W firmach mamy tysiące klientów i musimy informować ich o wszelkich aktualizacjach lub zmianach w naszych usługach. Tworzenie listy mailingowej w programie Excel pomaga nam wykonać żmudną pracę w ciągu kilku minut. W większości przypadków mamy adresy pocztowe klientów w pliku Excel i chcemy poinformować ich o zmianie adresu naszej firmy, używając tych adresów pocztowych klientów.

Powiedzmy, że nazwa naszej firmy to. Sprzedaż nagietka, a adres zmienił się z 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 do Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Teraz chcemy poinformować naszych klientów o tym zdarzeniu.

Chcemy ich poinformować o tym zdarzeniu za pomocą listy mailingowej.

Pobierz skoroszyt Excela

2 Proste sposoby na stworzenie listy mailingowej w Excelu

Metoda 1: Tworzenie listy mailingowej w programie Excel przy użyciu programu Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word oferuje funkcję o nazwie Mail Merge Za pomocą funkcji możemy stworzyć szablon listy mailingowej po zaimportowaniu danych z Excela. Dane te zawierają wszystkie dane klientów. Nazwy , Nazwy firm , Adresy przedsiębiorstw oraz Adresy e-mail . Mail Merge automatycznie wstawi listę mailingową po tym, jak wykonamy następujące sekwencje.

Krok 1: Ponieważ chcesz stworzyć listę mailingową, musisz przygotować pisemną wiadomość za pomocą Microsoft Word . Otwórz Microsoft Word , Idź do Mailings tab> Wybierz Listy (od S tarta Mail Merge sekcja).

Krok 2: Zapisz wiadomość zgodnie z wymaganiami (tj. informując klienta o. Zmiana adresu ). Niebieski kolorowe pismo będzie zgodne z listą mailingową, którą zamierzasz stworzyć.

Krok 3: Wybierz Wybierz odbiorców (z Uruchom Mail Merge section)> Wybierz Użyj istniejącej listy (z opcji).

Krok 4: Wybór Użyj istniejącej listy Przenosi użytkownika do folderów komputera. Wybierz żądany plik (np, Tworzenie listy mailingowej w programie Excel ).

Kliknij na Otwórz .

Krok 5: Na stronie Wybierz tabelę Upewnij się, że zaznaczyłeś Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn przełączać.

Kliknij na OK .

Krok 6: Microsoft Word ładuje dane. Umieść kursor obok przycisku Nazwa odbiorcy następnie przejdź do Wstaw pole scalające (w. Write & Insert Fields pod Mailings tab).

Krok 7: Na stronie Wstaw pole scalające Pojawia się okno dialogowe. Wybierz Pola bazy danych pod Wstawić sekcję . Następnie należy wybrać dowolne pole (tj, Imię ), a następnie kliknij na Wkładka jak pokazano na poniższym obrazku.

Następnie należy powtórzyć Krok 7 o 3 lub 4 razy do wstawienia Imię , Nazwisko , Nazwa firmy , Miasto , Państwo oraz Kod pocztowy Możesz wstawić dowolne pole do swojej wiadomości,

Krok 8: Ponownie, Umieść kursor przed linią powitania (tj, Szanowny odbiorca Imię i nazwisko ). Następnie należy najechać na Write & Insert Fields sekcja> Wybierz Linia powitalna .

Krok 9: Na stronie Wstaw linię powitalną Pojawia się okno dialogowe. Wstaw linię powitalną okno dialogowe,

Wybierz dowolny format Nazwa klienta . You can put Przecinek ( , ) lub inne ograniczniki po Nazwa odbiorcy Podgląd Twoich działań jest wyświetlany pod Podgląd sekcja w oknie dialogowym.

Kliknij na OK .

Wykonanie Kroki 1 do 9 przygotowuje szablon listy mailingowej dla każdego klienta w pliku danych. Szablon będzie podobny do przedstawionego na poniższym rysunku.

Krok 10: Jeśli chcesz zobaczyć podgląd dla dowolnego klienta, po prostu wybierz opcję Wstępne wyniki opcja (od Wstępne wyniki sekcja).

Za chwilę szablon przekształca się w 1 st listu wysyłkowego klienta, jak pokazano na poniższym zdjęciu.

Nie widzisz spacji pomiędzy Najpierw oraz Nazwisko klienta. Po prostu Przestrzeń po Imię jak na poniższym obrazku.

Wszystkie nazwy klientów będą miały podobne odstępy między sobą Najpierw oraz Nazwiska Kliknij na strzałki kierunkowe, aby przejść do przodu lub do tyłu wśród danych.

Krok 11: Możesz Edytuj , Drukuj , czy nawet Email listu tylko poprzez klikanie na konkretne opcje (tj, Wyślij wiadomość e-mail ).

Krok 12: Na stronie Połączenie z pocztą elektroniczną Pojawia się okno dialogowe. Wybierz Adres e-mail w Do pole komendy Wpisz odpowiedni temat (tj, Zmiana adresu ) w. Temat poleceń.

Kliknij OK .

Możesz wybrać zakres numerów klientów, do których ma zostać wysłana wiadomość e-mail.

Read More: Jak zrobić listę rozdzieloną przecinkami w Excelu (5 metod)

Podobne lektury

• Jak wygenerować listę na podstawie kryteriów w programie Excel (4 metody)
• Utwórz unikalną listę w programie Excel na podstawie kryteriów (9 metod)
• Jak zrobić numerowaną listę w Excelu (8 metod)

Sposób 2: Tworzenie listy mailingowej Korzystanie z programu Microsoft Outlook Funkcja importu

W poprzedniej metodzie użyliśmy Microsoft Word aby stworzyć listę mailingową. Jednak, Microsoft Outlook oferuje również opcję tworzenia skrzynki pocztowej tylko poprzez import pliku o określonym typie danych (tj, CSV typ pliku).

Ponieważ mamy plik z danymi kontaktowymi klientów w Excelu, wystarczy, że przekonwertujemy plik w CSV używając formatu Excela Zapisz jako Konwersja plików jest przedstawiona na poniższym obrazku (Przejdź do Plik > Zapisz jako > Wybierz CSV z oferowanych formatów> Kliknij Zapisz ).

Po konwersji pliku Excel na CSV w formacie pliku, wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć listę mailingową przy użyciu Microsoft Outlook .

Krok 1: Otwórz Microsoft Outlook Wybierz Plik .

Krok 2: Z. Plik opcje wstążki.

Wybierz Otwórz i eksportuj > Kliknij na Import/Eksport .

Krok 3: Na stronie Kreator importu i eksportu W kreatorze należy wybrać Import z innego programu lub pliku opcja.

Hit Następny .

Krok 4: Importuj plik Otworzy się okno poleceń. Wybierz Wartości rozdzielone przecinkami ( CSV ) jako Wybierz typ pliku do importu z .

Kliknij Następny .

Krok 5: Teraz, w Importuj plik poleceń, kliknij na Przeglądaj aby zaimportować plik (wcześniej zapisany CSV akt).

Krok 6: Wybierz wcześniej zapisany CSV plik z katalogu komputera i kliknij OK .

Krok 7: Outlook ładuje plik zaimportowany w Krok 6 i wyświetla. Sprawdź Umożliwienie tworzenia duplikatów a następnie przejdź Następny .

Krok 8: Trzeba wybrać lokalizację (czyli, Kontakty ), gdzie należy wyodrębnić importowany plik, a następnie kliknąć na Następny .

Krok 9: Aby dopasować pola, musisz powiedzieć Outlookowi, jakie elementy przyjmie jako Nazwa , Firma lub Adres e-mail W rezultacie kliknij na Pola własne mapy .

Krok 10: Przeciągnij wartość z Ze strony ( Z lewej strony strona) do Do ( Prawo strona), aby przypisać je jako takie same.

Zrób powtórkę Krok 10 dla Nazwa firmy oraz Adres e-mail po tym Kliknij OK podobny do poniższego obrazka.

Krok 11: Możesz również zmienić miejsce docelowe pliku. Jeśli nie ma potrzeby wykonywania takich czynności, kliknij na Wykończenie .

Outlook potrzebuje chwili, aby załadować wszystkie kontakty. Jeśli chcesz sprawdzić zaimportowane kontakty, przejdź do Kontakty i wszystkie zaimportowane kontakty pojawią się tak jak na poniższym obrazku.

Można policzyć lub skserować Imię Dzięki temu Outlook tworzy listę mailingową, z której możesz łatwo wysłać każdemu z nich natychmiastowy mail.

Read More: Jak zrobić listę alfabetyczną w Excelu (3 sposoby)

Wniosek

W tym artykule zademonstrujemy, jak stworzyć listę mailingową w Excelu, wykorzystując zdolność łączenia się z innymi Produkty Microsoft (t.j., Microsoft Word oraz Microsoft Outlook ). Mam nadzieję, że te metody spełniają twoje zadanie w tworzeniu listy mailingowej w Excelu. Skomentuj, jeśli masz dalsze zapytania lub masz coś do dodania.