Во бизнисите, имаме илјадници клиенти и мораме да ги информираме за какви било ажурирања или промени во нашите услуги. Креирањето мејлинг листа во Excel ни помага да ја завршиме мачната работа за неколку минути. Во повеќето случаи, ги имаме поштенските адреси на клиентите во датотека Excel и сакаме да ги информираме за промената на адресата на нашата компанија користејќи ги поштенските адреси на тие клиенти.

Да речеме дека името на нашата компанија е Marigold Sales , и адресата е променета од 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 во Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Флорида 33428 . Сега, сакаме да ги информираме нашите клиенти за овој инцидент.

Сакаме да ги информираме за овој инцидент користејќи листа за е-пошта.

Преземи Работна книга на Excel

2 лесни начини за креирање мејлинг листа во Excel

Метод 1: Креирање мејлинг листа во Excel со користење на Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word нуди функција наречена Спојување пошта . Можеме да ја искористиме функцијата за да креираме образец на мејлинг листа откако ќе ги увеземе податоците од Excel. Податоците ги чуваат сите Имиња , Имиња на компании , Адреси на компании и Адреси на е-пошта на сите клиенти. Спојувањето пошта автоматски ќе внесе мејлинг листа откако ќе ги извршиме следните секвенци.

Чекор 1: Како што сакате да креиратемејлинг листа, треба да подготвите писмена порака користејќи Microsoft Word . Отворете Microsoft Word , одете во картичката Пошта > Изберете Букви (од делот S tart Mail Merge ).

Чекор 2: Запишете го порака според вашите барања (т.е. информирање на клиентот за Промена на адреса ). Написот во боја Сината ќе биде во согласност со мејлинг листата што ќе ја креирате.

Чекор 3: Изберете го Изберете примачи (од делот Започнете со спојување пошта ) > Изберете го Користете постоечка листа (од опциите).

Чекор 4: Избирање на Користете постоечка List ве води во папките на вашиот компјутер. Изберете ја потребната датотека (т.е., Креирање поштенска листа во Excel ).

Кликнете на Отвори .

Чекор 5: Се отвора прозорецот Избери табела . Проверете дали сте го провериле копчето Првиот ред на податоци содржи заглавија на колони .

Кликнете на OK .

Чекор 6: Microsoft Word ги вчитува податоците. Поставете го курсорот покрај Име на примачот потоа одете во Вметни поле за спојување (во табулаторот Напиши и внеси полиња под табулаторот Пошта ) .

Чекор 7: Се појавува дијалог прозорецот Вметни поле за спојување . Изберете ги Полињата на базата на податоци во делот Вметни . Потоа, изберете кое било од полињата (т.е., ПрвоИме ) потоа, кликнете на Вметни како што е прикажано на сликата подолу.

Потоа, повторете Чекор 7 за 3 или 4 пати да се вметнат Име , Презиме , Име на компанијата , Град , Состојба и Поштенски број . Можете да вметнете кое било од полињата во вашата порака,

Чекор 8: Повторно, ставете го курсорот пред линијата за поздравување (т.е., Почитувано име на примачот ). После тоа Лебдете на Write & Вметни полиња секција > Изберете Поздравна линија .

Чекор 9: Се појавува полето за дијалог Вметни поздравна линија . Од полето за дијалог Вметни поздравна линија ,

Изберете кој било формат на Име на клиентот . Може да ставите Запирка ( , ) или други разграничувачи после Име на примачот . Прегледот на вашите дејства се прикажува во делот Преглед во полето за дијалог.

Кликнете на OK .

Со извршувањето на Чекорите 1 до 9 се подготвува образец од списокот со пошта за секој клиент во датотеката со податоци. Шаблонот ќе биде сличен како што е прикажан на сликата подолу.

Чекор 10: Ако сакате да го видите прегледот за кој било клиент. Само изберете ја опцијата Прегледај резултати (од делот Прегледај резултати ).

За еден момент, шаблонот се трансформира во 1 писмо за испраќање на првиот клиент како што е прикажано на следновослика.

Не гледате празно место помеѓу Името и Презимето на клиентот. Едноставно ставете Простор после Име како што е направено на сликата подолу.

Сите имиња на клиентите ќе имаат сличен простор помеѓу нивните Ими и Презимиња . Кликнете на стрелките за насока за да се движите напред и назад меѓу податоците.

Чекор 11: Можете да Уредите , Испечати , па дури и Испрати е-пошта писмото само со кликнување на одредени опции (т.е., Испрати порака е-пошта ).

Чекор 12: Се појавува дијалог прозорецот Спој во е-пошта . Изберете Адреса на е-пошта во командното поле До . Напишете соодветен предмет (т.е., Промена на адреса ) во командното поле Subject Line .

Кликнете OK .

Можете да изберете опсег на броеви на клиенти на кои ќе им испратите е-пошта.

Прочитајте повеќе: Како да направите листа одвоена со запирки во Excel (5 методи)

Слични читања

• Како да се генерира листа врз основа на критериуми во Excel (4 методи)
• Креирајте единствена листа во Excel врз основа на критериуми (9 методи)
• Како да направите нумерирана листа во Excel (8 методи)

Метод 2: Креирање поштенска листа Користење на Microsoft Outlook Увези одлика

Во претходниот метод, користевме Microsoft Word за да креираме мејлинг листа. Сепак, Microsoft Outlook исто така нуди опција за создавање поштенско сандаче само со увоз на датотека од одреден тип на податоци (т.е. CSV тип на датотека).

Како што имаме податоци датотека за контакт на клиентите во Excel, ние само ја конвертираме датотеката во формат CSV користејќи ја функцијата Зачувај како на Excel. Конверзијата на датотеката е прикажана на сликата подолу (Одете во Датотека > Зачувај како > Изберете CSV од понудените формати> Кликнете Зачувај ).

По конвертирање на датотеката Excel во формат на датотека CSV , следете ги чекорите подолу за да креирате листа за пошта користејќи Microsoft Outlook .

Чекор 1: Отворете Microsoft Outlook . Изберете Датотека .

Чекор 2: Од опциите на лентата Датотека .

Изберете Отвори & засилувач; Извоз > Кликнете на Увоз/Извоз .

Чекор 3: Се појавува Волшебникот за увоз и извоз . Во волшебникот, изберете ја опцијата Увези од друга програма или датотека .

Притиснете Следно .

Чекор 4: Увези датотека се отвора командното поле. Изберете Вредности разделени со запирка ( CSV ) како Изберете го типот на датотека од која ќе увезете .

Кликнете Следно .

Чекор 5: Сега, во командното поле Увези датотека , кликнете на Преглед за да увезете датотека (претходно зачувана CSV датотека).

Чекор 6: Изберете ја претходно зачуваната CSV датотека од директориумот на компјутероти кликнете OK .

Чекор 7: Outlook ја вчитува датотеката увезена во Чекор 6 и прикажува . Проверете ја опцијата Дозволи да се создаде дупликат и потоа одете Следно .

Чекор 8: Вие треба да ја изберете локацијата (т.е. Контакти ) каде што треба да се извлече увезената датотека, а потоа кликнете на Следно .

Чекор 9: За да се совпаднат полињата, треба да му кажете на Outlook кои ставки ќе ги земе како Име , Компанија или Адреса на е-пошта . Како резултат на тоа, кликнете на Карта на приспособени полиња .

Чекор 10: Повлечете ја вредноста од Од ( лева страна) до До ( десна страна) за да ги доделите како исти.

Повторете го Чекор 10 за Име на компанијата и Адреса на е-пошта потоа кликнете OK слично на сликата подолу.

Чекор 11: Можете исто така да ја промените дестинацијата на датотеката. Ако нема потреба од такви дејства, кликнете на Заврши .

Outlook трае секунда, а потоа ги вчитува сите контакти. Ако сакате да ги проверите увезените контакти, одете во Контакти и сите увезени контакти ќе се појават како што се појавуваат на следната слика.

Можете броете или проверете ги Името со изворните податоци. Овој Outlook создава мејлинг листа од која можете лесно да ја испратите секоја од нив веднаш.

Прочитајте повеќе: Како да направите азбучен список воExcel (3 начини)

Заклучок

Во оваа статија, ќе покажеме како да креирате мејлинг листа во Excel користејќи ја способноста за меѓусебно поврзување на Microsoft Производи (т.е., Microsoft Word и Microsoft Outlook ). Се надеваме дека овие методи ќе ја исполнат вашата потрага за креирање мејлинг листа во Excel. Коментар, ако имате дополнителни прашања или имате нешто да додадете.