Jak stworzyć bazę danych w Excelu (z prostymi krokami)

Hugh West

18-10-2023 Zaawansowany Excel
  • Udostępnij To
Hugh West

Nie wiem jak stworzyć prostą bazę danych w Excelu ? W tym artykule pokażemy Ci, jak możesz zrobić bazę danych w Excelu w zaledwie 7 proste kroki.

Czy uważasz, że MS Access jest skomplikowanym narzędziem do wykorzystania jako baza danych? Więc Excel jest świetnym narzędziem do tego celu.

Nauczmy się tej techniki.

Pobierz Zeszyt ćwiczeń

Pobierz poniższy zeszyt ćwiczeń. Pomoże Ci on lepiej zrealizować temat.

Tworzenie bazy danych.xlsx

8 kroków do stworzenia bazy danych w Excelu

Jeśli prawidłowo zaprojektujesz swój skoroszyt programu Excel, możesz go łatwo wykorzystać jako bazę danych. Głównym kluczowym punktem jest to, że musisz prawidłowo zaprojektować swój skoroszyt. Możesz sortować dane na wiele sposobów; możesz filtrować bazę danych, aby zobaczyć tylko dane, które pasują do pewnych określonych kryteriów.

Tak więc, w tym poście, weźmiemy przykład i demonstrujemy kroki, w których będziesz mógł stworzyć bazę danych opartą na Excelu.

Krok 1: Wprowadzanie danych

Kolumny w bazie danych nazywane są polami. Możesz dodać tyle, ile potrzeba.

Zatem pola w tej bazie danych to. StdID , StdName , Państwo , Wiek oraz Dział .

Teraz możesz łatwo wprowadzać dane do bazy danych. Każde nowe wejście zostanie dodane do pierwszego pustego wiersza po polach.

Zrobiliśmy kilka, pokażmy jak wprowadzamy kolejny wpis.

Powiedzmy, że jest to dane wejściowe, które muszą być wstawione do bazy danych:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stan: Floryda,

Wiek studenta: 23 lata,

Dział: ME

Jak więc widzisz wprowadzanie danych do bazy Excela jest dość podstawowe.

Krok 2: Nie zostawiaj żadnego wiersza pustego

  • Kiedy wprowadzasz dane do bazy danych, nie możesz zostawić pustego wiersza.

Powiedzmy po ostatnim rzędzie, że w 2 rzędzie od niego umieszczam jakieś dane:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Stan to Floryda,

Student lat 23,

Wydział ME,

To jest jasny podział tej bazy danych. Chociaż może się zdarzyć, że niektóre komórki w rzędzie mogą być puste. Powiedzmy, że coś takiego jest legalne.

  • Wzdłuż tej samej linii, inną zasadą jest to, że nie będzie całkowicie pustej kolumny w bazie danych.

To, co się dzieje, gdy tylko Excel napotka całkowicie pusty wiersz lub kolumnę, to fakt, że nie jest w stanie uwzględnić tego wiersza lub kolumny w bazie danych. Dla Excela ta baza danych jest teraz podzielona na dwie części, całkowicie nowy i niepołączony zestaw informacji. Niezależnie od tego, jakie funkcje planujesz wykonać, nie wykona on swoich danych na tym rozłączonym kawałku informacji. Na przykład coś tak prostego jakfiltrowanie będzie bezskuteczne, co można stwierdzić na podstawie doświadczenia.

Krok 3: Poznaj dwa niezbędne terminy

Następną rzeczą, którą musisz wiedzieć jest to, że każdy pojedynczy wiersz w bazie danych jest znany jako Zapisy .

Wszystkie rzędy to. Zapisy Kilka z nich zaznaczyliśmy dla jasności.

Ponadto wszystkie te kolumny to. Pola Nagłówki kolumn są znane jako Nazwy pól .

A więc, StdID , StdName , Państwo , Wiek, oraz Dział to pięć Nazwy pól tej bazy danych

Krok 4: Tworzenie tabeli w programie Excel

Aby utworzyć tabelę, wykonaj poniższe kroki.

  • Po pierwsze, przejdź do Wkładka i kliknij na Tabela polecenie.

  • Następnie w oknie o nazwie Utwórz tabelę Teraz należy wybrać zakres komórek, tj. $B$4:$F$10 poprzez proste przeciągnięcie kursora.
  • Nie zapomnij zaznaczyć pola przed Moja tabela ma nagłówki opcja.

Natychmiast tworzy się tabela, tada!!!

Ponadto można filtrować dane za pomocą strzałek rozwijanych, które pojawiają się przy nagłówkach każdej kolumny.

Krok 5: Wykorzystanie narzędzi bazy danych

Narzędzia bazodanowe mogą być pomocne w analizie i interpretacji danych. Możesz i powinieneś dowiedzieć się więcej o narzędzia bazodanowe .

Krok 6: Rozwiń bazę danych

Teraz, gdy wszystko jest już gotowe, możesz zacząć dodawać kolejne pola i rekordy (widzisz co zrobiliśmy) do swojej bazy danych. Jest to tak proste jak Krok 1 .

Krok 7: Zakończenie formatowania bazy danych

Ostatnim i ostatnim krokiem jest formatowanie kolumn bazy danych.Istnieje tak wiele narzędzi do formatowania komórek w bazie danych.Można pracować z Style komórek , możesz użyć stylów pod " Format As Table ", i możesz pracować z poleceniami w Formatuj komórki Można użyć okna dialogowego Niestandardowe Liczba Format Wszystkie te techniki zostały opisane w naszych poprzednich wykładach.

No i proszę! Stworzyłeś swoją własną bazę danych w Excelu (dopóki nie opanujesz Accessa, albo nie zabraknie Ci miejsca w Excelu i procesorów).

Read More: Jak stworzyć bazę danych pracowników w programie Excel (z prostymi krokami)

Jak stworzyć bazę danych z możliwością wyszukiwania w programie Excel

Czasami musimy wyszukać nasze oczekiwane dane z ogromnego źródła danych. Z tego powodu możemy potrzebować przeszukiwalnej bazy danych, z której możemy łatwo uzyskać nasze dane. do stworzyć bazę danych z możliwością wyszukiwania , musisz wykonać kilka prostych kroków.

📌 Kroki:

  • Najpierw należy wybrać komórkę F5 i zapisz wzór.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Not Found")

Podział formuły:

Funkcja SEARCH → Generalnie wyszukuje pewną wartość, której żądasz.

Funkcja ISNUMBER → Jest to funkcja logiczna, która zwraca TRUE jeśli wyjście z SZUKAJ W przeciwnym razie funkcja zwróci Fałszywy .

Funkcja FILTRU → Zasadniczo filtruje wartość wyjściową według żądanych kryteriów.

  • Naciśnij ENTER i używać Uchwyt do napełniania narzędzie.
  • Następnie twoje wyjście jest wyświetlane tak, jak na poniższym obrazku.

  • Następnie należy wybrać komórkę C4 i udać się do Dane tab>> Narzędzia danych >> Walidacja danych .

  • Pojawi się okno dialogowe o nazwie Walidacja danych Wybierz Ustawienia >> następnie wybierz Wykaz w Pozwól sekcja>> wprowadź swoje Filtrowane komórka w Źródło Umieść więc w polu Źródło pudełko.
=$F$5#

  • udać się do Alert o błędach opcja.

  • W Alert o błędach , odznaczyć pole o nazwie Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych .
  • Naciśnij OK .

  • Wreszcie, a Możliwość wyszukiwania Baza danych jest gotowy dla Ciebie! Teraz, jeśli wpiszesz "P" w B4 w komórce pojawi się pełne imię i nazwisko pracownika "Piotr" automatycznie.

Read More: Jak korzystać z funkcji bazy danych w programie Excel (z przykładami)

Jak stworzyć bazę danych w programie Excel, która będzie się automatycznie aktualizować

Dane, które wprowadzamy do bazy danych muszą być aktualizowany automatycznie Dla nich stworzymy PivotTable dla Źródłowy zbiór danych Po włączeniu Odśwież możemy automatycznie aktualizować nowo wprowadzone dane w naszym wcześniej utworzonym PivotTable . Postępuj zgodnie z krokami, aby to zrobić.

📌 Kroki:

  • W pierwszej kolejności należy zaznaczyć wszystkie dane z komórki.Przejdź do Wkładka tab>> wybierz PivotTable >> Z tabeli/zakresu .

  • A PivotTable Z tego miejsca możesz wybrać kolumny, których chcesz użyć do aktualizacji.

  • Na koniec kliknij prawym przyciskiem myszy na dowolnej komórce, a następnie wybierz opcję Odśwież polecenie, oraz PivotTable będzie automatycznie aktualizować dane, jeśli zmienisz je w głównym arkuszu.

Możesz też zbadać inny 5 metod aktualizacji tabeli przestawnej .

Read More: Jak prowadzić bazę danych klientów w Excelu

Jak utworzyć relacyjną bazę danych w programie Excel

A Relacyjna baza danych głównie identyfikuje relacje pomiędzy kilkoma różnymi arkuszami. Relacyjna baza danych pomaga nam w szybkim wyszukiwaniu i wyciąganiu określonych informacji. Może wyświetlać te same wartości danych na kilka sposobów.

Załóżmy, że mamy dwie bazy danych, tj. Baza danych1 oraz Baza danych2 . Zbiór danych1 zawiera Pracownik nazwy z ich Wynagrodzenie natomiast Baza danych2 składa się z Pracownik nazwy z ich Oznaczenie . Now, we want to utworzyć relacyjną bazę danych pomiędzy dwoma bazami danych na podstawie Pracownik Proszę wykonać poniższe kroki, aby to zrobić.

📌 Kroki:

  • Na początku należy wybrać cały zakres od Zbiór danych2 .

  • Następnie przejdź do Wkładka tab>> PivotTable >> Z tabeli/zakresu .

  • Następnie przejdź do innego arkusza o nazwie Zbiór danych1 i utworzyć tabelę, którą wcześniej omawialiśmy.

Uwaga : Można użyć skrótu klawiaturowego CTRL + T do tworzenia tabeli.

  • Następnie, a PivotTable pojawi się i należy wybrać pole, z którym chcemy nawiązać relację. Przykładowo tutaj wybieramy Oznaczenie oraz Wynagrodzenie kolumny z dwóch różnych arkuszy.

  • Po wybraniu danych należy kliknąć na CREATE opcja pod Wszystkie w Pola tabeli przestawnej okno dialogowe.

  • Wreszcie, nasz Relacyjna baza danych zostanie utworzony, jak widać na poniższym obrazku.

Read More: Wprowadzenie do systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych (RDBMS)!

Część ćwiczeniowa

Na każdym arkuszu po prawej stronie zamieściliśmy sekcję ćwiczeniową do samodzielnego wykonania.

Wniosek

To wszystko na temat dzisiejszej sesji. A to kilka prostych kroków, jak stworzyć bazę danych w Excelu. Daj nam znać w sekcji komentarzy, jeśli masz jakieś pytania lub sugestie. Dla lepszego zrozumienia, proszę pobrać arkusz ćwiczeń. Odwiedź naszą stronę internetową ExcelWIKI , dostawca rozwiązań typu one-stop Excel, aby poznać różne rodzaje metod Excela. Dziękujemy za cierpliwość w czytaniu tego artykułu.

Poprzedni post Znajdź pierwsze wystąpienie wartości w zakresie w Excelu (3 sposoby)
Następny post Jak wyszukiwać z wieloma kryteriami w Excelu (2 proste sposoby)

Hugh West jest bardzo doświadczonym trenerem i analitykiem Excela z ponad 10-letnim doświadczeniem w branży. Posiada tytuł licencjata w dziedzinie rachunkowości i finansów oraz tytuł magistra administracji biznesowej. Hugh ma pasję do nauczania i opracował unikalne podejście do nauczania, które jest łatwe do naśladowania i zrozumienia. Jego specjalistyczna wiedza na temat programu Excel pomogła tysiącom studentów i profesjonalistów na całym świecie doskonalić swoje umiejętności i osiągać doskonałe wyniki w karierze. Za pośrednictwem swojego bloga Hugh dzieli się swoją wiedzą ze światem, oferując bezpłatne samouczki programu Excel i szkolenia online, aby pomóc osobom indywidualnym i firmom w pełni wykorzystać swój potencjał.