Com crear una base de dades a Excel (amb passos senzills)

Hugh West

18-10-2023 Excel avançat
  • Comparteix Això
Hugh West

No saps com crear una base de dades senzilla a Excel ? En aquest article, us mostrarem com podeu crear una base de dades a Excel en només 7 passos senzills.

Trobeu que MS Access és una eina complexa per utilitzar-la com a base de dades? Per tant, Excel és una eina fantàstica per fer-ho.

Aprendrem la tècnica.

Baixeu el quadern de pràctiques

Descarregueu el quadern de pràctiques següent. Us ajudarà a adonar-vos del tema amb més claredat.

Creació d'una base de dades.xlsx

8 passos per crear una base de dades a Excel

Si dissenyeu correctament el vostre llibre de treball Excel, podeu utilitzar-lo com a base de dades fàcilment. El punt clau és que heu de dissenyar el vostre llibre de treball correctament. Podeu ordenar les dades de moltes maneres; podeu filtrar la base de dades per veure només les dades que coincideixen amb uns criteris específics.

Així, en aquesta publicació, farem un exemple i mostrarem els passos en què podreu crear una base de dades basada en Excel. .

Pas 1: introduïu les dades

Les columnes de la base de dades s'anomenen camps. Podeu afegir tant com calgui.

Per tant, els camps d'aquesta base de dades són StdID , StdName , Estat , Edat i Departament .

Ara podeu introduir dades a la base de dades fàcilment. Cada entrada nova s'afegirà a la primera fila buida després dels camps.

Hem fet algunes. Permeteu-vos mostrar com introduïm una altra entrada.

Diguem que aquesta és l'entrada que s'ha d'inserir ala base de dades:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Estat: Florida,

Edat de l'estudiant: 23,

Departament: ME

Així, veieu que introduir dades en una base de dades d'Excel és bastant bàsic.

Pas 2: no deixeu cap fila en blanc

  • Quan introduïu dades en una base de dades, no podeu deixar cap fila buit.

Digues que després de l'última fila, n'he posat algunes dades a la segona fila:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

L'estat és Florida,

Estudiant 23 anys,

Departament ME,

Aquest és un desglossament clar d'aquesta base de dades. Encara que pot passar que algunes cel·les seguides poguessin estar buides. Diguem que una cosa així és legal.

  • En la mateixa línia, una altra regla és que no hi haurà cap columna completament buida en una base de dades.

El que passa tan aviat com Excel troba una fila o columna completament en blanc és que no pot incloure aquesta fila o columna a la base de dades. Per a Excel, aquesta base de dades es divideix ara en dues parts, un conjunt d'informació completament nou i sense connexió. Sigui quina siguin les funcions que tingueu previst realitzar, no realitzarà les vostres dades en aquesta informació desconnectada. Per exemple, una cosa tan senzilla com filtrar no tindrà èxit, com podeu comprovar per experiència.

Pas 3: Exploreu dos termes necessaris

La següent cosaCal saber que cada fila individual d'una base de dades es coneix com a Registres .

Totes les files són Registres . Hem marcat algunes aquí per a més claredat.

A més, totes aquestes columnes són Camps . Els encapçalaments de les columnes es coneixen com a Noms de camp .

Per tant, StdID , StdName , Estat , Edat i Departament són els cinc Noms de camp d'aquesta base de dades

Pas 4: creeu l'Excel Taula

Per crear una taula, seguiu els passos següents.

  • En primer lloc, aneu a la pestanya Insereix i feu clic a Taula comanda.

  • A continuació, apareixerà una finestra anomenada Crea una taula . Ara, seleccioneu l'interval de cel·les, és a dir, $B$4:$F$10 arrossegant el cursor simplement.
  • No oblideu marcar la casella abans de La meva taula té capçaleres opció.

Immediatament, es crea una taula. Tada!!!

A més, podeu filtrar les dades mitjançant les fletxes desplegables que apareixen als encapçalaments de cada columna.

Pas 5: feu servir Eines de bases de dades

Les eines de bases de dades poden ser útils amb l'anàlisi i la interpretació de dades. Podeu i hauríeu d'aprendre més sobre les eines de base de dades .

Pas 6: Amplieu la base de dades

Ara que tot està en funcionament, podeu començar a afegir més camps i registres (veureu què hi vam fer) a la vostra base de dades. És tan bàsic com el Pas 1 .

Pas 7:Formatatge complet de la base de dades

L'últim i últim pas és donar format a les columnes de la base de dades. Hi ha tantes eines per formatar les cel·les en una base de dades. Podeu treballar amb Estils de cel·les , podeu utilitzar els estils del menú desplegable " Format com a taula " i podeu treballar amb les ordres del Format de cel·les quadre de diàleg. Podeu utilitzar el Personalitzat Format de nombre . Totes aquestes tècniques es descriuen a les nostres conferències anteriors.

Així està! Heu creat la vostra pròpia base de dades a Excel (fins que domineu Access o us quedeu sense espai i processadors d'Excel).

Llegiu-ne més: Com crear una base de dades d'empleats a Excel (amb passos senzills)

Com crear una base de dades cercable a Excel

De vegades, hem de cercar les nostres dades esperades d'una font de dades enorme. Per aquest motiu, és possible que necessitem una base de dades on es pugui cercar des d'on puguem obtenir fàcilment les nostres dades. Per crear una base de dades on es pugui cercar , heu de seguir uns passos senzills.

📌 Passos:

  • En primer lloc, seleccioneu la cel·la F5 i anoteu la fórmula.
=FILTRE(C5:C10,ISNUMBER(CERCA(Base de dades!C5,C5) :C10)),"No trobat")

Desglossament de la fórmula:

Funció de cerca → Generalment, cerca un valor determinat que demaneu.

Funció ISNUMBER → És una funció lògica que retorna TRUE si la sortida de la CERCAR la funció és un número. En cas contrari, retornarà Fals .

Filtrer funció → Bàsicament, filtra el valor de sortida segons els criteris desitjats.

  • Premeu ENTER i utilitzeu l'eina Emplenar mànec .
  • A continuació, la vostra sortida es mostra com a la imatge següent.

  • Després, seleccioneu la cel·la C4 i aneu a la pestanya Dades >> Eines de dades >> Validació de dades .

  • Apareixerà un quadre de diàleg anomenat Dades Validació . Seleccioneu Configuració >> a continuació, seleccioneu Llista a la secció Permetre >> introduïu la vostra cel·la Filtrada al quadre Font . Per tant, poseu la fórmula següent al quadre Font .
=$F$5#

  • aneu a l'opció Alerta d'error .

  • A Alerta d'error , desmarqueu la casella anomenat Mostra l'alerta d'error després d'introduir dades no vàlides .
  • Premeu D'acord .

  • Finalment, teniu una base de dades cercable ! Ara, si escriviu “P” a la cel·la B4 , veureu el nom complet de l'empleat “Peter” automàticament.

Més informació: Com utilitzar les funcions de base de dades a Excel (amb exemples)

Com crear una base de dades a Excel que s'actualitza automàticament

Les dades que introduïm en una base de dades s'han d' actualitzarautomàticament . Per a aquests, crearem una taula dinàmica per al conjunt de dades d'origen . Després d'habilitar la funció Actualitzar , podem actualitzar automàticament les dades que acabem d'introduir a la nostra taula dinámica creada anteriorment. Seguiu els passos per fer-ho.

📌 Passos:

  • Primer de tot, seleccioneu totes les dades de la cel·la. Aneu a la pestanya Insereix >> seleccioneu Taula dinàmica >> Des de la taula/interval .

  • A Taula dinàmica es crearà. Des d'allà, podeu seleccionar les columnes que voleu utilitzar per actualitzar.

  • Finalment, feu clic amb el botó dret a qualsevol cel·la i, a continuació, seleccioneu <1 L'ordre>Actualitza i la Taula dinàmica actualitzarà automàticament les teves dades si les canvies al full de treball principal.

A més, podeu explorar altres 5 mètodes per actualitzar la taula dinàmica .

Més informació: Com mantenir la base de dades de clients a Excel

Com crear una base de dades relacional a Excel

Una base de dades relacional identifica principalment les relacions entre diversos fulls de treball diferents. La base de dades relacional ens ajuda a buscar i extreure ràpidament certa informació. Pot mostrar els mateixos valors de dades de diverses maneres.

Diguem que tenim dues bases de dades, és a dir, Base de dades1 i Base de dades2 . La base de dades1 conté els noms dels empleats amb el seu Salari mentre que la Base de dades2 constadels noms dels empleats amb la seva Designació . Ara, volem crear una base de dades relacional entre les dues bases de dades basada en el camp Empleat . Si us plau, seguiu els passos següents per fer-ho.

📌 Passos:

  • Inicialment, seleccioneu tot l'interval de Conjunt de dades2 .

  • A continuació, aneu a la pestanya Insereix >> Taula dinàmica > ;> Des de la taula/interval .

  • Després, aneu a un altre full de treball anomenat Conjunt de dades1 i creeu una taula que hem comentat abans.

Nota : Podeu utilitzar la drecera del teclat CTRL + T per crear una taula.

  • A continuació, apareixerà una Taula dinàmica i haureu de seleccionar el camp amb el qual voleu establir una relació. Per exemple, aquí, seleccionem les columnes Designació i Salari de dos fulls de treball diferents.

  • Després de seleccionar les dades, feu clic a l'opció CREAR a Tots al quadre de diàleg Camps de la taula dinàmica .

  • Finalment, es crearà la nostra base de dades relacional , com podeu veure a la imatge següent.

Llegir més: Introducció als conceptes del sistema de gestió de bases de dades relacionals (RDBMS)!

Secció de pràctiques

Hem proporcionat una secció de pràctiques a cada full sobre el costat correcte per a la vostra pràctica. Fes-ho per favortu mateix.

Conclusió

Això és tot sobre la sessió d'avui. I aquests són alguns passos senzills sobre com crear una base de dades a Excel. Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris si teniu cap pregunta o suggeriment. Per a una millor comprensió, descarregueu el full de pràctiques. Visiteu el nostre lloc web ExcelWIKI , un proveïdor únic de solucions d'Excel, per conèixer diversos tipus de mètodes d'Excel. Gràcies per la vostra paciència en llegir aquest article.

Publicació anterior Trobeu la primera aparició d'un valor en un rang a Excel (3 maneres)
Següent post Com cercar amb diversos criteris a Excel (2 maneres senzilles)

Hugh West és un entrenador i analista d'Excel molt experimentat amb més de 10 anys d'experiència en el sector. És llicenciat en Comptabilitat i Finances i Màster en Administració i Direcció d'Empreses. Hugh té una passió per l'ensenyament i ha desenvolupat un enfocament pedagògic únic que és fàcil de seguir i entendre. El seu coneixement expert d'Excel ha ajudat a milers d'estudiants i professionals de tot el món a millorar les seves habilitats i a destacar en les seves carreres. A través del seu bloc, Hugh comparteix els seus coneixements amb el món, oferint tutorials d'Excel gratuïts i formació en línia per ajudar les persones i les empreses a assolir tot el seu potencial.