Nas empresas, temos miles de clientes e temos que informarlles de calquera actualización ou cambio nos nosos servizos. Crear unha lista de correo en Excel axúdanos a facer o traballo tedioso en minutos. Na maioría dos casos, temos os enderezos de correo dos clientes nun ficheiro de Excel e queremos informarlles sobre o cambio de enderezo da nosa empresa mediante os enderezos de correo deses clientes.

Digamos que o nome da nosa empresa é Marigold Sales. , e o enderezo cambiou de 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 a Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Agora, queremos informarlles aos nosos clientes sobre este incidente.

Queremos informarlles sobre este incidente mediante unha lista de correo.

Descargar Caderno de Excel

2 xeitos sinxelos de crear unha lista de correo en Excel

Método 1: Creación dunha lista de correo en Excel usando Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word ofrece unha función chamada Mail Merge . Podemos usar a función para crear un modelo dunha lista de correo despois de importar os datos de Excel. Os datos contén os Nomes , Nomes de empresas , Enderezos de empresas e Enderezos de correo electrónico de todos os clientes. A Combinación de correo inserirá automaticamente unha lista de correo despois de que executemos as seguintes secuencias.

Paso 1: Como quere crearunha lista de correo, ten que preparar unha mensaxe escrita usando Microsoft Word . Abra Microsoft Word , vaia á pestana Envíos > Seleccione Letras (da sección S tart Mail Merge ).

Paso 2: Anote o mensaxe segundo os seus requisitos (é dicir, informar ao cliente sobre o Cambio de enderezo ). A escritura de cor azul estará de acordo coa lista de correo que está a piques de crear.

Paso 3: Seleccione o Seleccione destinatarios (da sección Iniciar combinación de correspondencia ) > Escolla Usar unha lista existente (entre as opcións).

Paso 4: Selección de Usar unha lista existente Lista lévache aos cartafoles do teu ordenador. Seleccione o ficheiro necesario (é dicir, Crear unha lista de correo en Excel ).

Fai clic en Abrir .

Paso 5: Ábrese a xanela Seleccionar táboa . Asegúrate de marcar a opción A primeira fila de datos contén cabeceiras de columna .

Fai clic en Aceptar .

Paso 6: Microsoft Word carga os datos. Sitúe o cursor ao lado do Nome do destinatario e despois vai a Inserir campo de combinación (na Escribir e inserir campos baixo a pestana Envíos ). .

Paso 7: Aparece o cadro de diálogo Inserir campo de combinación . Seleccione Campos da base de datos baixo a sección Inserir . A continuación, seleccione calquera dos campos (é dicir, PrimeiroNome ) despois, faga clic en Inserir como se mostra na imaxe de abaixo.

Despois, repita Paso 7 sobre 3 ou 4 veces para inserir Nome , Apelidos , Nome da empresa , Cidade , Estado e Código postal . Podes inserir calquera dos campos da túa mensaxe,

Paso 8: De novo, coloca o cursor diante da liña de saúdo (é dicir, Estimado nome do destinatario ). Despois diso, pasa o cursor ata o Escribir & Inserir campos sección > Seleccione Liña de saúdo .

Paso 9: Aparece o cadro de diálogo Inserir liña de saúdo . Na caixa de diálogo Inserir liña de saúdo ,

Seleccione calquera formato de Nome do cliente . Podes poñer Coma ( , ) ou outros delimitadores despois do Nome do destinatario . A vista previa das túas accións móstrase na sección Vista previa da caixa de diálogo.

Fai clic en Aceptar .

Ao executar os Pasos 1 a 9 prepárase un modelo da lista de correo para cada cliente do ficheiro de datos. O modelo será semellante ao que se mostra na imaxe de abaixo.

Paso 10: Se queres ver a vista previa de calquera cliente. Só ten que seleccionar a opción Previsualizar resultados (da sección Previsualizar resultados ).

Ningún momento, o modelo transfórmase no 1 a carta de correo do cliente como se mostra a continuaciónimaxe.

Non ve espazo entre o Nome e Apelido do cliente. Simplemente coloque un Espazo despois do Nome como se fai na imaxe de abaixo.

Todos os nomes dos clientes terán espazo similar entre os seus Nome e Apelidos . Fai clic nas frechas de dirección para avanzar e retroceder entre os datos.

Paso 11: Podes Editar , Imprima ou incluso Enviar correo electrónico a carta só facendo clic nas opcións específicas (é dicir, Enviar mensaxe de correo electrónico ).

Paso 12: Aparece o cadro de diálogo Combinar a correo electrónico . Seleccione Enderezo de correo electrónico na caixa de comandos Para . Escriba un asunto axeitado (é dicir, Cambio de enderezo ) na caixa de comandos Liña de asunto .

Fai clic en Aceptar .

Podes escoller unha serie de números de clientes aos que enviar o correo electrónico.

Ler máis: Como facer unha lista separada por comas en Excel (5 métodos)

Lecturas similares

• Como xerar unha lista en base a criterios en Excel (4 métodos)
• Crear unha lista única en Excel baseada en criterios (9 métodos)
• Como facer unha lista numerada en Excel (8 métodos)

Método 2: Creación dunha lista de correo Uso de Microsoft Outlook Función de importación

No método anterior, usamos Microsoft Word para crear unha lista de correo. Non obstante, Microsoft Outlook tamén ofrece unha opción para crear unha caixa de correo só importando un determinado ficheiro de tipo de datos (é dicir, CSV ).

Como temos datos ficheiro de contacto dos clientes en Excel, só convertemos o ficheiro en formato CSV mediante a función Gardar como de Excel. A conversión do ficheiro móstrase na imaxe de abaixo (Vaia a Ficheiro > Gardar como > Seleccione CSV dos formatos ofrecidos> Fai clic en Gardar ).

Despois de converter o ficheiro de Excel en formato CSV , siga os pasos seguintes para crear unha lista de correo usando Microsoft Outlook .

Paso 1: Abra Microsoft Outlook . Seleccione Ficheiro .

Paso 2: Desde as opcións da cinta Ficheiro .

Escolle Abrir & Exportar > Fai clic en Importar/Exportar .

Paso 3: Aparece o Asistente de importación e exportación . No asistente, escolla a opción Importar doutro programa ou ficheiro .

Prema Seguinte .

Paso 4: Importar un ficheiro ábrese a caixa de comandos. Seleccione Valores separados por comas ( CSV ) como Seleccione o tipo de ficheiro do que importar .

Fai clic en Seguinte .

Paso 5: Agora, na caixa de comandos Importar un ficheiro , fai clic en Examinar para importar un ficheiro ( CSV gardado previamente).

Paso 6: Escolla o CSV gardado anteriormente. ficheiro do directorio do ordenadore prema Aceptar .

Paso 7: Outlook carga o ficheiro importado no Paso 6 e mostra . Marque a opción Permitir que se creen duplicados e, a continuación, vaia a Seguinte .

Paso 8: tes que seleccionar a localización (é dicir, Contactos ) onde debes extraer o ficheiro importado e, a continuación, fai clic en Seguinte .

Paso 9: Para facer coincidir os campos, ten que indicarlle a Outlook que elementos levará como Nome , Empresa ou Enderezo de correo electrónico . Como resultado, fai clic en Asignar campos personalizados .

Paso 10: Arrastra o valor de De ( Lado esquerdo ) a Para ( Lado dereito ) para asignalos como iguais.

Repita o Paso 10 para Nome da empresa e Enderezo de correo electrónico despois diso. Fai clic en Aceptar semellante á imaxe de abaixo.

Paso 11: Tamén pode cambiar o destino do ficheiro. Se non é necesario realizar tales accións, fai clic en Finalizar .

Outlook tarda un segundo e despois carga todos os contactos. Se queres comprobar os contactos importados, vai a Contactos e todos os contactos importados aparecerán como na seguinte imaxe.

Podes conta ou comproba os Nome cos datos de orixe. Este Outlook crea unha lista de correo desde a que pode enviar facilmente cada un deles ao instante.

Ler máis: Como facer unha lista alfabética enExcel (3 xeitos)

Conclusión

Neste artigo, demostramos como crear unha lista de correo en Excel usando a capacidade de interconexión de Microsoft Produtos (é dicir, Microsoft Word e Microsoft Outlook ). Espero que estes métodos cumpran a súa busca na creación dunha lista de correo en Excel. Comenta, se tes máis preguntas ou tes algo que engadir.