У бізнесі ми маємо тисячі клієнтів і повинні інформувати їх про будь-які оновлення або зміни в наших послугах. Створення списку розсилки в Excel допомагає нам виконати цю нудну роботу за лічені хвилини. У більшості випадків ми маємо поштові адреси клієнтів у файлі Excel, і ми хочемо повідомити їх про зміну адреси нашої компанії, використовуючи поштові адреси цих клієнтів.

Припустимо, наша компанія називається Продаж чорнобривців, а адреса змінилася з 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 до Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Зараз ми хочемо поінформувати наших клієнтів про цей інцидент.

Ми хочемо поінформувати їх про цей інцидент за допомогою поштової розсилки.

Завантажити книгу Excel

2 простих способи створення розсилки в Excel

Спосіб 1: Створення списку розсилки в Excel за допомогою Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word пропонує функцію під назвою Злиття пошти За допомогою функції можна створити шаблон розсилки, імпортувавши дані з Excel, в якому зберігаються всі дані клієнтів. Імена , Назви компаній , Адреси компаній і Адреси електронної пошти "У нас тут є Злиття пошти автоматично вставить список розсилки після того, як ми виконаємо наступні послідовності.

Крок 1: Для того, щоб створити список розсилки, необхідно підготувати письмове повідомлення, використовуючи Microsoft Word Відчинено. Microsoft Word Перейдіть на сторінку Поштові розсилки вкладка> Вибрати Листи (від S терпкий Mail Merge розділ).

Крок 2: Запишіть повідомлення відповідно до Ваших вимог (тобто, інформування замовника про Зміна адреси ). Синій колір написання буде відповідати списку розсилки, який ви збираєтесь створити.

Крок 3: Виберіть пункт Вибрати одержувачів (від Запустити злиття пошти розділ)> Виберіть розділ Використовуйте існуючий список (з варіантів).

Крок 4: Вибираючи Використовуйте існуючий список Перейдіть до папок вашого комп'ютера, виберіть потрібний файл (тобто, Створення списку розсилки в Excel ).

Натисніть на Відкрито .

Крок 5: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Виберіть таблицю Відкриється вікно. Переконайтеся, що ви поставили галочку напроти Перший рядок даних містить заголовки стовпців перемикач.

Натисніть на ГАРАЗД. .

Крок 6: Microsoft Word завантажує дані. Наведіть курсор на поле Ім'я одержувача Ім'я одержувача потім перейдіть до Вставити поле об'єднання (у справі Заповнення та вставка полів в рамках Поштові розсилки вкладка).

Крок 7: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Вставити поле об'єднання З'явиться діалогове вікно, в якому виберіть пункт Поля бази даних в рамках Секція вставки Після цього виберіть будь-яке з полів (тобто, Ім'я та прізвище ), після чого натисніть на Вставка як показано на зображенні нижче.

Після цього повторити Крок 7 про 3 або 4 час для вставки Ім'я та прізвище , Прізвище та ім'я , Назва компанії , Місто , Держава і Поштовий індекс Ви можете вставити будь-яке з полів у своє повідомлення,

Крок 8: Знову встановіть курсор перед рядком привітання (тобто, Шановний одержувач Ім'я одержувача Після цього наведіть курсор на Заповнення та вставка полів розділ> Вибрати Лінія привітання .

Крок 9: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Вставити рядок привітання З'явиться діалогове вікно Вставити рядок привітання діалогове вікно,

Виберіть будь-який формат Найменування замовника Ти можеш покласти Кома ( , ) або інші розділові знаки після Ім'я одержувача Ім'я одержувача Попередній перегляд ваших дій відображається під кнопкою Попередній перегляд у діалоговому вікні.

Натисніть на ГАРАЗД. .

Виконання Крок 1 до 9 готує шаблон поштової розсилки для кожного клієнта у файлі даних. Шаблон буде приблизно таким, як зображено на малюнку нижче.

Крок 10: Якщо ви хочете переглянути попередній перегляд для будь-якого клієнта, просто виберіть Попередній перегляд результатів опція (від англ. Попередній перегляд результатів розділ).

В одну мить шаблон перетворюється на 1 поштовий лист клієнта, як показано на наступному малюнку.

Ви не бачите проміжку між Перший і Прізвище та ім'я клієнта. Простіше кажучи, це Космос після того, як Ім'я та прізвище як це зроблено на зображенні нижче.

Всі назви клієнтів будуть мати однаковий пробіл між своїми Перший і Прізвища Натискайте на стрілки напрямку для переміщення вперед і назад серед даних.

Крок 11: Ви можете Редагувати , Друк або навіть Електронна пошта листа, просто натиснувши на певні опції (тобто, Надіслати повідомлення по електронній пошті ).

Крок 12: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Злиття на електронну пошту З'явиться діалогове вікно, в якому виберіть Адреса електронної пошти в До Введіть відповідну тему (тобто, Зміна адреси ) в Тема листа командний пульт.

Натисніть ГАРАЗД. .

Ви можете вибрати ряд номерів клієнтів для відправки електронного листа.

Детальніше: Як зробити список через кому в Excel (5 способів)

Схожі читання

• Як створити список на основі критеріїв в Excel (4 способи)
• Створення унікального списку в Excel на основі критеріїв (9 способів)
• Як зробити нумерований список в Excel (8 способів)

Спосіб 2: Створення списку розсилки За допомогою Microsoft Перспективи Особливість імпорту

У попередньому методі ми використовували Microsoft Word для створення списку розсилки. Однак, Microsoft Outlook також пропонує можливість створити поштову скриньку просто імпортуючи файл певного типу даних (тобто, CSV тип файлу).

Оскільки у нас є файл даних контактів клієнтів в Excel, ми просто конвертуємо його в CSV у форматі Excel, використовуючи Зберегти як Процес перетворення файлу зображено на малюнку нижче (перейдіть до розділу Файл > Зберегти як Вибрати CSV із запропонованих форматів натисніть Зберегти ).

Після конвертації файлу Excel в CSV виконайте наведені нижче дії для створення списку розсилки за допомогою Microsoft Outlook .

Крок 1: Відкрито Microsoft Outlook Виберіть Файл .

Крок 2: Від Файл варіанти стрічок.

Обирайте Відкрити & Експорт Натисніть на Імпорт/експорт .

Крок 3: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Майстер імпорту та експорту У вікні майстра виберіть пункт Імпорт з іншої програми або файлу варіант.

Хіт Далі .

Крок 4: Імпорт файлу відкриється командне вікно. Виберіть Значення, розділені комами ( CSV ) як Виберіть тип файлу для імпорту .

Натисніть Далі .

Крок 5: Наразі, в Імпорт файлу у командному вікні, натисніть на Переглянути для імпорту файлу (попередньо збереженого CSV файл).

Крок 6: Виберіть раніше збережені CSV файл з каталогу комп'ютера і натисніть ГАРАЗД. .

Крок 7: Outlook завантажує файл, імпортований в Крок 6 і дисплеї. Перевірте Дозволити створення дублікату опцію, а потім перейдіть Далі .

Крок 8: Ви повинні вибрати місце розташування (тобто, Контакти ), де імпортований файл повинен бути розпакований, потім натисніть на кнопку Далі .

Крок 9: Щоб узгодити поля, ви повинні вказати Outlook, які елементи він буде приймати як Ім'я та прізвище , Компанія або Адреса електронної пошти В результаті натискаємо на Відображення користувацьких полів на карті .

Крок 10: Перетягніть значення з Від ( Ліворуч сторона) до До ( Так. сторона), щоб призначити їх однаковими.

Повторити Крок 10 для Назва компанії і Адреса електронної пошти після цього натисніть ГАРАЗД. аналогічно зображенню нижче.

Крок 11: Ви також можете змінити місце призначення файлу. Якщо немає необхідності в таких діях, натисніть на кнопку Фініш .

Outlook за секунду завантажує всі контакти. Якщо ви хочете перевірити імпортовані контакти, перейдіть до Контакти і всі імпортовані контакти з'являться так, як на наступному малюнку.

Ви можете порахувати або перевірити ще раз Ім'я та прізвище Цей Outlook створює список розсилки, з якого ви можете миттєво надіслати кожну з них.

Читати далі: Як створити алфавітний список в Excel (3 способи)

Висновок

У цій статті ми продемонструємо, як створити список розсилки в Excel, використовуючи можливість зв'язування Продукти Microsoft (тобто, Microsoft Word і Microsoft Outlook Сподіваємось, ці способи допоможуть вам у створенні розсилки в Excel. Коментуйте, якщо у вас виникли додаткові запитання або є що додати.