Kuunda Orodha ya Barua katika Excel (Njia 2)

Hugh West

06-06-2023 Advanced Excel
  • Shiriki Hii
Hugh West

Katika biashara, tuna maelfu ya wateja na tunapaswa kuwafahamisha kuhusu masasisho au mabadiliko yoyote katika huduma zetu. Kuunda orodha ya barua katika Excel hutusaidia kufanya kazi ya kuchosha kwa dakika. Mara nyingi, tuna anwani za barua za wateja katika faili ya Excel, na tunataka kuwajulisha kuhusu mabadiliko ya anwani ya kampuni yetu kwa kutumia anwani za barua za wateja hao.

Tuseme jina la kampuni yetu ni Marigold Sales. , na anwani imebadilika kutoka 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 hadi Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Sasa, tunataka kuwafahamisha wateja wetu kuhusu tukio hili.

Tunataka kuwafahamisha kuhusu tukio hili kwa kutumia orodha ya wanaopokea barua pepe.

Pakua Kitabu cha Kazi cha Excel

Sampuli ya Seti ya Data ya Kuunda Orodha ya Barua.xlsx

2 Njia Rahisi za Kuunda Orodha ya Barua katika Excel

Njia ya 1: Kuunda Orodha ya Barua katika Excel Kwa Kutumia Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word inatoa kipengele kinachoitwa Mail Merge . Tunaweza kutumia kipengele kuunda kiolezo cha orodha ya wanaopokea barua pepe baada ya kuleta data kutoka kwa Excel. Data inahifadhi wateja wote’ Majina , Majina ya Kampuni , Anwani za Kampuni na Anwani za Barua pepe . Kuunganisha Barua kutaingiza kiotomatiki orodha ya barua baada ya kutekeleza mifuatano ifuatayo.

Hatua ya 1: Unapotaka kuundaorodha ya wanaotuma barua, inabidi uandae ujumbe ulioandikwa kwa kutumia Microsoft Word . Fungua Microsoft Word , Nenda kwenye kichupo cha Mailings > Chagua Herufi (kutoka S tart Mail Merge sehemu).

Hatua ya 2: Andika chini ujumbe kulingana na mahitaji yako (yaani, kumfahamisha mteja kuhusu Kubadilisha Anwani ). Maandishi ya Bluu ya rangi yataambatana na orodha ya wanaopokea barua pepe ambayo unakaribia kuunda.

Hatua ya 3: Chagua Chagua Wapokeaji (kutoka Anza Kuunganisha Barua sehemu) > Chagua Tumia Orodha Iliyopo (kutoka kwa chaguo).

Hatua ya 4: Kuchagua Tumia Iliyopo List inakupeleka kwenye folda za kompyuta yako. Chagua faili inayohitajika (yaani, Kuunda Orodha ya Barua katika Excel ).

Bofya Fungua .

0> Hatua ya 5:Dirisha la Chagua Jedwalilinafunguka. Hakikisha kuwa umeangalia Safu mlalo ya kwanza ya data ina vichwa vya safu wimakugeuza.

Bofya Sawa .

Hatua ya 6: Microsoft Word hupakia data. Weka kishale kando ya Jina la Mpokeaji kisha Nenda kwa Ingiza Sehemu ya Unganisha (katika Andika & Weka Sehemu chini ya kichupo cha Mailings ) .

Hatua ya 7: Sanduku la mazungumzo Ingiza Unganisha linaonekana. Chagua Nyuga za Hifadhidata chini ya sehemu ya Ingiza . Kisha, chagua sehemu zozote (yaani, KwanzaJina ) baadaye, Bofya Ingiza kama inavyoonyeshwa kwenye picha hapa chini.

Baadaye, rudia Hatua ya 7 kuhusu 3 au 4 mara ili kuingiza Jina la Kwanza , Jina la Mwisho , Jina la Kampuni , Jiji , Jimbo , na Msimbo wa Zip . Unaweza kuingiza sehemu zozote katika ujumbe wako,

Hatua ya 8: Tena, Weka kishale mbele ya mstari wa salamu (yaani, Jina Mpendwa la Mpokeaji ). Baada ya hapo Elea kwa Andika & Weka Sehemu sehemu > Chagua Mstari wa salamu .

Hatua ya 9: Ingiza Mstari wa salamu kisanduku kidadisi kitatokea. Kutoka kwa Ingiza Safu ya Salamu kisanduku kidadisi,

Chagua umbizo lolote la Jina la Mteja . Unaweza kuweka Koma ( , ) au vikomo vingine baada ya Jina la Mpokeaji . Onyesho la kukagua matendo yako linaonyeshwa chini ya sehemu ya Onyesho la kukagua katika kisanduku cha mazungumzo.

Bofya Sawa .

Kutekeleza Hatua 1 hadi 9 hutayarisha kiolezo cha orodha ya barua kwa kila mteja katika faili ya data. Kiolezo kitakuwa sawa na kilivyoonyeshwa kwenye picha hapa chini.

Hatua ya 10: Ikiwa ungependa kuona onyesho la kukagua mteja yeyote. Chagua tu chaguo la Matokeo ya Hakiki (kutoka sehemu ya Matokeo ya Hakiki ).

Kwa muda mfupi, kiolezo kinabadilika na kuwa 1 barua ya mteja kama inavyoonyeshwa kwenye ifuatayopicha.

Huoni nafasi kati ya ya Kwanza na Jina la Mwisho la mteja. Weka kwa urahisi Nafasi baada ya Jina la Kwanza kama inavyofanyika katika picha iliyo hapa chini.

Majina yote ya wateja yatakuwa na nafasi sawa kati yao Kwanza na Majina ya Mwisho . Bofya kwenye vishale vya mwelekeo ili kusonga mbele na nyuma kati ya data.

Hatua ya 11: Unaweza Kuhariri , Chapisha , au hata Barua pepe kwa kubofya chaguo mahususi (yaani, Tuma Ujumbe wa Barua Pepe ).

0> Hatua ya 12: Unganisha kwa Barua pepesanduku la mazungumzo linaonekana. Chagua Anwani ya Barua pepekatika kisanduku cha amri Kwa. Andika somo linalofaa (yaani, Kubadilisha Anwani) katika kisanduku cha amri Mstari wa Mada.

Bofya Sawa .

Unaweza kuchagua nambari mbalimbali za wateja za kutuma Barua pepe kwa.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kutengeneza Orodha Iliyotenganishwa na Koma katika Excel (Mbinu 5)

Visomo Sawa

  • Jinsi ya Kuzalisha Orodha Kulingana na Vigezo katika Excel (Mbinu 4)
  • Unda Orodha ya Kipekee katika Excel Kulingana na Vigezo (Mbinu 9)
  • Jinsi ya Kutengeneza Orodha ya Nambari katika Excel (Mbinu 8)

Njia ya 2: Kuunda Orodha ya Barua Kutumia Microsoft Mtazamo Kipengele cha Kuingiza

Katika njia ya awali, tulitumia Microsoft Word kuunda orodha ya barua. Hata hivyo, Microsoft Outlook pia inatoa chaguo la kuunda kisanduku cha kutuma barua kwa kuleta faili fulani ya aina ya data (yaani, CSV aina ya faili).

Kama tuna data faili ya mawasiliano ya wateja katika Excel, tunabadilisha tu faili katika umbizo la CSV kwa kutumia kipengele cha Excel cha Hifadhi Kama . Ubadilishaji wa faili umeonyeshwa kwenye picha iliyo hapa chini (Nenda kwa Faili > Hifadhi Kama > Chagua CSV kutoka kwa umbizo zinazotolewa> Bofya Hifadhi ).

Baada ya kubadilisha faili ya Excel kuwa CSV umbizo la faili, fuata hatua zilizo hapa chini ili kuunda orodha ya utumaji barua ukitumia Microsoft Outlook. .

Hatua ya 1: Fungua Microsoft Outlook . Chagua Faili .

Hatua ya 2: Kutoka kwa chaguzi za utepe Faili .

Chagua Fungua & Hamisha > Bofya kwenye Ingiza/Hamisha .

Hatua ya 3: Mchawi wa Kuingiza na Kuhamisha inaonekana. Katika kichawi, Chagua Ingiza kutoka kwa programu au faili nyingine chaguo.

Gonga Inayofuata .

4>Hatua ya 4: Ingiza Faili kisanduku cha amri kinafunguka. Chagua Thamani Zilizotenganishwa na Koma ( CSV ) kama Chagua aina ya faili ya kuleta kutoka .

Bofya Inayofuata .

Hatua ya 5: Sasa, katika kisanduku cha amri cha Leta Faili , Bofya Vinjari ili kuleta faili (iliyohifadhiwa awali CSV faili).

Hatua ya 6: Chagua iliyohifadhiwa awali CSV faili kutoka kwa saraka ya kompyutana Bofya Sawa .

Hatua ya 7: Outlook hupakia faili iliyoingizwa katika Hatua ya 6 na maonyesho . Angalia chaguo la Ruhusu nakala iundwe kisha uende Inayofuata .

Hatua ya 8: Wewe itabidi uchague eneo (yaani, Anwani ) ambapo faili iliyoingizwa lazima itolewe kisha ubofye Inayofuata .

Hatua ya 9: Ili kulinganisha uga, lazima ueleze Outlook ni vitu gani itachukua kama Jina , Kampuni , au Anwani ya Barua pepe . Kwa hivyo, bofya sehemu maalum za Ramani .

Hatua ya 10: Buruta thamani kutoka Kutoka ( Upande wa Kushoto ) hadi Kwa ( Kulia upande) ili kuwagawia sawa.

Rudia Hatua ya 10 kwa Jina la Kampuni na Anwani ya Barua pepe baada ya hapo Bofya Sawa sawa na picha iliyo hapa chini.

Hatua ya 11: Unaweza pia kubadilisha lengwa la faili. Ikiwa hakuna haja ya vitendo kama hivyo, bofya kwenye Maliza .

Outlook inachukua sekunde kisha kupakia anwani zote. Ikiwa ungependa kuangalia anwani zilizoingizwa, Nenda kwa Anwani na anwani zote zilizoletwa zitaonekana kama inavyofanya katika picha ifuatayo.

Unaweza hesabu au angalia First Name s na data chanzo. Mtazamo huu huunda orodha ya barua ambayo unaweza kutuma kwa urahisi kila moja yao papo hapo.

Soma Zaidi: Jinsi ya Kutengeneza Orodha ya Alfabeti katikaExcel (Njia 3)

Hitimisho

Katika makala haya, tunaonyesha jinsi ya kuunda orodha ya wanaopokea barua pepe katika Excel kwa kutumia uwezo wa kuunganisha wa Microsoft Bidhaa (yaani, Microsoft Word na Microsoft Outlook ). Tunatumahi kuwa njia hizi zitatimiza azma yako katika kuunda orodha ya barua katika Excel. Maoni, ikiwa una maswali zaidi au una chochote cha kuongeza.

Chapisho lililotangulia Jinsi ya kufuta safu mahususi katika Excel (Njia 8 za haraka)
Chapisho linalofuata Jinsi ya kutumia Kazi ya KWELI katika Excel (Mifano 10 Bora)

Hugh West ni mkufunzi na mchambuzi mwenye uzoefu wa juu wa Excel na uzoefu wa zaidi ya miaka 10 katika tasnia. Ana Shahada ya Kwanza katika Uhasibu na Fedha na Shahada ya Uzamili katika Utawala wa Biashara. Hugh ana shauku ya kufundisha na ameanzisha mbinu ya kipekee ya kufundisha ambayo ni rahisi kufuata na kuelewa. Ujuzi wake wa kitaalam wa Excel umesaidia maelfu ya wanafunzi na wataalamu ulimwenguni kote kuboresha ujuzi wao na kufaulu katika taaluma zao. Kupitia blogu yake, Hugh hushiriki ujuzi wake na ulimwengu, akitoa mafunzo ya bila malipo ya Excel na mafunzo ya mtandaoni ili kuwasaidia watu binafsi na biashara kufikia uwezo wao kamili.