สารบัญ
ในธุรกิจ เรามีลูกค้าหลายพันรายและต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการอัปเดตหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในบริการของเรา การสร้างรายชื่ออีเมลใน Excel ช่วยให้เราทำงานที่น่าเบื่อได้ในไม่กี่นาที ในกรณีส่วนใหญ่ เรามีที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกค้าในไฟล์ Excel และเราต้องการแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของบริษัทโดยใช้ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกค้า
สมมติว่าชื่อบริษัทของเราคือ Marigold Sales , และที่อยู่ได้เปลี่ยนจาก 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 เป็น Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . ตอนนี้ เราต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้
เราต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์นี้โดยใช้รายชื่อผู้รับจดหมาย
ดาวน์โหลด สมุดงาน Excel
ชุดข้อมูลตัวอย่างสำหรับการสร้างรายชื่ออีเมล.xlsx
2 วิธีง่ายๆ สำหรับการสร้างรายชื่ออีเมลใน Excel
วิธีที่ 1: การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel โดยใช้ Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word มีคุณลักษณะชื่อ Mail Merge . เราสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อสร้างเทมเพลตของรายชื่อผู้รับจดหมายหลังจากนำเข้าข้อมูลจาก Excel ข้อมูลจะเก็บ ชื่อ , ชื่อบริษัท , ที่อยู่บริษัท และ ที่อยู่อีเมล ของลูกค้าทั้งหมด จดหมายเวียน จะแทรกรายชื่อผู้รับจดหมายโดยอัตโนมัติหลังจากที่เราดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: ตามที่คุณต้องการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรโดยใช้ Microsoft Word เปิด Microsoft Word ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย > เลือก จดหมาย (จากส่วน S tart Mail Merge )
ขั้นตอนที่ 2: จด ข้อความตามความต้องการของคุณ (เช่น แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับ การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ ) การเขียนสี สีน้ำเงิน จะสอดคล้องกับรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณกำลังจะสร้าง
ขั้นตอนที่ 3: เลือก เลือกผู้รับ (จากส่วน เริ่มจดหมายเวียน ) > เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ (จากตัวเลือก)
ขั้นตอนที่ 4: เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ รายการ นำคุณไปยังโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกไฟล์ที่ต้องการ (เช่น สร้างรายชื่ออีเมลใน Excel )
คลิกที่ เปิด .
ขั้นตอนที่ 5: หน้าต่าง เลือกตาราง จะเปิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำเครื่องหมายที่ปุ่มสลับ ข้อมูลแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์
คลิกที่ ตกลง .
ขั้นตอนที่ 6: Microsoft Word โหลดข้อมูล วางเคอร์เซอร์ข้าง ชื่อผู้รับ จากนั้นไปที่ แทรกฟิลด์ผสาน (ใน เขียนและแทรกฟิลด์ ใต้แท็บ การส่งจดหมาย ) .
ขั้นตอนที่ 7: กล่องโต้ตอบ แทรกฟิลด์ผสาน จะปรากฏขึ้น เลือก ฟิลด์ฐานข้อมูล ภายใต้ ส่วนแทรก จากนั้น เลือกช่องใดช่องหนึ่ง (เช่น ช่องแรกชื่อ ) หลังจากนั้น คลิกที่ แทรก ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
หลังจากนั้น ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 7 เกี่ยวกับ 3 หรือ 4 ครั้งเพื่อแทรก ชื่อจริง , นามสกุล , ชื่อบริษัท , เมือง , รัฐ และ รหัสไปรษณีย์ คุณสามารถแทรกฟิลด์ใดก็ได้ในข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 8: อีกครั้ง วางเคอร์เซอร์ไว้หน้าบรรทัดทักทาย (เช่น เรียนชื่อผู้รับ ). หลังจากนั้น เลื่อนเมาส์ไปที่ เขียน & แทรกฟิลด์ ส่วน > เลือก เส้นแสดงคำอวยพร .
ขั้นตอนที่ 9: กล่องโต้ตอบ แทรกเส้นแสดงคำอวยพร จะปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำอวยพร
เลือกรูปแบบใดก็ได้ของ ชื่อลูกค้า คุณสามารถใส่ จุลภาค ( , ) หรือตัวคั่นอื่นๆ หลัง ชื่อผู้รับ ตัวอย่างการกระทำของคุณจะแสดงในส่วน แสดงตัวอย่าง ในกล่องโต้ตอบ
คลิกที่ ตกลง
การดำเนินการ ขั้นตอนที่ 1 ถึง 9 เตรียมเทมเพลตของรายชื่ออีเมลสำหรับลูกค้าแต่ละรายในไฟล์ข้อมูล เทมเพลตจะคล้ายกับที่แสดงในภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 10: หากคุณต้องการดูตัวอย่างสำหรับลูกค้ารายใด เพียงเลือกตัวเลือก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ (จากส่วน ดูตัวอย่างผลลัพธ์ )
เพียงครู่เดียว เทมเพลตจะแปลงเป็น 1 จดหมายส่งของลูกค้าดังที่แสดงต่อไปนี้รูปภาพ
คุณไม่เห็นช่องว่างระหว่าง ชื่อ และ นามสกุล ของลูกค้า เพียงใส่ ช่องว่าง หลัง ชื่อจริง ดังภาพด้านล่าง
ชื่อทั้งหมดของลูกค้าจะมี ช่องว่างที่คล้ายกันระหว่าง ชื่อแรก และ นามสกุล คลิกที่ลูกศรทิศทางเพื่อเลื่อนไปข้างหน้าและถอยหลังระหว่างข้อมูล
ขั้นตอนที่ 11: คุณสามารถ แก้ไข , พิมพ์ หรือแม้แต่ อีเมล จดหมาย เพียงแค่คลิกที่ตัวเลือกเฉพาะ (เช่น ส่งข้อความอีเมล )
ขั้นตอนที่ 12: กล่องโต้ตอบ รวมเข้ากับอีเมล จะปรากฏขึ้น เลือก ที่อยู่อีเมล ในกล่องคำสั่ง ถึง พิมพ์หัวเรื่องที่เหมาะสม (เช่น การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ ) ในกล่องคำสั่ง บรรทัดหัวเรื่อง
คลิก ตกลง .
คุณสามารถเลือกช่วงของหมายเลขลูกค้าเพื่อส่งอีเมลถึง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคใน Excel (5 วิธี)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างรายการตามเกณฑ์ใน Excel (4 วิธี)
- สร้างรายการที่ไม่ซ้ำใน Excel ตามเกณฑ์ (9 วิธี)
- วิธีสร้างรายการตัวเลขใน Excel (8 วิธี)
วิธีที่ 2: การสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย การใช้ Microsoft Outlook คุณลักษณะการนำเข้า
ในวิธีการก่อนหน้านี้ เราใช้ Microsoft Word เพื่อสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย อย่างไรก็ตาม, Microsoft Outlook ยังมีตัวเลือกในการสร้างกล่องจดหมายเพียงแค่นำเข้าไฟล์ประเภทข้อมูลที่ต้องการ (เช่น ประเภทไฟล์ CSV )
เนื่องจากเรามีข้อมูล ไฟล์การติดต่อของลูกค้าใน Excel เราเพิ่งแปลงไฟล์ในรูปแบบ CSV โดยใช้คุณสมบัติ บันทึกเป็น ของ Excel การแปลงไฟล์แสดงในภาพด้านล่าง (ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น > เลือก CSV จากรูปแบบที่มีให้> คลิก บันทึก ).
หลังจากแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบไฟล์ CSV ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างรายชื่ออีเมลโดยใช้ Microsoft Outlook .
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Outlook เลือก ไฟล์ .
ขั้นตอนที่ 2: จากตัวเลือก Ribbon ไฟล์
เลือก เปิด & ส่งออก > คลิกที่ นำเข้า/ส่งออก .
ขั้นตอนที่ 3: ตัวช่วยนำเข้าและส่งออก จะปรากฏขึ้น ในตัวช่วยสร้าง เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น ตัวเลือก
กด ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 4: กล่องคำสั่งนำเข้าไฟล์ จะเปิดขึ้น เลือก ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ( CSV ) เป็น เลือกประเภทไฟล์ที่จะนำเข้าจาก .
คลิก ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้ ในกล่องคำสั่ง นำเข้าไฟล์ คลิกที่ เรียกดู เพื่อนำเข้า ไฟล์ (ไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้)
ขั้นตอนที่ 6: เลือก CSV ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ ไฟล์จากไดเร็กทอรีคอมพิวเตอร์และคลิก ตกลง .
ขั้นตอนที่ 7: Outlook โหลดไฟล์ที่นำเข้าใน ขั้นตอนที่ 6 และแสดง . ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก อนุญาตให้สร้างรายการซ้ำ จากนั้นไปที่ ถัดไป
ขั้นตอนที่ 8: คุณ ต้องเลือกตำแหน่ง (เช่น ผู้ติดต่อ ) ที่จะต้องแยกไฟล์ที่นำเข้าจากนั้นคลิกที่ ถัดไป .
ขั้นตอนที่ 10: ลากค่าจาก จาก (ด้าน ซ้าย ) ถึง ถึง (ด้าน ขวา ) เพื่อกำหนดให้เหมือนกัน
ทำซ้ำ ขั้นตอนที่ 10 สำหรับ ชื่อบริษัท และ ที่อยู่อีเมล หลังจากนั้น คลิก ตกลง คล้ายกับภาพด้านล่าง
<0
ขั้นตอนที่ 11: คุณยังสามารถเปลี่ยนปลายทางของไฟล์ได้อีกด้วย หากไม่จำเป็นต้องดำเนินการดังกล่าว ให้คลิกที่ เสร็จสิ้น
Outlook ใช้เวลาสักครู่ จากนั้นโหลดผู้ติดต่อทั้งหมด หากคุณต้องการตรวจสอบรายชื่อติดต่อที่นำเข้า ให้ไปที่ รายชื่อติดต่อ และรายชื่อติดต่อที่นำเข้าทั้งหมดจะปรากฏตามภาพต่อไปนี้
คุณสามารถ นับหรือตรวจสอบ ชื่อจริง กับแหล่งข้อมูล Outlook นี้สร้างรายชื่ออีเมลซึ่งคุณสามารถส่งอีเมลแต่ละรายการได้ทันที
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายชื่อตามตัวอักษรในExcel (3 วิธี)
บทสรุป
ในบทความนี้ เราจะสาธิตวิธีสร้างรายชื่ออีเมลใน Excel โดยใช้ความสามารถในการเชื่อมโยงระหว่างกันของ Microsoft ผลิตภัณฑ์ (เช่น Microsoft Word และ Microsoft Outlook ) หวังว่าวิธีการเหล่านี้จะช่วยเติมเต็มภารกิจของคุณในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel แสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือมีอะไรเพิ่มเติม
