Në biznese, ne kemi mijëra klientë dhe duhet t'i informojmë ata për çdo përditësim ose ndryshim në shërbimet tona. Krijimi i një liste postare në Excel na ndihmon të bëjmë punën e lodhshme në pak minuta. Në shumicën e rasteve, ne kemi adresat e postës së klientëve në një skedar Excel dhe duam t'i informojmë ata për ndryshimin e adresës së kompanisë sonë duke përdorur adresat e postës së këtyre klientëve.

Le të themi se emri i kompanisë sonë është Shitjet e marigoldit , dhe adresa ka ndryshuar nga 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 në Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Tani, ne duam të informojmë klientët tanë për këtë incident.

Dëshirojmë t'i informojmë ata për këtë incident duke përdorur një listë postare.

Shkarko Excel Workbook

2 mënyra të thjeshta për krijimin e një liste postare në Excel

Metoda 1: Krijimi i një liste postare në Excel duke përdorur Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word ofron një veçori të quajtur Mail Merge . Mund ta përdorim veçorinë për të krijuar një shabllon të një liste postare pas importimit të të dhënave nga Excel. Të dhënat përmbajnë Emrat , Emrat e kompanive , Adresat e kompanive dhe Adresat e emailit të të gjithë klientëve. Bashkimi i postës do të futë automatikisht një listë postare pasi të ekzekutojmë sekuencat e mëposhtme.

Hapi 1: Siç dëshironi të krijoninjë listë postare, duhet të përgatisni një mesazh të shkruar duke përdorur Microsoft Word . Hapni Microsoft Word , shkoni te skeda Mailings > Zgjidhni Shkronjat (nga seksioni S tart Mail Merge ).

Hapi 2: Shkruani mesazh sipas kërkesave tuaja (d.m.th., informimi i klientit për Ndryshimi i adresës ). Shkrimi me ngjyrë Blu do të jetë në përputhje me listën e postimeve që do të krijoni.

Hapi 3: Zgjidhni Zgjidhni Marrësit (nga seksioni Fillo bashkimin e postës ) > Zgjidhni Përdor një listë ekzistuese (nga opsionet).

Hapi 4: Përzgjedhja e Përdor një ekzistuese Lista ju çon te dosjet e kompjuterit tuaj. Zgjidhni skedarin e kërkuar (d.m.th., Krijimi i një liste postare në Excel ).

Klikoni në Open .

Hapi 5: Hapet dritarja Zgjidhni tabelën . Sigurohuni që të kontrolloni ndryshimin Rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave .

Klikoni në OK .

Hapi 6: Microsoft Word ngarkon të dhënat. Vendosni kursorin pranë Emri i Marrësit më pas shkoni te Fut Fusha e Bashkimit (në skedën Shkruani dhe Futni Fushat nën skedën Mailings ) .

Hapi 7: Shfaqet kutia e dialogut Fut Fushë Merge . Zgjidhni Fushat e bazës së të dhënave nën seksionin Fut . Pastaj, zgjidhni cilëndo nga fushat (d.m.th., Së pariEmri ) më pas, klikoni në Fut siç tregohet në imazhin më poshtë.

Më pas, përsërisni Hapin 7 rreth 3 ose 4 herë për të futur Emri , Mbiemri , Emri i kompanisë , Qyteti , Shteti dhe Kodi postar . Ju mund të futni ndonjë nga fushat në mesazhin tuaj,

Hapi 8: Përsëri, vendosni kursorin përpara vijës së përshëndetjes (d.m.th., Emri i dashur i marrësit ). Pas kësaj, kaloni pezull te Write & Fusni Fushat seksionin > Zgjidhni Rreshti i përshëndetjes .

Hapi 9: Shfaqet kutia e dialogut Fut linjën e përshëndetjes . Nga kutia e dialogut Fut linjën e përshëndetjes ,

Zgjidh çdo format të Emrit të klientit . Mund të vendosni Presja ( , ) ose ndarës të tjerë pas Emri i Marrësit . Pamja paraprake e veprimeve tuaja shfaqet nën seksionin Parashikimi në kutinë e dialogut.

Klikoni në OK .

Ekzekutimi i Hapat 1 deri në 9 përgatit një shabllon të listës së postës për çdo klient në skedarin e të dhënave. Shablloni do të jetë i ngjashëm siç përshkruhet në foton më poshtë.

Hapi 10: Nëse dëshironi të shihni pamjen paraprake për çdo klient. Thjesht zgjidhni opsionin Paraafishimi i Rezultateve (nga seksioni Paraafishimi i Rezultateve ).

Në një moment, shablloni shndërrohet në 1 letra postare e klientit të parë siç tregohet në vijimfoto.

Nuk shihni hapësirë ​​midis Para dhe Mbiemrit të klientit. Thjesht vendosni një Hapësirë pas Emrit siç është bërë në imazhin e mëposhtëm.

Të gjithë emrat e klientëve do të kenë hapësirë ​​e ngjashme midis Emrave dhe Mbiemrave . Klikoni mbi shigjetat e drejtimit për të lëvizur përpara dhe prapa midis të dhënave.

Hapi 11: Mund të Ndryshoni , Shtypni , ose edhe Dërgojeni me email letrën vetëm duke klikuar në opsionet specifike (d.m.th., Dërgoni një mesazh me email ).

Hapi 12: Shfaqet kutia e dialogut Shkrija në E-mail . Zgjidhni Adresa e emailit në kutinë e komandës Për . Shkruani një temë të përshtatshme (d.m.th., Ndryshimi i adresës ) në kutinë e komandës Subject Line .

Klikoni OK .

Ju mund të zgjidhni një sërë numrash klientësh për t'i dërguar emailin.

Lexo më shumë: Si të krijoni një listë të ndarë me presje në Excel (5 metoda)

Lexime të ngjashme

• Si të gjeneroni listë bazuar në kriteret në Excel (4 metoda)
• Krijoni një listë unike në Excel bazuar në kritere (9 metoda)
• Si të krijoni një listë të numëruar në Excel (8 metoda)

Metoda 2: Krijimi i një liste postare Përdorimi i Microsoft Outlook Veçoria e importit

Në metodën e mëparshme, ne përdorëm Microsoft Word për të krijuar një listë postimesh. Megjithatë, Microsoft Outlook ofron gjithashtu një opsion për të krijuar një kuti postare vetëm duke importuar një skedar të llojit të caktuar të të dhënave (d.m.th., lloji i skedarit CSV ).

Meqë ne kemi një të dhënë skedari i kontaktit të klientëve në Excel, ne thjesht e konvertojmë skedarin në formatin CSV duke përdorur veçorinë Ruaj si të Excel. Konvertimi i skedarit është paraqitur në foton e mëposhtme (Shko te Skedari > Ruaj si > Zgjidh CSV nga formatet e ofruara> Kliko Ruaj ).

Pas konvertimit të skedarit Excel në formatin e skedarit CSV , ndiqni hapat e mëposhtëm për të krijuar një listë postimesh duke përdorur Microsoft Outlook .

Hapi 1: Hap Microsoft Outlook . Zgjidhni Skedari .

Hapi 2: Nga opsionet e shiritit Skedari .

Zgjidhni Open & Eksporto > Klikoni në Import/Eksport .

Hapi 3: Shfaqet magjistari Import dhe eksport . Në magjistar, zgjidhni opsionin Import nga një program ose skedar tjetër .

Shtypni Tjetër .

Hapi 4: Importoni një skedar hapet kutia e komandës. Zgjidhni Vlerat e ndara me presje ( CSV ) si Zgjidhni llojin e skedarit për të importuar nga .

Klikoni Tjetër .

Hapi 5: Tani, në kutinë e komandës Importoni një skedar , klikoni në Shfleto për të importuar një skedar (skedari i ruajtur më parë CSV ).

Hapi 6: Zgjidhni CSV të ruajtur më parë skedar nga drejtoria e kompjuteritdhe klikoni OK .

Hapi 7: Outlook ngarkon skedarin e importuar në Hapi 6 dhe shfaq . Kontrolloni opsionin Lejo të krijohet dublika dhe më pas shkoni Tjetër .

Hapi 8: Ju duhet të zgjidhni vendndodhjen (d.m.th., Kontaktet ) ku duhet të nxirret skedari i importuar dhe më pas klikoni në Tjetër .

Hapi 9: Për të përputhur fushat, duhet t'i tregoni Outlook se çfarë artikujsh do të marrë si Emri , Kompania , ose Adresa e emailit . Si rezultat, klikoni në Harta e fushave të personalizuara .

Hapi 10: Tërhiqeni vlerën nga Nga ( Ana e majtë ) në Te ( Ana e djathtë ) për t'i caktuar ato si të njëjta.

Përsëriteni Hapin 10 për Emri i Kompanisë dhe Adresa Email pas kësaj Kliko OK ngjashëm me imazhin më poshtë.

Hapi 11: Mund të ndryshoni gjithashtu destinacionin e skedarit. Nëse nuk ka nevojë për veprime të tilla, klikoni në Finish .

Outlook merr një sekondë dhe më pas ngarkon të gjitha kontaktet. Nëse dëshironi të kontrolloni kontaktet e importuara, shkoni te Kontaktet dhe të gjitha kontaktet e importuara do të shfaqen si në foton e mëposhtme.

Ju mundeni numëroni ose kontrolloni Emri me të dhënat burimore. Ky Outlook krijon një listë postimesh nga e cila lehtë mund t'i dërgoni me postë secilën prej tyre menjëherë.

Lexo më shumë: Si të bëni listë alfabetike nëExcel (3 mënyra)

Përfundim

Në këtë artikull, ne demonstrojmë se si të krijojmë një listë postimesh në Excel duke përdorur aftësinë e ndërlidhjes së Microsoft Produktet (d.m.th., Microsoft Word dhe Microsoft Outlook ). Shpresojmë që këto metoda të përmbushin kërkimin tuaj për të krijuar një listë postimesh në Excel. Komentoni, nëse keni pyetje të mëtejshme ose keni ndonjë gjë për të shtuar.