Sa mga negosyo, mayroon kaming libu-libong mga customer at kailangang ipaalam sa kanila ang anumang mga update o pagbabago sa aming mga serbisyo. Ang paglikha ng isang mailing list sa Excel ay tumutulong sa amin na gawin ang nakakapagod na gawain sa ilang minuto. Sa karamihan ng mga kaso, mayroon kaming mga mailing address ng mga customer sa isang Excel file, at gusto naming ipaalam sa kanila ang tungkol sa pagbabago ng address ng aming kumpanya gamit ang mga mailing address ng mga customer na iyon.

Ipagpalagay nating ang pangalan ng aming kumpanya ay Marigold Sales , at ang address ay binago mula 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 patungong Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Ngayon, gusto naming ipaalam sa aming mga customer ang tungkol sa insidenteng ito.

Gusto naming ipaalam sa kanila ang tungkol sa insidenteng ito gamit ang isang mailing list.

I-download Excel Workbook

2 Madaling Paraan para sa Paggawa ng Mailing List sa Excel

Paraan 1: Paglikha ng Mailing List sa Excel Gamit ang Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word ay nag-aalok ng feature na pinangalanang Mail Merge . Magagamit namin ang feature para gumawa ng template ng isang mailing list pagkatapos mag-import ng data mula sa Excel. Nasa data ang lahat ng Mga Pangalan , Mga Pangalan ng Kumpanya , Mga Address ng Kumpanya , at Mga Email Address . Ang Mail Merge ay awtomatikong maglalagay ng isang mailing list pagkatapos naming isagawa ang mga sumusunod na pagkakasunud-sunod.

Hakbang 1: Tulad ng gusto mong likhainisang mailing list, kailangan mong maghanda ng nakasulat na mensahe gamit ang Microsoft Word . Buksan ang Microsoft Word , Pumunta sa tab na Mailings > Piliin ang Mga Letter (mula sa S tart Mail Merge na seksyon).

Hakbang 2: Isulat ang mensahe ayon sa iyong mga kinakailangan (ibig sabihin, ipaalam sa customer ang tungkol sa Pagbabago ng Address ). Ang Asul na kulay na pagsulat ay aayon sa mailing list na gagawin mo.

Hakbang 3: Piliin ang Piliin ang Mga Tatanggap (mula sa Simulan ang Mail Merge seksyon) > Piliin ang Gumamit ng Umiiral na Listahan (mula sa mga opsyon).

Hakbang 4: Pagpili sa Gumamit ng Umiiral na Dadalhin ka ng List sa mga folder ng iyong computer. Piliin ang kinakailangang file (ibig sabihin, Paggawa ng Mailing List sa Excel ).

Mag-click sa Buksan .

Hakbang 5: Bubukas ang window ng Select Table . Tiyaking suriin mo ang Ang unang row ng data ay naglalaman ng mga header ng column toggle.

Mag-click sa OK .

Hakbang 6: Microsoft Word nilo-load ang data. Ilagay ang cursor sa tabi ng Pangalan ng Tatanggap pagkatapos ay Pumunta sa Insert Merge Field (sa Write & Insert Fields sa ilalim ng tab na Mailings ) .

Hakbang 7: Lalabas ang Insert Merge Field dialog box. Piliin ang Mga Field ng Database sa ilalim ng seksyong Ipasok . Pagkatapos, piliin ang alinman sa mga field (ibig sabihin, UnaPangalan ) pagkatapos, Mag-click sa Ipasok tulad ng ipinapakita sa larawan sa ibaba.

Pagkatapos, ulitin ang Hakbang 7 tungkol sa 3 o 4 beses na ipasok ang Unang Pangalan , Apelyido , Pangalan ng Kumpanya , Lungsod , Estado , at Zip Code . Maaari mong ipasok ang alinman sa mga field sa iyong mensahe,

Hakbang 8: Muli, Ilagay ang cursor sa harap ng linya ng pagbati (ibig sabihin, Minamahal na Pangalan ng Tatanggap ). Pagkatapos noon, mag-hover sa Write & Ipasok ang Mga Field seksyon > Piliin ang Linya ng Pagbati .

Hakbang 9: Ang dialog box na Ipasok ang Linya ng pagbati ay lalabas. Mula sa dialog box na Insert Greeting Line ,

Pumili ng anumang format ng Pangalan ng Customer . Maaari mong ilagay ang Comma ( , ) o iba pang delimiter pagkatapos ng Pangalan ng Tatanggap . Ang preview ng iyong mga aksyon ay ipinapakita sa ilalim ng seksyong Preview sa dialog box.

Mag-click sa OK .

Pagpapatupad ng Mga Hakbang 1 hanggang 9 ay naghahanda ng template ng listahan ng mail para sa bawat customer sa data file. Magiging katulad ang template tulad ng ipinapakita sa larawan sa ibaba.

Hakbang 10: Kung gusto mong makita ang preview para sa sinumang customer. Piliin lang ang opsyong Preview Results (mula sa seksyong Preview Results ).

Sa ilang sandali, ang template ay nagiging 1 pang-mail ng customer tulad ng ipinapakita sa sumusunodlarawan.

Wala kang nakikitang espasyo sa pagitan ng Unang at Apelyido ng customer. Maglagay lamang ng Space pagkatapos ng Unang Pangalan gaya ng ginawa sa larawan sa ibaba.

Lahat ng pangalan ng mga customer ay magkakaroon magkatulad na espasyo sa pagitan ng kanilang Una at Apelyido . Mag-click sa mga arrow ng direksyon upang sumulong at pabalik sa data.

Hakbang 11: Maaari mong I-edit , I-print , o kahit I-email ang sulat sa pamamagitan lamang ng pag-click sa mga partikular na opsyon (ibig sabihin, Ipadala ang Mensahe sa Email ).

Hakbang 12: Lalabas ang dialog box na Pagsamahin sa E-mail . Piliin ang Email Address sa To command box. Mag-type ng naaangkop na paksa (ibig sabihin, Pagbabago ng Address ) sa command box na Subject Line .

I-click ang OK .

Maaari kang pumili ng hanay ng mga numero ng customer na pagpapadala ng Email.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Comma Separated List sa Excel (5 Paraan)

Mga Katulad na Pagbasa

• Paano Bumuo ng Listahan Batay sa Pamantayan sa Excel (4 na Paraan)
• Gumawa ng Natatanging Listahan sa Excel Batay sa Pamantayan (9 na Paraan)
• Paano Gumawa ng Numerong Listahan sa Excel (8 Paraan)

Paraan 2: Paggawa ng Mailing List Gamit ang Microsoft Outlook Tampok ng Pag-import

Sa nakaraang pamamaraan, ginamit namin ang Microsoft Word upang lumikha ng isang mailing list. gayunpaman,Nag-aalok din ang Microsoft Outlook ng opsyong gumawa ng mailing box sa pamamagitan lamang ng pag-import ng partikular na file ng uri ng data (ibig sabihin, CSV uri ng file).

Dahil mayroon kaming data file ng contact ng mga customer sa Excel, kino-convert lang namin ang file sa CSV na format gamit ang feature na Save As ng Excel. Ang conversion ng file ay inilalarawan sa larawan sa ibaba (Pumunta sa File > I-save Bilang > Piliin ang CSV mula sa mga inaalok na format> I-click ang I-save ).

Pagkatapos i-convert ang Excel file sa CSV na format ng file, sundin ang mga hakbang sa ibaba upang lumikha ng mailing list gamit ang Microsoft Outlook .

Hakbang 1: Buksan ang Microsoft Outlook . Piliin ang File .

Hakbang 2: Mula sa File na mga opsyon sa ribbon.

Piliin ang Buksan & I-export > Mag-click sa Import/Export .

Hakbang 3: Lalabas ang Import and Export Wizard . Sa wizard, Piliin ang Mag-import mula sa isa pang program o file na opsyon.

Pindutin ang Susunod .

Hakbang 4: Mag-import ng File bubukas ang command box. Piliin ang Comma Separated Values ( CSV ) bilang Piliin ang uri ng file kung saan ii-import .

I-click ang Susunod .

Hakbang 5: Ngayon, sa command box na Mag-import ng File , Mag-click sa Browse para mag-import isang file (nai-save dati CSV file).

Hakbang 6: Piliin ang dating na-save na CSV file mula sa direktoryo ng computerat I-click ang OK .

Hakbang 7: Nilo-load ng Outlook ang file na na-import sa Hakbang 6 at ipinapakita . Lagyan ng check ang opsyon na Pahintulutan na magawa ang duplicate at pagkatapos ay pumunta sa Susunod .

Hakbang 8: Ikaw kailangang piliin ang lokasyon (i.e., Mga Contact ) kung saan kailangang i-extract ang na-import na file pagkatapos ay mag-click sa Susunod .

Hakbang 9: Upang tumugma sa mga field, kailangan mong sabihin sa Outlook kung anong mga item ang kukunin bilang Pangalan , Kumpanya , o Email Address . Bilang resulta, mag-click sa Mga custom na field sa mapa .

Hakbang 10: I-drag ang value mula sa Mula sa ( Kaliwa gilid) hanggang Pang ( Kanan gilid) para italaga sila bilang pareho.

Ulitin ang Hakbang 10 para sa Pangalan ng Kumpanya at Email Address pagkatapos noon I-click ang OK katulad ng larawan sa ibaba.

Hakbang 11: Maaari mo ring baguhin ang patutunguhan ng file. Kung hindi na kailangan ang mga ganoong pagkilos, mag-click sa Tapos na .

Ang Outlook ay tumatagal ng isang segundo pagkatapos ay nilo-load ang lahat ng mga contact. Kung gusto mong suriin ang mga na-import na contact, Pumunta sa Contacts at lahat ng na-import na contact ay lilitaw tulad ng ginagawa nito sa sumusunod na larawan.

Maaari mong bilangin o i-cross-check ang First Name s gamit ang source data. Lumilikha ang Outlook na ito ng isang mailing list kung saan madali mong mai-mail ang bawat isa sa kanila kaagad.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Alphabetical List saExcel (3 Paraan)

Konklusyon

Sa artikulong ito, ipinapakita namin kung paano gumawa ng mailing list sa Excel gamit ang interlink na kakayahan ng Microsoft Mga Produkto (ibig sabihin, Microsoft Word at Microsoft Outlook ). Sana matupad ng mga pamamaraang ito ang iyong paghahanap sa paggawa ng mailing list sa Excel. Magkomento, kung mayroon kang karagdagang mga katanungan o may idadagdag.