Kako stvoriti bazu podataka u Excelu (uz jednostavne korake)

Hugh West

18-10-2023 Napredni Excel
  • Podijeli Ovo
Hugh West

Ne znate kako stvoriti jednostavnu bazu podataka u Excelu ? U ovom ćemo vam članku pokazati kako možete napraviti bazu podataka u Excelu u samo 7 jednostavnih koraka.

Smatrate li MS Access složenim alatom za korištenje kao baza podataka? Dakle, Excel je izvrstan alat za to.

Naučimo tehniku.

Preuzmite radnu bilježnicu za vježbe

Preuzmite sljedeću radnu bilježnicu za vježbe. Pomoći će vam da jasnije shvatite temu.

Stvaranje baze podataka.xlsx

8 koraka za stvaranje baze podataka u Excelu

Ako ispravno dizajnirate svoju Excel radnu knjigu, lako je možete koristiti kao bazu podataka. Glavna ključna točka je da morate pravilno dizajnirati svoju radnu bilježnicu. Podatke možete sortirati na mnogo načina; možete filtrirati bazu podataka kako biste vidjeli samo podatke koji odgovaraju određenim kriterijima.

Dakle, u ovom ćemo postu uzeti primjer i demonstrirati korake u kojima ćete moći stvoriti bazu podataka temeljenu na programu Excel .

Korak 1: Unesite podatke

Stupci u bazi podataka nazivaju se polja. Možete dodati koliko god je potrebno.

Dakle, polja u ovoj bazi podataka su StdID , StdName , State , Age i Odjel .

Sada možete jednostavno unositi podatke u bazu podataka. Svaki novi unos bit će dodan u prvi prazan redak iza polja.

Učinili smo nešto. Pokazat ćemo vam kako unosimo drugi unos.

Recite da je ovo unos koji se mora umetnuti ubaza podataka:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Država: Florida,

Dob učenika: 23,

Odjel: ME

Dakle, vidite da je unos podataka u Excel bazu podataka prilično jednostavan.

Korak 2: Ne ostavljajte nijedan redak prazan

  • Kada unosite podatke u bazu podataka, ne možete ostaviti redak prazno.

Recimo, nakon zadnjeg retka, stavio sam neke podatke u drugi red od njega:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Država je Florida,

23 godine studenta,

Odjel ME,

Ovo je jasna raščlamba ove baze podataka. Iako se može dogoditi da neke ćelije u nizu budu prazne. Recimo da je ovako nešto legalno.

  • U istom smislu, drugo pravilo je da u bazi podataka neće biti potpuno prazan stupac.

Ono što se događa čim Excel naiđe na potpuno prazan redak ili stupac je da ne može uključiti taj redak ili stupac u bazu podataka. Za Excel, ova baza podataka sada je podijeljena u dva dijela, potpuno novi i nepovezani skup informacija. Koju god funkciju planirate izvršiti, ona neće izvršiti vaše podatke na ovom nepovezanom podatku. Na primjer, nešto tako jednostavno kao što je filtriranje bit će neuspješno, kao što možete zaključiti iz iskustva.

Korak 3: Istražite dva neophodna pojma

Sljedeća stvarmorate znati da je svaki pojedinačni red u bazi podataka poznat kao Zapisi .

Svi redovi su Zapisi . Ovdje smo označili nekoliko radi jasnoće.

Nadalje, svi ovi stupci su Polja . Naslovi stupaca poznati su kao Imena polja .

Dakle, StdID , StdName , Stanje , Dob, i Odjel je pet Naziva polja ove baze podataka

Korak 4: Kreirajte Excel Tablica

Da biste izradili tablicu, slijedite korake u nastavku.

  • Prvo idite na karticu Umetni i kliknite na Tablica naredba.

  • Sljedeće će se pojaviti prozor pod nazivom Stvori tablicu . Sada odaberite raspon ćelija, npr. $B$4:$F$10 jednostavnim povlačenjem kursora.
  • Ne zaboravite potvrditi okvir prije Moja tablica ima zaglavlja opcija.

Odmah se kreira tablica. Tada!!!

Također, možete filtrirati podatke pomoću padajućih strelica koje se pojavljuju na naslovima svakog stupca.

Korak 5: Koristite Alati baze podataka

Alati baze podataka mogu vam dobro doći u analizi i interpretaciji podataka. Možete i trebate naučiti više o alatima baze podataka .

Korak 6: Proširite bazu podataka

Sada kada je sve pokrenuto, možete početi dodavati više polja i zapisa (vidite što smo tamo napravili) u vašu bazu podataka. Osnovno je kao Korak 1 .

Korak 7:Dovršite formatiranje baze podataka

Posljednji i posljednji korak je formatiranje stupaca baze podataka. Postoji toliko mnogo alata za formatiranje ćelija u bazi podataka. Možete raditi sa Stilovima ćelija , možete koristiti stilove pod padajućim izbornikom “ Oblikuj kao tablicu ” i možete raditi s naredbama u Oblikuj ćelije dijaloški okvir. Možete koristiti Prilagođeni format broja . Sve ove tehnike opisane su u našim prethodnim predavanjima.

Dakle, eto! Stvorili ste svoju vlastitu bazu podataka u Excelu (dok ne svladate Access ili vam ne ponestane Excel prostora i procesora).

Pročitajte više: Kako stvoriti bazu podataka o zaposlenicima u Excel (s jednostavnim koracima)

Kako stvoriti bazu podataka koju je moguće pretraživati ​​u Excelu

Ponekad moramo tražiti naše očekivane podatke iz ogromnog izvora podataka. Iz tog razloga, možda ćemo trebati pretraživu bazu podataka iz koje možemo lako dobiti svoje podatke. Za stvorenje baze podataka koju je moguće pretraživati , morate slijediti neke jednostavne korake.

📌 Koraci:

  • Najprije odaberite ćeliju F5 i zapišite formulu.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Baza podataka!C5,C5) :C10)),”Nije pronađeno”)

Raščlamba formule:

Funkcija PRETRAŽIVANJA → Općenito, traži određenu vrijednost koju tražite.

Funkcija ISNUMBER → To je logična funkcija koja vraća TRUE ako je izlaz TRAŽI funkcija je broj. Inače će vratiti False .

Funkcija FILTER → U osnovi, filtrira izlaznu vrijednost prema vašim željenim kriterijima.

  • Pritisnite ENTER i upotrijebite alat Ručka za popunjavanje .
  • Tada je vaš rezultat prikazan baš kao na slici ispod.

  • Nakon toga odaberite ćeliju C4 i idite na karticu Podaci >> Alati za podatke >> Provjera valjanosti podataka .

  • Pojavit će se dijaloški okvir pod nazivom Podaci Validacija . Odaberite Postavke >> zatim odaberite Popis u Dopusti odjeljku >> unesite svoju Filtriranu ćeliju u okvir Izvor . Dakle, stavite sljedeću formulu u okvir Izvor .
=$F$5#

  • idite na opciju Upozorenje o pogrešci .

  • U Upozorenje o pogrešci poništite okvir pod nazivom Prikaži upozorenje o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka .
  • Pritisnite OK .

  • Konačno, pretraživa baza podataka je spremna za vas! Sada, ako upišete “P” u B4 ćeliju, vidjet ćete puno ime zaposlenika “Peter” automatski.

Pročitajte više: Kako koristiti funkcije baze podataka u Excelu (s primjerima)

Kako stvoriti bazu podataka u Excel koji se automatski ažurira

Podatke koje unosimo u bazu potrebno je ažuriratiautomatski . Za njih ćemo izraditi zaokretnu tablicu za izvorni skup podataka . Nakon što omogućimo značajku Osvježi , možemo automatski ažurirati novounesene podatke u našoj prethodno stvorenoj zaokretnoj tablici . Slijedite korake da to učinite.

📌 Koraci:

  • Prvo odaberite sve podatke iz ćelije. Idite na karticu Umetni >> odaberite Zaokretna tablica >> Iz tablice/raspona .

  • A Zaokretna tablica bit će stvoreno. Odatle možete odabrati stupce koje želite koristiti za ažuriranje.

  • Na kraju desnom tipkom miša kliknite bilo koju ćeliju, a zatim odaberite Osvježi naredbu, a zaokretna tablica će automatski ažurirati vaše podatke ako ih promijenite u glavnom radnom listu.

Također, možete istražiti još 5 metoda za ažuriranje zaokretne tablice .

Pročitajte više: Kako održavati bazu podataka o klijentima u programu Excel

Kako stvoriti relacijsku bazu podataka u Excelu

Relacijska baza podataka uglavnom identificira odnose između nekoliko različitih radnih listova. Relacijska baza podataka pomaže nam u brzom traženju i izvlačenju određenih informacija. Može prikazati iste vrijednosti podataka na nekoliko načina.

Recimo, imamo dvije baze podataka, tj. Baza podataka1 i Baza podataka2 . Baza podataka1 sadrži Imena zaposlenika s njihovom Plaćom dok se Baza podataka2 sastoji Imena zaposlenika s njihovim Oznakom . Sada želimo stvoriti relacijsku bazu podataka između dvije baze podataka na temelju polja Zaposlenik . Slijedite korake u nastavku kako biste to učinili.

📌 Koraci:

  • Na početku odaberite cijeli raspon iz Skupa podataka2 .

  • Zatim idite na karticu Insert >> PivotTable > ;> Iz tablice/raspona .

  • Nakon toga idite na drugi radni list pod nazivom Skup podataka1 i izradite tablicu o kojoj smo prije razgovarali.

Napomena : Možete koristiti tipkovni prečac CTRL + T za izradu tablice.

  • Tada će se pojaviti zaokretna tablica i morate odabrati polje s kojim želite uspostaviti odnos. Na primjer, ovdje odabiremo stupce Designation i Plaća iz dva različita radna lista.

  • Nakon odabira podataka kliknite na opciju KREIRAJ pod Sve u Polja zaokretne tablice dijaloškom okviru.

  • Konačno, naša Relacijska baza podataka bit će stvorena, kao što možete vidjeti na slici ispod.

Pročitajte više: Uvod u koncepte sustava upravljanja relacijskom bazom podataka (RDBMS)!

Odjeljak za praksu

Omogućili smo odjeljak za praksu na svakoj stranici na prava strana za vašu praksu. Molimo učinite to dosebe.

Zaključak

To je sve o današnjoj sesiji. Ovo je nekoliko jednostavnih koraka za stvaranje baze podataka u Excelu. Javite nam u odjeljku za komentare ako imate pitanja ili prijedloga. Za bolje razumijevanje preuzmite vježbeni list. Posjetite našu web stranicu ExcelWIKI , pružatelja rješenja za Excel na jednom mjestu, kako biste saznali različite vrste Excel metoda. Hvala vam na strpljenju u čitanju ovog članka.

Prethodni post Pronađite prvo pojavljivanje vrijednosti u rasponu u Excelu (3 načina)
Sljedeći post Kako tražiti s više kriterija u Excelu (2 jednostavna načina)

Hugh West vrlo je iskusan Excel trener i analitičar s više od 10 godina iskustva u industriji. Diplomirao je računovodstvo i financije te magistrirao poslovno upravljanje. Hugh ima strast za podučavanjem i razvio je jedinstveni pristup podučavanju koji je lako pratiti i razumjeti. Njegovo stručno poznavanje programa Excel pomoglo je tisućama studenata i profesionalaca diljem svijeta da poboljšaju svoje vještine i postignu uspjeh u karijeri. Putem svog bloga, Hugh dijeli svoje znanje sa svijetom, nudeći besplatne vodiče za Excel i online obuku kako bi pomogao pojedincima i tvrtkama da dostignu svoj puni potencijal.