nama Medan pangkalan data ini

Langkah 4: Cipta Excel Jadual

Untuk membuat jadual, ikut langkah di bawah.

  • Pertama sekali, pergi ke tab Sisipkan dan klik pada Jadual arahan.

  • Seterusnya, tetingkap yang dipanggil Buat Jadual akan muncul. Sekarang, pilih julat sel iaitu $B$4:$F$10 dengan menyeret kursor dengan mudah.
  • Jangan lupa tandakan kotak sebelum Jadual saya mempunyai pengepala pilihan.

Dengan serta-merta, jadual dibuat. Tada!!!

Selain itu, anda boleh menapis data menggunakan anak panah lungsur yang muncul pada tajuk setiap lajur.

Langkah 5: Gunakan Alat Pangkalan Data

Alat pangkalan data boleh berguna dengan analisis dan tafsiran data anda. Anda boleh dan harus mengetahui lebih lanjut tentang alat pangkalan data .

Langkah 6: Kembangkan Pangkalan Data

Sekarang segala-galanya tersedia dan berjalan, anda boleh mula menambah lebih banyak medan dan rekod (anda lihat apa yang kami lakukan di sana) ke pangkalan data anda. Ia sama asas seperti Langkah 1 .

Langkah 7:Lengkapkan Pemformatan Pangkalan Data

Langkah terakhir dan terakhir ialah memformat lajur pangkalan data. Terdapat begitu banyak alat untuk memformat sel dalam pangkalan data. Anda boleh bekerja dengan Gaya Sel , anda boleh menggunakan gaya di bawah menu lungsur " Format Sebagai Jadual ", dan anda boleh bekerja dengan arahan dalam Format Sel kotak dialog. Anda boleh menggunakan Tersuai Format Nombor . Semua teknik ini diterangkan dalam kuliah kami sebelum ini.

Jadi, begitulah! Anda mencipta pangkalan data anda sendiri dalam Excel (sehingga anda menguasai Access, atau anda kehabisan ruang dan pemproses Excel).

Baca Lagi: Cara Mencipta Pangkalan Data Pekerja dalam Excel (dengan Langkah Mudah)

Cara Membuat Pangkalan Data Boleh Dicari dalam Excel

Kadangkala, kita perlu mencari data yang diharapkan daripada sumber data yang besar. Atas sebab itu, kami mungkin memerlukan pangkalan data yang boleh dicari dari mana kami boleh mendapatkan data kami dengan mudah. Untuk membuat pangkalan data boleh dicari , anda perlu mengikuti beberapa langkah mudah.

📌 Langkah:

  • Pertama sekali, pilih sel F5 dan tuliskan formula.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5) :C10)),”Tidak Ditemui”)

Pecahan Formula:

Fungsi CARIAN → Secara amnya, ia mencari nilai tertentu yang anda minta.

Fungsi ISNUMBER → Ia ialah fungsi logik yang mengembalikan TRUE jika output CARI fungsi ialah nombor. Jika tidak, ia akan mengembalikan False .

FILTER function → Pada asasnya, ia menapis nilai output mengikut kriteria yang anda inginkan.

  • Tekan ENTER dan gunakan alat Fill Handle .
  • Kemudian, output anda ditunjukkan seperti gambar di bawah.

  • Selepas itu, pilih sel C4 dan pergi ke tab Data >> Alat data >> Pengesahan Data .

  • Kotak dialog akan muncul keluar bernama Data Pengesahan . Pilih Tetapan >> kemudian pilih Senarai dalam bahagian Benarkan >> masukkan sel Ditapis anda dalam kotak Sumber . Jadi, letakkan formula berikut dalam kotak Sumber .
=$F$5#

  • pergi ke pilihan Makluman Ralat .

  • Dalam Makluman Ralat , nyahtanda kotak bernama Tunjukkan makluman ralat selepas data tidak sah dimasukkan .
  • Tekan OK .

  • Akhirnya, Boleh Dicari Pangkalan Data sedia untuk anda! Sekarang, jika anda menaip “P” dalam sel B4 , anda akan melihat nama penuh pekerja “Peter” secara automatik.

Baca Lagi: Cara Menggunakan Fungsi Pangkalan Data dalam Excel (Dengan Contoh)

Cara Mencipta Pangkalan Data dalam Excel Yang Mengemas kini Secara Automatik

Data yang kami masukkan dalam pangkalan data perlu kemas kinisecara automatik . Untuk ini, kami akan mencipta Jadual Pangsi untuk set data sumber . Selepas mendayakan ciri Muat Semula , kami boleh mengemas kini data yang baru dimasukkan secara automatik dalam Jadual Pangsi kami yang telah dibuat sebelum ini. Ikut langkah untuk melakukannya.

📌 Langkah:

  • Pertama sekali, pilih semua data daripada sel. Pergi ke tab Sisipkan >> pilih Jadual Pangsi >> Dari Jadual/Julat .

  • A Jadual Pangsi akan dibuat. Dari sana, anda boleh memilih lajur yang anda mahu gunakan untuk mengemas kini.

  • Akhir sekali, klik kanan pada mana-mana sel, kemudian pilih <1 Perintah>Refresh dan PivotTable akan mengemas kini data anda secara automatik jika anda menukarnya dalam lembaran kerja utama anda.

Selain itu, anda boleh meneroka 5 kaedah lain untuk mengemas kini Jadual Pangsi .

Baca Lagi: Cara Mengekalkan Pangkalan Data Pelanggan dalam Excel

Cara Mencipta Pangkalan Data Hubungan dalam Excel

A Pangkalan Data Hubungan terutamanya mengenal pasti hubungan antara beberapa lembaran kerja yang berbeza. Pangkalan Data Hubungan membantu kami mencari dan mengeluarkan maklumat tertentu dengan cepat. Ia boleh memaparkan nilai data yang sama dalam beberapa cara.

Katakanlah, kita mempunyai dua pangkalan data, iaitu Pangkalan Data1 dan Pangkalan Data2 . Pangkalan Data1 mengandungi Pekerja nama dengan Gaji mereka manakala Pangkalan Data2 terdiridaripada Pekerja nama dengan Penetapan mereka. Sekarang, kami ingin membuat pangkalan data hubungan antara dua pangkalan data berdasarkan medan Pekerja . Sila ikut langkah di bawah untuk melakukannya.

📌 Langkah:

  • Pada mulanya, pilih keseluruhan julat daripada Dataset2 .

  • Kemudian, pergi ke tab Sisipkan >> Jadual Pangsi > ;> Daripada Jadual/Julat .

  • Selepas itu, pergi ke lembaran kerja lain bernama Dataset1 dan buat jadual yang kita bincangkan sebelum ini.

Nota : Anda boleh menggunakan pintasan papan kekunci CTRL + T untuk mencipta jadual.

  • Kemudian, Jadual Pangsi akan muncul dan anda perlu memilih medan yang anda ingin buat hubungan. Sebagai contoh, di sini, kami memilih lajur Penetapan dan Gaji dari dua lembaran kerja yang berbeza.

  • Selepas memilih data, klik pada pilihan BUAT di bawah Semua dalam Medan Jadual Pangsi kotak dialog.

  • Akhir sekali, Pangkalan Data Perhubungan kami akan dibuat, seperti yang anda boleh lihat dalam gambar di bawah.

Baca Lagi: Pengenalan kepada Konsep Sistem Pengurusan Pangkalan Data Hubungan (RDBMS)!

Bahagian Amalan

Kami telah menyediakan bahagian amalan pada setiap helaian pada sebelah kanan untuk amalan anda. Sila lakukan dengandiri sendiri.

Kesimpulan

Itu sahaja tentang sesi hari ini. Dan ini adalah beberapa langkah mudah tentang cara membuat pangkalan data dalam Excel. Sila beritahu kami di bahagian komen jika anda mempunyai sebarang soalan atau cadangan. Untuk pemahaman anda yang lebih baik, sila muat turun helaian latihan. Lawati tapak web kami ExcelWIKI , penyedia penyelesaian Excel sehenti, untuk mengetahui pelbagai jenis kaedah Excel. Terima kasih atas kesabaran anda membaca artikel ini.

Catatan sebelum ini Cari Kejadian Pertama Nilai dalam Julat dalam Excel (3 Cara)
Post seterusnya Cara Mencari dengan Pelbagai Kriteria dalam Excel (2 Cara Mudah)

Hugh West ialah jurulatih dan penganalisis Excel yang sangat berpengalaman dengan lebih 10 tahun pengalaman dalam industri. Beliau memiliki Ijazah Sarjana Muda Perakaunan dan Kewangan serta Ijazah Sarjana dalam Pentadbiran Perniagaan. Hugh mempunyai minat untuk mengajar dan telah membangunkan pendekatan pengajaran yang unik yang mudah diikuti dan difahami. Pengetahuan pakar Excel beliau telah membantu beribu-ribu pelajar dan profesional di seluruh dunia meningkatkan kemahiran mereka dan cemerlang dalam kerjaya mereka. Melalui blognya, Hugh berkongsi pengetahuannya dengan dunia, menawarkan tutorial Excel percuma dan latihan dalam talian untuk membantu individu dan perniagaan mencapai potensi penuh mereka.