Hvernig á að búa til gagnagrunn í Excel (með einföldum skrefum)

Hugh West

18-10-2023 Ítarlegt Excel
  • Deildu Þessu
Hugh West

Veistu ekki hvernig á að búa til einfaldan gagnagrunn í Excel ? Í þessari grein munum við sýna þér hvernig þú getur búið til gagnagrunn í Excel í aðeins 7 einföldum skrefum.

Finnst þér MS Access flókið tól til að nota sem gagnagrunn? Svo, Excel er frábært tól til að gera það.

Lærum tæknina.

Sæktu æfingarvinnubók

Sæktu eftirfarandi æfingarbók. Það mun hjálpa þér að átta þig betur á efninu.

Að búa til gagnagrunn.xlsx

8 skref til að búa til gagnagrunn í Excel

Ef þú hannar Excel vinnubókina þína rétt geturðu notað hana sem gagnagrunn auðveldlega. Aðal lykilatriðið er að þú verður að hanna vinnubókina þína rétt. Hægt er að flokka gögn á margan hátt; þú getur síað gagnagrunninn til að sjá aðeins gögnin sem passa við ákveðin viðmið.

Svo, í þessari færslu munum við taka dæmi og sýna skrefin þar sem þú munt geta búið til Excel-undirstaðan gagnagrunn .

Skref 1: Sláðu inn gögn

Dálkarnir í gagnagrunninum eru kallaðir reiti. Þú getur bætt við eins miklu og þarf.

Svo, reitirnir í þessum gagnagrunni eru StdID , StdName , State , Aldur og Deild .

Nú geturðu slegið gögn inn í gagnagrunninn auðveldlega. Hvert nýtt inntak verður bætt við fyrstu tómu línuna á eftir reitunum.

Við gerðum nokkrar. Leyfðu okkur að sýna þér hvernig við færum inn aðra færslu.

Segðu að þetta sé inntakið sem þarf að setja inn ígagnagrunnurinn:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Ríki: Flórída,

Aldur nemandans: 23,

Deild: ME

Svo, þú sérð að það er frekar einfalt að slá inn gögn í Excel gagnagrunn.

Skref 2: Ekki skilja neina línu eftir auða

  • Þegar þú slærð inn gögn í gagnagrunn geturðu ekki skilið eftir línu tómt.

Segðu á eftir síðustu röðinni, ég setti nokkur gögn í 2. röð úr henni:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Ríki er Flórída,

Nemandi 23 ára,

Deild ME,

Þetta er skýr sundurliðun á þessum gagnagrunni. Þó að það gæti gerst að sumar frumur í röð gætu verið tómar. Segjum að eitthvað svona sé löglegt.

  • Á sömu nótum er önnur regla sú að það verður ekki alveg tómur dálkur í gagnagrunni.

Það sem gerist um leið og Excel rekst á algjörlega auða línu eða dálk er að það er ekki hægt að taka þá línu eða dálk með í gagnagrunninn. Fyrir Excel er þessum gagnagrunni nú skipt í tvo hluta, algjörlega nýtt og ótengd upplýsingasafn. Hvaða aðgerðir sem þú ætlar að framkvæma mun það ekki framkvæma gögnin þín á þessum ótengdu upplýsingum. Til dæmis mun eitthvað eins einfalt og síun misheppnast, eins og þú getur séð af reynslu.

Skref 3: Kannaðu tvo nauðsynlega skilmála

Næstþú verður að vita að hver einstök röð í gagnagrunni er þekkt sem Records .

Allar línurnar eru Records . Við höfum merkt nokkra hér til glöggvunar.

Auk þess eru allir þessir dálkar Reitir . Fyrirsagnir dálkanna eru þekktar sem Reitanöfn .

Svo, StdID , StdName , Ríki , Aldur, og Deild eru fimm reitarnöfn þessa gagnagrunns

Skref 4: Búðu til Excel Tafla

Til að búa til töflu, fylgdu skrefunum hér að neðan.

  • Fyrst skaltu fara á flipann Setja inn og smella á Tafla skipun.

  • Næst birtist gluggi sem heitir Búa til töflu . Veldu nú reitsviðið, þ.e. $B$4:$F$10 með því að draga bendilinn einfaldlega.
  • Ekki gleyma að haka í reitinn áður en Taflan mín hefur hausa valmöguleika.

Strax er búið til tafla. Tada!!!

Einnig geturðu síað gögn með því að nota fellilistaörvarnar sem birtast við fyrirsagnir hvers dálks.

Skref 5: Notaðu Gagnagrunnsverkfæri

Gagnagrunnsverkfæri geta komið sér vel við greiningu og túlkun gagna. Þú getur og ættir að læra meira um gagnagrunnsverkfærin .

Skref 6: Stækkaðu gagnagrunninn

Nú þegar allt er komið í gang geturðu byrjað að bæta við fleiri reitum og skrár (þú sérð hvað við gerðum þar) í gagnagrunninn þinn. Það er eins einfalt og Skref 1 .

Skref 7:Ljúka gagnagrunnssniði

Síðasta og síðasta skrefið er að forsníða gagnagrunnsdálkana. Það eru svo mörg verkfæri til að forsníða frumurnar í gagnagrunni. Þú getur unnið með Cell Styles , þú getur notað stílana undir " Format As Table " fellilistanum og þú getur unnið með skipanirnar í Format Cells valmynd. Þú getur notað Sérsniðið númerasnið . Öllum þessum aðferðum er lýst í fyrri fyrirlestrum okkar.

Svo, þarna ertu! Þú bjóst til þinn eigin gagnagrunn í Excel (þar til þú nærð tökum á Access, eða þú klárar Excel pláss og örgjörva).

Lesa meira: Hvernig á að búa til starfsmannagagnagrunn í Excel (með auðveldum skrefum)

Hvernig á að búa til leitarhæfan gagnagrunn í Excel

Stundum þurfum við að leita að væntanlegum gögnum frá risastórum gagnagjafa. Af þeirri ástæðu gætum við þurft leitarhæfan gagnagrunn þar sem við getum auðveldlega nálgast gögnin okkar. Til að búa til leitarhæfan gagnagrunn þarftu að fylgja nokkrum einföldum skrefum.

📌 Skref:

  • Í fyrsta lagi skaltu velja reit F5 og skrifa niður formúluna.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5 :C10)),,”Not Found”)

Formúlusundurliðun:

SEARCH fall → Almennt leitar það að ákveðnu gildi sem þú krefst.

ISNUMBER fall → Það er rökrétt fall sem skilar TRUE ef úttakið á LEIT fall er tala. Annars mun það skila False .

SÍA aðgerð → Í grundvallaratriðum síar það úttaksgildið í samræmi við viðeigandi skilyrði.

  • Ýttu á ENTER og notaðu Fill Handle tólið.
  • Þá er úttakið þitt sýnt alveg eins og myndin hér að neðan.

  • Eftir það skaltu velja reit C4 og fara í flipann Data >> Gagnaverkfæri >> Gagnavottun .

  • Gluggi birtist sem heitir Gögn Staðfesting . Veldu Stillingar >> veldu síðan Listi í Leyfa hlutanum >> sláðu inn Síað reitinn þinn í Uppruni reitinn. Svo skaltu setja eftirfarandi formúlu í reitinn Uppruni .
=$F$5#

  • farðu í Villuviðvörun valkostinn.

  • Í Villuviðvörun skaltu taka hakið úr reitnum heitir Sýna villuviðvörun eftir að ógild gögn eru slegin inn .
  • Ýttu á OK .

  • Loksins er leitanlegur gagnagrunnur tilbúinn fyrir þig! Nú, ef þú slærð inn “P” í B4 reitinn, muntu sjá fullt nafn starfsmanns “Pétur” sjálfkrafa.

Lesa meira: Hvernig á að nota gagnagrunnsaðgerðir í Excel (með dæmum)

Hvernig á að búa til gagnagrunn í Excel Excel sem uppfærist sjálfkrafa

Gögnin sem við sláum inn í gagnagrunn þarf að uppfærasjálfkrafa . Fyrir þetta munum við búa til PivotTable fyrir Upprunagagnagrunninn . Eftir að hafa virkjað Refresh eiginleikann getum við sjálfkrafa uppfært nýslegin gögn í PivotTable sem áður var búið til. Fylgdu skrefunum til að gera það.

📌 Skref:

  • Fyrst af öllu, veldu öll gögn úr reitnum. Farðu á flipann Setja inn >> veldu PivotTable >> Úr töflu/sviði .

  • A PivotTable verður til. Þaðan geturðu valið dálkana sem þú vilt nota til að uppfæra.

  • Að lokum, hægrismelltu á hvaða reit sem er og veldu síðan Refresh skipunina, og PivotTable mun sjálfkrafa uppfæra gögnin þín ef þú breytir þeim í aðalvinnublaðinu þínu.

Einnig, þú gætir kannað aðrar 5 aðferðir til að uppfæra PivotTable .

Lesa meira: Hvernig á að viðhalda viðskiptavinagagnagrunni í Excel

Hvernig á að búa til tengslagagnagrunn í Excel

A Venslagagnagrunnur auðkennir aðallega tengsl milli nokkurra mismunandi vinnublaða. Venslagagnagrunnurinn hjálpar okkur að leita fljótt að og draga út ákveðnar upplýsingar. Það getur sýnt sömu gagnagildin á nokkra vegu.

Segjum að við höfum tvo gagnagrunna, þ.e. Database1 og Database2 . Gagnasafn1 inniheldur starfsmannsnöfn með launum þeirra en Gagnagrunnur2 samanstendur afaf starfsmannsnöfnum með tilnefningu þeirra. Nú viljum við búa til tengslagagnagrunn á milli gagnagrunnanna tveggja byggt á Starfsmaður reitnum. Vinsamlega fylgdu skrefunum hér að neðan til að gera það.

📌 Skref:

  • Veldu í upphafi allt sviðið úr Dataset2 .

  • Farðu síðan í flipann Insert >> PivotTable > ;> Úr töflu/sviði .

  • Eftir það skaltu fara í annað vinnublað sem heitir Dataset1 og búðu til töflu sem við ræddum áður.

Athugið : Þú getur notað flýtilykla CTRL + T til að búa til töflu.

  • Þá birtist PivotTable og þú þarft að velja sviðið sem þú vilt hafa samband við. Til dæmis, hér veljum við Tilnefning og Laun dálkana úr tveimur mismunandi vinnublöðum.

  • Eftir að hafa valið gögnin skaltu smella á CREATE valkostinn undir Allt í PivotTable Fields glugganum.

  • Loksins verður tengslagagnagrunnurinn okkar búinn til eins og þú sérð á myndinni hér að neðan.

Lesa meira: Inngangur að hugtökum um gagnagrunnsstjórnunarkerfi (RDBMS)!

Æfingahluti

Við höfum útvegað æfingahluta á hverju blaði á hægri hlið fyrir æfingar þínar. Vinsamlegast gerðu það klsjálfur.

Niðurstaða

Þetta snýst allt um lotuna í dag. Og þetta eru nokkur einföld skref um hvernig á að búa til gagnagrunn í Excel. Vinsamlegast láttu okkur vita í athugasemdahlutanum ef þú hefur einhverjar spurningar eða ábendingar. Til að fá betri skilning skaltu hlaða niður æfingablaðinu. Heimsæktu vefsíðuna okkar ExcelWIKI , einn stöðva Excel lausnaveitu, til að finna út fjölbreyttar tegundir af Excel aðferðum. Takk fyrir þolinmæðina við að lesa þessa grein.

Fyrri færsla Finndu fyrsta tilvik gildis á bili í Excel (3 leiðir)
Næsta færsla Hvernig á að fletta með mörgum skilyrðum í Excel (2 auðveldar leiðir)

Hugh West er mjög reyndur Excel þjálfari og sérfræðingur með yfir 10 ára reynslu í greininni. Hann er með BA gráðu í bókhaldi og fjármálum og meistaragráðu í viðskiptafræði. Hugh hefur ástríðu fyrir kennslu og hefur þróað einstaka kennsluaðferð sem auðvelt er að fylgja eftir og skilja. Sérfræðiþekking hans á Excel hefur hjálpað þúsundum nemenda og fagfólks um allan heim að bæta færni sína og skara fram úr í starfi. Í gegnum bloggið sitt deilir Hugh þekkingu sinni með heiminum og býður upp á ókeypis Excel námskeið og netþjálfun til að hjálpa einstaklingum og fyrirtækjum að ná fullum möguleikum.