Įmonėse turime tūkstančius klientų ir turime juos informuoti apie bet kokius savo paslaugų atnaujinimus ar pakeitimus. Sukurti adresatų sąrašą "Excel" programoje padeda atlikti šį nuobodų darbą per kelias minutes. Dažniausiai "Excel" faile turime klientų pašto adresus ir norime juos informuoti apie savo įmonės adreso pakeitimą naudodami šių klientų pašto adresus.

Tarkime, mūsų įmonės pavadinimas yra "Marigold Sales", o adresas pakeistas iš 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 į Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Dabar norime informuoti savo klientus apie šį incidentą.

Norime juos informuoti apie šį incidentą naudodamiesi adresatų sąrašu.

Atsisiųsti "Excel" darbaknygę

2 paprasti būdai, kaip "Excel" sukurti adresatų sąrašą

1 būdas: pašto sąrašo kūrimas "Excel" programoje naudojant "Microsoft Word Mail Merge

"Microsoft Word siūloma funkcija, pavadinta Mail Merge . Galime naudoti funkciją, kad importuodami duomenis iš "Excel" sukurtume pašto sąrašo šabloną. Duomenys turi visus klientų Vardai , Įmonių pavadinimai , Įmonių adresai , ir El. pašto adresai . Mail Merge automatiškai įterps pašto sąrašą po to, kai įvykdysime šias sekas.

1 žingsnis: Kadangi norite sukurti adresatų sąrašą, turite parengti rašytinį pranešimą naudodami "Microsoft Word . "Microsoft Word , Eikite į Pašto pranešimai skirtukas> Pasirinkite Laiškai (iš S tart Mail Merge skyriuje).

2 žingsnis: Užrašykite pranešimą pagal savo reikalavimus (t. y. informuoti klientą apie Adreso keitimas ). Mėlyna spalvotas rašymas atitiks adresatų sąrašą, kurį ketinate sukurti.

3 veiksmas: Pasirinkite Pasirinkite gavėjus (iš Pradėti "Mail Merge skirsnis)> Pasirinkite Naudokite esamą sąrašą (iš parinkčių).

4 veiksmas: Pasirinkimas Naudokite esamą sąrašą perkelia į kompiuterio aplankus. Pasirinkite reikiamą failą (pvz, Adresatų sąrašo kūrimas programoje "Excel ).

Spustelėkite Atviras .

5 veiksmas: Svetainė Pasirinkite lentelę Atsidarys langas. Įsitikinkite, kad pažymėjote Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės perjungti.

Spustelėkite GERAI .

6 veiksmas: "Microsoft Word įkelia duomenis. Pastatykite žymeklį šalia Gavėjo pavadinimas tada eikite į Įterpti sujungimo lauką (į Įrašyti & amp; Įterpti laukus pagal Pašto pranešimai skirtukas).

7 veiksmas: Svetainė Įterpti sujungimo lauką Pasirodo dialogo langas. Duomenų bazės laukai pagal Įterpti skyrių . Tada pasirinkite bet kurį iš laukų (pvz, Vardas ) po to spustelėkite Įdėkite kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Po to pakartokite 7 veiksmas apie 3 arba 4 kartų įterpti Vardas , Pavardė , Įmonės pavadinimas , Miestas , Valstybė , ir Pašto kodas . Į pranešimą galite įterpti bet kurį iš laukų,

8 veiksmas: Vėl statykite žymeklį prieš pasveikinimo eilutę (t. y, Gerbiamas gavėjo vardas ir pavardė ). Po to užveskite pelės žymeklį ant Įrašyti & amp; Įterpti laukus skirsnis> Pasirinkite Pasisveikinimo linija .

9 veiksmas: Svetainė Įterpti sveikinimo eilutę Atsidaro dialogo langas. Įterpti pasisveikinimo eilutę dialogo langas,

Pasirinkite bet kokį formatą Kliento vardas ir pavardė . Galite įdėti Kablelis ( , ) arba kitų skiriamųjų ženklų po Gavėjo pavadinimas . Jūsų veiksmų peržiūra rodoma po Peržiūra dialogo lange.

Spustelėkite GERAI .

Vykdymas 1 etapas į 9 parengia kiekvieno duomenų faile esančio kliento pašto sąrašo šabloną. Šablonas bus panašus į pavaizduotą toliau pateiktame paveikslėlyje.

10 veiksmas: Jei norite peržiūrėti bet kurio kliento peržiūrą. Peržiūros rezultatai parinktį (iš Peržiūros rezultatai skyriuje).

Po akimirkos šablonas virsta 1 st kliento pašto laišką, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Nematote jokio tarpo tarp Pirmasis ir Pavardė kliento. Paprasčiausiai Erdvė po to, kai Vardas kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Visų klientų pavadinimai turės panašų tarpą tarp jų Pirmasis ir Pavardės . Spustelėkite krypties rodykles, jei norite judėti pirmyn ir atgal tarp duomenų.

11 veiksmas: Galite Redaguoti , Spausdinti arba net El. paštas laišką tiesiog spustelėdami konkrečias parinktis (pvz, Siųsti el. pašto žinutę ).

12 veiksmas: Svetainė Sujungti su el. paštu Pasirodo dialogo langas. El. pašto adresas į Į įveskite atitinkamą temą (pvz, Adreso keitimas ) į Temos eilutė komandų laukelis.

Spustelėkite GERAI .

Galite pasirinkti klientų numerius, kuriems norite siųsti el. laišką.

Skaityti daugiau: Kaip "Excel" programoje sudaryti kableliais atskirtą sąrašą (5 metodai)

Panašūs skaitiniai

• Kaip "Excel" programoje sukurti sąrašą pagal kriterijus (4 metodai)
• Unikalaus sąrašo sukūrimas "Excel" programoje pagal kriterijus (9 metodai)
• Kaip "Excel" programoje sudaryti numeruotą sąrašą (8 metodai)

2 metodas: Adresatų sąrašo kūrimas Naudojant "Microsoft "Outlook" Importo funkcija

Taikydami ankstesnį metodą, naudojome "Microsoft Word sukurti adresatų sąrašą. Tačiau, "Microsoft Outlook taip pat siūloma galimybė sukurti pašto dėžutę tik importuojant tam tikro tipo duomenų failą (pvz, CSV failo tipas).

Kadangi turime klientų kontaktų duomenų failą "Excel" programoje, tiesiog konvertuojame failą į CSV formatą, naudojant "Excel Išsaugoti kaip failo konvertavimas pavaizduotas toliau pateiktame paveikslėlyje (Eikite į Failas > Išsaugoti kaip > Pasirinkite CSV iš siūlomų formatų> Spustelėkite Išsaugoti ).

Konvertavę "Excel" failą į CSV formato failą, atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad sukurtumėte adresatų sąrašą naudodami "Microsoft Outlook .

1 žingsnis: Atviras "Microsoft Outlook . Failas .

2 žingsnis: Iš Failas juostelės parinktys.

Pasirinkite Atidaryti & amp; Eksportuoti > Spustelėkite Importas / eksportas .

3 veiksmas: Svetainė Importo ir eksporto vedlys Pasirodo vedlys. Importas iš kitos programos arba failo galimybė.

Paspauskite Kitas .

4 veiksmas: Importuoti failą atidaromas komandų langas. Kableliais atskirtos vertės ( CSV ) kaip Pasirinkite failo tipą, iš kurio norite importuoti .

Spustelėkite Kitas .

5 veiksmas: Dabar, kai Importuoti failą komandų lauką, spustelėkite Naršykite importuoti failą (anksčiau išsaugotą CSV failas).

6 veiksmas: Pasirinkite anksčiau išsaugotą CSV failą iš kompiuterio katalogo ir spustelėkite GERAI .

7 veiksmas: "Outlook" įkelia failą, importuotą į 6 veiksmas ir ekranai. Patikrinkite Leisti sukurti dublikatą parinktį ir eikite į Kitas .

8 veiksmas: Turite pasirinkti vietą (t. y., Kontaktai ), kur turi būti išskleistas importuotas failas, tada spustelėkite Kitas .

9 veiksmas: Norėdami suderinti laukus, turite nurodyti "Outlook", kokius elementus ji priims kaip Pavadinimas , Įmonė , arba El. pašto adresas . Dėl to spustelėkite Žemėlapio pasirinktiniai laukai .

10 veiksmas: Vilkite reikšmę iš Iš ( Kairėje pusėje pusėje) į Į ( Teisė pusėje), kad jie būtų priskirti prie tų pačių.

Pakartokite 10 veiksmas svetainėje Įmonės pavadinimas ir El. pašto adresas po to spustelėkite GERAI panašiai kaip toliau pateiktame paveikslėlyje.

11 veiksmas: Taip pat galite pakeisti failo paskirties vietą. Jei tokių veiksmų atlikti nereikia, spustelėkite Apdaila .

"Outlook" užtrunka sekundę, tada įkelia visus kontaktus. Jei norite patikrinti importuotus kontaktus, eikite į Kontaktai ir visi importuoti kontaktai bus rodomi taip, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Galite suskaičiuoti arba kryžminiu būdu patikrinti Vardas s su šaltinio duomenimis. Ši "Outlook" programa sukuria adresatų sąrašą, iš kurio galite lengvai iš karto išsiųsti kiekvienam iš jų laišką.

Skaityti daugiau: Kaip sudaryti abėcėlinį sąrašą "Excel" programoje (3 būdai)

Išvada

Šiame straipsnyje parodysime, kaip "Excel" programoje sukurti adresatų sąrašą naudojant sąsajų funkciją "Microsoft" produktai (t. y., "Microsoft Word ir "Microsoft Outlook ). Tikimės, kad šie metodai patenkins jūsų paiešką kuriant adresatų sąrašą "Excel" programoje. Komentuokite, jei turite papildomų klausimų arba norite ką nors pridėti.