Як створити базу даних в Excel (з простими кроками)

Hugh West

18-10-2023 Розширений Excel
  • Поділитися Цим
Hugh West

Не знаю як створити просту базу даних в Excel У цій статті ми покажемо вам, як можна зробити базу даних в Excel всього за 7 прості кроки.

Ви вважаєте MS Access складним інструментом для використання в якості бази даних? Так от, Excel є чудовим інструментом для цього.

Вчимося техніці.

Завантажити Практичний посібник

Завантажте наступний практичний посібник, який допоможе Вам більш чітко усвідомити тему.

Створення бази даних.xlsx

8 кроків для створення бази даних в Excel

Якщо ви правильно оформите свою книгу Excel, ви можете легко використовувати її як базу даних. Основним ключовим моментом є те, що ви повинні правильно оформити свою книгу. Ви можете сортувати дані різними способами; ви можете фільтрувати базу даних, щоб бачити тільки ті дані, які відповідають певним критеріям.

Отже, в цьому пості ми розглянемо на прикладі та продемонструємо кроки, за допомогою яких ви зможете створити базу даних на основі Excel.

Крок 1: Введіть дані

Стовпчики в базі даних називаються полями, їх можна додавати стільки, скільки потрібно.

Отже, полями в цій базі даних є StdID , StdName , Держава , Вік і Департамент .

Тепер ви можете легко вносити дані в базу даних. Кожен новий запис буде додаватися в перший порожній рядок після полів.

Ми зробили деякі з них. Давайте покажемо, як ми вводимо ще один запис.

Скажімо, це вхідні дані, які потрібно вставити в базу даних:

StdID: 1510060,

StdName: Джиммі,

Штат: Флорида,

Вік студента: 23 роки,

Кафедра: МЕ

Отже, ви бачите, що введення даних в базу даних Excel є досить простим.

Крок 2: Не залишайте жодного рядка порожнім

  • При введенні даних в базу даних не можна залишати рядок порожнім.

Скажімо, після останнього рядка я вношу якісь дані в 2-й рядок від нього:

StdID: 1510060,

StdName: Джиммі,

Штат Флорида,

Студентка, 23 роки,

Відділ судмедекспертизи,

Це чітка розбивка цієї бази даних. Хоча може статися так, що деякі клітинки підряд можуть бути порожніми. Скажімо, щось подібне є законним.

  • За цим же принципом діє ще одне правило: у базі даних не буде повністю порожніх стовпців.

Що відбувається, як тільки Excel стикається з повністю порожнім рядком або стовпцем, це те, що він не може включити цей рядок або стовпець в базу даних. Для Excel ця база даних тепер розділена на дві частини, абсолютно новий і незв'язаний набір інформації. Які б функції ви не планували виконувати, він не буде виконувати ваші дані на цьому відключеному фрагменті інформації. Наприклад, щось таке просте, якфільтрація буде безуспішною, в чому можна переконатися на власному досвіді.

Крок 3: Вивчіть два необхідні терміни

Наступне, що ви повинні знати, це те, що кожен окремий рядок у базі даних відомий як Рекорди .

Всі ряди є Рекорди Ми відзначили деякі з них тут для наочності.

Крім того, всі ці колонки є Поля Заголовки колонок називаються Назви полів .

Отже, StdID , StdName , Держава , Вік, і Департамент це п'ять Назви полів цієї бази даних

Крок 4: Створіть таблицю Excel

Щоб створити таблицю, виконайте наведені нижче дії.

  • По-перше, зверніться до Вставка та натисніть на вкладку Таблиця командування.

  • Далі з'являється вікно під назвою Створити таблицю Тепер виділіть діапазон комірок, тобто $B$4:$F$10 простим перетягуванням курсору.
  • Не забудьте поставити галочку перед Моя таблиця має заголовки варіант.

Одразу ж створюється таблиця. Тада!!!

Також ви можете відфільтрувати дані за допомогою стрілок, що випадають, які з'являються в заголовках кожної колонки.

Крок 5: Використання інструментів для роботи з базами даних

Інструменти баз даних можуть стати в нагоді при аналізі та інтерпретації даних. Ви можете і повинні дізнатися більше про інструменти для роботи з базами даних .

Крок 6: Розширення бази даних

Тепер, коли все налаштовано і працює, ви можете почати додавати більше полів і записів (ви бачите, що ми зробили там) до вашої бази даних. Це так само просто, як Крок 1 .

Крок 7: Повне форматування бази даних

Останнім і завершальним кроком є форматування стовпців бази даних. Існує дуже багато інструментів для форматування комірок в базі даних. Ви можете працювати з Стилі комірок ви можете використовувати стилі під заголовком " Формат Як таблиця ", і ви можете працювати з командами у випадаючому списку Формат комірок Ви можете скористатися діалоговим вікном Нестандартний Формат номера Всі ці прийоми описані в наших попередніх лекціях.

Отже, ви створили власну базу даних в Excel (поки не освоїте Access, або не закінчиться місце в Excel і процесори).

Читати далі: Як створити базу даних співробітників в Excel (покроково)

Як створити базу даних з можливістю пошуку в Excel

Іноді нам потрібно шукати очікувані дані у величезному джерелі даних. З цієї причини нам може знадобитися база даних з можливістю пошуку, з якої ми зможемо легко отримати наші дані. створити базу даних з можливістю пошуку Для того, щоб отримати дозвіл, необхідно виконати декілька простих кроків.

📌 Сходинки:

  • Перш за все, виділяємо комірку F5 і запишіть формулу.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Розбивка формули:

Функція ПОШУК → Як правило, він шукає певне значення, яке ви вимагаєте.

Функція ISNUMBER → Це логічна функція, яка повертає ПРАВДА якщо вихід продукції, що випускається ПОШУК функція є числом, інакше вона поверне Неправда. .

Функція ФІЛЬТР → По суті, він фільтрує вихідне значення відповідно до бажаних критеріїв.

  • Преса ENTER і використовуйте Ручка наповнення інструмент.
  • Після цього Ваш результат буде показаний так, як на малюнку нижче.

  • Після цього виділіть комірку C4 і поїдемо до Дані вкладка>>; Інструменти даних ">>; Перевірка даних .

  • З'явиться діалогове вікно з назвою Перевірка даних Виберіть Налаштування потім виберіть Список в Дозволити розділ>> введіть свій Відфільтрований в камері в Джерело Отже, введіть наступну формулу в поле Джерело Ящик.
=$F$5#

  • перейдіть на сторінку Сповіщення про помилку варіант.

  • В рамках проекту Сповіщення про помилку зніміть прапорець з поля з назвою Показувати попередження про помилку після введення невірних даних .
  • Преса ГАРАЗД. .

  • Насамкінець, нарешті, з'явився З можливістю пошуку База даних вже готовий для вас! Тепер, якщо ви наберете "P" в B4 ви побачите повне ім'я співробітника "Пітер" автоматично.

Читати далі: Як використовувати функції баз даних в Excel (з прикладами)

Як створити базу даних в Excel, яка автоматично оновлюється

Дані, які ми вносимо в базу даних, повинні бути оновлюється автоматично Для них ми створимо Зведена таблиця для Вихідний набір даних Після увімкнення Оновити ми можемо автоматично оновлювати нові введені дані в наших раніше створених Зведена таблиця Для цього виконайте наступні кроки.

📌 Сходинки:

  • Перш за все, виділяємо всі дані з комірки. Перейдіть на вкладку Вставка вкладка>> вибрати Зведена таблиця ">>; З таблиці/діапазону .

  • A Зведена таблиця Звідти можна вибрати колонки, які потрібно оновити.

  • Нарешті, клацніть правою кнопкою миші на будь-якій комірці, а потім виберіть Оновити і командування, а також Зведена таблиця автоматично оновить ваші дані, якщо ви зміните їх на головному аркуші.

Також ви можете ознайомитися з іншими 5 способів оновлення зведеної таблиці .

Читати далі: Як вести базу даних клієнтів в Excel

Як створити реляційну базу даних в Excel

A Реляційна база даних в основному визначає зв'язки між кількома різними робочими аркушами. Реляційна база даних допомагає нам швидко шукати та витягувати певну інформацію. Він може відображати одні й ті ж значення даних кількома способами.

Скажімо, у нас є дві бази даних, тобто База даних1 і База даних2 . База даних1 містить Працівник прізвища з їхніми Заробітна плата оскільки База даних 2 складається з Працівник прізвища з їхніми Призначення Зараз ми хочемо створити реляційну базу даних між двома базами даних на основі Працівник Для цього, будь ласка, виконайте наведені нижче дії.

📌 Сходинки:

  • Спочатку виберіть весь діапазон від Набір даних2 .

  • Потім перейдіть на сторінку Вставка вкладка>>; Зведена таблиця ">>; З таблиці/діапазону .

  • Після цього переходимо на інший робочий аркуш з назвою Набір даних1 і створити таблицю, яку ми обговорювали раніше.

Примітка : Ви можете скористатися комбінацією клавіш CTRL + T для створення таблиці.

  • А потім Зведена таблиця і потрібно вибрати поле, з яким потрібно встановити зв'язок. Наприклад, тут ми вибираємо поле Призначення і Заробітна плата стовпці з двох різних робочих аркушів.

  • Після вибору даних натисніть на кнопку СТВОРИТИ опціон за Всі в Поля зведеної таблиці діалогове вікно.

  • Нарешті, наш Реляційна база даних буде створено, як ви можете бачити на малюнку нижче.

Читати далі: Вступ до концепції реляційних систем управління базами даних (СКБД)!

Практична секція

На кожному аркуші з правого боку ми надали практичну частину для Вашої практики. Будь ласка, виконайте її самостійно.

Висновок

Це все про сьогоднішню сесію. А це кілька простих кроків по створенню бази даних в Excel. Будь ласка, дайте нам знати в коментарях, якщо у вас є які-небудь питання або пропозиції. Для кращого розуміння, будь ласка, завантажте практичний лист. Відвідайте наш сайт ExcelWIKI щоб дізнатися про різноманітні методи роботи з Excel. Дякуємо за ваше терпіння при читанні цієї статті.

Попередній пост Пошук першого входження значення в діапазоні в Excel (3 способи)
Наступний пост Як виконати пошук за кількома критеріями в Excel (2 простих способи)

Г’ю Вест — досвідчений тренер і аналітик Excel із понад 10-річним досвідом роботи в галузі. Він має ступінь бакалавра з бухгалтерського обліку та фінансів і ступінь магістра з ділового адміністрування. Г’ю має пристрасть до викладання та розробив унікальний підхід до викладання, який легко зрозуміти та дотримуватися. Його експертне знання Excel допомогло тисячам студентів і професіоналів у всьому світі вдосконалити свої навички та досягти успіху в кар’єрі. У своєму блозі Г’ю ділиться своїми знаннями зі світом, пропонуючи безкоштовні навчальні посібники з Excel та онлайн-навчання, щоб допомогти окремим особам і компаніям повністю розкрити свій потенціал.