În afaceri, avem mii de clienți și trebuie să îi informăm despre orice actualizare sau modificare a serviciilor noastre. Crearea unei liste de corespondență în Excel ne ajută să facem această muncă plictisitoare în câteva minute. În cele mai multe cazuri, avem adresele poștale ale clienților într-un fișier Excel și dorim să îi informăm despre modificarea adresei companiei noastre folosind adresele poștale ale acestor clienți.

Să spunem că numele companiei noastre este Marigold Sales, iar adresa s-a schimbat din 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 la Marigold Sales, 71 Glendale Ave. 71 Boca Raton, Florida 33428 Acum, dorim să ne informăm clienții despre acest incident.

Dorim să îi informăm despre acest incident prin intermediul unei liste de discuții.

Descărcați Excel Workbook

2 Modalități ușoare pentru crearea unei liste de corespondență în Excel

Metoda 1: Crearea unei liste de corespondență în Excel folosind Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word oferă o caracteristică numită Merge poștal Putem folosi funcția pentru a crea un șablon al unei liste de distribuție după ce importăm datele din Excel. Datele conțin toate datele clienților. Nume , Numele companiei , Adrese ale companiei , și Adrese de e-mail . Merge poștal va insera automat o listă de corespondență după ce vom executa următoarele secvențe.

Pasul 1: Deoarece doriți să creați o listă de distribuție, trebuie să pregătiți un mesaj scris folosind Microsoft Word . deschis Microsoft Word , Mergeți la Mailings tab> Selectați Scrisori (din S tarta Mail Merge secțiune).

Pasul 2: Scrieți mesajul în conformitate cu cerințele dumneavoastră (de exemplu, informarea clientului despre Schimbare de adresă ). Albastru scrisul colorat va fi în conformitate cu lista de corespondență pe care urmează să o creați.

Pasul 3: Selectați Selectați destinatarii (din Începeți Mail Merge section)> Alegeți secțiunea Utilizați o listă existentă (din opțiuni).

Pasul 4: Selectarea Utilizați o listă existentă vă duce la folderele din calculator. Selectați fișierul dorit (de ex, Crearea unei liste de corespondență în Excel ).

Faceți clic pe Deschideți .

Pasul 5: The Selectați tabelul Asigurați-vă că ați verificat opțiunea Primul rând de date conține antetele coloanelor comutator.

Faceți clic pe OK .

Pasul 6: Microsoft Word încarcă datele. Așezați cursorul în dreptul rubricii Numele destinatarului apoi mergeți la Inserare câmp de fuziune (în Scrieți & Introduceți câmpuri în cadrul Mailings tab).

Pasul 7: The Inserare câmp de fuziune Apare caseta de dialog. Selectați Câmpurile bazei de date în cadrul Introduceți secțiunea Apoi, selectați oricare dintre câmpuri (de ex, Primul nume ) după aceea, faceți clic pe Introduceți așa cum se arată în imaginea de mai jos.

După aceea, repetați Pasul 7 despre 3 sau 4 ori pentru a introduce Primul nume , Numele de familie , Numele companiei , Orașul , Stat , și Cod poștal Puteți insera oricare dintre aceste câmpuri în mesaj,

Pasul 8: Din nou, poziționați cursorul în fața liniei de salut (de ex, Stimate domnule destinatar ), după care treceți la Scrieți & Introduceți câmpuri secțiune> Selectați Linia de întâmpinare .

Pasul 9: The Inserarea liniei de salut Se deschide caseta de dialog. Inserarea liniei de întâmpinare caseta de dialog,

Selectați orice format de Numele clientului . puteți pune Virgulă ( , ) sau alți delimitatori după Numele destinatarului Previzualizarea acțiunilor dvs. este afișată în secțiunea Previzualizare din caseta de dialog.

Faceți clic pe OK .

Executarea Etapele 1 la 9 pregătește un șablon al listei de corespondență pentru fiecare client din fișierul de date. Șablonul va fi similar cu cel prezentat în imaginea de mai jos.

Pasul 10: Dacă doriți să vedeți previzualizarea pentru orice client, trebuie doar să selectați butonul Rezultatele previzualizării (de la opțiunea Rezultatele previzualizării secțiune).

Într-o clipă, șablonul se transformă în șablonul 1 st scrisoarea poștală a clientului, așa cum se arată în următoarea imagine.

Nu vedeți niciun spațiu între Prima și Numele de familie Pur și simplu, un Spațiu după ce Primul nume așa cum se face în imaginea de mai jos.

Toate numele clienților vor avea un spațiu similar între ele. Prima și Nume de familie Faceți clic pe săgețile de direcție pentru a vă deplasa înainte și înapoi printre date.

Pasul 11: Puteți Editați , Imprimare , sau chiar Email scrisoarea doar dând click pe opțiunile specifice (de ex, Trimiteți un mesaj prin e-mail ).

Pasul 12: The Îmbinare în e-mail Apare caseta de dialog. Selectați Adresa de e-mail în La Scrieți un subiect corespunzător (de exemplu, "subiect"), Schimbare de adresă ) în Linia de subiect caseta de comandă.

Faceți clic pe OK .

Puteți alege o serie de numere de clienți cărora să le trimiteți e-mailul.

Citește mai mult: Cum să faci o listă separată prin virgulă în Excel (5 metode)

Lecturi similare

• Cum se generează o listă bazată pe criterii în Excel (4 metode)
• Creați o listă unică în Excel pe baza criteriilor (9 metode)
• Cum se face o listă numerotată în Excel (8 metode)

Metoda 2: Crearea unei liste de corespondență Utilizarea aplicației Microsoft Outlook Caracteristică de import

În metoda anterioară, am folosit Microsoft Word pentru a crea o listă de corespondență. Cu toate acestea, Microsoft Outlook oferă, de asemenea, opțiunea de a crea o cutie poștală doar prin importul unui anumit tip de fișier de date (de ex, CSV tip de fișier).

Deoarece avem un fișier de date cu datele de contact ale clienților în Excel, trebuie doar să convertim fișierul în CSV utilizând formatul Excel Salvați ca Conversia fișierelor este descrisă în imaginea de mai jos (mergeți la Fișier > Salvați ca > Selectați CSV din formatele oferite> Faceți clic Salvați ).

După ce ați convertit fișierul Excel în CSV urmați pașii de mai jos pentru a crea o listă de corespondență folosind Microsoft Outlook .

Pasul 1: Deschideți Microsoft Outlook . Selectați Fișier .

Pasul 2: De la Fișier opțiuni de panglică.

Alegeți Deschideți & Exportați > Faceți clic pe Import/Export .

Pasul 3: The Expertul pentru import și export apare. În asistentul de configurare, alegeți Import din alt program sau fișier opțiune.

Hit Următorul .

Pasul 4: Importați un fișier Se deschide caseta de comandă. Selectați Valori separate prin virgulă ( CSV ) ca Selectați tipul de fișier din care doriți să importați .

Faceți clic pe Următorul .

Pasul 5: Acum, în Importați un fișier caseta de comandă, faceți clic pe Răsfoiți pentru a importa un fișier (salvat anterior CSV fișier).

Pasul 6: Alegeți opțiunea salvată anterior CSV din directorul computerului și faceți clic pe OK .

Pasul 7: Outlook încarcă fișierul importat în Pasul 6 și afișaje. Verificați Permiteți crearea unui duplicat opțiune și apoi mergeți la Următorul .

Pasul 8: Trebuie să selectați locația (de ex, Contacte ) în care trebuie extras fișierul importat, apoi faceți clic pe butonul Următorul .

Pasul 9: Pentru a potrivi câmpurile, trebuie să spuneți Outlook ce elemente va lua ca fiind Nume , Compania , sau Adresa de e-mail Ca urmare, faceți clic pe Câmpuri personalizate de hartă .

Pasul 10: Trageți valoarea din De la ( Stânga parte) la La ( Dreapta parte) pentru a le atribui ca fiind identice.

Nu repetați Pasul 10 pentru Numele companiei și Adresa de e-mail după aceea Faceți clic pe OK similar cu imaginea de mai jos.

Pasul 11: De asemenea, puteți schimba destinația fișierului. Dacă nu este nevoie de astfel de acțiuni, faceți clic pe Finisaj .

Outlook durează o secundă, apoi încarcă toate contactele. Dacă doriți să verificați contactele importate, accesați Contacte și toate contactele importate vor apărea ca în imaginea următoare.

Puteți să numărați sau să verificați încrucișat Primul nume Acest Outlook creează o listă de corespondență din care puteți trimite cu ușurință un e-mail instantaneu fiecăruia dintre ei.

Citește mai mult: Cum să faci o listă alfabetică în Excel (3 moduri)

Concluzie

În acest articol, demonstrăm cum să creăm o listă de corespondență în Excel folosind capacitatea de interconectare a Produse Microsoft (adică, Microsoft Word și Microsoft Outlook ). sperăm că aceste metode vă îndeplinesc căutarea în crearea unei liste de distribuție în Excel. Comentați, dacă aveți întrebări suplimentare sau aveți ceva de adăugat.