در مشاغل، ما هزاران مشتری داریم و باید آنها را از هرگونه به روز رسانی یا تغییر در خدمات خود مطلع کنیم. ایجاد یک لیست پستی در اکسل به ما کمک می کند تا کارهای خسته کننده را در چند دقیقه انجام دهیم. در اکثر موارد، ما آدرس های پستی مشتریان را در یک فایل اکسل داریم و می خواهیم با استفاده از آدرس های پستی آن مشتریان، آنها را در مورد تغییر آدرس شرکت خود مطلع کنیم.

فرض کنید نام شرکت ما فروش گل همیشه بهار است. ، و آدرس از 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 به Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida تغییر کرده است 33428 . اکنون می‌خواهیم مشتریان خود را در مورد این حادثه مطلع کنیم.

می‌خواهیم با استفاده از لیست پستی آنها را در مورد این حادثه مطلع کنیم.

دانلود Excel Workbook

2 راه آسان برای ایجاد لیست پستی در Excel

روش 1: ایجاد لیست پستی در اکسل با استفاده از Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word یک ویژگی به نام Mail Merge را ارائه می دهد. . ما می توانیم از این ویژگی برای ایجاد یک الگوی لیست پستی پس از وارد کردن داده ها از اکسل استفاده کنیم. داده‌ها شامل نام ، نام شرکت ، آدرس شرکت و آدرس ایمیل مشتریان می‌شود. ادغام نامه به طور خودکار یک لیست پستی را پس از اجرای دنباله های زیر وارد می کند.

مرحله 1: همانطور که می خواهید ایجاد کنیدیک لیست پستی، باید با استفاده از Microsoft Word یک پیام نوشتاری آماده کنید. Microsoft Word را باز کنید، به برگه Mailings بروید > حروف را انتخاب کنید (از بخش S tart Mail Merge ).

مرحله 2: بنویسید مطابق با نیاز شما پیام دهید (یعنی اطلاع دادن به مشتری در مورد تغییر آدرس ). نوشته رنگی آبی مطابق با لیست پستی خواهد بود که می خواهید ایجاد کنید.

مرحله 3: انتخاب کنید گیرندگان را انتخاب کنید (از بخش شروع ادغام ایمیل ) > Use an Existing List (از میان گزینه ها) را انتخاب کنید.

مرحله 4: انتخاب Use an Existing List شما را به پوشه های رایانه خود می برد. فایل مورد نیاز را انتخاب کنید (به عنوان مثال، ایجاد فهرست پستی در اکسل ).

روی باز کردن کلیک کنید.

مرحله 5: پنجره انتخاب جدول باز می شود. مطمئن شوید که گزینه اولین ردیف داده حاوی سرصفحه های ستون است را بررسی کرده اید.

روی OK کلیک کنید.

مرحله 6: Microsoft Word داده ها را بارگیری می کند. مکان نما را در کنار نام گیرنده قرار دهید سپس به درج فیلد ادغام بروید (در Write & Insert Fields در زیر برگه Mailings ) .

مرحله 7: کادر گفتگوی Insert Merge Field ظاهر می شود. فیلدهای پایگاه داده را در قسمت درج انتخاب کنید. سپس، هر یک از فیلدها را انتخاب کنید (به عنوان مثال، ابتدانام ) سپس، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، روی Insert کلیک کنید.

بعد از آن، مرحله 7 درباره را تکرار کنید. 3 یا 4 بار برای درج نام ، نام خانوادگی ، نام شرکت ، شهر ، State و Zip Code . می توانید هر یک از فیلدهای پیام خود را وارد کنید،

مرحله 8: دوباره، مکان نما را در مقابل خط تبریک قرار دهید (یعنی نام گیرنده عزیز ). بعد از آن روی Write & درج فیلدها بخش > خط خوشامدگویی را انتخاب کنید.

مرحله 9: کادر محاوره ای درج خط خوشامدگویی ظاهر می شود. از کادر گفتگوی درج خط خوشامدگویی ،

هر قالبی از نام مشتری را انتخاب کنید. می‌توانید کاما ( ، ) یا سایر جداکننده‌ها را بعد از نام گیرنده قرار دهید. پیش‌نمایش اقدامات شما در قسمت پیش‌نمایش در کادر گفتگو نمایش داده می‌شود.

روی OK کلیک کنید.

اجرای مرحله 1 تا 9 الگویی از لیست ایمیل برای هر مشتری در فایل داده آماده می کند. این الگو مشابه تصویر زیر خواهد بود.

مرحله 10: اگر می خواهید پیش نمایش را برای هر مشتری مشاهده کنید. فقط گزینه پیش نمایش نتایج را انتخاب کنید (از بخش پیش نمایش نتایج ).

در یک لحظه، الگو به 1 نامه پستی مشتری همانطور که در زیر نشان داده شده استتصویر.

شما هیچ فاصله ای بین نام و نام خانوادگی مشتری نمی بینید. به سادگی یک Space بعد از First Name همانطور که در تصویر زیر انجام شده است قرار دهید.

همه اسامی مشتریان خواهد بود فضای مشابه بین نام و نام خانوادگی آنها. برای حرکت به جلو و عقب بین داده ها، روی فلش های جهت کلیک کنید.

مرحله 11: می توانید ویرایش ، چاپ ، یا حتی ایمیل نامه را فقط با کلیک بر روی گزینه های خاص (به عنوان مثال، ارسال پیام ایمیل ).

مرحله 12: کادر محاوره ای ادغام در ایمیل ظاهر می شود. آدرس ایمیل را در کادر فرمان به انتخاب کنید. یک موضوع مناسب (به عنوان مثال، تغییر آدرس ) را در کادر فرمان خط موضوع تایپ کنید.

روی OK کلیک کنید.

شما می توانید طیف وسیعی از شماره های مشتری را برای ارسال ایمیل انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد یک لیست جدا شده با کاما در اکسل (5 روش)

خواندنی های مشابه

• چگونه فهرستی را بر اساس معیارها در اکسل ایجاد کنیم (4 روش)
• ایجاد یک لیست منحصر به فرد در اکسل بر اساس معیارها (9 روش)
• نحوه ایجاد یک لیست شماره دار در اکسل (8 روش)

روش 2: ایجاد فهرست پستی با استفاده از Microsoft Outlook Import Feature

در روش قبلی از Microsoft Word برای ایجاد لیست پستی استفاده کردیم. با این حال، Microsoft Outlook همچنین گزینه ای برای ایجاد یک صندوق پستی فقط با وارد کردن یک فایل نوع داده خاص (به عنوان مثال، نوع فایل CSV ) ارائه می دهد.

از آنجایی که ما یک داده داریم. فایل تماس مشتریان در اکسل، ما فقط فایل را در قالب CSV با استفاده از ویژگی ذخیره به عنوان اکسل تبدیل می کنیم. تبدیل فایل در تصویر زیر نشان داده شده است (رفتن به فایل > ذخیره به عنوان > انتخاب CSV از فرمت های ارائه شده>؛ کلیک کنید ذخیره ).

پس از تبدیل فایل اکسل به فرمت فایل CSV ، مراحل زیر را برای ایجاد یک لیست پستی با استفاده از Microsoft Outlook دنبال کنید. .

مرحله 1: Microsoft Outlook را باز کنید. File را انتخاب کنید.

مرحله 2: از گزینه های روبان File .

مرحله 3: Import and Export Wizard ظاهر می شود. در جادوگر، گزینه Import from other program or file را انتخاب کنید.

Next را بزنید.

مرحله 4: وارد کردن فایل کادر فرمان باز می شود. مقادیر جدا شده با کاما ( CSV ) را به عنوان نوع فایل را برای وارد کردن از انتخاب کنید.

روی بعدی کلیک کنید.

مرحله 5: اکنون، در کادر فرمان Import a File ، روی Browse کلیک کنید تا وارد شود. یک فایل (پرونده CSV قبلاً ذخیره شده بود).

مرحله 6: CSV ذخیره شده قبلی را انتخاب کنید فایل از دایرکتوری کامپیوترو OK را کلیک کنید.

مرحله 7: Outlook فایل وارد شده در مرحله 6 را بارگیری می کند و نمایش می دهد . گزینه اجازه ایجاد تکراری را علامت بزنید و سپس به بعدی بروید.

مرحله 8: شما باید مکانی را انتخاب کنید (یعنی مخاطبین ) که در آن فایل وارد شده باید استخراج شود سپس بر روی بعدی کلیک کنید.

مرحله 9: برای تطبیق فیلدها، باید به Outlook بگویید چه مواردی به عنوان نام ، شرکت ، یا آدرس ایمیل<5 خواهد بود> در نتیجه، روی نقشه فیلدهای سفارشی کلیک کنید.

مرحله 10: مقدار را از از<5 بکشید> ( سمت چپ ) به به ( راست سمت) برای تخصیص آنها به عنوان یکسان.

مرحله 11: همچنین می توانید مقصد فایل را تغییر دهید. اگر نیازی به چنین اقداماتی نیست، روی Finish کلیک کنید.

Outlook یک ثانیه طول می کشد و سپس همه مخاطبین را بارگیری می کند. اگر می خواهید مخاطبین وارد شده را بررسی کنید، به مخاطبین بروید و همه مخاطبین وارد شده مانند تصویر زیر ظاهر می شوند.

شما می توانید نام ها را با داده های منبع بشمارید یا بررسی کنید. این Outlook یک لیست پستی ایجاد می کند که می توانید به راحتی هر یک از آنها را فوراً پست کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد لیست الفبایی درExcel (3 روش)

نتیجه گیری

در این مقاله نحوه ایجاد لیست پستی در اکسل با استفاده از قابلیت interlink Microsoft را نشان می دهیم. محصولات (یعنی Microsoft Word و Microsoft Outlook ). امیدواریم این روش ها تلاش شما را در ایجاد یک لیست پستی در اکسل انجام دهند. اگر سؤالات بیشتری دارید یا چیزی برای اضافه کردن دارید، نظر دهید.