Non sabes como crear unha base de datos sinxela en Excel ? Neste artigo, mostrarémosche como podes crear unha base de datos en Excel en só 7 pasos sinxelos.

Consideras que MS Access é unha ferramenta complexa para usar como base de datos? Entón, Excel é unha excelente ferramenta para facelo.

Aprendamos a técnica.

Descarga o Caderno de prácticas

Descarga o seguinte caderno de prácticas. Axudarache a entender o tema con máis claridade.

8 pasos para crear unha base de datos en Excel

Se deseña o seu libro de Excel correctamente, pode usalo como base de datos facilmente. O principal punto clave é que tes que deseñar o teu caderno de traballo correctamente. Pode ordenar os datos de moitas maneiras; podes filtrar a base de datos para ver só os datos que coincidan con algúns criterios específicos.

Entón, nesta publicación, tomaremos un exemplo e demostraremos os pasos nos que poderás crear unha base de datos baseada en Excel. .

Paso 1: Introduza os datos

As columnas da base de datos chámanse campos. Podes engadir canto sexa necesario.

Entón, os campos desta base de datos son StdID , StdName , State , Idade e Departamento .

Agora pode introducir datos na base de datos facilmente. Cada entrada nova engadirase á primeira fila baleira despois dos campos.

Fixemos algunhas. Mostrámosche como introducimos outra entrada.

Digamos que esta é a entrada que hai que inserir ena base de datos:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Estado: Florida,

Idade do alumno: 23,

Departamento: ME

Entón, ve que introducir datos nunha base de datos de Excel é bastante básico.

Paso 2: Non deixe ningunha fila en branco

• Cando introduce datos nunha base de datos, non pode deixar unha fila baleiro.

Diga que despois da última fila, puxen algúns datos na segunda fila:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

O estado é Florida,

Estudante de 23 anos,

Departamento ME,

Este é un desglose claro desta base de datos. Aínda que pode ocorrer que algunhas celas seguidas poidan estar baleiras. Digamos que algo así é legal.

• Na mesma liña, outra regra é que non haberá unha columna completamente baleira nunha base de datos.

O que ocorre en canto Excel atopa unha fila ou columna completamente en branco é que non pode incluír esa fila ou columna na base de datos. Para Excel, esta base de datos divídese agora en dúas partes, un conxunto de información totalmente novo e sen conexión. Sexa cal sexan as funcións que planeas realizar, non realizará os teus datos nesta peza de información desconectada. Por exemplo, algo tan sinxelo como filtrar non terá éxito, como podes comprobar pola experiencia.

Paso 3: Explora dous termos necesarios

O seguinte pasoDebes saber que cada fila individual dunha base de datos coñécese como Rexistros .

Todas as filas son Rexistros . Marcamos algunhas aquí por motivos de claridade.

Ademais, todas estas columnas son Campos . Os títulos das columnas coñécense como Nomes de campo .

Entón, StdID , StdName , Estado , Idade e Departamento son os cinco Nomes de campo desta base de datos

Paso 4: cree o Excel Táboa

Para crear unha táboa, siga os pasos que se indican a continuación.

• En primeiro lugar, vaia á pestana Inserir e faga clic na Táboa comando.

• A continuación, aparecerá unha xanela chamada Crear táboa . Agora, selecciona o intervalo de celas, é dicir, $B$4:$F$10 arrastrando o cursor simplemente.
• Non esquezas marcar a caixa antes de A miña táboa ten cabeceiras opción.

Inmediatamente, créase unha táboa. Tada!!!

Ademais, pode filtrar os datos usando as frechas despregábeis que aparecen nos títulos de cada columna.

Paso 5: Use Ferramentas de base de datos

As ferramentas de base de datos poden ser útiles coa súa análise e interpretación de datos. Podes e deberías aprender máis sobre as ferramentas da base de datos .

Paso 6: expandir a base de datos

Agora que todo está funcionando, podes comezar a engadir máis campos e rexistros (xa ve o que fixemos alí) na súa base de datos. É tan básico como o Paso 1 .

Paso 7:Formato completo da base de datos

O último e último paso é dar formato ás columnas da base de datos. Hai moitas ferramentas para formatar as celas nunha base de datos. Podes traballar con Estilos de celas , podes usar os estilos no menú despregable " Formatar como táboa " e podes traballar cos comandos en Formatar celas caixa de diálogo. Podes usar o Personalizado Formato de número . Todas estas técnicas descríbense nas nosas conferencias anteriores.

Entón, xa está! Creaches a túa propia base de datos en Excel (ata que dominas Access ou quedas sen espazo e procesadores de Excel).

Ler máis: Como crear unha base de datos de empregados en Excel (con pasos sinxelos)

Como crear unha base de datos que se pode buscar en Excel

Ás veces, necesitamos buscar os nosos datos esperados dunha fonte de datos enorme. Por ese motivo, é posible que necesitemos unha base de datos na que poidamos buscar facilmente os nosos datos. Para crear unha base de datos na que se pode buscar , debes seguir algúns pasos sinxelos.

📌 Pasos:

• En primeiro lugar, seleccione a cela F5 e anote a fórmula.

Desglose da fórmula:

Función de BUSCA → Xeralmente, busca un determinado valor que esixe.

Función ISNUMBER → É unha función lóxica que devolve TRUE se a saída da BUSCAR a función é un número. En caso contrario, devolverá Falso .

Filtro da función → Basicamente, filtra o valor de saída segundo o criterio desexado.

• Preme ENTRAR e utiliza a ferramenta Encher o controlador .
• A continuación, a túa saída móstrase como na imaxe de abaixo.

• Despois diso, seleccione a cela C4 e vaia á pestana Datos >> Ferramentas de datos >> Validación de datos .

• Aparecerá un cadro de diálogo chamado Datos Validación . Seleccione Configuración >> a continuación, seleccione Lista na sección Permitir >> introduza a súa cela Filtrada na caixa Fonte . Entón, pon a seguinte fórmula na caixa Fonte .

• vai á opción Alerta de erro .

• Na Alerta de erro , desmarque a caixa chamado Mostrar alerta de erro despois de introducir datos non válidos .
• Preme Aceptar .

• Finalmente, unha base de datos buscable está lista para ti. Agora, se escribe “P” na cela B4 , verá o nome completo do empregado “Peter” automáticamente.

Ler máis: Como usar as funcións de base de datos en Excel (con exemplos)

Como crear unha base de datos en Excel que se actualiza automaticamente

Os datos que introducimos nunha base de datos deben ser actualizadosautomaticamente . Para estes, crearemos unha Táboa dinámica para o Conxunto de datos de orixe . Despois de activar a función Actualizar , podemos actualizar automaticamente os datos recentemente introducidos na nosa Táboa dinámica creada previamente. Sigue os pasos para facelo.

📌 Pasos:

• Primeiro de todo, selecciona todos os datos da cela. Vaia á pestana Inserir >> seleccione Táboa dinámica >> Desde táboa/rango .

• A Táboa dinámica crearase. A partir de aí, podes seleccionar as columnas que queres usar para actualizar.

• Finalmente, fai clic co botón dereito en calquera cela e, a continuación, selecciona o <1 O comando>Actualizar e a Táboa dinámica actualizará automaticamente os seus datos se os cambia na súa folla de traballo principal.

Ademais, pode explorar outros 5 métodos para actualizar a táboa dinámica .

Ler máis: Como manter a base de datos de clientes en Excel

Como crear unha base de datos relacional en Excel

A base de datos relacional identifica principalmente as relacións entre varias follas de traballo diferentes. A Base de datos relacional axúdanos a buscar e extraer certa información rapidamente. Pode mostrar os mesmos valores de datos de varias maneiras.

Digamos que temos dúas bases de datos, é dicir, Base de datos1 e Base de datos2 . A Base de datos1 contén os nomes de empregados co seu Salario mentres que a Base de Datos2 consistedos nomes de empleados coa súa Denominación . Agora queremos crear unha base de datos relacional entre as dúas bases de datos baseada no campo Empleado . Siga os pasos seguintes para facelo.

📌 Pasos:

• Inicialmente, seleccione todo o intervalo de Conxunto de datos2 .

• A continuación, vai á pestana Inserir >> Táboa dinámica > ;> Desde táboa/intervalo .

• Despois diso, vaia a outra folla de traballo chamada Conxunto de datos1 e crea unha táboa que comentamos antes.

Nota : Podes usar o atallo do teclado CTRL + T para crear unha táboa.

• A continuación, aparecerá unha Táboa dinámica e terás que seleccionar o campo co que quere establecer unha relación. Por exemplo, aquí seleccionamos as columnas Denominación e Salario de dúas follas de traballo diferentes.

• Despois de seleccionar os datos, faga clic na opción CREAR en Todos na caixa de diálogo Campos da táboa dinámica .

• Finalmente, crearase a nosa Base de datos relacional , como podes ver na imaxe de abaixo.

Ler máis: Introducción aos conceptos do sistema de xestión de bases de datos relacionais (RDBMS)!

Sección de prácticas

Proporcionamos unha sección de prácticas en cada folla sobre o lado correcto para a súa práctica. Faino por favorti mesmo.

Conclusión

Isto é todo sobre a sesión de hoxe. E estes son algúns pasos sinxelos sobre como crear unha base de datos en Excel. Por favor, avísanos na sección de comentarios se tes algunha pregunta ou suxestión. Para unha mellor comprensión, descarga a folla de prácticas. Visita o noso sitio web ExcelWIKI , un provedor único de solucións de Excel, para descubrir diversos tipos de métodos de Excel. Grazas pola túa paciencia ao ler este artigo.