Kako ustvariti podatkovno zbirko v Excelu (z enostavnimi koraki)

Hugh West

18-10-2023 Napredni Excel
  • Deliti To
Hugh West

Ne vem kako ustvariti preprosto podatkovno zbirko v Excelu ? V tem članku vam bomo pokazali, kako lahko v Excelu ustvarite podatkovno zbirko v samo 7 preprosti koraki.

Se vam zdi MS Access zapleteno orodje za uporabo kot zbirka podatkov? Zato je Excel odlično orodje za to.

Naučimo se tehnike.

Prenesi delovni zvezek za prakso

Prenesite si naslednji delovni zvezek. Pomagal vam bo bolje razumeti temo.

Ustvarjanje podatkovne zbirke.xlsx

8 korakov za ustvarjanje podatkovne zbirke v Excelu

Če delovni zvezek programa Excel oblikujete pravilno, ga lahko brez težav uporabite kot podatkovno zbirko. Glavna ključna točka je, da morate delovni zvezek oblikovati pravilno. Podatke lahko razvrščate na več načinov; podatkovno zbirko lahko filtrirate tako, da vidite samo podatke, ki ustrezajo določenim merilom.

V tem prispevku bomo vzeli primer in prikazali korake, s katerimi boste lahko ustvarili podatkovno zbirko, ki temelji na programu Excel.

Korak 1: Vnos podatkov

Stolpci v zbirki podatkov se imenujejo polja. Dodate jih lahko toliko, kolikor je potrebno.

Polja v tej zbirki podatkov so StdID , StdName , Država , Starost in Oddelek .

Zdaj lahko podatke preprosto vnesete v zbirko podatkov. Vsak nov vnos se doda v prvo prazno vrstico za polji.

Nekaj smo jih naredili. Pokažimo vam, kako vnesemo še en vnos.

Recimo, da je to vnos, ki ga je treba vstaviti v zbirko podatkov:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Država: Florida,

Starost učenca: 23 let,

Oddelek: ME

Vnos podatkov v podatkovno zbirko Excel je torej precej preprost.

Korak 2: Ne pustite nobene vrstice prazne

  • Ko vnašate podatke v zbirko podatkov, ne smete pustiti prazne vrstice.

Recimo, da po zadnji vrstici v 2. vrstico od nje vnesem nekaj podatkov:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Država je Florida,

Študent, star 23 let,

Oddelek ME,

To je jasna razčlenitev te podatkovne zbirke. Čeprav se lahko zgodi, da so nekatere celice v vrstici prazne. Recimo, da je nekaj takega zakonito.

  • Podobno velja tudi pravilo, da v zbirki podatkov ne sme biti popolnoma praznega stolpca.

Kar se zgodi takoj, ko Excel naleti na popolnoma prazno vrstico ali stolpec, je, da te vrstice ali stolpca ne more vključiti v zbirko podatkov. Za Excel je ta zbirka podatkov zdaj razdeljena na dva dela, na popolnoma nov in nepovezan niz informacij. Ne glede na funkcije, ki jih nameravate izvesti, na tem nepovezanem delu informacij ne bo izvedel svojih podatkov. Na primer, nekaj preprostega, kot jefiltriranje bo neuspešno, kot lahko ugotovite iz izkušenj.

Korak 3: Raziščite dva potrebna izraza

Naslednja stvar, ki jo morate vedeti, je, da je vsaka posamezna vrstica v zbirki podatkov znana kot Zapisi .

Vse vrstice so Zapisi Nekaj smo jih tukaj označili zaradi jasnosti.

Poleg tega so vsi ti stolpci Polja Naslovi stolpcev so znani kot Imena polj .

Torej, StdID , StdName , Država , Starost, in . Oddelek je pet Imena polj te zbirke podatkov

Korak 4: Ustvarite Excelovo tabelo

Če želite ustvariti tabelo, sledite naslednjim korakom.

  • Najprej pojdite v Vstavite in kliknite na zavihek Tabela ukaz.

  • Nato se odpre okno z imenom Ustvari tabelo Zdaj izberite obseg celic, tj. $B$4:$F$10 z enostavnim vlečenjem kazalca.
  • Ne pozabite preveriti polja pred Moja tabela ima glave možnost.

Takoj se ustvari tabela. Tada!!!

Podatke lahko filtrirate tudi z uporabo spustnih puščic, ki so prikazane v naslovih posameznih stolpcev.

Korak 5: Uporaba orodij zbirke podatkov

Orodja podatkovnih zbirk so lahko zelo uporabna pri analizi in interpretaciji podatkov. Lahko in morate se naučiti več o orodja za podatkovne zbirke .

Korak 6: Razširite zbirko podatkov

Zdaj, ko je vse pripravljeno in deluje, lahko v zbirko podatkov začnete dodajati nova polja in zapise (vidite, kaj smo naredili). Korak 1 .

Korak 7: Dokončanje oblikovanja podatkovne zbirke

Zadnji in zadnji korak je oblikovanje stolpcev podatkovne zbirke. Na voljo je veliko orodij za oblikovanje celic v podatkovni zbirki. Stili celic , lahko uporabite sloge v razdelku " Format kot tabela " in lahko delate z ukazi v spustnem meniju Oblikovanje celic pogovorno okno. Uporabite lahko Po meri Format števila Vse te tehnike so opisane v prejšnjih predavanjih.

Tako je! V Excelu ste ustvarili svojo lastno zbirko podatkov (dokler ne obvladate Accessa ali vam zmanjka prostora in procesorjev v Excelu).

Preberite več: Kako ustvariti zbirko podatkov o zaposlenih v Excelu (z enostavnimi koraki)

Kako ustvariti podatkovno zbirko z možnostjo iskanja v programu Excel

Včasih moramo pričakovane podatke poiskati v obsežnem viru podatkov. Zato morda potrebujemo podatkovno zbirko z možnostjo iskanja, iz katere lahko enostavno pridobimo podatke. ustvarite podatkovno zbirko z možnostjo iskanja. , morate upoštevati nekaj preprostih korakov.

📌 Koraki:

  • Najprej izberite celico F5 in zapišite formulo.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5:C10)), "Ni najden")

Razčlenitev formule:

Funkcija iskanja → Na splošno išče določeno vrednost, ki jo zahtevate.

Funkcija ISNUMBER → Gre za logično funkcijo, ki vrne TRUE če je izhodna vrednost ISKANJE je število. V nasprotnem primeru funkcija vrne Lažno .

Funkcija FILTER → V osnovi filtrira izhodno vrednost glede na želena merila.

  • Pritisnite VSTOP in uporabite Ročaj za polnjenje orodje.
  • Nato se prikaže rezultat, kot je prikazan na spodnji sliki.

  • Nato izberite celico C4 in pojdite v Podatki zavihek>> Podatkovna orodja >> Potrjevanje podatkov .

  • Pojavilo se bo pogovorno okno z imenom Potrjevanje podatkov . Nastavitve >> nato izberite Seznam v Omogočite oddelek>> vnesite svoj Filtrirano celica v Vir: Tako vnesite naslednjo formulo v polje Vir: škatla.
=$F$5#

  • pojdite v Opozorilo o napaki možnost.

  • V Opozorilo o napaki , odznačite polje z imenom Prikaži opozorilo o napaki po vnosu neveljavnih podatkov .
  • Pritisnite V REDU .

  • Nazadnje je Iskanje na spletni strani Podatkovna zbirka je pripravljen za vas! Če zdaj vnesete "P" v B4 v celici se prikaže celotno ime zaposlenega. "Peter" samodejno.

Preberite več: Kako uporabljati funkcije zbirke podatkov v Excelu (s primeri)

Kako v Excelu ustvariti podatkovno zbirko, ki se samodejno posodablja

Podatki, ki jih vnesemo v zbirko podatkov, morajo biti samodejno posodobljen . Za to bomo ustvarili Pivotna tabela za Izvorni nabor podatkov . Ko omogočite Osvežitev lahko samodejno posodobimo novo vnesene podatke v predhodno ustvarjenem Pivotna tabela . Sledite korakom za to.

📌 Koraki:

  • Najprej izberite vse podatke iz celice. Vstavite zavihek>> izberite Pivotna tabela >> Iz tabele/območja .

  • A Pivotna tabela Od tam lahko izberete stolpce, ki jih želite posodobiti.

  • Na koncu z desno tipko miške kliknite katero koli celico in izberite Osvežitev in ukaz Pivotna tabela samodejno posodobi podatke, če jih spremenite v glavnem delovnem listu.

Prav tako lahko raziščete drugo 5 metod za posodobitev tabele PivotTable .

Preberite več: Kako vzdrževati zbirko podatkov o strankah v programu Excel

Kako ustvariti relacijsko podatkovno zbirko v programu Excel

A Relativna podatkovna baza v glavnem določa razmerja med več različnimi delovnimi listi. Relativna podatkovna baza nam pomaga hitro poiskati in izvleči določene informacije. Iste vrednosti podatkov lahko prikaže na več načinov.

Recimo, da imamo dve podatkovni zbirki, tj. Podatkovna zbirka1 in . Podatkovna zbirka2 . Nabor podatkov1 vsebuje Zaposleni imena z njihovimi Plača ker je zbirka podatkov2 sestavljena iz Zaposleni imena z njihovimi Poimenovanje . Zdaj želimo ustvarjanje relacijske podatkovne zbirke med dvema podatkovnima zbirkama na podlagi Zaposleni polje. Za to sledite spodnjim korakom.

📌 Koraki:

  • Na začetku izberite celotno območje iz Zbirka podatkov2 .

  • Nato pojdite v Vstavite zavihek>> Pivotna tabela >> Iz tabele/območja .

  • Nato pojdite na drug delovni list z imenom Nabor podatkov1 in ustvarite tabelo, o kateri smo že govorili.

Opomba : Uporabite lahko bližnjico na tipkovnici CTRL + T za ustvarjanje tabele.

  • Nato a Pivotna tabela in izberite polje, s katerim želite ustvariti povezavo. Poimenovanje in . Plača stolpce iz dveh različnih delovnih listov.

  • Ko izberete podatke, kliknite na CREATE možnost v okviru Vse v Polja preglednice PivotTable pogovorno okno.

  • Končno, naš Relativna podatkovna zbirka bo ustvarjen, kot je prikazano na spodnji sliki.

Preberite več: Uvod v koncepte sistemov za upravljanje relacijskih podatkovnih zbirk (RDBMS)!

Oddelek za prakso

Na vsakem listu na desni strani smo pripravili vadbeni del za vadbo. Prosimo, da ga izvajate sami.

Zaključek

To je vse o današnji seji. To je nekaj preprostih korakov, kako ustvariti podatkovno zbirko v programu Excel. Če imate vprašanja ali predloge, nam to sporočite v razdelku za komentarje. Za boljše razumevanje prenesite vadbeni list. Obiščite našo spletno stran ExcelWIKI , ponudnika rešitev Excel na enem mestu, da bi ugotovili različne vrste metod Excel-a. Hvala za vašo potrpežljivost pri branju tega članka.

Prejšnja objava Iskanje prvega pojavljanja vrednosti v območju v Excelu (3 načini)
Naslednja objava Kako poiskati z več merili v Excelu (2 preprosta načina)

Hugh West je zelo izkušen trener Excela in analitik z več kot 10-letnimi izkušnjami v industriji. Po izobrazbi je diplomirani računovodstvo in finance ter magisterij poslovne administracije. Hugh ima strast do poučevanja in je razvil edinstven pristop k poučevanju, ki ga je enostavno slediti in razumeti. Njegovo strokovno znanje o Excelu je pomagalo na tisoče študentom in strokovnjakom po vsem svetu, da so izboljšali svoje sposobnosti in se izkazali v karieri. Prek svojega bloga Hugh deli svoje znanje s svetom, ponuja brezplačne vadnice za Excel in spletno usposabljanje, ki posameznikom in podjetjem pomaga doseči njihov polni potencial.