In Unternehmen haben wir Tausende von Kunden und müssen sie über Aktualisierungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen informieren. Die Erstellung einer Mailingliste in Excel hilft uns, diese mühsame Arbeit in wenigen Minuten zu erledigen. In den meisten Fällen haben wir die Adressen unserer Kunden in einer Excel-Datei und möchten sie über die Adressänderung unseres Unternehmens informieren, indem wir die Adressen dieser Kunden verwenden.

Nehmen wir an, unser Firmenname lautet Marigold Sales, und die Adresse hat sich geändert von 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 zu Ringelblumenverkauf, 71 Glendale Ave. in Boca Raton, Florida 33428 Nun möchten wir unsere Kunden über diesen Vorfall informieren.

Wir wollen sie mit Hilfe einer Mailingliste über diesen Vorfall informieren.

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2 einfache Wege zur Erstellung einer Mailingliste in Excel

Methode 1: Erstellen einer Mailingliste in Excel unter Verwendung von Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word bietet eine Funktion namens Serienbriefe Wir können die Funktion nutzen, um eine Vorlage für eine Mailingliste zu erstellen, nachdem wir die Daten aus Excel importiert haben. Die Daten enthalten alle Kunden. Namen , Namen von Unternehmen , Adressen von Unternehmen und E-Mail-Adressen . die Seriendruck wird automatisch eine Mailingliste einfügen, nachdem wir die folgenden Sequenzen ausgeführt haben.

Schritt 1: Da Sie eine Mailingliste erstellen wollen, müssen Sie eine schriftliche Nachricht mit Microsoft Word . offen Microsoft Word , Gehen Sie zum Sendungen tab> Auswählen Briefe (von S tart Seriendruck Abschnitt).

Schritt 2: Schreiben Sie die Nachricht entsprechend Ihren Anforderungen auf (z. B. Information des Kunden über Adressänderung ). die Blau Die farbige Schrift ist auf die Mailingliste abgestimmt, die Sie erstellen wollen.

Schritt 3: Wählen Sie die Begünstigte auswählen (aus Seriendruck starten Abschnitt)> Wählen Sie die Vorhandene Liste verwenden (aus den Optionen).

Schritt 4: Die Auswahl der Vorhandene Liste verwenden führt Sie zu Ihren Computerordnern. Wählen Sie die gewünschte Datei (z.B., Erstellen einer Mailingliste in Excel ).

Klicken Sie auf Öffnen Sie .

Schritt 5: Die Tabelle auswählen Stellen Sie sicher, dass Sie die Option Die erste Zeile der Daten enthält Spaltenüberschriften Kippschalter.

Klicken Sie auf OK .

Schritt 6: Microsoft Word lädt die Daten und setzt den Cursor neben das Feld Name des Empfängers dann Gehe zu Merge-Feld einfügen (in der Schreiben & Felder einfügen unter dem Sendungen Registerkarte).

Schritt 7: Die Merge-Feld einfügen Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld die Option Datenbank-Felder unter dem Abschnitt einfügen Wählen Sie dann eines der Felder aus (z. B., Vorname ), klicken Sie anschließend auf einfügen. wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt.

Danach wiederholen Sie Schritt 7 über 3 oder 4 mal zum Einfügen Vorname , Nachname , Name des Unternehmens , Stadt , Staat und Postleitzahl Sie können jedes der Felder in Ihre Nachricht einfügen,

Schritt 8: Platzieren Sie wiederum den Cursor vor der Begrüßungszeile (z. B., Lieber Name des Empfängers ), danach gehen Sie auf die Schaltfläche Schreiben & Felder einfügen Abschnitt> Auswählen Grußzeile .

Schritt 9: Die Grußzeile einfügen erscheint ein Dialogfeld, in dem die Grußzeile einfügen Dialogfeld,

Wählen Sie ein beliebiges Format von Name des Kunden Sie können Komma ( , ) oder andere Begrenzungszeichen nach der Name des Empfängers Die Vorschau Ihrer Aktionen wird unter dem Menüpunkt Vorschau in dem Dialogfenster.

Klicken Sie auf OK .

Ausführen von Schritte 1 zu 9 bereitet für jeden Kunden in der Datendatei eine Vorlage für die Mailingliste vor, die etwa so aussieht wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Schritt 10: Wenn Sie die Vorschau für einen beliebigen Kunden sehen möchten, wählen Sie einfach die Vorschau Ergebnisse Option (aus dem Vorschau Ergebnisse Abschnitt).

Im nächsten Moment verwandelt sich die Vorlage in die 1 st das Anschreiben des Kunden wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Sie sehen keinen Abstand zwischen den Erste und Nachname des Kunden. Einfach gesagt ein Weltraum nach dem Vorname wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Alle Namen der Kunden haben einen ähnlichen Abstand zwischen ihren Erste und Nachnamen Klicken Sie auf die Richtungspfeile, um sich zwischen den Daten vorwärts und rückwärts zu bewegen.

Schritt 11: Sie können bearbeiten , Drucken oder sogar E-Mail den Brief einfach durch Anklicken der entsprechenden Optionen (z.B., E-Mail-Nachricht senden ).

Schritt 12: Die In E-Mail zusammenführen Wählen Sie in dem daraufhin erscheinenden Dialogfeld E-Mail Adresse im An Geben Sie einen geeigneten Betreff ein (z. B., Adressänderung ) im Betreffzeile Befehlsfeld.

Klicken Sie auf OK .

Sie können eine Reihe von Kundennummern auswählen, an die die E-Mail gesendet werden soll.

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Methode 2: Erstellen einer Mailingliste Die Verwendung des Microsoft Ausblick Importfunktion

Bei der vorherigen Methode haben wir Microsoft Word um eine Mailingliste zu erstellen, aber, Microsoft Outlook bietet auch die Möglichkeit, eine Mailingbox zu erstellen, indem einfach eine bestimmte Datendatei importiert wird (z.B., CSV Dateityp).

Da wir eine Datendatei mit Kundenkontakten in Excel haben, konvertieren wir die Datei einfach in CSV Format mit der Excel-Funktion Speichern unter Die Dateikonvertierung ist in der folgenden Abbildung dargestellt (Gehen Sie zu Datei > Speichern unter > Auswählen CSV aus den angebotenen Formaten> Klicken Sie Speichern Sie ).

Nach der Konvertierung der Excel-Datei in CSV Dateiformat zu erstellen, befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine Mailingliste mit Microsoft Outlook .

Schritt 1: Öffnen Sie Microsoft Outlook . auswählen Datei .

Schritt 2: Von der Datei Farbband-Optionen.

Wählen Sie Öffnen & Exportieren > Klicken Sie auf Import/Export .

Schritt 3: Die Assistent für Import und Export Wählen Sie im Assistenten die Option Import aus einem anderen Programm oder einer Datei Option.

Hit Weiter .

Schritt 4: Eine Datei importieren Befehlsfeld öffnet sich. Wählen Sie Kommagetrennte Werte ( CSV ) als Wählen Sie den Dateityp für den Import aus .

Klicken Sie auf Weiter .

Schritt 5: Nun, im Eine Datei importieren Befehlsfeld, Klicken Sie auf Durchsuchen Sie um eine (zuvor gespeicherte) Datei zu importieren CSV Datei).

Schritt 6: Wählen Sie die zuvor gespeicherte CSV Datei aus dem Computerverzeichnis und klicken Sie auf OK .

Schritt 7: Outlook lädt die importierte Datei in Schritt 6 Überprüfen Sie die Erlauben, dass ein Duplikat erstellt wird und gehen Sie dann zu Weiter .

Schritt 8: Sie müssen den Ort auswählen (z. B., Kontakte ), in das die importierte Datei extrahiert werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter .

Schritt 9: Um die Felder abzugleichen, müssen Sie Outlook mitteilen, welche Elemente es als Name , Unternehmen , oder E-Mail Adresse Klicken Sie daraufhin auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen .

Schritt 10: Ziehen Sie den Wert aus Von ( Links Seite) zu An ( Rechts Seite), um sie als identisch einzustufen.

Wiederholen Sie Schritt 10 für Name des Unternehmens und E-Mail Adresse danach Klick OK ähnlich wie in der folgenden Abbildung.

Schritt 11: Sie können auch den Zielort der Datei ändern. Wenn keine Notwendigkeit für solche Aktionen besteht, klicken Sie auf Oberfläche .

Outlook braucht eine Sekunde und lädt dann alle Kontakte. Wenn Sie die importierten Kontakte überprüfen möchten, gehen Sie zu Kontakte und alle importierten Kontakte werden wie in der folgenden Abbildung angezeigt.

Sie können zählen oder abgleichen Vorname Dieses Outlook erstellt eine Mailingliste, aus der Sie einfach und schnell eine Mail an jeden einzelnen von ihnen senden können.

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Schlussfolgerung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Mailingliste in Excel erstellen können, indem Sie die Verknüpfungsfunktion von Microsoft-Produkte (d.h., Microsoft Word und Microsoft Outlook Ich hoffe, dass diese Methoden Ihre Suche nach einer Mailingliste in Excel erfüllen. Kommentieren Sie, wenn Sie weitere Fragen haben oder etwas hinzufügen möchten.