INHOUDSOPGAWE
In besighede het ons duisende kliënte en moet hulle inlig oor enige opdaterings of veranderinge in ons dienste. Die skep van 'n poslys in Excel help ons om die vervelige werk binne minute te doen. In die meeste gevalle het ons kliënte se posadresse in 'n Excel-lêer, en ons wil hulle inlig oor ons maatskappy se adresverandering deur daardie kliënte se posadresse te gebruik.
Kom ons sê ons maatskappy se naam is Marigold Sales , en die adres het verander van 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 na Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Nou wil ons ons kliënte inlig oor hierdie voorval.
Ons wil hulle inlig oor hierdie voorval deur 'n poslys te gebruik.
Laai Excel-werkboek
Voorbeelddatastel vir die skep van 'n poslys.xlsx
2 maklike maniere om 'n poslys in Excel te skep
Metode 1: Skep 'n poslys in Excel deur Microsoft Word Mail Merge te gebruik
Microsoft Word bied 'n kenmerk genaamd Mail Merge . Ons kan die kenmerk gebruik om 'n sjabloon van 'n poslys te skep nadat ons die data vanaf Excel ingevoer het. Die data bevat al die kliënte se Name , Maatskappyname , Maatskappyadresse en E-posadresse . Die Mail Merge sal outomaties 'n poslys invoeg nadat ons die volgende reekse uitgevoer het.
Stap 1: Soos jy wil skep'n poslys, moet jy 'n geskrewe boodskap voorberei met Microsoft Word . Maak Microsoft Word oop, gaan na die Mailings -oortjie > Kies Briewe (vanaf S tart Mail Merge -afdeling).
Stap 2: Skryf die boodskap volgens jou vereistes (d.w.s. om die kliënt in te lig oor Adresverandering ). Die Blou gekleurde skrif sal ooreenstem met die poslys wat jy gaan skep.
Stap 3: Kies die Kies ontvangers (vanaf Begin possamevoeging -afdeling) > Kies die Gebruik 'n bestaande lys (uit die opsies).
Stap 4: Kies die Gebruik 'n bestaande lys Lys neem jou na jou rekenaargidse. Kies die vereiste lêer (d.w.s. Skep 'n poslys in Excel ).
Klik op Open .
Stap 5: Die Kies tabel venster maak oop. Maak seker dat jy die Eerste ry data bevat kolomopskrifte -skakelaar nagaan.
Klik op OK .
Stap 6: Microsoft Word laai die data. Plaas die wyser langs die Ontvangernaam en gaan dan na Voeg saamvoegveld in (in die Skryf en voeg velde in onder die Mailings -oortjie) .
Stap 7: Die Voeg samevoegingsveld in dialoogkassie verskyn. Kies die Databasisvelde onder die Voeg in . Kies dan enige van die velde (d.w.s. EersteNaam ) daarna, Klik op Voeg in soos in die prent hieronder getoon.
Herhaal daarna Stap 7 oor 3 of 4 keer om Voornaam , Van , Maatskappynaam , Stad
Stap 8: Plaas weer die wyser voor die groetlyn (d.w.s. Geagte Ontvanger Naam ). Beweeg daarna na die Skryf & Voeg velde in afdeling > Kies Groetereël .
Stap 9: Die dialoogkassie Voeg begroetingsreël in verskyn. Kies enige formaat van Klant se naam in die Voeg groetreël in dialoogkassie,
. Jy kan Komma ( , ) of ander skeidingstekens na die Ontvangernaam plaas. Die voorskou van jou aksies word onder die Voorskou -afdeling in die dialoogkassie vertoon.
Klik op OK .
Deur Stap 1 tot 9 uit te voer, berei 'n sjabloon van die poslys vir elke kliënt in die datalêer voor. Die sjabloon sal soortgelyk wees soos uitgebeeld in die prentjie hieronder.
Stap 10: As jy die voorskou vir enige kliënt wil sien. Kies net die Voorskouresultate -opsie (vanaf die Voorskouresultate -afdeling).
In 'n oomblik verander die sjabloon in die 1 ste kliënt se posbrief soos in die volgende getoonprentjie.
Jy sien geen spasie tussen die Voornaam en Vannaam van die kliënt. Plaas eenvoudig 'n Spasie na die Voornaam soos gedoen in die onderstaande prent.
Al die name van die kliënte sal hê soortgelyke spasie tussen hul Voorname en Vanname . Klik op die rigtingpyltjies om vorentoe en agtertoe tussen data te beweeg.
Stap 11: Jy kan Redigeer , Druk , of selfs E-pos die brief net deur op die spesifieke opsies te klik (d.w.s. Stuur e-posboodskap ).
Stap 12: Die Merge to E-mail dialoogkassie verskyn. Kies E-posadres in die Aan -opdragkassie. Tik 'n gepaste onderwerp (d.w.s. Adresverandering ) in die Subject Line -opdragkassie.
Klik OK .
Jy kan 'n reeks kliëntenommers kies om die e-pos na te stuur.
Lees meer: Hoe om 'n kommageskeide lys in Excel te maak (5 metodes)
Soortgelyke lesings
- Hoe om 'n lys te genereer gebaseer op kriteria in Excel (4 metodes)
- Skep 'n unieke lys in Excel gebaseer op kriteria (9 metodes)
- Hoe om 'n genommerde lys in Excel te maak (8 metodes)
Metode 2: Skep 'n poslys Gebruik die Microsoft Outlook Invoerkenmerk
In die vorige metode het ons Microsoft Word gebruik om 'n poslys te skep. Maar Microsoft Outlook bied ook 'n opsie om 'n posbus te skep net deur 'n sekere datatipe lêer in te voer (d.w.s. CSV lêertipe).
Soos ons 'n data het lêer van kliënte se kontak in Excel, skakel ons net die lêer om in CSV -formaat met behulp van Excel se Stoor as -funksie. Die lêeromskakeling word in die onderstaande prent uitgebeeld (Gaan na Lêer > Stoor as > Kies CSV uit die aangebied formate> Klik Stoor ).
Nadat die Excel-lêer in CSV -lêerformaat omgeskakel is, volg die onderstaande stappe om 'n poslys te skep deur Microsoft Outlook te gebruik .
Stap 1: Maak Microsoft Outlook oop. Kies Lêer .
Stap 2: Van die Lêer -lintopsies.
Kies Open & Uitvoer > Klik op Invoer/Uitvoer .
Stap 3: Die Invoer- en Uitvoer-assistent verskyn. Kies Voer vanaf 'n ander program of lêer -opsie in die towenaar.
Tik Volgende .
Stap 4: Voer 'n lêer in -opdragkassie oop. Kies Komma-geskeide waardes ( CSV ) as Kies die lêertipe om vanaf in te voer.
Klik Volgende .
Stap 5: Nou, in die Voer 'n lêer in opdragkassie, Klik op Blaai om in te voer 'n lêer (voorheen gestoorde CSV -lêer).
Stap 6: Kies die voorheen gestoorde CSV lêer vanaf die rekenaargidsen Klik OK .
Stap 7: Outlook laai die lêer wat in Stap 6 ingevoer is en vertoon . Merk die opsie Laat duplikaat geskep word en gaan dan Volgende .
Stap 8: Jy moet die ligging (d.w.s. Kontakte ) kies waar die ingevoerde lêer onttrek moet word en klik dan op die Volgende .
Stap 9: Om die velde te pas, moet jy Outlook vertel watter items dit sal neem as Naam , Maatskappy of E-posadres . As gevolg hiervan, klik op Kaart pasgemaakte velde .
Stap 10: Sleep die waarde van Vanaf ( Linker kant) na Tot ( Regs kant) om hulle as dieselfde toe te wys.
Herhaal Stap 10 vir Maatskappynaam en E-posadres daarna Klik OK soortgelyk aan die prent hieronder.
Stap 11: Jy kan ook die lêerbestemming verander. As dit nie nodig is vir sulke aksies nie, klik op Voltooi .
Outlook neem 'n sekonde en laai dan al die kontakte. As jy die ingevoerde kontakte wil nagaan, Gaan na Kontakte en al die ingevoerde kontakte sal verskyn soos in die volgende prent.
Jy kan tel of kruiskontroleer die Voornaam s met die brondata. Hierdie Outlook skep 'n poslys waaruit jy elkeen van hulle maklik onmiddellik kan pos.
Lees meer: Hoe om alfabetiese lys te maak inExcel (3 maniere)
Gevolgtrekking
In hierdie artikel demonstreer ons hoe om 'n poslys in Excel te skep deur die interskakelvermoë van Microsoft te gebruik Produkte (d.w.s. Microsoft Word en Microsoft Outlook ). Hoop hierdie metodes vervul jou strewe om 'n poslys in Excel te skep. Lewer kommentaar, as jy verdere navrae het of iets het om by te voeg.
