На прадпрыемствах у нас ёсць тысячы кліентаў, і мы павінны інфармаваць іх аб любых абнаўленнях або зменах у нашых паслугах. Стварэнне спісу рассылкі ў Excel дапамагае нам зрабіць нудную працу за лічаныя хвіліны. У большасці выпадкаў мы маем паштовыя адрасы кліентаў у файле Excel, і мы хочам паведаміць ім аб змене адраса нашай кампаніі, выкарыстоўваючы паштовыя адрасы гэтых кліентаў.

Дапусцім, наша кампанія называецца Marigold Sales , і адрас змяніўся з 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 на Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Цяпер мы хочам паведаміць нашым кліентам аб гэтым інцыдэнце.

Мы хочам паведаміць ім аб гэтым інцыдэнце з дапамогай спісу рассылкі.

Спампаваць Рабочая кніга Excel

2 простых спосабу стварэння спісу рассылкі ў Excel

Спосаб 1: Стварэнне спісу рассылкі ў Excel з дапамогай Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word прапануе функцыю пад назвай Mail Merge . Мы можам выкарыстоўваць гэтую функцыю для стварэння шаблону спісу рассылкі пасля імпарту даных з Excel. Даныя захоўваюць Імёны , Назвы кампаній , Адрасы кампаній і Адрасы электроннай пошты ўсіх кліентаў. Зліццё лістоў аўтаматычна ўставіць спіс рассылкі пасля таго, як мы выканаем наступныя паслядоўнасці.

Крок 1: Як вы хочаце стварыцьспіс рассылкі, вы павінны падрыхтаваць пісьмовае паведамленне з дапамогай Microsoft Word . Адкрыйце Microsoft Word , перайдзіце на ўкладку Рассылка > Выберыце Лісты (з раздзела S start Mail Merge ).

Крок 2: Запішыце паведамленне ў адпаведнасці з вашымі патрабаваннямі (г.зн. інфармаванне кліента аб Змене адраса ). Сіні надпіс будзе адпавядаць спісу рассылкі, які вы збіраецеся стварыць.

Крок 3: Выберыце Выберыце атрымальнікаў (з раздзела Пачаць зліццё лістоў ) > Абярыце Выкарыстоўваць існуючы спіс (з варыянтаў).

Крок 4: Выбар Выкарыстоўваць існуючы List перанясе вас у тэчкі вашага кампутара. Абярыце неабходны файл (напрыклад, Стварэнне спісу рассылкі ў Excel ).

Націсніце Адкрыць .

Крок 5: Адкрываецца акно Выбар табліцы . Пераканайцеся, што вы адзначылі пераключальнік Першы радок даных змяшчае загалоўкі слупкоў .

Націсніце ОК .

Крок 6: Microsoft Word загружае даныя. Размясціце курсор побач з Імя атрымальніка , затым перайдзіце да Уставіць поле зліцця (у Палі для запісу і ўстаўкі на ўкладцы Рассылка ) .

Крок 7: З'явіцца дыялогавае акно Уставіць поле зліцця . Выберыце Палі базы даных у раздзеле Устаўка . Затым абярыце любое з палёў (напрыклад, ПершаеІмя ) пасля гэтага націсніце Уставіць , як паказана на малюнку ніжэй.

Пасля паўтарыце Крок 7 аб 3 або 4 разоў, каб уставіць Імя , Прозвішча , Назва кампаніі , Горад , Штат і Паштовы індэкс . Вы можаце ўставіць любое з палёў у сваё паведамленне,

Крок 8: Зноў жа, змесціце курсор перад радком прывітання (напрыклад, Паважанае імя атрымальніка ). Пасля гэтага навядзіце курсор на Write & Уставіць палі раздзел > Выберыце Радок прывітання .

Крок 9: Усплывае дыялогавае акно Уставіць радок прывітання . У дыялогавым акне Уставіць радок прывітання

Выберыце любы фармат Імя кліента . Вы можаце паставіць Коску ( , ) або іншыя падзельнікі пасля Імя атрымальніка . Папярэдні прагляд вашых дзеянняў адлюстроўваецца ў раздзеле Папярэдні прагляд у дыялогавым акне.

Націсніце ОК .

Выкананне крокаў з 1 па 9 рыхтуе шаблон спісу рассылкі для кожнага кліента ў файле даных. Шаблон будзе падобны да таго, што намаляваны на малюнку ніжэй.

Крок 10: Калі вы хочаце ўбачыць папярэдні прагляд для любога кліента. Проста абярыце опцыю Папярэдні прагляд вынікаў (з раздзела Папярэдні прагляд вынікаў ).

Праз імгненне шаблон ператвараецца ў 1 паштовы ліст кліента, як паказана ніжэймалюнак.

Вы не бачыце прабелу паміж Імем і Прозвішчам кліента. Проста пастаўце Прабел пасля Імя , як зроблена на малюнку ніжэй.

Усе імёны кліентаў будуць мець аднолькавы прабел паміж іх Імёнамі і Прозвішчамі . Націсніце на стрэлкі, каб перамяшчацца наперад і назад паміж дадзенымі.

Крок 11: Вы можаце Рэдагаваць , Раздрукаваць ці нават Адправіць ліст па электроннай пошце , проста націснуўшы на пэўныя параметры (напрыклад, Адправіць паведамленне па электроннай пошце ).

Крок 12: З'явіцца дыялогавае акно Аб'яднаць у электронную пошту . Выберыце Адрас электроннай пошты ў камандным полі Каму . Увядзіце адпаведную тэму (напрыклад, Змена адрасу ) у каманднае поле Радок тэмы .

Націсніце ОК .

Вы можаце выбраць шэраг нумароў кліентаў для адпраўкі электроннага ліста.

Больш падрабязна: Як стварыць спіс, падзелены коскамі ў Excel (5 метадаў)

Падобныя паказанні

• Як стварыць спіс на аснове крытэрыяў у Excel (4 метады)
• Стварыце унікальны спіс у Excel на аснове крытэрыяў (9 метадаў)
• Як стварыць нумараваны спіс у Excel (8 метадаў)

Спосаб 2: Стварэнне спісу рассылкі Выкарыстанне Microsoft Outlook Функцыя імпарту

У папярэднім спосабе мы выкарыстоўвалі Microsoft Word для стварэння спісу рассылкі. аднак, Microsoft Outlook таксама прапануе магчымасць стварыць паштовую скрыню, проста імпартаваўшы файл пэўнага тыпу дадзеных (напрыклад, тып файла CSV ).

Паколькі ў нас ёсць даныя файл кантактаў кліентаў у Excel, мы проста пераўтворым файл у фармат CSV з дапамогай функцыі Excel Захаваць як . Пераўтварэнне файла паказана на малюнку ніжэй (перайдзіце да Файл > Захаваць як > Выберыце CSV з прапанаваных фарматаў> націсніце Захаваць ).

Пасля пераўтварэння файла Excel у фармат CSV выканайце наступныя дзеянні, каб стварыць спіс рассылкі з дапамогай Microsoft Outlook .

Крок 1: Адкрыйце Microsoft Outlook . Выберыце Файл .

Крок 2: У параметрах стужкі Файл .

Выберыце Адкрыць & Экспарт > Націсніце на Імпарт/Экспарт .

Крок 3: З'явіцца Майстар імпарту і экспарту . У майстры абярыце опцыю Імпарт з іншай праграмы або файла .

Націсніце Далей .

Крок 4: Імпартаваць файл адкрываецца поле каманды. Выберыце Значэнні, падзеленыя коскамі ( CSV ) як Выберыце тып файла для імпарту .

Націсніце Далей .

Крок 5: Цяпер у полі каманды Імпартаваць файл націсніце Агляд , каб імпартаваць файл (раней захаваны файл CSV ).

Крок 6: Выберыце раней захаваны CSV файл з каталога кампутараі націсніце ОК .

Крок 7: Outlook загружае файл, імпартаваны на Кроку 6 , і адлюстроўвае . Адзначце опцыю Дазволіць стварэнне дублікатаў і перайдзіце Далей .

Крок 8: Вы трэба выбраць месца (напрыклад, Кантакты ), куды трэба распакаваць імпартаваны файл, а потым націснуць Далей .

Крок 9: Каб супаставіць палі, вы павінны паведаміць Outlook, якія элементы ён будзе прымаць у якасці Імя , Кампаніі або Адраса электроннай пошты . У выніку пстрыкніце на Карціраваць карыстальніцкія палі .

Крок 10: Перацягнуць значэнне з Ад ( Левы бок) да Да ( Правы бок), каб прызначыць іх аднолькавымі.

Паўтарыце Крок 10 для Назвы кампаніі і Адраса электроннай пошты пасля гэтага націсніце ОК , як на малюнку ніжэй.

Крок 11: Вы таксама можаце змяніць месца прызначэння файла. Калі ў такіх дзеяннях няма неабходнасці, націсніце Завяршыць .

Outlook займае секунду, пасля чаго загружае ўсе кантакты. Калі вы хочаце праверыць імпартаваныя кантакты, перайдзіце да Кантакты і ўсе імпартаваныя кантакты з'явяцца, як на наступным малюнку.

Вы можаце падлічыць або праверыць Імя з зыходнымі дадзенымі. Гэты Outlook стварае спіс рассылкі, з якога вы можаце імгненна адправіць кожнае з іх па пошце.

Больш падрабязна: Як стварыць алфавітны спіс уExcel (3 спосабы)

Выснова

У гэтым артыкуле мы дэманструем, як стварыць спіс рассылкі ў Excel з выкарыстаннем магчымасці ўзаемасувязі Microsoft Прадукты (напрыклад, Microsoft Word і Microsoft Outlook ). Спадзяюся, гэтыя метады выканаюць вашу задачу па стварэнні спіса рассылкі ў Excel. Каментуйце, калі ў вас ёсць дадатковыя запыты або ёсць што дадаць.