Kuinka luoda tietokanta Excelissä (helpoin askelin)

Hugh West

18-10-2023 Edistynyt Excel
  • Jaa Tämä
Hugh West

En tiedä miten luoda yksinkertainen tietokanta Excelissä ? Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten voit tehdä tietokannan Excelissä vain 7 yksinkertaiset vaiheet.

Onko MS Access mielestäsi monimutkainen työkalu tietokantana käyttämiseen? Excel on siihen oiva työkalu.

Opetellaan tekniikka.

Lataa harjoituskirja

Lataa seuraava harjoituskirja, joka auttaa sinua ymmärtämään aiheen selkeämmin.

Tietokannan luominen.xlsx

8 vaihetta tietokannan luomiseen Excelissä

Jos suunnittelet Excel-työkirjan oikein, voit käyttää sitä helposti tietokantana. Tärkeintä on, että työkirja on suunniteltava oikein. Voit lajitella tietoja monella tavalla; voit suodattaa tietokannan, jotta näet vain tiedot, jotka vastaavat tiettyjä kriteerejä.

Tässä viestissä otamme esimerkin ja esittelemme vaiheet, joiden avulla voit luoda Excel-pohjaisen tietokannan.

Vaihe 1: Syötä tiedot

Tietokannan sarakkeita kutsutaan kentiksi. Voit lisätä niitä niin paljon kuin on tarpeen.

Tämän tietokannan kentät ovat StdID , StdName , Valtio , Ikä ja Osasto .

Voit nyt syöttää tietoja tietokantaan helposti. Jokainen uusi syöttö lisätään ensimmäiselle tyhjälle riville kenttien jälkeen.

Näytämme teille, miten syötämme toisen merkinnän.

Sanotaan, että tämä on tietokantaan lisättävä syöttötieto:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Osavaltio: Florida,

Opiskelijan ikä: 23,

Osasto: ME

Tietojen syöttäminen Excel-tietokantaan on siis melko yksinkertaista.

Vaihe 2: Älä jätä yhtään riviä tyhjäksi

  • Kun syötät tietoja tietokantaan, et voi jättää riviä tyhjäksi.

Sanotaan, että viimeisen rivin jälkeen laitan tietoja toiselle riville sen jälkeen:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Osavaltio on Florida,

Opiskelija 23-vuotias,

Osasto ME,

Tämä on selkeä jaottelu tästä tietokannasta. Tosin saattaa käydä niin, että jotkin rivin solut voivat olla tyhjiä. Sanotaan, että jokin tällainen on laillista.

  • Toinen sääntö on, että tietokannassa ei ole täysin tyhjää saraketta.

Heti kun Excel kohtaa täysin tyhjän rivin tai sarakkeen, se ei pysty sisällyttämään kyseistä riviä tai saraketta tietokantaan. Excelin kannalta tämä tietokanta on nyt jaettu kahteen osaan, täysin uuteen ja yhteydettömään tietoryhmään. Mitä tahansa toimintoja suunnitteletkin suorittavasi, se ei pysty suorittamaan tietojasi tällä yhteydettömällä tietoryhmällä. Esimerkiksi jotain niinkin yksinkertaista kuinsuodattaminen ei onnistu, kuten kokemuksesta voi päätellä.

Vaihe 3: Tutustu kahteen välttämättömään termiin

Seuraavaksi sinun on tiedettävä, että jokainen yksittäinen rivi tietokannassa tunnetaan nimellä Tietueet .

Kaikki rivit ovat Tietueet Olemme merkinneet muutaman tähän selvyyden vuoksi.

Lisäksi kaikki nämä sarakkeet ovat Kentät Sarakkeiden otsikoita kutsutaan nimellä Kenttien nimet .

Niinpä, StdID , StdName , Valtio , Ikä, ja Osasto ovat viisi Kenttien nimet tämän tietokannan

Vaihe 4: Luo Excel-taulukko

Voit luoda taulukon noudattamalla seuraavia ohjeita.

  • Mene ensin osoitteeseen Lisää välilehteä ja napsauta Taulukko komento.

  • Seuraavaksi avautuu ikkuna nimeltä Luo taulukko Valitse nyt soluväli, ts. $B$4:$F$10 vetämällä kursoria yksinkertaisesti.
  • Älä unohda tarkistaa ruutua ennen Taulukossani on otsikot vaihtoehto.

Välittömästi luodaan taulukko. Tada!!!!

Voit myös suodattaa tietoja käyttämällä kunkin sarakkeen otsikossa näkyviä pudotusnuolia.

Vaihe 5: Käytä tietokantatyökaluja

Tietokantatyökaluista voi olla hyötyä tietojen analysoinnissa ja tulkinnassa. Voit ja sinun kannattaa tutustua tarkemmin tietokantatyökalut .

Vaihe 6: Laajenna tietokanta

Nyt kun kaikki on valmiina ja toiminnassa, voit alkaa lisätä tietokantaan lisää kenttiä ja tietueita (huomaattehan, mitä teimme). Se on niinkin yksinkertaista kuin Vaihe 1 .

Vaihe 7: Täydellinen tietokannan muotoilu

Viimeinen ja viimeinen vaihe on tietokannan sarakkeiden muotoilu. Tietokannan solujen muotoiluun on olemassa monia työkaluja. Voit työskennellä seuraavilla työkaluilla Solutyylit , voit käyttää tyylejä kohdassa " Format As Table " -pudotusvalikosta, ja voit työskennellä komentojen kanssa valikossa Solujen muotoilu Voit käyttää valintaikkunaa Custom Numeromuoto Kaikki nämä tekniikat on kuvattu edellisillä luennoilla.

Nyt olet luonut oman tietokantasi Excelissä (kunnes hallitset Accessin tai Excelin tila ja prosessorit loppuvat kesken).

Lue lisää: Kuinka luoda työntekijätietokanta Excelissä (helpoin askelin)

Miten luoda Excelissä haettavissa oleva tietokanta

Joskus meidän on etsittävä odotettuja tietoja valtavasta tietolähteestä. Tästä syystä saatamme tarvita haettavan tietokannan, josta voimme helposti saada tietomme. To luoda hakukelpoinen tietokanta sinun on noudatettava joitakin yksinkertaisia ohjeita.

📌 Vaiheet:

  • Valitse ensin solu F5 ja kirjoita kaava ylös.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Kaavan erittely:

SEARCH-toiminto → Yleensä se etsii tietyn arvon, jota vaadit.

ISNUMBER-toiminto → Se on looginen funktio, joka palauttaa TRUE jos ohjelman HAKU funktio on numero. Muussa tapauksessa se palauttaa arvon False .

FILTER-toiminto → Periaatteessa se suodattaa lähtöarvon haluamiesi kriteerien mukaan.

  • Paina ENTER ja käyttää Täyttökahva työkalu.
  • Tämän jälkeen tulosteesi on alla olevan kuvan kaltainen.

  • Valitse sen jälkeen solu C4 ja mene Tiedot tab>> Tietotyökalut >> Tietojen validointi .

  • Näyttöön avautuu valintaikkuna nimeltä Tietojen validointi . Valitse Asetukset >> valitse sitten Luettelo vuonna Salli >> kirjoita Suodatettu solu Lähde Laita siis seuraava kaava ruutuun Lähde laatikko.
=$F$5#

  • mene Virheilmoitus vaihtoehto.

  • Vuonna Virheilmoitus , poista valintaruutu nimeltä Näytä virheilmoitus virheellisten tietojen syöttämisen jälkeen .
  • Paina OK .

  • Lopuksi Hakukelpoinen Tietokanta on valmiina sinua varten! Jos kirjoitat nyt "P" vuonna B4 solussa näet työntekijän koko nimen. "Peter" automaattisesti.

Lue lisää: Kuinka käyttää tietokantatoimintoja Excelissä (esimerkkejä)

Kuinka luoda Excel-tietokanta, joka päivittyy automaattisesti

Tietokantaan syöttämiemme tietojen on oltava päivittyy automaattisesti Näitä varten luomme PivotTable varten Lähdetietokanta . Kun olet ottanut käyttöön Päivitä ominaisuuden avulla voimme automaattisesti päivittää äskettäin syötetyt tiedot aiemmin luotuun PivotTable . Seuraa ohjeita.

📌 Vaiheet:

  • Valitse ensin kaikki tiedot solusta. Siirry kohtaan Lisää Valitse välilehti>> Valitse PivotTable >> Taulukosta/alueelta .

  • A PivotTable Sieltä voit valita sarakkeet, joita haluat käyttää päivittämiseen.

  • Napsauta lopuksi hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua ja valitse sitten vaihtoehto Päivitä komento, ja PivotTable päivittää tiedot automaattisesti, jos muutat niitä päätyöskentelytaulukossa.

Voit myös tutkia toista 5 menetelmää PivotTable-taulukon päivittämiseen .

Lue lisää: Kuinka ylläpitää asiakastietokantaa Excelissä

Miten luoda relaatiotietokanta Excelissä

A Relaatiotietokanta tunnistaa pääasiassa useiden eri työarkkien välisiä suhteita. Relaatiotietokanta auttaa meitä etsimään ja saamaan nopeasti esiin tiettyjä tietoja. Se voi näyttää samat tietoarvot usealla eri tavalla.

Oletetaan, että meillä on kaksi tietokantaa, ts. Tietokanta1 ja Tietokanta2 . Tietokanta1 sisältää Työntekijä nimet ja niiden Palkka tietokanta2 koostuu seuraavista osista Työntekijä nimet ja niiden Nimitys Nyt haluamme luoda relaatiotietokanta kahden tietokannan välillä perustuu Työntekijä Seuraa alla olevia ohjeita.

📌 Vaiheet:

  • Valitse aluksi koko alue osoitteesta Dataset2 .

  • Siirry sitten Lisää tab>> PivotTable >> Taulukosta/alueelta .

  • Siirry sen jälkeen toiselle työarkille nimeltä Dataset1 ja luo taulukko, josta puhuimme aiemmin.

Huomautus : Voit käyttää pikanäppäintä CTRL + T taulukon luomista varten.

  • Sitten a PivotTable tulee näkyviin, ja sinun on valittava kenttä, jonka kanssa haluat luoda suhteen. Esimerkiksi tässä tapauksessa valitsemme kentän nimeltä Nimitys ja Palkka sarakkeita kahdesta eri työarkista.

  • Kun olet valinnut tiedot, napsauta CREATE vaihtoehto Kaikki vuonna PivotTable-kentät valintaikkuna.

  • Lopuksi, meidän Relaatiotietokanta luodaan, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Lue lisää: Johdatus relaatiotietokannan hallintajärjestelmän (RDBMS) käsitteisiin!

Harjoitusosio

Olemme antaneet harjoitusosion jokaiselle arkille oikealle puolelle harjoitusta varten. Tee se itse.

Päätelmä

Siinä kaikki tämänpäiväisestä istunnosta. Ja nämä ovat muutamia helppoja ohjeita siitä, miten tietokanta luodaan Excelissä. Kerro meille kommenttiosioon, jos sinulla on kysyttävää tai ehdotuksia. Jotta ymmärtäisit paremmin, lataa harjoituslomake. Käy verkkosivuillamme. ExcelWIKI , yhden luukun Excel-ratkaisujen tarjoaja, löytääksesi erilaisia Excel-menetelmiä. Kiitos kärsivällisyydestäsi tämän artikkelin lukemisessa.

Edellinen viesti Etsi arvon ensimmäinen esiintyminen Excelin alueella (3 tapaa)
Seuraava postaus Kuinka etsiä useita kriteerejä Excelissä (2 helppoa tapaa)

Hugh West on erittäin kokenut Excel-kouluttaja ja analyytikko, jolla on yli 10 vuoden kokemus alalta. Hän on koulutukseltaan laskentatoimen ja rahoituksen kandidaatti sekä kauppatieteiden maisteri. Hughilla on intohimo opettamiseen, ja hän on kehittänyt ainutlaatuisen opetusmenetelmän, jota on helppo seurata ja ymmärtää. Hänen asiantuntemuksensa Excelistä on auttanut tuhansia opiskelijoita ja ammattilaisia ​​maailmanlaajuisesti parantamaan taitojaan ja menestymään urallaan. Blogissaan Hugh jakaa tietämyksensä maailman kanssa tarjoamalla ilmaisia ​​Excel-opetusohjelmia ja verkkokoulutusta auttaakseen yksilöitä ja yrityksiä saavuttamaan täyden potentiaalinsa.