في الشركات ، لدينا الآلاف من العملاء وعلينا إبلاغهم بأي تحديثات أو تغييرات في خدماتنا. يساعدنا إنشاء قائمة بريدية في Excel على القيام بالعمل الشاق في دقائق. في معظم الحالات ، لدينا عناوين بريدية للعملاء في ملف Excel ، ونريد إبلاغهم بتغيير عنوان شركتنا باستخدام العناوين البريدية لهؤلاء العملاء.

لنفترض أن اسم شركتنا هو Marigold Sales ، وتغير العنوان من 7 Oak Valley St.، Lakeland، Florida 33801 إلى Marigold Sales، 71 Glendale Ave. Boca Raton، Florida 33428 . الآن ، نريد إبلاغ عملائنا بهذا الحادث.

نريد إبلاغهم بهذا الحادث باستخدام قائمة بريدية.

تنزيل مصنف Excel

2 طرق سهلة لإنشاء قائمة بريدية في Excel

الطريقة الأولى: إنشاء قائمة بريدية في Excel باستخدام دمج المراسلات في Microsoft Word

يقدم Microsoft Word ميزة تسمى دمج المراسلات . يمكننا استخدام الميزة لإنشاء قالب لقائمة بريدية بعد استيراد البيانات من Excel. تحتفظ البيانات بجميع أسماء العملاء ، أسماء الشركات ، عناوين الشركة ، عناوين البريد الإلكتروني . سيقوم دمج المراسلات بإدراج قائمة بريدية تلقائيًا بعد تنفيذ التسلسلات التالية.

الخطوة 1: كما تريد إنشاءقائمة بريدية ، عليك إعداد رسالة مكتوبة باستخدام Microsoft Word . افتح Microsoft Word ، انتقل إلى علامة التبويب Mailings & gt؛ حدد Letters (من S tart Mail Merge section).

الخطوة 2: اكتب رسالة وفقًا لمتطلباتك (على سبيل المثال ، إبلاغ العميل بـ تغيير العنوان ). ستكون الكتابة الملونة الأزرق متوافقة مع القائمة البريدية التي أنت على وشك إنشائها.

الخطوة 3: حدد حدد المستلمون (من قسم بدء دمج المراسلات ) & gt؛ اختر استخدام قائمة موجودة (من الخيارات).

الخطوة 4: تحديد استخدام قائمة موجودة قائمة تأخذك إلى مجلدات الكمبيوتر. حدد الملف المطلوب (على سبيل المثال ، إنشاء قائمة بريدية في Excel ).

انقر فوق فتح .

الخطوة 5: يتم فتح نافذة تحديد جدول . تأكد من تحديد يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة تبديل.

انقر فوق موافق .

الخطوة 6: يقوم Microsoft Word بتحميل البيانات. ضع المؤشر بجانب اسم المستلم ثم انتقل إلى إدراج حقل دمج (في كتابة وإدراج الحقول ضمن علامة التبويب المراسلات ) .

الخطوة 7: يظهر مربع الحوار إدراج حقل دمج . حدد حقول قاعدة البيانات ضمن إدراج قسم . بعد ذلك ، حدد أيًا من الحقول (على سبيل المثال ، أولاًالاسم ) بعد ذلك ، انقر فوق إدراج كما هو موضح في الصورة أدناه.

بعد ذلك ، كرر الخطوة 7 حول 3 أو 4 مرات لإدراج الاسم الأول ، اسم العائلة ، اسم الشركة ، المدينة ، الحالة ، و الرمز البريدي . يمكنك إدراج أي من الحقول في رسالتك ،

الخطوة 8: مرة أخرى ، ضع المؤشر أمام سطر الترحيب (على سبيل المثال ، اسم المستلم العزيز ). بعد ذلك تحوم إلى اكتب & amp؛ إدراج الحقول قسم & GT. حدد سطر الترحيب .

الخطوة 9: ينبثق مربع الحوار إدراج سطر الترحيب . من مربع الحوار إدراج سطر الترحيب ،

حدد أي تنسيق لـ اسم العميل . يمكنك وضع فاصلة ( ، ) أو محددات أخرى بعد اسم المستلم . يتم عرض معاينة الإجراءات الخاصة بك ضمن قسم معاينة في مربع الحوار.

انقر فوق موافق .

تنفيذ الخطوات 1 إلى 9 يعد قالبًا لقائمة البريد لكل عميل في ملف البيانات. سيكون القالب مشابهًا كما هو موضح في الصورة أدناه.

الخطوة 10: إذا كنت تريد مشاهدة المعاينة لأي عميل. ما عليك سوى تحديد الخيار معاينة النتائج (من قسم معاينة النتائج ).

في لحظة ، يتحول القالب إلى 1 الرسالة البريدية للعميل كما هو موضح في التاليpicture.

لا ترى مسافة بين الأول و اسم العائلة للعميل. ما عليك سوى وضع مسافة مسافة بعد الاسم الأول كما هو موضح في الصورة أدناه.

سيكون لجميع أسماء العملاء مسافة مماثلة بين الأول و آخر الأسماء . انقر على أسهم الاتجاه للتحرك للأمام وللخلف بين البيانات.

الخطوة 11: يمكنك تحرير ، اطبع ، أو حتى البريد الإلكتروني الحرف فقط من خلال النقر على الخيارات المحددة (على سبيل المثال ، إرسال رسالة بريد إلكتروني ).

الخطوة 12: يظهر مربع الحوار دمج بالبريد الإلكتروني . حدد عنوان البريد الإلكتروني في إلى مربع الأمر. اكتب موضوعًا مناسبًا (على سبيل المثال ، تغيير العنوان ) في مربع الأمر سطر الموضوع .

انقر فوق موافق .

يمكنك اختيار مجموعة من أرقام العملاء لإرسال البريد الإلكتروني إليها.

اقرأ المزيد: كيفية إنشاء قائمة مفصولة بفواصل في Excel (5 طرق)

قراءات مماثلة

• كيفية إنشاء قائمة استنادًا إلى المعايير في Excel (4 طرق)
• إنشاء قائمة فريدة في Excel استنادًا إلى المعايير (9 طرق)
• كيفية إنشاء قائمة مرقمة في Excel (8 طرق)

الطريقة الثانية: إنشاء قائمة بريدية استخدام Microsoft Outlook ميزة الاستيراد

في الطريقة السابقة ، استخدمنا Microsoft Word لإنشاء قائمة بريدية. لكن،يوفر Microsoft Outlook أيضًا خيارًا لإنشاء صندوق بريد فقط عن طريق استيراد ملف نوع بيانات معين (على سبيل المثال ، نوع الملف CSV ).

نظرًا لأن لدينا بيانات ملف جهة اتصال العملاء في Excel ، نقوم فقط بتحويل الملف بتنسيق CSV باستخدام ميزة حفظ باسم في Excel. تم توضيح تحويل الملف في الصورة أدناه (انتقل إلى ملف & gt؛ حفظ باسم & gt؛ حدد CSV من التنسيقات المعروضة & gt ؛ انقر فوق حفظ ).

بعد تحويل ملف Excel إلى تنسيق ملف CSV ، اتبع الخطوات التالية لإنشاء قائمة بريدية باستخدام Microsoft Outlook .

الخطوة 1: افتح Microsoft Outlook . حدد ملف .

الخطوة 2: من خيارات الشريط ملف .

اختر فتح & amp؛ تصدير & GT. انقر فوق استيراد / تصدير .

الخطوة 3: يظهر معالج الاستيراد والتصدير . في المعالج ، اختر خيار استيراد من برنامج أو ملف آخر .

اضغط على التالي .

الخطوة 4: يفتح مربع الأمر استيراد ملف . حدد قيم مفصولة بفواصل ( CSV ) كـ حدد نوع الملف للاستيراد منه .

انقر فوق التالي .

الخطوة 5: الآن ، في مربع الأمر استيراد ملف ، انقر فوق تصفح للاستيراد ملف (تم حفظه مسبقًا ملف CSV ).

الخطوة 6: اختر الملف المحفوظ مسبقًا CSV ملف من دليل الكمبيوتروانقر فوق موافق .

الخطوة 7: يقوم Outlook بتحميل الملف الذي تم استيراده في الخطوة 6 ويعرض . حدد الخيار السماح بإنشاء التكرار ثم انتقل إلى التالي .

الخطوة 8: أنت يجب تحديد الموقع (على سبيل المثال ، جهات الاتصال ) حيث يجب استخراج الملف المستورد ، ثم انقر فوق التالي .

الخطوة 9: لمطابقة الحقول ، يجب عليك إخبار Outlook بالعناصر التي سيستغرقها الأمر مثل الاسم أو الشركة أو عنوان البريد الإلكتروني . نتيجة لذلك ، انقر فوق تعيين الحقول المخصصة .

الخطوة 10: اسحب القيمة من من ( الجانب الأيسر ) إلى إلى ( الجانب الأيمن ) لتعيينها كما هي.

كرر الخطوة 10 لـ اسم الشركة و عنوان البريد الإلكتروني بعد ذلك انقر فوق موافق على غرار الصورة أدناه.

الخطوة 11: يمكنك أيضًا تغيير وجهة الملف. إذا لم تكن هناك حاجة لمثل هذه الإجراءات ، فانقر فوق إنهاء .

يستغرق Outlook ثانية ثم يقوم بتحميل كافة جهات الاتصال. إذا كنت تريد التحقق من جهات الاتصال المستوردة ، فانتقل إلى جهات الاتصال وستظهر جميع جهات الاتصال المستوردة كما تظهر في الصورة التالية.

يمكنك عد أو تحقق من الاسم الأول مع بيانات المصدر. يقوم برنامج Outlook هذا بإنشاء قائمة بريدية يمكنك من خلالها إرسال بريد إلكتروني لكل منهم بسهولة على الفور.

اقرأ المزيد: كيفية إنشاء قائمة أبجدية فيExcel (3 طرق)

الخاتمة

في هذه المقالة ، نوضح كيفية إنشاء قائمة بريدية في Excel باستخدام قدرة الارتباط المتبادل Microsoft المنتجات (على سبيل المثال ، Microsoft Word و Microsoft Outlook ). آمل أن تحقق هذه الطرق مهمتك في إنشاء قائمة بريدية في Excel. التعليق ، إذا كان لديك مزيد من الاستفسارات أو لديك أي شيء تضيفه.