Բիզնեսում մենք ունենք հազարավոր հաճախորդներ և պետք է նրանց տեղեկացնենք մեր ծառայությունների ցանկացած թարմացման կամ փոփոխության մասին: Excel-ում փոստային ցուցակի ստեղծումն օգնում է մեզ կատարել հոգնեցուցիչ աշխատանքը րոպեների ընթացքում: Շատ դեպքերում մենք ունենք հաճախորդների փոստային հասցեներ Excel ֆայլում, և մենք ցանկանում ենք նրանց տեղեկացնել մեր ընկերության հասցեի փոփոխության մասին՝ օգտագործելով այդ հաճախորդների փոստային հասցեները:

Ենթադրենք, մեր ընկերության անվանումն է Marigold Sales: , և հասցեն փոխվել է 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 մինչև Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida: 33428 ։ Այժմ մենք ցանկանում ենք տեղեկացնել մեր հաճախորդներին այս միջադեպի մասին:

Մենք ցանկանում ենք նրանց տեղեկացնել այս միջադեպի մասին՝ օգտագործելով փոստային ցուցակը:

Ներբեռնել Excel աշխատանքային գիրք

2 հեշտ եղանակ Excel-ում փոստային ցուցակ ստեղծելու համար

Մեթոդ 1. Փոստերի ցուցակի ստեղծում Excel-ում Microsoft Word Mail Merge-ի միջոցով

Microsoft Word առաջարկում է Mail Merge անունով մի հատկություն ։ Մենք կարող ենք օգտագործել գործառույթը՝ Excel-ից տվյալները ներմուծելուց հետո փոստային ցուցակի ձևանմուշ ստեղծելու համար: Տվյալները պարունակում են բոլոր հաճախորդների Անունները , Ընկերությունների անունները , Ընկերության հասցեները և Էլփոստի հասցեները : Փոստի միաձուլումը ավտոմատ կերպով կտեղադրի փոստային ցուցակը, երբ մենք կատարում ենք հետևյալ հաջորդականությունները:

Քայլ 1. Ինչպես ցանկանում եք ստեղծելփոստային ցուցակ, դուք պետք է գրավոր հաղորդագրություն պատրաստեք՝ օգտագործելով Microsoft Word : Բացեք Microsoft Word , անցեք Փոստեր ներդիր > Ընտրեք Նամակներ (S tart Mail Merge բաժնից):

Քայլ 2. Գրեք հաղորդագրություն՝ ըստ ձեր պահանջների (այսինքն՝ հաճախորդին տեղեկացնել Հասցեի փոփոխության մասին ): Կապույտ գունավոր գրությունը կհամապատասխանի այն փոստային ցուցակին, որը պատրաստվում եք ստեղծել:

Քայլ 3. Ընտրեք Ընտրեք ստացողներ ( Սկսել փոստի միաձուլումը բաժնից) > Ընտրեք Օգտագործել գոյություն ունեցող ցուցակը (տարբերակներից):

Քայլ 4. Ընտրելով Օգտագործել գոյություն ունեցող List -ը ձեզ տանում է ձեր համակարգչի թղթապանակներ: Ընտրեք անհրաժեշտ ֆայլը (այսինքն՝ Փոստային ցուցակի ստեղծում Excel-ում ):

Սեղմեք Բացել :

Քայլ 5. Բացվում է Ընտրել աղյուսակը պատուհանը: Համոզվեք, որ ստուգել եք Տվյալների առաջին շարքը պարունակում է սյունակների վերնագրեր փոխարկիչը:

Սեղմեք OK :

Քայլ 6. Microsoft Word բեռնում է տվյալները: Տեղադրեք կուրսորը Ստացողի անունը այնուհետև անցեք Տեղադրեք միաձուլման դաշտը ( Գրել և զետեղել դաշտեր Փոստեր ներդիրում) .

Քայլ 7. Տեղադրել միաձուլման դաշտը երկխոսության տուփը հայտնվում է: Ընտրեք Տվյալների բազայի դաշտերը Տեղադրեք բաժնում : Այնուհետև ընտրեք դաշտերից որևէ մեկը (այսինքն՝ ՆախԱնունը ), այնուհետև սեղմեք Տեղադրեք , ինչպես ցույց է տրված ստորև նկարում:

Այնուհետև կրկնեք Քայլ 7 մասին 3 կամ 4 անգամ` Անուն , Ազգանուն , Ընկերության անվանումը , Քաղաքը , Պետական և Փոստային ինդեքս : Դուք կարող եք տեղադրել ձեր հաղորդագրության մեջ ցանկացած դաշտ,

Քայլ 8. Կրկին դրեք կուրսորը ողջույնի տողի դիմաց (այսինքն, Հարգելի Ստացողի անուն ): Դրանից հետո սավառնել դեպի Գրել & Տեղադրել դաշտեր բաժին > Ընտրեք Ողջույնի տող :

Քայլ 9. Տեղադրեք ողջույնի տող երկխոսության տուփը բացվում է: Տեղադրեք ողջույնի տող երկխոսության վանդակում,

Ընտրեք Հաճախորդի անունի ցանկացած ձևաչափ : Ստացողի անունը -ից հետո կարող եք դնել Ստորակետ ( , ) կամ այլ սահմանազատիչներ: Ձեր գործողությունների նախադիտումը ցուցադրվում է Նախադիտում բաժնում երկխոսության վանդակում:

Սեղմեք OK :

Կատարելով Քայլեր 1 -ից 9 , տվյալների ֆայլում յուրաքանչյուր հաճախորդի համար պատրաստում է փոստային ցուցակի ձևանմուշ: Կաղապարը նման կլինի ստորև նկարում պատկերվածին:

Քայլ 10. Եթե ցանկանում եք տեսնել նախադիտումը ցանկացած հաճախորդի համար: Պարզապես ընտրեք Նախադիտման արդյունքները տարբերակը ( Նախադիտման արդյունքները բաժինից):

Մի պահից կաղապարը վերածվում է 1 րդ հաճախորդի փոստային նամակը, ինչպես ցույց է տրված ստորևնկար:

Դուք բաց չեք տեսնում հաճախորդի Անուն և Ազգանուն միջև: Պարզապես Անուն -ից հետո դրեք Բացատ , ինչպես արված է ստորև նկարում:

Հաճախորդների բոլոր անունները կունենան նմանատիպ տարածություն նրանց Անուն և Ազգանունների միջև : Սեղմեք ուղղության սլաքների վրա՝ տվյալների միջև առաջ և հետ շարժվելու համար:

Քայլ 11. Դուք կարող եք Խմբագրել , Տպել կամ նույնիսկ Էլ. 0> Քայլ 12. Հայտնվում է Միացում էլփոստին երկխոսության տուփը: Ընտրեք Էլ․ հասցե Դեպի հրամանի վանդակում: Մուտքագրեք համապատասխան թեմա (այսինքն՝ Հասցեի փոփոխություն ) Թեմա տող հրամանի վանդակում:

Սեղմեք Լավ ։

Դուք կարող եք ընտրել հաճախորդների համարների մի շարք՝ էլփոստ ուղարկելու համար:

Կարդալ ավելին. Ինչպես կազմել ստորակետերով բաժանված ցուցակ Excel-ում (5 մեթոդ)

Նմանատիպ ընթերցումներ

• Ինչպես ստեղծել ցուցակ Excel-ում չափանիշների հիման վրա (4 մեթոդ)
• Ստեղծել եզակի ցուցակ Excel-ում` հիմնվելով չափանիշների վրա (9 մեթոդներ)
• Ինչպես կազմել համարակալված ցուցակ Excel-ում (8 մեթոդ)

Մեթոդ 2. Փոստային ցուցակի ստեղծում Օգտագործելով Microsoft Outlook Ներմուծման հնարավորությունը

Նախորդ մեթոդում մենք օգտագործեցինք Microsoft Word փոստային ցուցակ ստեղծելու համար: Այնուամենայնիվ, Microsoft Outlook -ը նաև առաջարկում է փոստային արկղ ստեղծելու տարբերակ՝ պարզապես ներմուծելով որոշակի տվյալների տիպի ֆայլ (այսինքն՝ CSV ֆայլի տեսակը):

Քանի որ մենք ունենք տվյալներ հաճախորդների կոնտակտների ֆայլը Excel-ում, մենք պարզապես փոխակերպում ենք ֆայլը CSV ձևաչափով` օգտագործելով Excel-ի Պահպանել որպես հատկությունը: Ֆայլի փոխակերպումը պատկերված է ստորև նկարում (Անցնել Ֆայլ > Պահել որպես > Ընտրել CSV առաջարկվող ձևաչափերից> Սեղմել Պահել ).

Excel ֆայլը CSV ֆայլի ձևաչափի փոխարկելուց հետո հետևեք ստորև նշված քայլերին` Microsoft Outlook-ի միջոցով փոստային ցուցակ ստեղծելու համար: .

Քայլ 1. Բացեք Microsoft Outlook : Ընտրեք Ֆայլ :

Քայլ 2. Ֆայլ ժապավենի ընտրանքներից:

Ընտրեք Բացել & Արտահանել > Սեղմեք Ներմուծում/Արտահանում :

Քայլ 3. Ներմուծման և արտահանման հրաշագործը հայտնվում է: Վիզարդում ընտրեք Ներմուծել մեկ այլ ծրագրից կամ ֆայլից տարբերակը:

Հպեք Հաջորդը ։

Քայլ 4. Ներմուծել Ֆայլ հրամանի տուփը բացվում է: Ընտրեք Ստորակետերով տարանջատված արժեքներ ( CSV ), որպես Ընտրեք ֆայլի տեսակը, որտեղից պետք է ներմուծել :

Սեղմեք Հաջորդը :

Քայլ 5. Այժմ, Ներմուծել ֆայլ հրամանի վանդակում, կտտացրեք Դիտել ` ներմուծելու համար: ֆայլ (նախկինում պահված CSV ֆայլ):

Քայլ 6. Ընտրեք նախկինում պահված CSV ֆայլ համակարգչային գրացուցակիցև սեղմեք OK :

Քայլ 7. Outlook-ը բեռնում է Քայլ 6 -ում ներմուծված ֆայլը և ցուցադրում . Նշեք Թույլատրել կրկնօրինակի ստեղծումը տարբերակը և անցեք Հաջորդը :

Քայլ 8. Դուք պետք է ընտրեք այն վայրը (այսինքն՝ Կոնտակտներ ), որտեղ պետք է արտահանվի ներմուծված ֆայլը, այնուհետև սեղմեք Հաջորդը :

Քայլ 9. Դաշտերը համընկնելու համար դուք պետք է ասեք Outlook-ին, թե ինչ տարրեր այն կընդունի որպես Անուն , Ընկերություն կամ Էլփոստի հասցե . Արդյունքում սեղմեք Քարտեզի հատուկ դաշտերը :

Քայլ 10. Քաշեք արժեքը From<5-ից> ( Ձախ կողմից) դեպի Դեպի ( Աջ կողմ)՝ դրանք նույնը վերագրելու համար:

Կրկնեք Քայլ 10 Ընկերության անվանումը և Էլ.փոստի հասցեն դրանից հետո սեղմեք OK , ինչպես ստորև ներկայացված պատկերը:

Քայլ 11. Կարող եք նաև փոխել ֆայլի նպատակակետը: Եթե ​​նման գործողությունների կարիք չկա, սեղմեք Ավարտել :

Outlook-ը մի վայրկյան է տևում, այնուհետև բեռնում է բոլոր կոնտակտները: Եթե ​​ցանկանում եք ստուգել ներմուծված կոնտակտները, անցեք Կոնտակտներ և բոլոր ներմուծված կոնտակտները կհայտնվեն այնպես, ինչպես ցույց է տրված հետևյալ նկարում:

Դուք կարող եք հաշվել կամ խաչաձև ստուգել Անունը ները աղբյուրի տվյալների հետ: Այս Outlook-ը ստեղծում է փոստային ցուցակ, որտեղից կարող եք հեշտությամբ ուղարկել դրանցից յուրաքանչյուրին անմիջապես:

Կարդալ ավելին. Ինչպես կազմել այբբենական ցուցակըExcel (3 եղանակ)

Եզրակացություն

Այս հոդվածում մենք ցույց ենք տալիս, թե ինչպես ստեղծել փոստային ցուցակ Excel-ում` օգտագործելով Microsoft-ի փոխկապակցման հնարավորությունը: Ապրանքներ (այսինքն՝ Microsoft Word և Microsoft Outlook ): Հուսով ենք, որ այս մեթոդները կկատարեն Excel-ում փոստային ցուցակ ստեղծելու ձեր առաջադրանքը: Մեկնաբանեք, եթե լրացուցիչ հարցումներ ունեք կամ ավելացնելու բան ունեք: