Ako vytvoriť databázu v programe Excel (v jednoduchých krokoch)

Hugh West

18-10-2023 Pokročilý Excel
  • Zdieľajte To
Hugh West

Neviem ako vytvoriť jednoduchú databázu v programe Excel ? V tomto článku vám ukážeme, ako môžete vytvoriť databázu v programe Excel len za 7 jednoduché kroky.

Považujete MS Access za zložitý nástroj na používanie ako databázy? Excel je na to skvelý nástroj.

Naučme sa techniku.

Stiahnite si cvičebnicu

Stiahnite si nasledujúci cvičný zošit. Pomôže vám lepšie si uvedomiť tému.

Vytvorenie databázy.xlsx

8 krokov na vytvorenie databázy v programe Excel

Ak správne navrhnete zošit programu Excel, môžete ho ľahko použiť ako databázu. Hlavným kľúčovým bodom je, že musíte zošit navrhnúť správne. Údaje môžete triediť mnohými spôsobmi; databázu môžete filtrovať tak, aby ste videli len údaje, ktoré zodpovedajú určitým konkrétnym kritériám.

V tomto príspevku preto uvedieme príklad a demonštrujeme kroky, pomocou ktorých budete môcť vytvoriť databázu založenú na programe Excel.

Krok 1: Zadajte údaje

Stĺpce v databáze sa nazývajú polia. Môžete ich pridať toľko, koľko potrebujete.

Polia v tejto databáze sú StdID , StdName , Štát , Vek a Oddelenie .

Teraz môžete do databázy jednoducho zadávať údaje. Každý nový vstup sa pridá do prvého prázdneho riadku za poliami.

Urobili sme niektoré. Ukážeme vám, ako zadáme ďalší záznam.

Povedzme, že toto je vstup, ktorý sa má vložiť do databázy:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Štát: Florida,

Vek študenta: 23 rokov,

Oddelenie: ME

Vidíte, že zadávanie údajov do databázy programu Excel je celkom jednoduché.

Krok 2: Nenechávajte žiadny riadok prázdny

  • Pri zadávaní údajov do databázy nemôžete nechať riadok prázdny.

Povedzme, že po poslednom riadku vložím nejaké údaje do druhého riadku od neho:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Štátom je Florida,

Študent vo veku 23 rokov,

Oddelenie ME,

Toto je prehľadné rozdelenie tejto databázy. Hoci sa môže stať, že niektoré bunky v riadku môžu byť prázdne. Povedzme, že niečo také je legálne.

  • Podobne platí aj ďalšie pravidlo, že v databáze nesmie byť žiadny úplne prázdny stĺpec.

Čo sa stane, akonáhle Excel narazí na úplne prázdny riadok alebo stĺpec, je to, že nie je schopný zahrnúť tento riadok alebo stĺpec do databázy. Pre Excel je teraz táto databáza rozdelená na dve časti, úplne nový a neprepojený súbor informácií. Nech už plánujete vykonať akékoľvek funkcie, nebude môcť vykonať svoje údaje na tejto neprepojenej časti informácií. Napríklad niečo také jednoduché akofiltrovanie bude neúspešné, ako môžete povedať zo skúsenosti.

Krok 3: Preskúmajte dva potrebné termíny

Ďalšia vec, ktorú musíte vedieť, je, že každý jednotlivý riadok v databáze sa nazýva Záznamy .

Všetky riadky sú Záznamy Niektoré z nich sme tu pre prehľadnosť označili.

Okrem toho sú všetky tieto stĺpce Polia Nadpisy stĺpcov sú známe ako Názvy polí .

Takže, StdID , StdName , Štát , Vek, a Oddelenie je päť Názvy polí tejto databázy

Krok 4: Vytvorenie tabuľky programu Excel

Ak chcete vytvoriť tabuľku, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

  • Najprv prejdite na Vložte a kliknite na kartu Tabuľka príkaz.

  • Ďalej sa otvorí okno s názvom Vytvoriť tabuľku Teraz vyberte rozsah buniek, t. j. $B$4:$F$10 jednoduchým potiahnutím kurzora.
  • Nezabudnite začiarknuť políčko pred Moja tabuľka má hlavičky možnosť.

Okamžite sa vytvorí tabuľka. Tada!!!

Údaje môžete filtrovať aj pomocou rozbaľovacích šípok, ktoré sa zobrazujú pri nadpisoch jednotlivých stĺpcov.

Krok 5: Používanie databázových nástrojov

Databázové nástroje sa vám môžu hodiť pri analýze a interpretácii údajov. Môžete a mali by ste sa dozvedieť viac o databázové nástroje .

Krok 6: Rozšírenie databázy

Teraz, keď je všetko pripravené a spustené, môžete začať pridávať ďalšie polia a záznamy (vidíte, čo sme urobili) do vašej databázy. Krok 1 .

Krok 7: Dokončenie formátovania databázy

Posledným a záverečným krokom je formátovanie stĺpcov databázy. Existuje množstvo nástrojov na formátovanie buniek v databáze. Môžete pracovať s Štýly buniek , môžete použiť štýly v časti " Formát ako tabuľka " a môžete pracovať s príkazmi v rozbaľovacom zozname Formátovanie buniek dialógové okno. Môžete použiť Vlastné Formát čísla Všetky tieto techniky sú opísané v našich predchádzajúcich prednáškach.

Tak a je to! Vytvorili ste si vlastnú databázu v programe Excel (kým nezvládnete Access alebo kým vám nedôjde miesto a procesory v programe Excel).

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť databázu zamestnancov v programe Excel (v jednoduchých krokoch)

Ako vytvoriť databázu s možnosťou vyhľadávania v programe Excel

Niekedy potrebujeme vyhľadať naše očakávané údaje z obrovského zdroja údajov. Z tohto dôvodu môžeme potrebovať databázu s možnosťou vyhľadávania, z ktorej môžeme ľahko získať naše údaje. vytvoriť databázu s možnosťou vyhľadávania , musíte vykonať niekoľko jednoduchých krokov.

📌 Kroky:

  • Najprv vyberte bunku F5 a zapíšte vzorec.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Rozdelenie vzorca:

Funkcia SEARCH → Vo všeobecnosti hľadá určitú hodnotu, ktorú požadujete.

Funkcia ISNUMBER → Je to logická funkcia, ktorá vracia TRUE ak je výstup HĽADAŤ je číslo. V opačnom prípade funkcia vráti False .

Funkcia FILTER → V podstate filtruje výstupnú hodnotu podľa požadovaných kritérií.

  • Tlač VSTÚPIŤ a použite Rukoväť náplne nástroj.
  • Potom sa váš výstup zobrazí ako na obrázku nižšie.

  • Potom vyberte bunku C4 a prejdite do Údaje karta>> Dátové nástroje >> Overovanie údajov .

  • Zobrazí sa dialógové okno s názvom Overovanie údajov . Nastavenia >> potom vyberte Zoznam v Povoľte sekcia>> zadajte svoj Filtrované bunka v Zdroj Do poľa vložte nasledujúci vzorec Zdroj box.
=$F$5#

  • prejdite na Upozornenie na chybu možnosť.

  • V Upozornenie na chybu , zrušte začiarknutie políčka s názvom Zobrazenie chybového upozornenia po zadaní neplatných údajov .
  • Tlač OK .

  • Nakoniec, a Vyhľadávanie na stránke Databáza je pre vás pripravený! Ak teraz zadáte "P" v B4 bunky sa zobrazí celé meno zamestnanca. "Peter" automaticky.

Prečítajte si viac: Ako používať databázové funkcie v programe Excel (s príkladmi)

Ako vytvoriť databázu v programe Excel, ktorá sa automaticky aktualizuje

Údaje, ktoré zadávame do databázy, musia byť automaticky aktualizované Pre tieto účely vytvoríme PivotTable pre Zdrojový súbor údajov . Po zapnutí Obnoviť môžeme automaticky aktualizovať novo zadané údaje v našom predtým vytvorenom PivotTable . Postupujte podľa krokov, ako to urobiť.

📌 Kroky:

  • Najskôr vyberte všetky údaje z bunky. Prejdite na Vložte karta>> vybrať PivotTable >> Z tabuľky/rozsahu .

  • A PivotTable Z nej môžete vybrať stĺpce, ktoré chcete použiť na aktualizáciu.

  • Nakoniec kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku a vyberte položku Obnoviť a príkaz PivotTable automaticky aktualizuje vaše údaje, ak ich zmeníte v hlavnom pracovnom hárku.

Môžete tiež preskúmať ďalšie 5 metód na aktualizáciu PivotTable .

Prečítajte si viac: Ako udržiavať databázu zákazníkov v programe Excel

Ako vytvoriť relačnú databázu v programe Excel

A Relačná databáza identifikuje najmä vzťahy medzi niekoľkými rôznymi pracovnými hárkami. Relačná databáza nám pomáha rýchlo vyhľadať a vytiahnuť určité informácie. Môže zobraziť tie isté hodnoty údajov viacerými spôsobmi.

Povedzme, že máme dve databázy, t. j. Databáza1 a Databáza2 . Súbor údajov1 obsahuje Zamestnanec mená s ich Plat keďže databáza2 pozostáva z Zamestnanec mená s ich Označenie Teraz chceme vytvoriť relačnú databázu medzi dvoma databázami na základe Zamestnanec pole. Postupujte podľa nižšie uvedených krokov.

📌 Kroky:

  • Na začiatku vyberte celý rozsah z Súbor údajov2 .

  • Potom prejdite na Vložte karta>> PivotTable >> Z tabuľky/rozsahu .

  • Potom prejdite na ďalší pracovný hárok s názvom Súbor údajov1 a vytvorte tabuľku, o ktorej sme už hovorili.

Poznámka : Môžete použiť klávesovú skratku CTRL + T na vytvorenie tabuľky.

  • Potom a PivotTable a musíte vybrať pole, s ktorým chcete vytvoriť vzťah. Označenie a Plat stĺpce z dvoch rôznych pracovných hárkov.

  • Po výbere údajov kliknite na CREATE možnosť v rámci Všetky v Polia PivotTable dialógové okno.

  • Nakoniec náš Relačná databáza bude vytvorený, ako môžete vidieť na obrázku nižšie.

Prečítajte si viac: Úvod do konceptov relačných systémov riadenia databáz (RDBMS)!

Praktická časť

Na každom hárku na pravej strane sme pre vás pripravili časť na precvičenie. Prosím, urobte si ju sami.

Záver

To je všetko o dnešnej relácii. A toto je niekoľko jednoduchých krokov, ako vytvoriť databázu v programe Excel. Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, dajte nám vedieť v sekcii komentárov. Pre lepšie pochopenie si stiahnite praktický list. Navštívte našu webovú stránku ExcelWIKI , poskytovateľa komplexných riešení programu Excel, aby ste zistili rôzne druhy metód programu Excel. Ďakujeme za vašu trpezlivosť pri čítaní tohto článku.

Predchádzajúci príspevok Vyhľadanie prvého výskytu hodnoty v rozsahu v programe Excel (3 spôsoby)
Ďalší príspevok Ako vyhľadávať pomocou viacerých kritérií v programe Excel (2 jednoduché spôsoby)

Hugh West je veľmi skúsený tréner a analytik Excelu s viac ako 10-ročnými skúsenosťami v tomto odvetví. Má bakalársky titul v odbore účtovníctvo a financie a magisterský titul v odbore Business Administration. Hugh má vášeň pre vyučovanie a vyvinul jedinečný vyučovací prístup, ktorý sa dá ľahko sledovať a pochopiť. Jeho odborné znalosti Excelu pomohli tisíckam študentov a profesionálov na celom svete zlepšiť svoje zručnosti a vyniknúť vo svojej kariére. Hugh sa prostredníctvom svojho blogu delí o svoje znalosti so svetom a ponúka bezplatné výukové programy Excelu a online školenia, ktoré jednotlivcom a firmám pomôžu naplno využiť ich potenciál.