Kazalo
V podjetjih imamo na tisoče strank in jih moramo obveščati o vseh posodobitvah ali spremembah naših storitev. Ustvarjanje poštnega seznama v programu Excel nam pomaga opraviti zamudno delo v nekaj minutah. V večini primerov imamo poštne naslove strank v datoteki Excel in jih želimo obvestiti o spremembi naslova našega podjetja z uporabo poštnih naslovov teh strank.
Recimo, da je ime našega podjetja Prodaja ognjiča, in naslov se je spremenil iz 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 na . Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Zdaj želimo svoje stranke obvestiti o tem dogodku.
O tem incidentu jih želimo obvestiti prek poštnega seznama.
Prenos Excelovega delovnega zvezka
Vzorec podatkovnega niza za oblikovanje poštnega seznama.xlsx2 preprosta načina za ustvarjanje poštnega seznama v Excelu
Metoda 1: Ustvarjanje poštnega seznama v Excelu z uporabo Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word ponuja funkcijo z imenom Mail Merge . Funkcijo lahko uporabimo za ustvarjanje predloge poštnega seznama po uvozu podatkov iz programa Excel. Podatki vsebujejo vse stranke. Imena , Imena podjetij , Naslovi podjetij in Elektronski naslovi . Mail Merge bo samodejno vstavil poštni seznam, ko bomo izvedli naslednja zaporedja.
Korak 1: Ker želite ustvariti poštni seznam, morate pripraviti pisno sporočilo z uporabo Microsoft Word . Microsoft Word , Pojdite na Pošta zavihek> Izberite Pisma (iz S tart Mail Merge oddelek).
Korak 2: Sporočilo zapišite v skladu s svojimi zahtevami (npr. obveščanje stranke o Sprememba naslova ). Modra barvno pisanje bo v skladu s poštnim seznamom, ki ga boste ustvarili.
Korak 3: Izberite Izberite prejemnike (iz Začetek združevanja pošte oddelek)> Izberite Uporaba obstoječega seznama (iz možnosti).
4. korak: Izbira Uporaba obstoječega seznama vas popelje do map v računalniku. Izberite želeno datoteko (npr, Ustvarjanje poštnega seznama v programu Excel ).
Kliknite na Odpri .
5. korak: Spletna stran Izberite tabelo Odpre se okno. Prepričajte se, da ste preverili Prva vrstica podatkov vsebuje glave stolpcev preklapljanje.
Kliknite na V REDU .
Korak 6: Microsoft Word podatke. Postavite kazalec ob polje Ime prejemnika nato pojdite na Vstavljanje polja za združevanje (v Write & amp; Vstavljanje polj v okviru Pošta zavihek).
Korak 7: Spletna stran Vstavljanje polja za združevanje Prikaže se pogovorno okno. Izberite Polja zbirke podatkov v okviru Vstavite razdelek . Nato izberite katero koli od polj (npr, Ime in priimek ) nato kliknite na Vstavite kot je prikazano na spodnji sliki.
Nato ponovite Korak 7 o 3 ali 4 za vstavljanje Ime in priimek , Priimek , Ime podjetja , Mesto , Država in Poštna številka . V sporočilo lahko vstavite katero koli polje,
Korak 8: Spet postavite kazalec pred pozdravno vrstico (tj, Drago ime prejemnika ). Nato se pomaknite na Write & amp; Vstavljanje polj oddelek> Izberite Pozdravna vrstica .
9. korak: Spletna stran Vstavljanje pozdravne vrstice odpre se pogovorno okno. Vstavljanje pozdravne vrstice pogovorno okno,
Izberite katero koli obliko Ime stranke . Lahko postavite vejica ( , ) ali drugih razmejitvenih znakov za Ime prejemnika . Predogled vaših dejanj je prikazan pod Predogled v pogovornem oknu.
Kliknite na V REDU .
Izvajanje Koraki 1 na . 9 pripravi predlogo seznama pošte za vsako stranko v podatkovni datoteki. Predloga bo podobna, kot je prikazano na spodnji sliki.
Korak 10: Če si želite ogledati predogled za katero koli stranko. Rezultati predogleda možnost (iz Rezultati predogleda oddelek).
Predloga se v trenutku spremeni v 1 st strankino poštno pismo, kot je prikazano na naslednji sliki.
Ne vidite prostora med Prvi in . Priimek stranke. Preprosto povedano. Prostor po Ime in priimek kot je prikazano na spodnji sliki.
Vsa imena strank bodo imela med seboj podoben presledek. Prvi in . Priimki . Kliknite smerne puščice za premikanje naprej in nazaj med podatki.
Korak 11: Lahko Uredi , Natisni ali celo E-pošta pismo s klikom na določene možnosti (npr, Pošlji e-poštno sporočilo ).
12. korak: Spletna stran Združevanje v e-pošto Prikaže se pogovorno okno. Elektronski naslov v Na naslov vnesite ustrezen predmet (npr, Sprememba naslova ) v Predmetna vrstica ukazno polje.
Kliknite . V REDU .
Izberete lahko vrsto številk strank, ki jim želite poslati e-pošto.
Preberite več: Kako ustvariti seznam, ločen z vejico, v Excelu (5 metod)
Podobna branja
- Kako ustvariti seznam na podlagi meril v Excelu (4 metode)
- Ustvarjanje edinstvenega seznama v Excelu na podlagi meril (9 metod)
- Kako narediti oštevilčen seznam v Excelu (8 metod)
Metoda 2: Ustvarjanje poštnega seznama Uporaba Microsoftovega Outlook Funkcija uvoza
Pri prejšnji metodi smo uporabili Microsoft Word za ustvarjanje poštnega seznama, Microsoft Outlook ponuja tudi možnost, da ustvarite poštni predal samo z uvozom datoteke določene vrste podatkov (npr, CSV vrsta datoteke).
Ker imamo podatkovno datoteko s stiki strank v Excelu, jo samo pretvorimo v CSV format z uporabo Excelovega Shrani kot Pretvorba datotek je prikazana na spodnji sliki (Pojdi na Datoteka > Shrani kot > Izberite CSV med ponujenimi formati> kliknite Shrani ).
Po pretvorbi datoteke Excel v CSV sledite spodnjim korakom, da ustvarite poštni seznam z uporabo Microsoft Outlook .
Korak 1: Odpri Microsoft Outlook . Datoteka .
Korak 2: Od Datoteka možnosti traku.
Izberite Odprite & amp; Izvozite > kliknite na Uvoz/izvoz .
Korak 3: Spletna stran Čarovnik za uvoz in izvoz Pojavi se čarovnik. V čarovniku izberite Uvoz iz drugega programa ali datoteke možnost.
Hit Naslednji .
4. korak: Uvoz datoteke odpre se ukazno okno. Vrednosti, ločene z vejico ( CSV ) kot Izberite vrsto datoteke, iz katere želite uvoziti .
Kliknite . Naslednji .
5. korak: Zdaj, v Uvoz datoteke ukazno polje, kliknite na Brskanje po za uvoz datoteke (predhodno shranjene CSV datoteka).
Korak 6: Izberite predhodno shranjeno CSV datoteko iz imenika računalnika in kliknite V REDU .
Korak 7: Outlook naloži datoteko, uvoženo v Korak 6 in prikazi. Preverite Omogočanje ustvarjanja dvojnikov možnost in nato pojdite na Naslednji .
Korak 8: Izbrati morate lokacijo (npr, Kontakti ), kamor je treba uvoženo datoteko izvleči, nato kliknite na Naslednji .
9. korak: Za ujemanje polj morate programu Outlook povedati, katere elemente bo upošteval kot Ime , Podjetje ali Elektronski naslov . Zato kliknite na Polja po meri na zemljevidu .
Korak 10: Povlecite vrednost iz S spletne strani ( Leva stran stran) do Na naslov ( Desno stran), da bi ju pripisali kot enaki.
Ponovite Korak 10 za Ime podjetja in . Elektronski naslov po tem kliknite V REDU podobno kot na spodnji sliki.
Korak 11: Spremenite lahko tudi ciljno mesto datoteke. Če takšna dejanja niso potrebna, kliknite na Zaključek .
Outlook si vzame nekaj časa, nato pa naloži vse stike. Če želite preveriti uvožene stike, pojdite na Kontakti in vsi uvoženi stiki se bodo prikazali kot na naslednji sliki.
Lahko preštejete ali navzkrižno preverite Ime in priimek s z izvornimi podatki. Ta Outlook ustvari poštni seznam, s katerega lahko enostavno takoj pošljete pošto vsakemu od njih.
Preberite več: Kako narediti abecedni seznam v Excelu (3 načini)
Zaključek
V tem članku prikazujemo, kako ustvariti poštni seznam v Excelu z uporabo možnosti medsebojnega povezovanja Microsoftovi izdelki (tj, Microsoft Word in . Microsoft Outlook ). Upam, da bodo te metode izpolnile vaše iskanje pri ustvarjanju poštnega seznama v Excelu. Če imate dodatna vprašanja ali želite kaj dodati, komentirajte.
