V podnikoch máme tisíce zákazníkov a musíme ich informovať o akýchkoľvek aktualizáciách alebo zmenách v našich službách. Vytvorenie poštového zoznamu v programe Excel nám pomôže vykonať túto zdĺhavú prácu za niekoľko minút. Vo väčšine prípadov máme poštové adresy zákazníkov v súbore Excel a chceme ich informovať o zmene adresy našej spoločnosti pomocou poštových adries týchto zákazníkov.

Povedzme, že názov našej spoločnosti je Predaj nechtíka lekárskeho, a adresa sa zmenila z 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 na Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Teraz chceme o tejto udalosti informovať našich zákazníkov.

O tomto incidente ich chceme informovať prostredníctvom poštového zoznamu.

Stiahnite si zošit programu Excel

2 jednoduché spôsoby vytvorenia poštového zoznamu v programe Excel

Metóda 1: Vytvorenie poštového zoznamu v programe Excel pomocou programu Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word ponúka funkciu s názvom Zlúčenie pošty . Funkciu môžeme použiť na vytvorenie šablóny poštového zoznamu po importovaní údajov z programu Excel. Údaje obsahujú všetky zákaznícke Názvy , Názvy spoločností , Adresy spoločností a E-mailové adresy . Zlúčenie pošty automaticky vloží poštový zoznam po vykonaní nasledujúcich sekvencií.

Krok 1: Keďže chcete vytvoriť poštový zoznam, musíte pripraviť písomnú správu pomocou Microsoft Word . otvorené Microsoft Word , Prejsť na Zásielky karta> Vyberte Listy (od S tart Mail Merge časť).

Krok 2: Napíšte správu podľa vašich požiadaviek (t. j. informovanie zákazníka o Zmena adresy ). Modrá farebné písanie bude v súlade s poštovým zoznamom, ktorý sa chystáte vytvoriť.

Krok 3: Vyberte Vybrať príjemcov (z Spustenie funkcie Mail Merge sekcia)> Vyberte Použitie existujúceho zoznamu (z možností).

Krok 4: Výber Použitie existujúceho zoznamu Dostanete sa do priečinkov počítača. Vyberte požadovaný súbor (t. j, Vytvorenie poštového zoznamu v programe Excel ).

Kliknite na Otvoriť .

Krok 5: Stránka Vybrať tabuľku Otvorí sa okno. Uistite sa, že ste skontrolovali Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov prepínač.

Kliknite na OK .

Krok 6: Microsoft Word načíta údaje. Umiestnite kurzor vedľa Názov príjemcu potom prejdite na Vloženie zlučovacieho poľa (v Napísať & Vložiť polia pod Zásielky karta).

Krok 7: Stránka Vloženie zlučovacieho poľa Zobrazí sa dialógové okno. Databázové polia pod Vložiť oddiel Potom vyberte niektoré z polí (napr, Kresťanské meno ), potom kliknite na Vložte ako je znázornené na obrázku nižšie.

Potom zopakujte Krok 7 o 3 alebo 4 časy na vloženie Kresťanské meno , Priezvisko , Názov spoločnosti , Mesto , Štát a Poštové smerovacie číslo . Do správy môžete vložiť ktorékoľvek z polí,

Krok 8: Opäť umiestnite kurzor pred riadok s pozdravom (t. j, Milý názov príjemcu ). Potom prejdite na položku Napísať & Vložiť polia sekcia> Vyberte Pozdravná linka .

Krok 9: Stránka Vloženie pozdravu Riadok Zobrazí sa dialógové okno. Vloženie uvítacieho riadku dialógové okno,

Vyberte ľubovoľný formát Meno zákazníka . Môžete dať Čiarka ( , ) alebo iné oddeľovače za Názov príjemcu . Náhľad vašich akcií sa zobrazí pod Náhľad v dialógovom okne.

Kliknite na OK .

Vykonávanie Kroky 1 na 9 pripraví šablónu zoznamu pošty pre každého zákazníka v dátovom súbore. Šablóna bude podobná ako na obrázku nižšie.

Krok 10: Ak chcete zobraziť náhľad pre ktoréhokoľvek zákazníka. Náhľad výsledkov možnosť (z Náhľad výsledkov časť).

Za chvíľu sa šablóna premení na 1 st poštový list zákazníka, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Nevidíte žiadnu medzeru medzi Prvá stránka a Priezvisko zákazníka. Jednoducho povedané Priestor po Kresťanské meno ako je to na nasledujúcom obrázku.

Všetky mená zákazníkov budú mať medzi sebou podobnú medzeru Prvá stránka a Priezviská . Kliknutím na smerové šípky sa môžete medzi údajmi pohybovať dopredu a dozadu.

Krok 11: Môžete Upraviť , Tlač alebo dokonca E-mail list len kliknutím na konkrétne možnosti (t. j, Odoslať e-mailovú správu ).

Krok 12: Stránka Zlúčenie s e-mailom Zobrazí sa dialógové okno. E-mailová adresa v Na do príkazového poľa. Zadajte vhodný predmet (t. j, Zmena adresy ) v Riadok predmetu príkazové okno.

Kliknite na . OK .

Môžete si vybrať rozsah čísel zákazníkov, ktorým chcete poslať e-mail.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť zoznam oddelený čiarkou v programe Excel (5 metód)

Podobné čítania

• Ako generovať zoznam na základe kritérií v programe Excel (4 metódy)
• Vytvorenie jedinečného zoznamu v programe Excel na základe kritérií (9 metód)
• Ako vytvoriť očíslovaný zoznam v programe Excel (8 metód)

Metóda 2: Vytvorenie poštového zoznamu Používanie aplikácie Microsoft Outlook Funkcia importu

V predchádzajúcej metóde sme použili Microsoft Word na vytvorenie poštového zoznamu, Microsoft Outlook ponúka aj možnosť vytvoriť poštovú schránku len importom určitého typu dátového súboru (t. j, CSV typ súboru).

Keďže máme súbor s údajmi o kontaktoch zákazníkov v programe Excel, stačí ho previesť do CSV formát pomocou Excelu Uložiť ako Funkcia. Konverzia súborov je znázornená na nasledujúcom obrázku (Prejsť na Súbor > Uložiť ako > Vyberte CSV z ponúkaných formátov> Kliknite na Uložiť ).

Po konverzii súboru Excel do CSV postupujte podľa nasledujúcich krokov a vytvorte poštový zoznam pomocou Microsoft Outlook .

Krok 1: Otvoriť Microsoft Outlook . Súbor .

Krok 2: Z Súbor možnosti stuhy.

Vyberte si Otvoriť & Export > Kliknite na Import/export .

Krok 3: Stránka Sprievodca importom a exportom V sprievodcovi sa zobrazí. Import z iného programu alebo súboru možnosť.

Hit Ďalšie .

Krok 4: Importovanie súboru Otvorí sa príkazové okno. Hodnoty oddelené čiarkou ( CSV ) ako Vyberte typ súboru, z ktorého chcete importovať .

Kliknite na . Ďalšie .

Krok 5: Teraz v Importovanie súboru príkazové okno, kliknite na Prehľadávať importovať súbor (predtým uložený CSV súbor).

Krok 6: Vyberte predtým uložené CSV súbor z adresára počítača a kliknite na tlačidlo OK .

Krok 7: Outlook načíta súbor importovaný v Krok 6 a displeje. Skontrolujte Umožniť vytvorenie duplikátu a potom prejdite na možnosť Ďalšie .

Krok 8: Musíte vybrať umiestnenie (t. j, Kontakty ), kde má byť importovaný súbor extrahovaný, potom kliknite na Ďalšie .

Krok 9: Ak chcete porovnať polia, musíte programu Outlook povedať, ktoré položky bude považovať za Názov , Spoločnosť , alebo E-mailová adresa . V dôsledku toho kliknite na Mapovanie vlastných polí .

Krok 10: Presuňte hodnotu z Z adresy ( Vľavo strana) na Na ( Vpravo strana), aby ste ich mohli priradiť ako rovnaké.

Opakujte Krok 10 pre Názov spoločnosti a E-mailová adresa po tomto kliknutí OK podobne ako na obrázku nižšie.

Krok 11: Môžete tiež zmeniť cieľové miesto súboru. Ak takéto činnosti nie sú potrebné, kliknite na Dokončenie .

Outlook chvíľu trvá a potom načíta všetky kontakty. Ak chcete skontrolovať importované kontakty, prejdite na Kontakty a všetky importované kontakty sa zobrazia ako na nasledujúcom obrázku.

Môžete spočítať alebo skontrolovať Kresťanské meno s zdrojovými údajmi. Tento program Outlook vytvorí zoznam adries, z ktorého môžete ľahko a okamžite odoslať každý z nich.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť abecedný zoznam v programe Excel (3 spôsoby)

Záver

V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť poštový zoznam v programe Excel pomocou možnosti prepojenia Produkty spoločnosti Microsoft (t. j, Microsoft Word a Microsoft Outlook ). Dúfam, že tieto metódy splnia vašu úlohu pri vytváraní zoznamu adries v programe Excel. Ak máte ďalšie otázky alebo chcete niečo dodať, vyjadrite sa.