В бизнеса имаме хиляди клиенти и трябва да ги информираме за всички актуализации или промени в нашите услуги. Създаването на списък за изпращане на писма в Excel ни помага да свършим тази досадна работа за минути. В повечето случаи имаме пощенски адреси на клиенти във файл на Excel и искаме да ги информираме за промяна на адреса на нашата компания, като използваме пощенските адреси на тези клиенти.

Да кажем, че името на нашата компания е Продажби на Marigold, и адресът е променен от 7 Oak Valley St., Лейкленд, Флорида 33801 към Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Флорида 33428 Сега искаме да информираме нашите клиенти за този инцидент.

Искаме да ги информираме за този инцидент чрез списък за изпращане на писма.

Изтегляне на работна книга на Excel

2 лесни начина за създаване на пощенски списък в Excel

Метод 1: Създаване на пощенски списък в Excel с помощта на Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word предлага функция, наречена Обединяване на пощата . Можем да използваме функцията за създаване на шаблон на списък за изпращане на писма след импортиране на данни от Excel. Данните съдържат всички клиенти. Имена , Имена на компании , Адреси на компаниите , и Имейл адреси . Обединяване на пощата ще вмъкне автоматично списък за изпращане на писма, след като изпълним следните последователности.

Стъпка 1: Тъй като искате да създадете пощенски списък, трябва да подготвите писмено съобщение, като използвате Microsoft Word . Microsoft Word , Отидете в Пощенски съобщения tab> Изберете Писма (от S tart Mail Merge раздел).

Стъпка 2: Запишете съобщението в съответствие с вашите изисквания (т.е. информиране на клиента за Промяна на адреса ). Синьо цветното писане ще бъде съобразено с пощенския списък, който ще създадете.

Стъпка 3: Изберете Избор на получатели (от Стартиране на Mail Merge раздел)> Изберете Използване на съществуващ списък (от опциите).

Стъпка 4: Избор на Използване на съществуващ списък Ще ви отведе до папките на компютъра ви. Изберете необходимия файл (напр, Създаване на пощенски списък в Excel ).

Кликнете върху Отворете .

Стъпка 5: Сайтът Изберете таблица Отваря се прозорец. Уверете се, че сте проверили Първият ред данни съдържа заглавия на колони превключване.

Кликнете върху OK .

Стъпка 6: Microsoft Word Поставете курсора до Име на получателя след това отидете в Вмъкване на поле за сливане (в Напишете & Вмъкнете полета под Пощенски съобщения tab).

Стъпка 7: Сайтът Вмъкване на поле за сливане Появява се диалогов прозорец. Полета на базата данни под Вмъкване на раздел . След това изберете някое от полетата (напр, Първо име ) след това щракнете върху Вмъкване на както е показано на изображението по-долу.

След това повторете Стъпка 7 за 3 или 4 пъти за вмъкване Първо име , Фамилия , Име на компанията , Град , Държава , и Пощенски код . Можете да вмъкнете всяко от полетата в съобщението си,

Стъпка 8: Отново поставете курсора пред поздравителния ред (т.е, Уважаемо име на получателя ). След това преминете към Напишете & Вмъкнете полета раздел> Изберете Линия за поздрави .

Стъпка 9: Сайтът Вмъкване на поздравителен ред се появява диалогов прозорец. Вмъкване на поздравителен ред диалогов прозорец,

Изберете произволен формат на Име на клиента . Можете да поставите Запетая ( , ) или други разделители след Име на получателя . Предварителен преглед на действията ви се показва под Преглед в диалоговия прозорец.

Кликнете върху OK .

Изпълнение на Стъпки 1 към 9 подготвя шаблон на списъка с пощенски пратки за всеки клиент във файла с данни. Шаблонът ще бъде подобен на показания на снимката по-долу.

Стъпка 10: Ако искате да видите визуализацията за всеки клиент, просто изберете Резултати от предварителния преглед опция (от Резултати от предварителния преглед раздел).

След малко шаблонът се превръща в 1 ст пощенското писмо на клиента, както е показано на следната снимка.

Не виждате място между Първо и Фамилия на клиента. Просто казано. Space след Първо име както е показано на изображението по-долу.

Всички имена на клиенти ще имат подобно разстояние между тях. Първо и Фамилни имена . Щракнете върху стрелките за посока, за да се движите напред и назад сред данните.

Стъпка 11: Можете да Редактиране на , Отпечатване или дори Имейл писмото, като кликнете върху конкретните опции (напр, Изпращане на съобщение по имейл ).

Стъпка 12: Сайтът Сливане с електронна поща Появява се диалогов прозорец. Имейл адрес в За Въведете подходящ предмет (напр, Промяна на адреса ) в Линия на темата командното поле.

Кликнете върху OK .

Можете да изберете диапазон от клиентски номера, на които да изпратите имейла.

Прочетете още: Как да направите списък, разделен със запетая, в Excel (5 метода)

Подобни четива

• Как да генерирате списък въз основа на критерии в Excel (4 метода)
• Създаване на уникален списък в Excel въз основа на критерии (9 метода)
• Как да направите номериран списък в Excel (8 метода)

Метод 2: Създаване на пощенски списък Използване на Microsoft Outlook Функция за импортиране

В предишния метод използвахме Microsoft Word за създаване на пощенски списък, Microsoft Outlook също така предлага възможност за създаване на пощенска кутия само чрез импортиране на определен тип файл с данни (напр., CSV тип файл).

Тъй като разполагаме с файл с данни за контакти на клиенти в Excel, просто конвертираме файла в CSV формат с помощта на функцията на Excel Запазване като функцията. Конвертирането на файла е показано на снимката по-долу (Отидете на Файл > Запазване като > Изберете CSV от предлаганите формати> Щракнете върху Запазете ).

След като конвертирате файла на Excel в CSV следвайте стъпките по-долу, за да създадете пощенски списък с помощта на Microsoft Outlook .

Стъпка 1: Отворете Microsoft Outlook . Файл .

Стъпка 2: От Файл опции за ленти.

Изберете Отваряне & Експортиране > Кликнете върху Внос/износ .

Стъпка 3: Сайтът Съветник за импортиране и експортиране Появява се. В съветника изберете Импортиране от друга програма или файл опция.

Хит Следваща .

Стъпка 4: Импортиране на файл Отваря се командно поле. Стойности, разделени със запетая ( CSV ) като Изберете типа на файла, за да импортирате от .

Кликнете върху Следваща .

Стъпка 5: Сега, в Импортиране на файл Кликнете върху Преглед на за импортиране на файл (предварително запазен CSV файл).

Стъпка 6: Изберете предварително запазения CSV файл от директорията на компютъра и щракнете върху OK .

Стъпка 7: Outlook зарежда файла, импортиран в Стъпка 6 и дисплеи. Проверете Позволете създаването на дубликат и след това отидете Следваща .

Стъпка 8: Трябва да изберете местоположението (т.е., Контакти ), където трябва да бъде извлечен внесеният файл, след което щракнете върху Следваща .

Стъпка 9: За да съответствате на полетата, трябва да укажете на Outlook кои елементи да приеме като Име , Компания , или Имейл адрес . В резултат на това щракнете върху Потребителски полета на картата .

Стъпка 10: Плъзнете стойността от От ( Вляво страна) до За ( Вдясно страна), за да ги определите като еднакви.

Повтаряйте Стъпка 10 за Име на компанията и Имейл адрес след това щракнете върху OK подобно на изображението по-долу.

Стъпка 11: Можете също така да промените местоназначението на файла. Ако няма нужда от такива действия, щракнете върху Завършете .

Outlook отнема секунда, след което зарежда всички контакти. Ако искате да проверите импортираните контакти, Отидете на Контакти и всички импортирани контакти ще се появят, както е показано на следващата снимка.

Можете да преброите или проверите Първо име с изходните данни. Този Outlook създава пощенски списък, от който лесно можете да изпратите незабавно писмо до всеки от тях.

Прочетете още: Как да направите азбучен списък в Excel (3 начина)

Заключение

В тази статия демонстрираме как да създадем пощенски списък в Excel, като използваме възможността за свързване на Продукти на Microsoft (т.е., Microsoft Word и Microsoft Outlook ). Надявам се, че тези методи ще изпълнят търсенето ви за създаване на пощенски списък в Excel. Коментирайте, ако имате допълнителни запитвания или искате да добавите нещо.