Paano Gumawa ng Database sa Excel (na may Madaling Hakbang)

Hugh West

18-10-2023 Advanced na Excel
  • Ibahagi Ito
Hugh West

Hindi alam paano gumawa ng simpleng database sa Excel ? Sa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo kung paano ka makakagawa ng database sa Excel sa loob lamang ng 7 mga simpleng hakbang.

Nakikita mo ba ang MS Access na isang kumplikadong tool na gagamitin bilang database? Kaya, ang Excel ay isang mahusay na tool para gawin iyon.

Alamin natin ang technique.

I-download ang Practice Workbook

I-download ang sumusunod na workbook ng pagsasanay. Makakatulong ito sa iyo na mapagtanto ang paksa nang mas malinaw.

Paggawa ng Database.xlsx

8 Hakbang para Gumawa ng Database sa Excel

Kung idinisenyo mo nang tama ang iyong Excel workbook, madali mo itong magagamit bilang database. Ang pangunahing mahalagang punto ay kailangan mong idisenyo nang tama ang iyong workbook. Maaari mong ayusin ang data sa maraming paraan; maaari mong i-filter ang database upang makita lamang ang data na tumutugma sa ilang partikular na pamantayan.

Kaya, sa post na ito, gagawa kami ng isang halimbawa at i-demo ang mga hakbang kung saan makakagawa ka ng isang database na nakabatay sa Excel .

Hakbang 1: Ipasok ang Data

Ang mga column sa database ay tinatawag na mga field. Maaari kang magdagdag hangga't kinakailangan.

Kaya, ang mga field sa database na ito ay StdID , StdName , Estado , Edad , at Department .

Madali mo na ngayong maipasok ang data sa database. Ang bawat bagong input ay idaragdag sa unang bakanteng row pagkatapos ng mga field.

Ginawa namin ang ilan. Ipakita namin sa iyo kung paano kami magpasok ng isa pang entry.

Sabihin na ito ang input na kailangang ipasok saang database:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Estado: Florida,

Edad ng Mag-aaral: 23,

Kagawaran: ME

Kaya, nakikita mong ang pagpasok ng data sa isang database ng Excel ay medyo basic.

Hakbang 2: Huwag Iwanang Blangko ang Anumang Hilera

  • Kapag nagpasok ka ng data sa isang database, hindi ka maaaring mag-iwan ng row walang laman.

Sabihin pagkatapos ng huling row, naglagay ako ng ilang data sa 2nd row mula rito:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Ang estado ay Florida,

Edad ng mag-aaral 23,

Department ME,

Ito ay isang malinaw na pagkasira ng database na ito. Bagama't maaaring mangyari na maaaring walang laman ang ilang magkakasunod na cell. Sabihin nating legal ang ganito.

  • Kasabay ng parehong mga linya, ang isa pang panuntunan ay walang ganap na walang laman na column sa isang database.

Ang mangyayari sa sandaling makatagpo ang Excel ng ganap na blangko na row o column ay hindi nito maisama ang row o column na iyon sa database. Para sa Excel, ang database na ito ay nahahati na ngayon sa dalawang bahagi, isang ganap na bago at hindi konektadong hanay ng impormasyon. Anuman ang mga function na plano mong gawin, hindi nito gagawin ang iyong data sa nakadiskonektang piraso ng impormasyong ito. Halimbawa, ang isang bagay na kasing simple ng pag-filter ay hindi magiging matagumpay, gaya ng masasabi mo sa pamamagitan ng karanasan.

Hakbang 3: Galugarin ang Dalawang Kinakailangang Tuntunin

Ang susunod na bagaykailangan mong malaman na ang bawat indibidwal na row sa isang database ay kilala bilang Records .

Lahat ng row ay Records . Nagmarka kami ng ilan dito para sa kalinawan.

Higit pa rito, ang lahat ng column na ito ay Mga Field . Ang mga heading ng mga column ay kilala bilang Mga Pangalan ng Field .

Kaya, StdID , StdName , Ang Estado , Edad, at Kagawaran ay ang limang Mga Pangalan ng Field ng database na ito

Hakbang 4: Gumawa ng Excel Talahanayan

Upang gumawa ng talahanayan, sundin ang mga hakbang sa ibaba.

  • Una, pumunta sa tab na Insert at mag-click sa Talahanayan command.

  • Susunod, lalabas ang isang window na tinatawag na Gumawa ng Talahanayan . Ngayon, piliin ang hanay ng cell i.e. $B$4:$F$10 sa pamamagitan ng simpleng pag-drag sa cursor.
  • Huwag kalimutang lagyan ng tsek ang kahon bago ang May mga header ang aking talahanayan opsyon.

Agad-agad, nalikha ang isang talahanayan. Tada!!!

Gayundin, maaari mong i-filter ang data gamit ang mga drop-down na arrow na lumalabas sa mga heading ng bawat column.

Hakbang 5: Gamitin Mga Tool sa Database

Maaaring magamit ang mga tool sa database sa iyong pagsusuri at interpretasyon ng data. Maaari at dapat kang matuto nang higit pa tungkol sa mga tool sa database .

Hakbang 6: Palawakin ang Database

Ngayong gumagana na ang lahat, maaari kang magsimulang magdagdag ng higit pang mga field at records (nakikita mo kung ano ang ginawa namin doon) sa iyong database. Ito ay kasing simple ng Hakbang 1 .

Hakbang 7:Kumpletuhin ang Pag-format ng Database

Ang huli at huling hakbang ay ang pag-format ng mga column ng database. Napakaraming tool para i-format ang mga cell sa isang database. Maaari kang magtrabaho kasama ang Mga Estilo ng Cell , maaari mong gamitin ang mga istilo sa ilalim ng drop-down na “ Format Bilang Talahanayan ”, at maaari mong gamitin ang mga command sa Format Cells dialog box. Magagamit mo ang Custom Format ng Numero . Ang lahat ng mga diskarteng ito ay inilarawan sa aming mga nakaraang lecture.

Kaya, ayan na! Gumawa ka ng sarili mong database sa Excel (hanggang sa master mo ang Access, o maubusan ka ng Excel space at mga processor).

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Employee Database sa Excel (na may Madaling Hakbang)

Paano Gumawa ng Naghahanap na Database sa Excel

Minsan, kailangan nating hanapin ang aming inaasahang data mula sa isang malaking data source. Para sa kadahilanang iyon, maaaring kailanganin namin ang isang mahahanap na database kung saan madali naming makukuha ang aming data. Upang lumikha ng nahahanap na database , kailangan mong sundin ang ilang simpleng hakbang.

📌 Mga Hakbang:

  • Una sa lahat, piliin ang cell F5 at isulat ang formula.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5) :C10)),”Not Found”)

Formula Breakdown:

SEARCH function → Sa pangkalahatan, ito ay naghahanap ng isang tiyak na halaga na iyong hinihiling.

ISNUMBER function → Ito ay isang lohikal na function na nagbabalik ng TRUE kung ang output ng HAHANAP ang function ay isang numero. Kung hindi, magbabalik ito ng False .

FILTER function → Sa pangkalahatan, sinasala nito ang output value ayon sa iyong gustong pamantayan.

  • Pindutin ang ENTER at gamitin ang tool na Fill Handle .
  • Pagkatapos, ang iyong output ay ipinapakita tulad ng larawan sa ibaba.

  • Pagkatapos nito, piliin ang cell C4 at pumunta sa tab na Data >> Mga tool sa data >> Pagpapatunay ng Data .

  • Lalabas ang isang dialog box na pinangalanang Data Pagpapatunay . Piliin ang Mga Setting >> pagkatapos ay piliin ang Listahan sa Payagan seksyon >> ilagay ang iyong Na-filter na cell sa Source na kahon. Kaya, ilagay ang sumusunod na formula sa Source box.
=$F$5#

  • pumunta sa opsyong Error Alert .

  • Sa Error Alert , alisan ng check ang kahon pinangalanang Ipakita ang alerto ng error pagkatapos maipasok ang di-wastong data .
  • Pindutin ang OK .

  • Sa wakas, isang Mahahanap Database ay handa na para sa iyo! Ngayon, kung ita-type mo ang “P” sa B4 cell, makikita mo ang buong pangalan ng empleyado “Peter” awtomatikong makikita.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumamit ng Mga Function ng Database sa Excel (May mga Halimbawa)

Paano Gumawa ng Database sa Excel na Awtomatikong Nag-a-update

Ang data na ipinasok namin sa isang database ay kailangang i-updateawtomatikong . Para sa mga ito, gagawa kami ng PivotTable para sa Source dataset . Pagkatapos i-enable ang feature na Refresh , awtomatiko naming maa-update ang bagong ipinasok na data sa dati naming ginawang PivotTable . Sundin ang mga hakbang para gawin iyon.

📌 Mga Hakbang:

  • Una sa lahat, piliin ang lahat ng data mula sa cell. Pumunta sa tab na Insert >> piliin ang PivotTable >> Mula sa Talahanayan/Hanay .

  • Isang PivotTable ay malilikha. Mula doon, maaari mong piliin ang mga column na gusto mong gamitin para i-update.

  • Sa wakas, mag-right-click sa anumang cell, pagkatapos ay piliin ang Refresh command, at awtomatikong ia-update ng PivotTable ang iyong data kung babaguhin mo ito sa iyong pangunahing worksheet.

Gayundin, maaari kang mag-explore ng isa pang 5 na paraan para i-update ang PivotTable .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Pagpapanatili ng Customer Database sa Excel

Paano Gumawa ng Relational Database sa Excel

Ang isang Relational Database ay pangunahing tumutukoy sa mga ugnayan sa pagitan ng ilang magkakaibang worksheet. Ang Relational Database ay tumutulong sa amin na mabilis na maghanap at mag-pull-out ng ilang partikular na impormasyon. Maaari itong magpakita ng parehong mga value ng data sa ilang paraan.

Sabihin natin, mayroon kaming dalawang database, ibig sabihin, Database1 at Database2 . Databaset1 naglalaman ng Empleyado mga pangalan kasama ang kanilang Suweldo samantalang ang Database2 ay binubuong Empleyado pangalan kasama ang kanilang Designation . Ngayon, gusto naming lumikha ng relational database sa pagitan ng dalawang database batay sa Empleyado field. Mangyaring sundin ang mga hakbang sa ibaba upang gawin iyon.

📌 Mga Hakbang:

  • Sa una, piliin ang buong hanay mula sa Dataset2 .

  • Pagkatapos, pumunta sa tab na Insert >> PivotTable > ;> Mula sa Talahanayan/Hanay .

  • Pagkatapos noon, pumunta sa isa pang worksheet na may pangalang Dataset1 at gumawa ng table na tinalakay natin dati.

Tandaan : Maaari mong gamitin ang keyboard shortcut CTRL + T para sa paggawa ng table.

  • Pagkatapos, lalabas ang isang PivotTable , at kailangan mong pumili ang field na gusto mong ugnayan. Halimbawa, dito, pipiliin namin ang Designation at Suweldo column mula sa dalawang magkaibang worksheet.

  • Pagkatapos piliin ang data, mag-click sa GUMAWA na opsyon sa ilalim ng Lahat sa PivotTable Fields dialog box.

  • Sa wakas, ang aming Relational Database ay malilikha, gaya ng makikita mo sa larawan sa ibaba.

Magbasa Pa: Intro sa Relational Database Management System (RDBMS) Concepts!

Practice Section

Nagbigay kami ng practice section sa bawat sheet sa ang kanang bahagi para sa iyong pagsasanay. Mangyaring gawin ito sa pamamagitan ngang iyong sarili.

Konklusyon

Iyon ay tungkol sa session ngayon. At ito ang ilang madaling hakbang kung paano gumawa ng database sa Excel. Mangyaring ipaalam sa amin sa seksyon ng mga komento kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi. Para sa iyong mas mahusay na pag-unawa, mangyaring i-download ang practice sheet. Bisitahin ang aming website ExcelWIKI , isang one-stop na Excel solution provider, upang malaman ang iba't ibang uri ng mga pamamaraan ng Excel. Salamat sa iyong pasensya sa pagbabasa ng artikulong ito.

Nakaraang post Maghanap ng Unang Pangyayari ng isang Halaga sa isang Saklaw sa Excel (3 Mga Paraan)
Susunod na post Paano Maghanap gamit ang Maramihang Pamantayan sa Excel (2 Madaling Paraan)

Si Hugh West ay isang napakaraming Excel trainer at analyst na may higit sa 10 taong karanasan sa industriya. May hawak siyang Bachelor's degree sa Accounting and Finance at Master's degree sa Business Administration. Si Hugh ay may hilig sa pagtuturo at nakabuo ng kakaibang diskarte sa pagtuturo na madaling sundin at maunawaan. Ang kanyang dalubhasang kaalaman sa Excel ay nakatulong sa libu-libong mag-aaral at propesyonal sa buong mundo na mapabuti ang kanilang mga kasanayan at maging mahusay sa kanilang mga karera. Sa pamamagitan ng kanyang blog, ibinahagi ni Hugh ang kanyang kaalaman sa mundo, nag-aalok ng mga libreng Excel tutorial at online na pagsasanay upang matulungan ang mga indibidwal at negosyo na maabot ang kanilang buong potensyal.