I virksomheder har vi tusindvis af kunder og skal informere dem om opdateringer eller ændringer i vores tjenester. Ved at oprette en mailingliste i Excel kan vi gøre det kedelige arbejde på få minutter. I de fleste tilfælde har vi kundernes mailingadresser i en Excel-fil, og vi ønsker at informere dem om vores virksomheds adresseændring ved hjælp af disse kunders mailingadresser.

Lad os sige, at vores firmanavn er Salg af morgenfruer, og adressen er ændret fra 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 til Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Nu vil vi gerne informere vores kunder om denne hændelse.

Vi ønsker at informere dem om denne hændelse ved hjælp af en mailingliste.

Download Excel-arbejdsbog

2 nemme metoder til at oprette en postliste i Excel

Metode 1: Oprettelse af en mailingliste i Excel ved hjælp af Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word tilbyder en funktion ved navn Sammenlægning af post Vi kan bruge funktionen til at oprette en skabelon for en mailingliste efter import af data fra Excel. Dataene indeholder alle kundernes Navne , Virksomhedsnavne , Virksomhedsadresser , og E-mail-adresser . Sammenlægning af post vil automatisk indsætte en mailingliste, når vi har udført følgende sekvenser.

Trin 1: Da du ønsker at oprette en postliste, skal du forberede en skriftlig meddelelse ved hjælp af Microsoft Word . åben Microsoft Word , Gå til Mailinger faneblad> Vælg Breve (fra S tærte Mail Merge afsnit).

Trin 2: Skriv beskeden i overensstemmelse med dine krav (dvs. at informere kunden om Adresseændring ). Den Blå farvet skrift vil være i overensstemmelse med den mailingliste, du er ved at oprette.

Trin 3: Vælg den Vælg modtagere (fra Start sammenlægning af post sektion)> Vælg den Brug en eksisterende liste (fra valgmulighederne).

Trin 4: Valg af den Brug en eksisterende liste fører dig til din computers mapper. Vælg den ønskede fil (f.eks, Oprettelse af en mailingliste i Excel ).

Klik på Åbn .

Trin 5: Vælg tabel vinduet åbnes. Sørg for, at du markerer Første række af data indeholder kolonneoverskrifter skifte.

Klik på OK .

Trin 6: Microsoft Word indlæser dataene. Placer markøren ved siden af Modtagerens navn derefter Gå til Indsæt flettefelt (i den Skriv & Indsæt felter under den Mailinger fanen).

Trin 7: Indsæt flettefelt dialogboksen vises. Vælg den Database felter under den Indsæt afsnit Vælg derefter et af felterne (f.eks, Fornavn ) bagefter, Klik på Indsæt som vist i billedet nedenfor.

Gentag derefter Trin 7 om 3 eller 4 gange til at indsætte Fornavn , Efternavn , Virksomhedens navn , By , Staten , og Postnummer Du kan indsætte alle felter i din besked,

Trin 8: Igen skal du placere markøren foran hilsen-linjen (dvs, Kære modtager Navn ). Derefter skal du svæve til den Skriv & Indsæt felter sektion> Vælg Hilsen linje .

Trin 9: Indsæt hilsen linje dialogboksen vises. Fra dialogboksen Indsæt en hilsen dialogboksen,

Vælg et hvilket som helst format af Kundens navn . Du kan sætte Komma ( , ) eller andre afgrænsere efter Modtagerens navn . En forhåndsvisning af dine handlinger vises under Forhåndsvisning i dialogboksen.

Klik på OK .

Udførelse af Trin 1 til 9 udarbejder en skabelon for postlisten for hver kunde i datafilen. Skabelonen ligner den, der er vist på billedet nedenfor.

Trin 10: Hvis du ønsker at se forhåndsvisningen for en kunde, skal du blot vælge den Resultater i et eksempel indstilling (fra Resultater i et eksempel afsnit).

I løbet af et øjeblik forvandles skabelonen til den 1 st kundens postbrev som vist på følgende billede.

Du ser ingen mellemrum mellem de Første og Efternavn af kunden. Kort sagt en Rummet efter den Fornavn som vist i nedenstående billede.

Alle kundernes navne vil have samme mellemrum mellem deres Første og Efternavne Klik på retningspilene for at bevæge dig frem og tilbage mellem data.

Trin 11: Du kan Rediger , Udskriv , eller endda E-mail brevet blot ved at klikke på de specifikke muligheder (dvs, Send e-mail besked ).

Trin 12: Sammenlægning til e-mail dialogboksen vises. Vælg E-mail-adresse i den Til Kommandoboksen. Skriv et passende emne (f.eks, Adresseændring ) i den Emnelinje kommandoboks.

Klik på OK .

Du kan vælge en række kundenumre, som du vil sende e-mailen til.

Læs mere: Sådan laver du en kommasepareret liste i Excel (5 metoder)

Lignende læsninger

• Sådan genereres liste baseret på kriterier i Excel (4 metoder)
• Opret en unik liste i Excel baseret på kriterier (9 metoder)
• Sådan laver du en nummereret liste i Excel (8 metoder)

Metode 2: Oprettelse af en mailingliste Brug af Microsoft Outlook Importfunktion

I den tidligere metode anvendte vi Microsoft Word for at oprette en mailingliste, Microsoft Outlook tilbyder også en mulighed for at oprette en postkasse blot ved at importere en bestemt datatype fil (f.eks, CSV filtype).

Da vi har en datafil med kundekontakter i Excel, skal vi blot konvertere filen i CSV format ved hjælp af Excel's Gem som funktionen. Filkonverteringen er vist på nedenstående billede (Gå til Fil > Gem som > Vælg CSV fra de tilbudte formater> Klik Gem ).

Efter konvertering af Excel-filen til CSV filformat, skal du følge nedenstående trin for at oprette en postliste ved hjælp af Microsoft Outlook .

Trin 1: Åbn Microsoft Outlook . Vælg Fil .

Trin 2: Fra den Fil båndindstillinger.

Vælg Åbn & Eksporter > Klik på Import/eksport .

Trin 3: Guiden til import og eksport vises. I guiden skal du vælge Import fra et andet program eller en anden fil mulighed.

Hit Næste .

Trin 4: Importere en fil åbnes. Vælg Kommaseparerede værdier ( CSV ) som Vælg den filtype, der skal importeres fra .

Klik på Næste .

Trin 5: Nu, i den Importere en fil kommandoboks, Klik på Gennemse for at importere en fil (tidligere gemt CSV fil).

Trin 6: Vælg den tidligere gemte CSV fil fra computerens mappe og klik på OK .

Trin 7: Outlook indlæser den fil, der er importeret i Trin 6 og viser. Kontroller Tillad, at der oprettes duplikat og derefter gå til Næste .

Trin 8: Du skal vælge placeringen (dvs, Kontakter ), hvor den importerede fil skal udtrækkes, og klik derefter på Næste .

Trin 9: For at matche felterne skal du fortælle Outlook, hvilke elementer det vil tage som Navn , Virksomhed , eller E-mail-adresse Som følge heraf skal du klikke på Kortlæg brugerdefinerede felter .

Trin 10: Træk værdien fra Fra ( Venstre side) til Til ( Højre side) for at tildele dem som den samme.

Gentag Trin 10 til Virksomhedens navn og E-mail-adresse herefter Klik på OK svarende til billedet nedenfor.

Trin 11: Du kan også ændre fildestinationen. Hvis der ikke er behov for sådanne handlinger, kan du klikke på Færdig .

Outlook tager et sekund og indlæser derefter alle kontakterne. Hvis du vil kontrollere de importerede kontakter, skal du gå til Kontakter og alle de importerede kontakter vises som på det følgende billede.

Du kan tælle eller krydstjekke de Fornavn s med kildedataene. Denne Outlook opretter en mailingliste, hvorfra du nemt kan sende hver enkelt af dem med det samme.

Læs mere: Sådan laver du en alfabetisk liste i Excel (3 måder at lave den på)

Konklusion

I denne artikel demonstrerer vi, hvordan du opretter en postliste i Excel ved hjælp af muligheden for sammenkobling i Microsoft-produkter (dvs, Microsoft Word og Microsoft Outlook ). Jeg håber, at disse metoder opfylder din søgen efter at oprette en mailingliste i Excel. Kommentér, hvis du har yderligere spørgsmål eller har noget at tilføje.